DAA     Свитък І  |   Свитък ІІ  |   Свитък ІІІ  |   Свитък ІV  |   Свитък V  |   Свитък VІ


Свитък VІ




Методически кодекс
Свитък VІ
 
 
ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ

Този продукт е създаден в рамките на проект Разработване, внедряване и оценка на въздействието на усъвършенствана политика в Държавна агенция „Архиви“, финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет“, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд, съгласно договор 11-13-5/18.09.2012 г., сключен между Министерство на финансите и Държавна агенция „Архиви“ за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по Оперативна програма „Административен капацитет“, Приоритетна ос І „Добро управление“, Подприоритет 1.3. „Ефективна координация и партньорство при разработване и провеждане на политики“, Бюджетна линия BG051PO002/11/1.3-06.
Цялата отговорност за съдържанието на продукта се носи от Държавна агенция „Архиви“ и при никакви обстоятелства не може да се счита, че той отразява официалното становище на Европейския съюз и Управляващият орган.

Методически кодекс
Свитък VI
 
 
Електронни документи
 
 
 
 
 
СОФИЯ, 2013 г.

 
 
ПРЕДГОВОР
 
Настоящият свитък на Методическия кодекс определя общи принципи, основни правила и маркира методически указания за работа с електронни документи[1]. За целта са изследвани международни и национални нормативни документи, разработки и стандарти на международни и национални организации, форуми и др. Тематиката е в процес на постоянна промяна и развитие и този факт определя бъдещи изменения в настоящия свитък. Нормативните промени, свързани с е-документите, и натрупването на практически опит неминуемо ще доведе до промени и актуализация. В настоящия текст се разглеждат т.нар. електронно родени документи (digital born documents). Дигитализираните аналогови документи не са предмет на настоящите указания.[2]
В съвременното общество архивната институция е крайният пазител на информация. Архивната институция се грижи за опазването и използването на наличния информационен ресурс дълго след като създателите му са престанали да се интересуват от него или са преустановили своето съществуване. Информацията (независимо от носителя – хартиен или електронен) се създава, за да осигурява управлението на държавата, развитието на науката, културата и защитата на гражданските права и интереси. Това е целта на Националния архивен фонд (НАФ) като постоянно попълваща се съвкупност от ценни документи, отразяващи материалния и духовния живот на обществото. Също така архивите са отговорни и за осигуряването на достъп до съхраняваната информация, което да отговаря на динамично променящите се очаквания и изисквания за по-ефективно и модерно обслужване на институции и граждани.
Степента на навлизане и използване на съвременните информационни технологии, както и свързаната с това цифровизация на формите на комуникация, променят безвъзвратно начините на общуване. Тези процеси предизвикват и промяна в комуникацията в архивната среда, между архиви и фондообразуватели, между архиви и потребители на архивна информация. Развитието на информационните технологии оказва влияние върху ролята на архивната институция и професията на архи­виста. Архивните теория и практика сега се ориентират към принципите на документалния и архивен мениджмънт в област­та на електронното управление. Следва да се отчете необходимостта от преоценка на основни принципи и методи, свързани с процеси по опазване, съхранение и достъп до информационни ресурси и промяна в традиционното разбиране за документ.
Според Международния съвет на архивите (МСА) документът представлява записана информация, създадена или получена от иницииране, извършване или приключване на институционална или индивидуална активност, включваща в съдържание, контекст и структура доказателства за активност, независимо от формата или носителя. Съдържанието на е-документ е записано върху физически носител и в символи (двоична система), за разчитането на които е необходима подходяща технология.
МСА дава четири основни препоръки относно стратегии, които архивите следва да прилагат по отношение на е-документите:
1. Архивите да са включени в целия жизнен цикъл на електронните системи, които създават и съхраняват е-документи с цел да се гарантира тяхната автентичност, надеждност и използ­ваемост.
2. Архивите да имат гаранциите, че създателите на документи спазват принципите за автентичност, надеждност и използваемост.
3. Архивите да управляват процеса на експертиза на е-документи и да упражняват интелектуален контрол върху архивираните е-документи.
4. Архивите да са отговорни за съхранението и достъпа до е-документи след приемането им, гарантирайки тяхното разчитане и предоставяне за използване.
І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
 
І.1. Нормативна рамка
 
Участието на държавните архиви в процесите по изграждане на национална политика в областта на електронното правителство е от жизнено важно значение за управление на е-документите от публичния сектор[3].
В Република България правната уредба е отразена в Общата стратегия за електронно управление за периода 2011–2015 г. По този начин се създава нормативна синхронизация с другите държави членки на Европейския съюз (ЕС). По отношение на електронното управление у нас основните нормативни и поднормативни актове са в ресора на Министерство на транспорта, информационните технологии и съобщенията (МТИТС)[4].
Началото е поставено с приемането на Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП), който влиза в сила от 7.10.2001 г. и е съобразен с основните положения на Директива 1999/93/ЕС на Европейския парламент. Законът урежда, признава и приравнява правната стойност на е-документите с тези на хартиен носител и урежда режима за електронните подписи.
Допълнителни актове, които установяват регулаторни нормативни рамки в областта на информационните системи и е-документите в държавната администрация на Република България са:
– Закон за електронното управление (ЗЕУ)[5];
– Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите (НВОЕДДХНА)[6];
– Наредба за електронните административни услуги[7];
– Наредба за общите изисквания за оперативна съвместимост и информационна сигурност[8];
– Наредба за изискванията към единната среда за обмен на електронни документи[9];
– Наредба за регистрите на информационните обекти и електронните услуги[10].
Необходимостта от единна и ефективна държавна политика в сферата на информационното общество и електронното управление налага и изменение на Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ) през 2009 г.[11]
 
 
І.2. Термини, свързани с е-документи и електронно архивиране[12]
Автентичност“ е запазване във времето на оригиналните характеристики на е-документа по отношение на контекста, структурата и съдържанието (т.е. документът е това, което претендира че е).
Бит“ е основна единица за съхранение и транспортиране на информация в електронна форма и среда.
Валидация“ е удостоверяване на трансфера на е-документи.
Верификация“ е процес, при който приемащата страна оценява получените от предаващата страна данни, потвърждавайки, че са постигнати изискваните резултати спрямо договорените критерии.
Единна среда за обмен на електронни документи“ (ЕСОЕД) е управляема среда за стандартизиран обмен на документи между информационни системи в администрацията.
Електронен документ“ е електронно изявление, записано върху магнитен, оптичен или друг носител, от който може да бъде възпроизвеждано. Писмената форма се смята за спазена, ако е съставен е-документ във вид на цифров файл и съдържанието може да бъде използвано в електронен вид и/или възпроизведено върху дисплей, хартия или друга среда на разпространение.
Електронно изявление“ е словесно изявление, представено в цифрова форма чрез общоприет стандарт за преобразуване, разчитане и визуално представяне на информацията. Електронното изявление може да съдържа и несловесна информация.
Автор, титуляр, адресат и посредник при електронното изявление:
– автор на електронното изявление е физическото лице, което в изявлението се сочи като негов извършител;
– титуляр на електронното изявление е лицето, от чието име е извършено електронното изявление;
– адресат на електронното изявление може да бъде лице, което по силата на закон е длъжно да получава електронни изявления, или за което въз основа на недвусмислени обстоятелства може да се смята, че се е съгласило да получи изявлението в електронна форма;
– посредник при електронното изявление е лице, което по възлагане от титуляра, автора или адресата изпраща, получава, записва или съхранява електронно изявление или извършва други услуги, свързани с него.
Електронен подпис“ е всяка информация в електронна форма, добавена или логически свързана с електронното изяв­ление, за установяване на неговото авторство и е аналог на саморъчния подпис.
Електронна поща“ е електронно средство за съхранение и пренос на е-документи, съобщения и др. в интернет мрежа чрез стандартизирани протоколи.
Интегритет“ е характеристика на е-документ, изразяваща се в отсъствието на нарушения на неговата цялост от момента на съставянето и/или подписването му от неговия автор до момента на проверка от адресата.
Интернет“ е глобална система от взаимосвързани компютърни мрежи, които използват стандартен пакет от протоколи и стандарти в система от електронни и оптически мрежови устройства и съоръжения.
Информационна сигурност“ е защита на информация от неправомерен или случаен достъп, използване, предоставяне на трети лица, промяна или унищожаване.
Метаданни“ е структурирана информация за е-документ. Съдържат информация, необходима за създаването, управлението, представянето, идентифицирането, достъпа и съхранението на е-документите.
Оперативна съвместимост“ е способността на информационните системи да обработват, съхраняват и обменят е-документи и данни помежду си, използвайки единни технологични стандарти и процеси.
Трансфер на е-документи“ е процес, при който между две страни се прехвърлят физически и юридически права върху съответните документи.
Уеб-базирано приложение“ е информационна система, осигуряваща чрез интернет страница или друг електронен интерфейс, възможността за изпращане и/или получаване на електронни изявления.
Файл“ е съвкупност от данни, които описват даден обект или обекти, и се съхраняват върху информационен носител.
Файлов формат“ е определен начин за представяне на информацията, съхранявана като цифров файл.
 
 
 
 
ІІ. ПРЕДАРХИВНО ПОЛЕ НА Е-ДОКУМЕНТИ
 
ІІ.1. Общи положения[13]
ІІ.1.1. Основни характеристики и изисквания към е-документите (Фиг. 1)
ІІ.1.1.1. Автентичност.
ІІ.1.1.2. Надеждност.
ІІ.1.1.3. Интегритет.
ІІ.1.1.4. Използваемост.
 
 

Фиг. 1. Основни изисквания към е-документите.
 
 
Надеждността, автентичността и интегритетът се гарантират, при положение че:
управлението на е-документи се осъществява от една или няколко системи[14];
– системата е изградена с възможно най-високи мерки за сигурност и позволява осъществяване на регулярен контрол с цел откриване на грешки във функционалността;
– е-документите сe създават в рамките на системата с уникален идентификатор;
– е-документите са снабдени с метаданни[15], предоставящи информация за всеки отделен запис, и разкриват последващите действия с него от момента на създаването му;
– елементите на метаданните се създават чрез автоматични процедури;
– осигурен е контрол върху достъпа до е-документи и техните метаданни.
ІІ.1.2. Основни принципи и характеристики на системи за управление на е-документи[16]
ІІ.1.2.1. Основни принципи
– е-документите се създават, използват и съхраняват при изпълнение на административно-служебни дейности, процеси и процедури[17];
– създаващите институции се придържат към спазване на регулационни и нормативни изисквания, стандарти и политики с цел да осигурят и поддържат автентични, надеждни и използваеми е-документи;
– създаващите институции въвеждат и осъществят всестранни процедури и програми за документален мениджмънт на е-документи.
Процедурите и програмите за документален мениджмънт включват:
– изграждане на системи за управление на е-документи;
– определяне на видовете е-документи и включената в тях информация за реализиране на административно-служебни дейности, процеси и процедури;
– определяне на формата и структурата на създавани и получавани е-документи, в това число и на използваните за целта технологии;
– изготвяне на метаданни за всички съпътстващи е-документи;
– класифициране и определяне на срокове за съхранение на е-документите в сигурна среда;
– съхранение на е-документите и осигуряване на тяхната достъпност и използваемост във времето;
– идентифициране и оценяване на възможностите за подоб­ряване на качеството и ефикасността на процесите, решенията и действията във връзка с по-доброто управление на е-документите.
ІІ.1.2.2. Необходими характеристики на системите за управление на е-документи
Надеждност
– да приемат и организират по установен ред и начин всички е-документи в рамките на служебно-административните дейности, процеси и процедури;
– да защитават е-документите от неоторизиран достъп, промяна или изтриване;
– да осигуряват бърз достъп до всички е-документи и свър­заните с тях метаданни;
– да имат възможност за надграждане без отражение на промените върху характеристиките и съдържанието на е-документите.
Интегритет
– да са включени мерки за контрол, мониторинг и верификация на достъпа (в това число и потребителите), за да не се допуска неоторизирано унищожаване, промяна или преместване на е-документи.
Синхронизация
– да са в унисон с изискванията на действащата нормативна уредба;
– да отговарят на обществените очаквания в сферата, в която работи институцията/организацията.
Широкообхватност
– да управляват е-документите, създадени в резултат от всички дейности на институцията/организацията или само на определена част от нея, за която съответната система работи.
ІІ.1.3. Основни принципи и процеси при проектиране и внедряване  на системи за управление на е-документи
ІІ.1.3.1. Документиране на операции с е-документи
– да съдържат цялостно и точно представяне на всички операции, които се случват във връзка с е-документа, като историята на тези действия е включена в метаданните;
– процесите с е-документи и операциите с тях да се извършват само от оторизирани за извършването им лица.
ІІ.1.3.2. Избор на физически носител и защита
– да се съобразяват среда и носители[18] за съхранение, средства за физическа защита, ръководства и процедури за съхранение.
ІІ.1.3.3. Разпределено управление
– да се поддържат алтернативни опции за тяхното местоположение[19].
ІІ.1.3.4. Конверсия и миграция
– да са проектирани по начин, позволяващ е-документите да останат автентични, надеждни и използваеми след всяка промяна на системата, в това число конверсия на формата, миграция между хардуер и операционни системи или специфични софтуерни приложения.
ІІ.1.3.5. Достъп и използване
– да осигуряват навременен и ефективен достъп до е-документи с цел тяхното последващо използване;
– достъп до е-документи получават само оторизирани лица, според статуса им;
– криптирани е-документи[20] се четат по начин, който е разрешен и оторизиран;
– разрешенията за достъп в структурните звена на институцията/организацията се определят по отношение на тяхната област на отговорност;
– проследяване на използването (движението) на е-документи в рамките на системата за управление на е-документи.
ІІ.1.3.6. Съхранение и унищожаване
– процесът по съхранение да се осъществява чрез възможност за физическо съхранение на е-документи и определяне на сроковете за съхранение;
– определянето на сроковете за съхранение на е-документите се осъществява чрез класификацията им, според админис­тративно-служебните дейности в институцията/организацията и внедряване на утвърдена от държавните архиви номенклатура с определени срокове на съхранение на е-документи, класирани според класификационна схема;
– процесът по унищожаване на е-документи да се осъществява от оторизирано за целта физическо/юридическо лице по начин, гарантиращ невъзможността за частично или цялостно възстановяване на информацията.
ІІ.1.3.7. Приемане и регистриране на е-документи
– определяне на видовете документи, приемани в системата за управление на е-документи[21].
При приемане на е-документи, с помощта на метаданните към тях, е необходимо да се:
– установи връзката между отделните е-документи, създателя им и административно-служебния контекст, в който са създадени;
– организират документите и техните връзки в рамките на приемащата система.
Тези действия се осигуряват чрез класификация, индексиране и регистрация в логическа структура и последователност.
При регистриране на е-документи:
– никакви процеси, свързани с тях, не могат да се предприемат преди приключване на регистрацията;
– те получават уникален за системата идентификатор.
 
ІІ.2. Административни информационни системи във фондообразувателите
ІІ.2.1. Общи принципи
Държавната политика в областта на подбора, комплектуването, регистрирането, обработването, опазването, съхранението и използването на документите от НАФ, както и в област­та на развитието и усъвършенстването на архивното дело, се провежда от Държавна агенция „Архиви“ (ДАА).
В съответствие със ЗНАФ[22], в държавните архиви постъпват за постоянно съхранение само е-документи, преминали през експертна оценка въз основа на научнообосновани критерии. Тези е-документи се определят като ценни е-документи.
ІІ.2.1.1. Източници за попълване на НАФ с е-документи са:
– държавни и общински институции;
– значими за обществото личности;
– политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества;
– чуждестранни архиви и други чуждестранни юридически и/или физически лица.
ІІ.2.1.2. Изисквания с цел комплектуване на държавните архиви с пълноценни фондове от юридическите лица и в определените от нормативната база срокове:
– правилно съставяне и оформяне на е-документите;
– добра организация на деловодната дейност и тяхното текущо съхранение (от създаването до предаването им в съответния държавен архив);
– контрол от страна на държавните архиви върху опазването на е-документите, състоянието и съхранението им в институциите/организаиците.
ІІ.2.2. Административни информационни системи (АИС)
ІІ.2.2.1. Общи положения и принципи
Организацията на е-документи се осъществява чрез АИС съгласно Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите. За целта ръководителите на администрациите осигуряват разработването и внедряването на АИС в ръководените от тях структури[23]:
– чрез тях се осигурява поддържане и обработка на данните на е-документи при предоставянето им като административни услуги и изпълнението на административни процедури;
– чрез тях се осигурява поддръжката и съхранението на приети и създавани е-документи, съобразно изискванията на ЗНАФ по начин, позволяващ възпроизвеждане без загуба на данни.
АИС трябва да съответстват на изискванията за оперативна съвместимост и информационна сигурност[24]. Методиката и правилата за извършване на оценката за съответствие се определят с Наредбата за общите изисквания за оперативна съвместимост и информационна сигурност.
– специализирани информационни системи, осигуряващи изцяло или частично функциите на АИС също трябва да съответстват на изискванията за оперативна съвместимост и информационна сигурност.
ІІ.2.2.2. Създаване и регистриране на данни и документи в АИС
– всички служебни технически данни, факти и процеси, необходими за осъществяване на административната дейност, се поддържат със средствата и в средата на АИС;
– всяко създаване на данни в АИС се придружава с автоматичен запис за лицето, което ги е извършило, и времето на извършване;
– регистрирани данни не подлежат на корекция или унищожаване и се съхраняват в зависимост от определен в нормативната база срок.
Регистрацията на е-документи във всяка една админис­трация се осъществява чрез официален документен регистър, представляващ база от данни в състава на АИС, който задължително се вписва от ръководителя ѝ в Регистъра на регистрите и данните[25].
в една администрация може да има повече от една АИС, а в една АИС може да има повече от един официален документен регистър;
– регистрацията на е-документи за целите на предоставянето на електронни административни услуги и в отношенията между отделните администрации се извършва винаги в официален документен регистър;
– е-документи и други информационни обекти могат да се регистрират в АИС и в регистри, различни от официалния документен регистър, за вътрешни цели на администрацията.
ІІ.2.2.3. Класификация на информационни обекти
С цел организация на работата с масивите е-документи и достъпа до тях в АИС, всяка администрация създава класифика­ционни схеми за следните видове информационни обекти:
– потребители;
– документи;
– задачи;
– данни за физически лица;
– номенклатура.
Класификационните схеми могат да бъдат:
– прости, състоящи се от едно ниво и представени като набор от раздели;
– сложни, състоящи се от повече от едно ниво на класификация[26].
Всяка една класификационна схема може да има постоянни и променливи раздели.
Раздели или подраздели от променлив тип се създават при:
– достигане до предварително определен брой обекти в даден раздел;
– настъпване на нов времеви период;
– настъпване на събитие, регламентирано като основание за създаване на нов раздел.
ІІ.2.2.4. Преписка от документи в АИС
В АИС се създава преписка по е-документ, с който:
– е заявена електронна административна услуга (включително и на хартиен носител);
– се инициира процедура по обработка.
Преписката се състои от три раздела:
 – официален, в който са класирани документите, приети или създадени от администрацията или административен орган в нея със завършен цикъл на обработка[27];
– вътрешен раздел, в който са класирани документи, създадени в администрацията с незавършен цикъл на обработка;
– контролен раздел, в който са класирани само документи, извадени поради грешка или друга причина от официалния раздел.
Автоматично се генерира – „време на създаване“ и „създател на преписката“, като данните за това не подлежат на последващи промени.
Е-документ, по който се създава преписка, се класира автоматично в официалния раздел.
– един и същ е-документ може да бъде включен в съответните раздели на произволен брой преписки.
ІІ.2.2.5. Номенклатура на документите[28]
За всеки е-документ се поддържат следните данни:
– уникален регистрационен идентификатор (УРИ) на вида е-документ;
– наименование на вида е-документ – кратко представяне на същността чрез текст;
– пояснение за вида е-документ – осигуряващо неговата еднозначна идентификация чрез вписване на съответен текст;
– начин на обработка;
– данни за овластеното лице, което е оторизирано да подписва съответния вид е-документ;
– класификация на схемите за съхранение на е-документ във ведомствената номенклатура: представя класификационния раздел на ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите, с който се управлява престоят в нея и предаването на документа в НАФ;
– видът на файловия формат за съответния е-документ.
– определяне на архивна стойност: задължението на съответната администрация да осигури предоставянето на е-документа на държавните архиви за съхранение. Възможните стойности са: „с архивна стойност“ (или съгласно архивните принципи и терминология с индекс „П“ (постоянен)[29], „без архивна стойност“, „за оценка от експертна комисия“ (индекс „ЕК“)[30].
С цел предаване на определените за постоянно съхранение ценни е-документи в държавните архиви е необходимо включването на точно определени срокове за съхранение като задължителен елемент в номенкратурата, а не само определяне на архивната им стойност.
ІІ.2.3. Експертиза за определяне ценността на е-документи
ІІ.2.3.1. Определение – процес на проучване на е-документи въз основа на определени критерии за ценност и определяне на срокове за съхранение с цел подбор на е-документи за пос­тоянно съхранение.
ІІ.2.3.2. Критерии за ценност
– съдържание: значимост, цялост и завършеност на информацията;
– вид;
– време и място на създаване;
– значимост на институцията/организацията, автора и събитието;
– автентичност: надеждност, интегритет, използваемост и читаемост;
легалност: удостоверяване на авторство чрез електронен подпис[31];
– технически характеристики на физическите носители.
Критериите се прилагат комплексно и в тяхната взаимовръзка.
Експертизата на ценността на е-документи в институции/организации се осъществява от Постоянно действаща експертна комисия (ПДЕК), назначена със заповед от ръководителя ѝ, която координира дейността си с държавните архиви.
– ПДЕК организира изготвянето на номенклатура на видовете документи с определени срокове на съхранение и предаването на ценните е-документи за постоянно съхранение в държавните архиви;
– в работата на ПДЕК могат да бъдат привличани, в качеството им на членове и/или консултанти, специалисти и експерти в областта на информационните технологии.
ІІ.2.3.3. Етапи на експертизата
Текуща:
– осъществява се чрез изготвяне на номенклатура на видовете документи с определени срокове на съхранение;
– изготвянето на номенклатурата се осъществява под методическото ръководство и контрол на държавните архиви;
– номенклатурата на видовете документи се изготвя от ПДЕК на съответната институция/организация, одобрява се от нейния ръководител и се утвърждава от съответния държавен архив;
– след утвърждаване, внедряването на номенклатурата в АИС на институциите/организациите е задължително.
Окончателна:
– извършва се след нормативно определения срок с цел предаване на ценни е-документи за постоянно съхранение в държавните архиви;
– определените за постоянно съхранение ценни е-документи се описват в инвентарен опис, който се разглежда на заседание на Експертно-проверочна комисия (ЕПК) в съответния държавен архив с цел регистрирането им в Специализираната информационна система на държавните архиви[32].
– всички процеси и действия относно обработка и унищожаване на неприети е-документи се документират от ПДЕК и се уведомява съответният държавен архив.
ІІ.2.4. Текущо архивиране на е-документи във фондообразувателите
ІІ.2.4.1. Осигуряване на текущо архивиране на е-документи във фондообразувателите се осъществява чрез:
 – непрекъснато наблюдение върху форматите на е-документите (най-малкото всеки път преди да се качат в системата нови версии на софтуера), за да се подготвят и изпълнят контролирани процедури по преобразуването на несъвместими с новия софтуер е-документи;
– изготвяне на метаданни, показващи наименованието, версията и формата на файла за всеки отделен е-документ, както и идентификация на софтуера, с който е бил създаден и последно променен;
– експортиране на цялата информация за е-документ чрез ефикасна автоматична или полуавтоматична процедура в отворени формати[33] за съхранение без загуба на съществени характеристики от съдържанието, структурата и/или контекста.
ІІ.2.4.2. Изисквания за опазване на е-документите във фондообразувателите:
– използване на определени стратегии и действия като миграция, емулация, опресняване, копиране[34];
– периодични проверки на физическото и техническото състояние на е-документите и техните носители[35];
– постоянна софтуерна и хардуерна поддръжка;
– осигуряване на условия, гарантиращи информационна сигурност.
ІІ.2.5. Предаване и приемане на ценни е-документи в държавните архиви
Срокът на запазване на документи, отразяващи основни дейности в държавните и общинските институции, се определя в ЗНАФ.
След неговото изтичане държавните и общинските институции са длъжни да предадат определените за постоянно съхранение ценни е-документи в държавните архиви.
ІІ.2.5.1. Трансфер на ценни е-документи
Държавните архиви осъществяват методическо ръководство и контрол върху реда за приемане на ценни е-документи от фондообразувателите.
Трансферът на ценни е-документи в държавните архиви се валидира, когато предаващата страна изпълни следното условие:
– съставя се инвентарен опис с архивни единици, в който се описват всички е-документи със съответните им метаданни, изготвени от предаващата страна[36].
Елементи на метаданните на ниво инвентарен опис, необходими за приемане в държавните архиви, са[37]:
– наименование на фонда;
– наименование на фондообразувателя;
– историческа справка, която включва история на фондообразувателя и история на фонда;
– класификационна схема;
– номер на фонда и инвентарния опис;
– хронологични граници на е-документите;
– номер по ред на архивната единица (а.е.);
– индекс по класификационна схема;
– наименование на а.е.[38];
– крайни дати;
– брой е-документи;
– обем в мегабайти (MB);
– файлов формат;
– общ брой а.е.;
– общ брой е-документи;
– дата на създаване и длъжностно лице, изготвило данните.
Елементи на метаданните на ниво е-документ, необходими за приемане в държавните архиви, са:[39]
– заглавие на е-документа;
– създател на е-документа;
– дата на създаване на е-документа;
– файлов формат;
– създаващо софтуерно приложение;
– обем на е-документа;
– история на съхранение;
– език на е-документа;
– автор/и и дата на създаване на метаданните;
– забележка;
– извършена проверка за липса на зловреден или друг нежелан софтуер;
– мигриране всички е-документи в определени от държавните архиви файлови формати[40].
Тези действия се извършват с помощта на специално разработен Универсален архивиращ модул, предоставен за ползване на държавните и общинските институции/организации от страна на държавните архиви.
ІІ.2.5.2. Техническа проверка от страна на държавните архиви
Държавните архиви като приемаща страна извършват техническа проверка:
– за липса на зловреден или друг нежелан софтуер в изпратените е-документи;
– за мигрирането на всички файлове в определените от държавните архиви файлови формати;
– на функционалността на получените файлове;
– за липса на изменение в битовете на файловете.
 
ІІ.2.5.3. Верифициране и валидиране на трансфера
– трансферът на ценни е-документи се смята за техни­чески верифициран след успешна техническа проверка;
– получените е-документи и съответните метаданни към тях се разглеждат от ЕПК в срок от един месец след верифицирането на трансфера в държавния архив. Комисията взима решение по приемането за постоянно съхранение на предложените е-документи;
– трансферът на е-документи се счита за валидиран от държавните архиви след успешна техническа верификация и след утвърждаване на инвентарния опис от ръководителя на съответния държавен архив.
ІІ.2.5.4. Източници за попълване на НАФ с е-документи, различни от държавни и общински институции
– източниците за попълване на НАФ, които не са задължени от ЗНАФ да предават своите е-документи в държавните архиви, не се задължават да изпълняват гореописаните условия за изготвяне на инвентарен опис, извършване на проверка за липса на зловреден или друг нежелан софтуер и мигриране на е-документите в определени от държавните архиви файлови формати;
– в тези случаи държавните архиви извършват проверка на предоставените файлове за липсата на зловреден или друг нежелан софтуер, мигрират ги в архивни файлови формати със съответните метаданни и ги описват в инвентарен опис;
– инвентарният опис се разглежда на заседание на ЕПК и се включва в Специализирана информационна система на държавните архиви[41] след утвърждаване от страна на ръководителя на съответния държавен архив.
ІІ.2.5.5. Начини на приемане на ценни е-документи
Приемане на ценни е-документи чрез ЕСОЕД
При подаване на е-документи чрез ЕСОЕД се извършва проверка за:
– наличие на регистрация на подадените е-документи като вид информационни обекти в регистъра на информационните обекти;
– съответствие на подадените е-документи с регистрираното им формализирано описание съобразно регистрацията им в регистъра на информационните обекти;
– всеки пренасян през ЕСОЕД е-документ, изпратен от една институция/организация към друга, трябва да съдържа валидно издаден уникален регистров идентификатор от официален документен регистър, регистриран в регистъра на регистрите и данните.
Приемане онлайн по стандартизиран протокол чрез уеб-базирано приложение
Държавните архиви осигуряват интеграция на уеб-базираното приложение за приемане на е-документи с внедрената в администрацията АИС.
Приемане на ценни е-документи чрез електронна поща и на физически носител
– допуска се по изключение.
Видове физически носители, определени в нормативната база към настоящия момент, са:
– оптичен дисков носител (CD-R) с технически пара­метри: 3.5˝ или 5.25˝ и файлова структура по стандарт ISO9660:1988 – ECMA – 119 (Volume and file structure of CD-ROM for information interchange – Размер и файлова структура на оптичен диск за обмен на информация), приет от Международната организация по стандартизация (ISO – International Standardization Organization) през 1998 г.;
– оптичен дисков носител (DVD +/- R) с технически параметри: 3.5˝ или 5.25˝ и файлова структура по стандарт ISO/IEC DTR 18002, ECMA TR/71 (DVD read-only disk – File system specifications – Оптичен диск само за четене – спецификация на файловата система), приет от Международната организация по стандартизация (ISO – International Standardization Organization) през юли 1997 г.;
– външна памет USB (Universal Serial Bus), отговаряща на Спецификация USB 2.0 и сл., приета през април 2000 г. от USB-IF (Universal Serial Bus Implementation Forum – Внедрителски форум за универсалната серийна магистрала).
ІІ.2.5.6. Регистриране на приети за постоянно съхранение ценни е-документи в държавните архиви
Регистрирането се осъществява в Специализираната информационна система на държавните архиви с генериран уникален архивен шифър[42], включващ:
– код на съответния държавен архив;
– номер на фонда, в състава на който е включен даден е-документ;
– номер на инвентарния е-опис;
– номер на а.е.
Приетите за постоянно съхранение ценни е-документи в държавните архиви се подписват и/или преподписват с електронен подпис от оторизирани лица съгласно нормативните изисквания.
ІІІ. АРХИВНО ПОЛЕ НА Е-ДОКУМЕНТИ
 
ІІІ.1.
Специализирана информационна
система на държавните архиви (СИС)
За нуждите на ДАА и държавните архиви, приемащи и съхраняващи е-документи от НАФ е необходимо да се създаде Специализирана информационна система[43] (СИС), изградена върху общите принципи на Стандарт за референтен модел на Отворена система за архивиране на информация[44], приет от Международната организация по стандартизация (ISO) през 2003 г. (Фиг. 2)
 
 
Фиг. 2. Функционални елементи на Отворена система за архивиране на информация

ІІІ.1.1. Основни задачи на СИС
Основните задачи на СИС са:
– да осъществява функциите по регистриране[45], обработване, съхраняване и предоставяне за използване на е-документи от държавните архиви;
– да осигурява информацията в пълния ѝ вид за всички е-документи, генерирани в нея, за да бъдат проследени до техния създател;
– да осигурява разрешения за контрол и действия на упълномощени страни, свързани с тях, като датите на тези разрешения се регистрират;
– да осигурява достъп до е-документи само на съответни страни и/или само на определените да ги създават, променят или премахват;
– да се осигурява своевременно разглеждане на информацията по електронен път;
– да подпомага дейността на служителите.
ІІІ.1.2. Основни изисквания към СИС[46]
Основните изисквания към СИС са:
– способността да обяви един е-документ за автентичен;
– да предпази е-документ от промени;
– да поддържа е-документ с течение на времето;
– да организира и управлява е-документ в зависимост от изградена класификационна схема;
– да организира дейността на държавните архиви съгласно нормативните и методическите документи, уреждащи процесите и процедурите по създаване, приемане, регистриране и отчисляване/унищожаване на е-документи и документи на хартиен носител към тях;
– да подсигури опазването на архивните фондове;
– да позволява извършването на одит и контрол на достъпа;
– да осъществява контрол върху предприетите действия с е-документи;
– да има възможност за поддръжка и надграждане на системата.
ІІІ.1.3. Услуги, предоставяни от СИС
Услугите, предоставяни от СИС, са:
– използване на е-документи от страна на служителите в архива;
– използване на ценни е-документи от потребители (читатели) на архивна информация чрез достъп в читалните на държавните архиви (онсайт) или дистанционно (онлайн);
– изготвяне на консултации и писмени справки по приети за съхранение ценни е-документи;
– копиране на приети за съхранение ценни е-документи.
Редът и условията за предоставяне на услуги чрез СИС се определят с вътрешно-административен акт на председателя на ДАА.
 
ІІІ.2. Архивни файлови формати
ІІІ.2.1. Характеристики на файловия формат
С цел приемане, съхранение и използване на ценни е-документи, файловият формат трябва да притежава следните характеристики:
– да представя цялата информация и връзки в оригиналния документ, които са важни според архивните принципи;
– да е определен по възможност от международен, национален или публично разпространен формат;
– да е с дълготрайна годност и широко разпространение;
– да позволява директно използване и лесно трансформиране в други формати, които са годни за използване от съществуващата софтуерна или хардуерна среда;
– да е максимално независим от конкретна софтуерна или хардуерна среда.
ІІІ.2.2. Видове архивни файлови формати
Видовете файлови формати, които държавните архиви приемат на съхранение, са:
– SGML (Standard Generalized Markup Language – Стандартен обобщен маркиращ език)[47], вкл. XML (eXtensible Mar­kup Language – Разширяем маркиращ език)[48];
– PDF/A (Portable Document Format – Преносим формат за документи)[49];
– TIFF (Tagged Image File Format)[50];
– РNG (Portable Network Graphics – Преносими мрежови графики)[51];
– WAVE, WAV (Waveform Audio File Format – Вълнови аудио файлов формат)[52];
– формати, разработени от групата MPEG (Moving Pictures Experts Group – група на кинематографичните експерти): MPEG-1 или MPEG-2 Layer III (по-известен като MP3[53]), MPEG-4 AVC[54].
ІІІ.2.3. Универсален архивиращ модул
Подготвянето на е-документите и метаданните се извършва с помощта на специално създаден архивиращ модул.
– всеки определен за постоянно съхранение ценен е-документ се конвертира от фондообразувателите институции/организации в определени от държавните архиви файлови формати чрез Универсален архивиращ модул;
– държавните архиви при необходимост могат да определят и други архивни файлови формати.
ІІІ.2.4. Версии за съхранение на е-документи, приети в държавните архиви
Всеки е-документ, приет на съхранение в държавните архиви, се поддържа в три различни версии:
– мастер файл[55];
– файл за застрахователно копие;
– файл за използване.
 
ІІІ.3. Отчетност на е-документи
На отчет в държавните архиви подлежат архивните фондове, инвентарните описи, архивните единици и приетите за постоянно съхранение ценни е-документи (файлове) в тях[56].
ІІІ.3.1. Отчетни форми
Отчетните форми са:
– списък (регистър) на архивните фондове;
– регистър на приети за съхранение инвентарни описи;
– регистър на приетите за постоянно съхранение ценни е-документи.
Отчетните форми се водят със средствата на СИС, автоматизирано при всяко ново постъпление в нея.
 
ІІІ. 4. Опазване и съхранение на е-документи
ІІІ.4.1. Общи положения
ІІІ.4.1.1. Определение
– под опазване и съхранение на е-документи се разбира серия от взаимосвързани дейности, необходими за гарантирането на постоянен достъп до съдържанието им;
– опазването е осъществимо чрез съчетаване на политики, стратегии и действия, гарантиращи сигурен достъп до електронно родени документи и такива, които са преформатирани, независимо от физическите им носители и/или технологичните промени.
ІІІ.4.1.2. Съхранение и опазване на ценни е-документи в държавните архиви
Осъществява се чрез:
– използване на определени стратегии;
– разработване и внедряване на специален модул в СИС, който да гарантира и осигурява поддържане, обработка и възпроизвеждане на приети е-документи без загуба на данни;
– осигуряване на технологична база;
– осигуряване на подходящи помещения за хранилища с условия и възможности за съхранение минимум на две различни географски места и най-малко на два вида носители;
– осигуряване на условия, гарантиращи информационна сигурност на е-документите (защита от въздействие на зловреден софтуер, неразрешен достъп и др.);
– осигуряване на постоянна хардуерна и софтуерна поддръжка;
– извършване на периодична проверка на състоянието на физическите носители на е-документите и файловете на самите документи;
– осигуряване на квалифицирани служители.
ІІІ.4.1.3. Проблеми, свързани с опазването на е-документите
– необходимост от софтуерно приложение и хардуер за непосредствен достъп до съдържанието[57] на е-документа от страна на потребителя;
– развитието и промените на софтуерните и хардуерни платформи (физически носители, файлови формати и др.) застрашават използваемостта на е-документа;
– финансови и кадрови ресурси, свързани с опазването на е-документи;
– текущи разходи за пренос, поддръжка, управление и съхранение на е-документи;
– необходимост от служители, обучени за работа с тях.
ІІІ.4.1.4. Основни насоки и действия с цел съхранение на е-документи[58]
– оценка на риска за загуба на съдържание от е-документа, породено от постоянно променящи се технологии;
– използване на най-разпространени файлови формати и софтуерни приложения;
– оценка на съдържанието на е-документите с цел определяне вида и степента на файловата конверсия или приложими действия за съхранение;
– определяне на подходящи метаданни, необходими за всеки вид е-документ;
– осигуряване на достъп до съдържанието.
ІІІ.4.2. Стратегии и препоръчани действия за опазване на е-документи
ІІІ.4.2.1. Видове стратегии за опазване на е-документи
Миграция – периодично прехвърляне на е-документи от една хардуерна/софтуерна конфигурация в друга.
Характеристики и значение:
– възможна е миграция на един е-документ на нецифров носител[59];
– миграцията на е-документ върху нецифров носител води до загуба на функционалност на оригиналния е-документ;
– използват се стандарти за компресиране, които понякога водят до загуби и по този начин се влошава качеството на е-документа;
– при всяко внедряване на нови технологии и ­файлови формати, които се създават, е необходимо да се използва миг­рация[60];
– мигриралата версия на е-документ никога не е същата като оригиналния на битово ниво;
– преди да се пристъпи към миграция е необходимо изготвянето на план, с който да се реши кои характеристики на е-документ[61] е необходимо да бъдат съхранени при последващата миграция;
– необходимо е да се прави регулярно (минимум веднъж на 5 години);
– зависимост от финансови ресурси за качеството на миграция, което се цели[62];
– необходимо е да се отчита, че мигрирането на софтуер е или невъзможно, или трудно осъществимо технически[63].
Емулация – частично отделяне на формата от съдържанието. Е-документите се конвертират на нови носители и се изготвят програми (емулатори), които работят с новите устройства, имитиращи работата на старите програми, с които са били създадени е-документите.
Целта на емулацията е възпроизвеждане функционалността на една излизаща от употреба система.
– емулаторите могат да бъдат създадени за софтуерни приложения, операционни системи или хардуерни платформи.
Характеристики и значение:
– емулаторите запазват първоначалния вид на е-документа;
– чрез тази стратегия се запазва интегритетът на е-документите и достъпът до тях, които иначе биха могли да бъдат загубени поради технологично остаряване;
– емулацията е необходима за дългосрочно съхранение, особено в случаите, когато миграцията не е възможна;
– предимство на емулацията е нейната ефективност[64];
– необходимо е да се отчита постоянното развитие на технологичната среда, което ще доведе до разработване на нови емулатори;
– прилагането на тази стратегия изисква непроменяемост на първоначално приетите е-документи по какъвто и да е начин.
ІІІ.4.2.2. Препоръчани действия за опазване на е-документи
Опресняване – копиране на е-документа от едно дългосрочно средство за съхранение в друго от същия вид.
Предимства и недостатъци:
– преодолява проблема с остаряването на физическите носители;
– не се променя е-документ и неговите битове;
– не се гарантира използваемост на информацията, ако съответната софтуерна/хардуерна среда, необходима за използването ѝ, е остаряла;
– необходимост от комбиниране с миграция, когато се изиск­ва конкретен хардуер/софтуер за отварянето на дадени е-документи;
– необходимост от значителен финансов ресурс за копиране на голямо количество е-документи.
Копиране – създаване в една или повече системи на множество копия на е-документи[65].
Предимства и недостатъци:
– гарантиране дълголетието на е-документите, като се запазва автентичността и целостта им чрез копиране и/или съхранение на различни географски места;
– е-документите, които съществуват само в един екземпляр и само на едно място, са силно уязвими от: непрекъснато променящия се софтуер или хардуер, умишлено или случайно увреждане, непредвидимо или непреодолимо събитие от извънреден характер (force majeure) – земетресение, наводнение, пожар и др.;
– логистични трудности при използване на стратегии за дългосрочно опазване и контрол върху самите е-документи, разположени в различни географски точки.
ІІІ.4.3. Физически носители за съхранение на е-документи
С цел опазване на ценни е-документи в държавните архиви е необходимо те да се съхраняват най-малко на два вида носители, като е препоръчително да бъдат създадени чрез различни технологии[66].
– това намалява зависимостта за съхранение на данните от технологиите;
– при използването на един и същ носител за отделните копия е необходимо да се използват различни марки, за да се сведат до минимум рисковете от загуба на данни поради проб­леми с конкретни производители или групи.
По дефиниция всеки носител е зависим от специфичните комбинации на хардуера и софтуера за достъп.
– физическите носители имат ограничена продължителност на живот;
– необходимо е периодично презаписване на е-документи на нови носители с цел тяхното опазване и съхранение в държавните архиви.
4.3.1. Критерии за избор на физически носители за съхранение на ценни е-документи
Дълголетие
– носителят, избран за съхранение, трябва да има продължителност на живота най-малко 10 години[67].
Капацитет
– да е подходящ за количеството е-документи, които ще се съхраняват[68].
Жизнеспособност
– записване на данни върху носители да се извършва еднократно, за да имат максимална защита срещу случайно изтриване;
– при инцидентна загуба на данни да е възможно възстановяване на изтритата информация.
Остаряване
– използваните хардуер и софтуер да се основават на утвърдени технологии;
– технологията да е установена на пазара и/или широко достъпна;
– технологията да е базирана на отворени стандарти както за носителя, така и за устройствата, които използва.
 
 
Цена
Податливост
– носителите да имат ниска податливост към физически увреждания и да са приспособими към условията на околната среда с цел недопускане загуба на данни.
ІІІ.4.3.2. Физически носители, подходящи за архивно съхранение
Оптични носители:
 – оптичен дисков носител (CD-R)
 – оптичен дисков носител (DVD +/- R)
Магнитни носители:
 – магнитни лентови устройства от типа Linear Tape Open – LTO (DAT и DLT лента)[69];
– твърд диск (Hard disk drive);
– RAID масиви[70].
ІІІ.4.3.3. Основни характеристики на физическите носители, подходящи за архивно съхранение:
– обем на записаната информация;
– степен на скорост на пренасяне на данните;
– време на достъп до произволна част от данните;
– срок на съхранение;
– цена.
Е-документите трябва да се съхраняват на т.н. Write Once Read Many (WORM) – „запиши-веднъж-чети-много-пъти“ драй­­вове, с цел да се преглеждат многократно, без да има необходимост от презаписване.
 
ІІІ.4.4. Подходящи помещения за архивохранилища на физическите носители на е-документи
Изискванията към сградите за архивохранилища на физическите носители на ценни е-документи съответстват на общите изисквания за сгради за архивохранилища.
– с цел опазване и съхранение на ценни е-документи е необходимо те да бъдат съхранявани (оригиналите и копията им) на различни географски места.
ІІІ.4.4.1. Мерки с цел защита на физическата инфраструктура на помещенията за архивохранилища
– физически контрол и сигурност на достъпа чрез надеждни заключващи системи и със средства за авариен достъп;
– пожаро-известителни инсталации (ПИИ);
 – сигнално-охранителни технологии (СОТ);
 – резервни захранвания.
ІІІ.4.4.2. Условия, на които трябва да отговарят помещенията
Подходящ температурно-влажностен режим, който се контролира чрез регулярно измерване параметрите на температура и относителната влажност на въздуха със съответните контролно-измервателни прибори;
– препоръчителните температурно-влажностни стой­ности са:
температура: 180С ± 20;
относителна влажност: 40 % ± 5 %.
– при наличие на препоръки от страна на производителя за даден носител, свързани с температурно-влажностния режим на съхранение, е препоръчително спазването им.
През тях да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища, за да се гарантира физическото опазване на носителите, които:
– да са далеч от потенциални източници на магнитни полета, включително и електрическо оборудване;
– да не влизат в контакт с течности или прах;
– да не са изложени на топлина или пряка слънчева светлина.
Достъпът до помещенията, определени за архивохранилища на физическите носители на е-документи, се разрешава само на определени длъжностни лица.
Всеки един физически носител от типа на CD-R, DVD +/- R е необходимо да се съхранява в индивидуална кутия.
– кутиите трябва да са разположени в затворени шкафове или на специално конструирани стелажи.
ІІІ.4.5. Проверка на състоянието на физическите носители на ценни е-документи и самите файлове
ІІІ.4.5.1. Извършване на проверка
– проверката е необходимо да се извършва 1 година след приемането на ценните е-документи за постоянно съхранение и периодично минимум на всеки 5 години;
– в случаи на неблагоприятен температурно-влажностен режим в архивохранилищата, проверката трябва да се извършва веднъж годишно или всеки път, когато съществува извънредна ситуация;
– задължително се извършва проверка и след мигриране на е-документи от едни носители на други с цел сравняване на битовете на изготвените копия с оригиналните (първоначалните) документи, което да гарантира автентичността им.
ІІІ.4.5.2. Цел на проверката
Проверка на физическото състояние на всеки един носител
– състоянието на отделните кутии и физическите носители: тяхната цялост, липса на деформации, наличие на прах и замърсявания по повърхностите и пр.
Проверка на техническото състояние (читаемост) на всеки един носител чрез специализиран софтуер.
Проверка на техническото състояние на ценните е-документи чрез специализиран софтуер.
– проверка за наличие на зловреден софтуер;
– проверка на битовете;
– проверка на читаемостта.
Идентифициране на е-документите, нуждаещи се от копиране на нови носители.
ІІІ.4.5.3. Приключване на проверката
– всяка една проверка задължително се документира с цел отчитане на извършените действия и резултата от тях;
– документирането се осъществява чрез протокол за извършената работа, който се утвърждава от ръководителя на съответния държавен архив.
 
ІІІ.5. Достъп и използване на ценни е-документи
ІІІ.5.1. Достъп
ІІІ.5.1.1. Принципни положения за достъп
– държавните архиви осигуряват публичен достъп до ценните е-документи, приети за постоянно съхранение, съгласно разпоредбите на ЗНАФ;
 – всяко лице може да подава до държавните архиви искане за разрешение за достъп до ценни е-документи. В искането се посочват основания, цел на използване и обща информация за използващия;
 – разрешение или мотивиран отказ за използване на ценни е-документи, които са с временен ограничен достъп, се дава от съответните упълномощени лица в държавните архиви, при преценка на значимостта и целта на използване;
 – достъпът до приетите в държавните архиви е-документи на място за лица с увреждания се получава във форма, отговаряща на техните комуникативни способности, съобразно техническите възможности на държавните архиви;
 – достъпът до СИС се регламентира и контролира от съответни длъжностни лица в държавните архиви;
 – правата и условията за достъп, както и ограниченията, е необходимо да бъдат включени в работата на СИС.
ІІІ.5.1.2. Принципни положения за временни ограничения на достъпа
– достъпът не може да бъде ограничаван, когато те са били публикувани, създадени за обществена информация или са предоставяни свободно за използване преди предаването им в държавните архиви;
– достъпът може да се ограничи при техническа неизправност на хардуерни и/или софтуерни системи обработващи, съхраняващи и/или възпроизвеждащи приетите е-документи.
– временно достъпът до ценни е-документи може да бъде ограничен и при определени условия, съгласно разпоредбите на ЗНАФ;
 – временното ограничение, съгласно разпоредбите на ЗНАФ, се отразява в СИС.
По изключение и при техническа възможност ценни е-документи могат да бъдат предоставяни за използване и през срока на ограничението им след писмено съгласие на лицата, предали документите, или на техните правоприемници/наследници, или по писмено искане от компетентни държавни органи.
ІІІ.5.2. Използване
ІІІ.5.2.1. Изисквания към приетите за съхранение ценни е-документи в държавните архиви
Използването на приети за съхранение ценни е-документи в държавните архиви изисква те да са автентични, достъпни и разбираеми чрез постоянна хардуерна и софтуерна поддръжка. Това изискване означава, че:
– е-документите се съхраняват с метаданните, които описват контекста на тяхното създаване и използване;
– оригиналните връзки между е-документите и метаданните са запазени;
– документите, техните метаданни и информацията за връзките между тях са достъпни и улеснени от софтуерна платформа, която може да работи на налични компютърни системи по всяко време в бъдещето.
ІІІ.5.2.2. Начини на използване
Използването на приетите в държавните архиви ценни е-документи се осъществява чрез СИС.
– използването на СИС е възможно на място в архивите (онсайт) или дистанционно извън архивите (онлайн);
– достъпът до читалните и вътрешният ред за работа в тях се определят в Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд.
ІІІ.5.2.3. Предоставяне на копия на ценни е-документи
– предоставянето на копия и/или възможност за копиране на е-документи се осъществява, в случай че файловият им формат го позволява;
– копията се възпроизвеждат на хартиен носител, както и на цифров носител, без електронен подпис;
– заверка на ценни е-документи, възпроизведени на циф­ров или хартиен носител, се изготвя от страна на държавните архиви при писмена заявка от страна на потребителя;
– копия на ценни е-документи предоставени с цел популяризиране, се използват след получаване на разрешение от държавните архиви;
– за ценни е-документи, използвани за създаване на публикации в интернет от потребителя, се изисква осигуряване на защита от нерегламентирано копиране, разпространение и злоупотреби.
ІІІ.5.2.4. Извършване на справки от държавните архиви
– държавните архиви извършват справки по приетите за съхранение е-документи при заявка на физически и юридически лица;
– справки се изготвят само за включени в СИС е-документи;
– при обективна невъзможност държавните архиви могат да откажат изготвяне на справки, за което писмено уведомяват заявителя.
 
Използването на ценни е-документи чрез предоставяне на копия и изготвяне на справки се извършва в съответствие с Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд и срещу заплащане по реда на Цените на услугите, предоставяни от Държавна агенция „Архиви“.
При използването на е-документи от НАФ се съблюдават правата на личността, авторското право, интересите на трети лица и защитата на личните данни съгласно българското законодателство.
 
Приложение № 1
 
Приложение № 2
 
 


[1] Оттук нататък в текста електронните документи ще се отбелязват като е-документи.
[2] За тях виж свитък V.
[3] Повечето национални архиви от страни членки на ЕС поставят стандарти и регулационни рамки за управление на е-документите.
[4] Виж сайта на МТИТС http://www.mtitc.government.bg (достъпен на 08.03.2013 г.). Съгласно Решение на Народното събрание от 27.07.2009 г. за приемане структурата на Министерския съвет на Република България, Министерството на транспорта се преобразува в МТИТС. По този начин Министерството става органът, който провежда държавната политика в областта на електронното управление.
[5] Законът е обн. в ДВ, бр. 46 от 2007 г., изм. и доп., бр. 82 от 2009 г.
[6] Наредбата е обн. в ДВ, бр. 48 от 2008 г., изм., бр. 58 и бр. 102 от 2010 г., изм., бр. 47 и бр. 106 от 2011 г.
[7] Наредбата е обн. в ДВ, бр. 48 от 2008 г., изм., бр. 42 от 2009 г., изм., бр. 58 от 2010 г.
[8] Наредбата е обн. в ДВ, бр. 101 от 2008 г., изм., бр. 58 и бр. 102 от 2010 г.
[9] Наредбата е обн. в ДВ, бр. 62 от 2008 г., изм., бр. 58 от 2010 г.
[10] Наредбата е обн. в ДВ, бр. 48 от 2008 г., изм., ДВ, бр. 58 и бр. 102 от 2010 г.
[11] В ЗНАФ се регламентира, че условията и редът за опазване, съхраняване, достъп и използване на ценни електронни документи в държавните архиви се определя с наредба, приета от Министерския съвет по предложение на министъра на транспорта, информационните технологии и съобщенията съгласувано с председателя на Държавна агенция „Архиви“ (ДАА).
[12] Поради спецификата на е-документите е разработен специализиран терминологичен речник, който е използван в настоящия текст.
 
[13] БДС ISO 15489 – 1:2008 (Информация и документация – Документален мениджмънт).
[14] Системата е набор от компютърни програми, контролиращи изграждането, поддръжката и използването на бази от данни или на бази данни. Системите за управление на базите от данни създават, обработват и поддържат точно определени структури от данни.
[15] Метаданните осигуряват връзка между е-документа и дейността, за която той е бил създаден, както и връзката между свързани е-документи.
[16] Препоръчителен стандарт за системите за управление на е-документи (Electronic records management system – ЕRMS) е MoReq2010  – Modular requirements for Electronic Records – Модулни изисквания за електронни документи (http://moreq2010.eu/pdf/MoReq2010-Core+Plugin528v1-0%29.pdf, достъпен на 11.03.2013 г.); уеб-базиран софтуер за архивно описание, изграден съгласно стандарти на Международния съвет на архивите. https://www.ica-atom.org
[17] Административни процедури са всички работни процеси в дадена администрация или между различни администрации, които включват вътрешния документооборот и не са свързани с предоставяне на административни услуги.
[18] Изборът на физически носители се определя във вразка с продължителността на периода на запазване и поддържане на е-документите.
[19] Възможно е е-документите да се съхраняват физически в една организация, а отговорността и правата им за управление да са в друга. Всички обстоятелства и редът за използването им да са проследими и документирани.
[20] Криптираните е-документи са шифрирани във формат, който може да се разчете от определени лица, притежаващи съответен декриптиращ (дешифриращ) ключ.
[21] Определянето се извършва от всяка институция/организация поотделно в зависимост от регулационната рамка, административно-служебните изисквания и възможните рискове, ако даден вид е-документи не бъдат приети.
[22] Националният архивен фонд се попълва с определените за постоянно запазване документи, създадени от дейността на държавните и общинските институции и други юридически и физически лица, независимо от времето, носителя, начина на създаване, мястото на съхраняване и формата на собственост.
[23] Съгласно разпоредбите на НВОЕДДХНА.
[24] Изискванията за оперативна съвместимост и информационна сигурност са разписани в ЗЕУ.
 
[25] Съдържа данни за всички регистри, списъци и други набори от данни, водени от административните органи в България. Осигурява уникален индекс за всеки набор от данни или раздел от набор от данни, поддържа определения на неунифицирани и унифицирани данни и унифицирани определения на етапи на административни услуги и процедури. Той е един от Регистрите за оперативна съвместимост на електронното правителство. Останалите два са: Регистър на информационни обекти – съдържа формализирани технологични описания на информационните обекти, събирани, създавани, съхранявани и обработвани от административните органи в рамките на тяхната компетентност, и Регистър на електронни услуги – съдържа формализирани технологични описания на електронните административни услуги и вътрешните електронни административни услуги. Регистрите се поддържат от МТИТС.
[26] За един или повече раздели се определят подраздели по целесъобразност.
[27] Потвърждение за приемане на заявлението или съобщение за нередовност и непълнота на искането за предоставяне на административна услуга с указан срок за отстраняването им.
[28] Ръководителят на администрацията е длъжен да осигури създаването и поддържането на определени номенклатури със средствата на АИС – в НВОЕДДХНА са разписани четири номенклатури: на видовете документи; на етапи от услуги или процедури; на услуги и процедури; на схемите за съхранение на документите (за документи на хартиен носител).
[29] Документите с индекс „П“ са ценни е-документи и подлежат на предаване в държавните архиви.
[30] Документите с индекс „ЕК“ се съхраняват в АИС съобразно нормативно определения срок в ЗНАФ и НВОЕДДХН. След изтичане на този срок се осъществява експертиза за определяне на ценността им и предаването на определените за постоянно съхранение ценни е-документи в държавните архиви.
[31] Електронният подпис е асиметрична криптопроцедура (система, включваща частен ключ и алгоритмично свързан с него публичен ключ) за преобразуване на информация, която се основава на използването на двойка криптографски ключове. Предназначението му е да защитава от фалшификация; да е реквизит за авторизацията на един е-документ; да дава сигурност при предаване на информация, гарантирайки, че тя не е била променяна по пътя от изпращането до получаването ѝ (виж ­ЗЕДЕП).
[32] Виж Приложение № 1.
[33] Отворен формат е публикувана спецификация за съхраняване на цифрови данни, който обикновено се поддържа от организация по стандартизация. Той позволява да се използва и прилага от всеки.
[34] Стратегиите и действията за опазване и съхранение на е-документите са разгледани подробно в Глава трета „Архивно поле на е-документи“.
[35] Тези проверки са разгледани подробно в Глава трета „Архивно поле на е-документи“.
[36] Информацията се попълва в съответствие с Приложения № 1 и 2.
[37] Поясненията и задължителността на елементите са разписани в Приложение № 1.
[38] В а.е. могат да се класират повече от един взаимосвързани е-до­кумента – пример: оформяне на преписка от е-документи, създавана в АИС.
[39] Поясненията и задължителността на елементите са разписани в Приложение № 2.
[40] Подробно определените от държавните архиви файлови формати са разгледани в Глава трета „Архивно поле на е-документи“.
[41] Тази система е разгледана в Глава трета „Архивно поле на е-документи“.
[42] Този архивен шифър се различава от уникалния идентификационен номер на файла, генериран при автоматичното му създаване и/или приемане в АИС.
[43] СИС е компютърна програма или набор от програми, предназначени за регистриране, управление и съхраняване на е-документи, създадени от ДАА или друга институция/организация.
[44] ISO 14721:2003 Reference model for an Оpen Archival Information System (OAIS).
[45] За целта е необходимо към СИС да се разработи модул за деловодство, който да обхваща въпросите по документиране на дейността на институцията/организацията и нейните документи.
[46] Изискванията са базирани на добри практики и организация, гарантиращи ефикасното и сигурно управление на информацията от е-документи.
[47] SGML е текстово базиран метаезик, който се използва за дефиниране на маркиращи езици за документи (ISO 8879:1986 Information processing – Text and office systems – Standard Generalized Markup Language (SGML).
[48] XML е метаезик, дефиниращ правила за създаване на специализирани маркиращи езици, както и синтаксисът, на който тези езици трябва да се подчиняват. Той определя правила за кодиране на документите във формат, едновременно читаем от човека и компютъра. Създаден е през 1998 г. от Уеб консорциума (World Wide Web Consortium) като олекотена версия на SGML, целящ по-лесното му внедряване и използване.
[49] PDF/A е стандартизирана версия на файловия формат PDF за дигитално съхранение на е-документи (ISO 19005 – Document management – Electronic document file format for long-term preservation (PDF/A).
[51] РNG е графичен файлов формат за цифров запис на изображение. Файл във формат PNG не включва причиняващата загуби на информация компресия на JPEG.
 
[52] WAVE, е отворен, стандартен контейнерен звуков формат, използван основно за съхранение на некомпресирани звукови файлове със CD-качество.
[53] MP3 е формат за цифрово кодиране и съхраняване на аудио информация (ISO/IEC 11172-3:1993 Information technology – Coding of moving pictures and associated audio for digital storage media at up to about 1.5 Mbit/s – Part 3: Audio (MPEG-1, част 3) и ISO/IEC 13818-3: 1995 In­for­mation technology – Generic coding of moving pictures and associated audio information – Part 3: Audio (MPEG-2, част 3).
[54] MPEG-4 AVC е формат за цифрово кодиране на видео сигнали (ISO/IEC 14496-10:2003 Information technology – Coding of audio-visual objects – Part 10: Advanced Video Coding).
[55] Висококачествено дигитално копие на цифрова информация за съхранение.
[56] Най-малката отчетна единица на приетите за постоянно съхранение ценни е-документи в държавните архиви е отделният е-документ.
[57] Записано върху даден физически носител.
[58] Основани на добри практики.
[59] Това е валидно само за документи с файлови формати като word, excel и пр.
[60] В ISO 14721:2003 Reference model for an Оpen Archival Information System (OAIS) това разбиране за миграция се нарича преобразуване на е-документи.
[61] Функционалност, външен вид и т.н.
[62] В държавните архиви стремежът трябва да е към максимално запазване автентичността на е-документа.
[63]   Много често липсва изходният код на дадено софтуерно приложение. Необходим е значителен финансов ресурс за пресъздаване на оригиналното приложение, ако това е възможно технически.
[64] След като документите се архивират заедно с подходящите метаданни и софтуер, не се изисква друго действие, освен опресняване на носителите.
[65] В ISO 14721:2003 Reference model for an Оpen archival information system (OAIS) копирането се приема за форма на миграция.
[66] Магнитни и оптични.
[67] Дълголетието на физическия носител на е-документа може и да не е предимство поради бързото технологично развитие на хардуерната среда.
[68] Изборът на по-малък брой физически носители за съхранение е по-ефективно и икономически рентабилно за управление.
[69] DAT (Digital Audio Tape) и DLT (Digital Linear Tape) ленти притежават капацитет за съхранение от 35 GB до 70 GB с изпитано дълголетие и стабилитет в продължение на около 30 години при добри условия за съхранение. Въпреки това магнитните носители са силно уязвими към електромагнитни полета и колебания в климатичните условия.
[70] Група от взаимосвързани дискови устройства, играещи ролята на едно цяло логическо устройство в общ масив. Свързват се към определен(и) за целта хардуерен(и) контролер(и).


Към свитък 1