DAA     Свитък І  |   Свитък ІІ  |   Свитък ІІІ  |   Свитък ІV  |   Свитък V  |   Свитък VІ


Свитък V




Методически кодекс
СВИТЪК V
 
ИНФОРМАЦИОННА И ПОПУЛЯРИЗАТОРСКА ДЕЙНОСТ ПРАВИЛА ЗА ПУБЛИКУВАНЕ НА АРХИВНИ ДОКУМЕНТИ ПРАВИЛА ЗА ДИГИТАЛИЗИРАНЕ НА АРХИВНИ ДОКУМЕНТИ

Този продукт е създаден в рамките на проект Разработване, внедряване и оценка на въздействието на усъвършенствана политика в Държавна агенция „Архиви“, финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет“, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд, съгласно договор 11-13-5/18.09.2012 г., сключен между Министерство на финансите и Държавна агенция „Архиви“ за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по Оперативна програма „Административен капацитет“, Приоритетна ос І „Добро управление“, Подприоритет 1.3. „Ефективна координация и партньорство при разработване и провеждане на политики“, Бюджетна линия BG051PO002/11/1.3-06.
Цялата отговорност за съдържанието на продукта се носи от Държавна агенция „Архиви“ и при никакви обстоятелства не може да се счита, че той отразява официалното становище на


ПРЕДГОВОР
 
Свитъкът включва три обособени раздела от Методичес­кия кодекс, свързани с информационната и популяризаторската дейност на архивите, публикуването на архивни документи и тяхното дигитализиране.
Популяризирането на Националния архивен фонд е една от основните, законово определени дейности на архивите. Насочена е, от една страна, към повишаване информираността на обществото и формиране на разбиране за значението и функциите на архивната институция. От друга, към предоставяне на потребителите в общодостъпна форма на архивни документи от обществен интерес и информация за тях. В голяма степен ролята и значението на архивите в живота на обществото се определя от степента на използване на грижливо съхраняваното от тях архивно историческо наследство.
Популяризирането на архивите и архивните документи се осъществява чрез съвкупност от информационни и комуникационни дейности, насочени към широк спектър от заинтересовани лица и институции. Те са пряко свързани с обществения, политическия и културния живот и рефлектират върху възпитанието, образованието, науката, културата и др.
В структурата и общите принципи на раздела за информационната и популяризаторската дейност са отразени настъпилите промени в архивната практика през последните десетилетия. До голяма степен те са свързани с много по-широките възможности за оптимизиране на административното обслужване на гражданите, държавното управление и бизнеса с архивна информация и осигуряване на публичен достъп и използване на съхраняваните документи чрез прилагане на съвременните комуникационни и информационни технологии. Използването на Интернет безкрайно улесни и разшири комуникациите с потребителските аудитории. Наред с традиционните популяризаторски направления и форми като приоритетни днес се разглеждат редица нови информационни и комуникационни дейности като поддържане на сайтове, социални мрежи и др. В същото време технологиите оказват много силно въздействие и върху методиката на работа при традиционните популяризаторски форми на архивите – издателската дейност (издаване на документални сборници, справочници и периодични издания), както и експонирането на изложби.
Текстовете, свързани с информационната и популяризаторската дейност, са подготвени от Ира Георгиева, Пламка Бошнякова и Огнян Пунев и обсъдени в работната група по свитък 5. Като цяло запазват основната структура на Методическия кодекс, но в съответствие с общата концепция и целта на разработката са:
– актуализирани някои остарели изисквания и особености и са формулирани нови, които съответстват на съвременните условия;
– включени някои нови форми и средства за осъществяване на популяризаторската дейност, свързани най-вече с нав­лизането на информационно-комуникационните технологии в работата на архивите;
– актуализирани и унифицирани стилът и използваната терминология.
 
* * *
 
Разделът за публикуването на документи е разработен на основата на съществуващите правила с актуализиране на принципи и изисквания, които не отговарят на съвременната практика, и допълването им предвид изключително силното въздействие на съвременните информационно-комуникационни технологии. Първият цялостен методически документ, регламентиращ изискванията и особеностите при издаване на писмени исторически извори, е издаден през 1981 г. Разработването му е свързано с Постановление № 32 от 27.04.1977 г. на ЦК на БКП и Министерския съвет „За по-нататъшното развитие и усъвършенстване на архивното дело в НРБ“. На негова основа е създадена междуведомствена Координационно-методическа комисия, чийто състав и правилник за дейност са утвърдени от Министерския съвет. В началото на 1978 г. комисията приема Национална програма за издаване на изворите на българската история. По инициатива на Главно управление на архивите при Министерския съвет и Единния център по история при Българската академия на науките започва подготовката на методичес­ки Правила за обнародване на писмени извори за българската история (ХVІІ–ХХ в.), утвърдени от всички заинтересовани институции и издадени през 1981 г. на офсет като брошура в обем от 111 страници. Предвижда се впоследствие да се разработят и специализирани правила, съобразени с особеностите на изворите преди XVIII в., както и на кино-, фото-, фонодокументите и научно-техническата документация.
В предварителната подготовка на материалите и тяхното обсъждане вземат участие историци, архивисти, литератори, езиковеди от основните архивни и научни институции: от ГУА при МС – Клара Жечева, Лиляна Куфарджиева, Богдана Димит­рова, Юлия Миндова и Цочо Билярски; от Централния държавен архив на НРБ – Райна Николова, Мариана Блъскова, Надежда Бързакова и Румяна Ханджиева; от Софийския градски и окръжен държавен архив – Соня Логодашка; от Централния партиен архив на ЦК на БКП – Маргарита Горанова; от Научния архив на БАН – ст.н.с. Давид Коен; от Ръкописно-документалния сектор при Народната библиотека „Кирил и Методий“ – ст.н.с. Кирила Възвъзова-Каратеодорова; от Архивно-документалния отдел на Министерството на външните работи – Тодор Бакалов; от Единния център по история – ст.н.с. Кънчо Георгиев; от Института по история – ст.н.с. Владислав Топалов, н.с. Страхил Гичев, Мария Донева и Лилия Киркова; от Института за литература – Румяна Дамянова и от Института за български език – н.с. Ралица Цоинска и Ангелина Димова. Като консултанти са привлечени проф. д-р Бистра Цветкова, проф. д-р Веселин Трайков, проф. Боню Ангелов, проф. Петър Миятев, проф. Стоян Стоянов и ст.н.с. Илия Тодоров. Окончателната структура и научната редакция е извършена от Кирила Възвъзова-Каратеодорова, Кънчо Георгиев, Клара Жечева и Давид Коен, а техническата редакция – от н.с. Андриана Нейкова.
Успоредно с подготовката на Правилата от началото на 1979 г. ГУА при МС започва работа върху Методически кодекс с амбицията да обхване всички аспекти на работата с архивни документи, включително тяхното публикуване. Кодексът е издаден през 1982 г., като четвъртата му част включва „Правила за публикуване на архивни документи“. Като структура, систематизация и съдържание те са почти идентични с предишните правила. Текстът е частично доработен и допълнен от н.с. А. Нейкова и н.с. М. Пискова, извършена е известна стилова редакция и прецизиране на термините. И в случая не са засегнати въпросите за публикуването на средновековните ръкописи и книги, както и писмените документи на други носители освен хартията. По принцип тези документи са по-скоро изключение в държавните архиви, доколкото не съответстват на определения им от закона профил. Нов момент е разделът „Публикуване на специална документация“ с подраздели „Научно-техническа документация“ и „Фотодокументи“.
Като цяло и двете редакции на правилата (от 1981 и 1982 г.) са силно повлияни от съветските „Правила издания историчес­ких документов в СССР“ (М., 1969), като отчитат българския опит и традиции и са подкрепени с примери от български публикации.
От тези години датира и още една обобщаваща методичес­ка инструкция. В съответствие с Плана за научни изследвания в областта на архивното дело и подготовката на съвместни документални публикации на архивните институции в социалистическите страни за 1981–1985 г. е създадена международна група от експерти за разработка на методически препоръки за подготовка на съвместни издания. Целта е уеднаквяване на принципите и техниките на работа в национален и международен (в рамките на общността) мащаб. Първото заседание на работната група е проведено от 14 до 16 септември 1982 г. в Москва с участие на представители от България, Унгария, Монголия, СССР, Полша и Чехословакия. През следващите години е извършено проучване на нормативни и методически документи в отделните страни и на натрупания немалък практически опит от съвместни документални проекти. В резултат са изготвени и през 1986 г. отпечатани в Москва на руски език методическите препоръки „Подготовка совместных научных изданий. Организация и методика работы“, 63 с. В тях е обособен специален раздел, в който по-обстойно е представена организацията и координацията на работата по дадено издание – разпределяне на задачите и функциите между издатели, редакционни и съставителски колективи, подготовка на работната документация (протоколи, програми, план-проспекти, график на работа със съответни срокове). Малко по-подробно са разгледани проб­лемите при предаването на термини, географски наименования и лични имена, включена е и постановка за идиоматичните изрази. И в тези препоръки много слабо са застъпени кино-, фото-, фоно- и техническите документи, като разработването на специална методика за тяхното публикуване е заложено в плана за сътрудничество между социалистическите държави за следващия програмен период 1986–1990 г.
През последните десетилетия дискусията за необходимостта от нов вариант на правилата периодично се подновява в средите най-вече на архивната колегия. Идеята е свързана пряко, от една страна, с няколкото опита за актуализиране или написване на нов Методически кодекс. От друга страна, практиката при реализирането на документални публикации е силно повлияна от съвременните информационни и комуникационни технологии.
Текстовете на публикуваните правила са подготвени от Милена Тодоракова, Ира Георгиева и Мариета Цанова и обсъдени в работната група по свитък 5. В основата им са двата варианта на правилата за публикуване на архивни документи, като е извършена:
– редакция, актуализация и унификация на стила и терминологията;
– прецизиране или премахване на разпоредби, които вече не съответстват на съвременната методика и практика;
– формулиране на нови изисквания за проблеми, които не са нормативно-методически регламентирани;
прецизиране на класификацията на публикациите с оглед прилагането ИКТ и на българските и международните стандарти;
– осъвременяване на примерите.
Сегашният вариант на правилата в общи линии запазва основната структура, като в съответствие с общата концепция на Методическия кодекс целта, предназначението и техният обхват са обособени в раздел „Общи положения“. Полиграфското оформление на публикациите и изискванията към ръкописите намериха по-логично място в частта за информационната и популяризаторската дейност на архивите в точка „Организация на издаването на публикация“, като са обхванати всички форми на архивни публикации, а не само документалните. Прецени се, че не е необходимо обособяването на отделен раздел за специалните документи, доколкото и при тяхната подготовка се следват общите принципи и изисквания. Отделни по-специфични особености при научно-техническите и фотодокументите са намерили място в съответните подраздели (избор и начин на възпроизвеждане на текст, заглавие на документ, легенда и др.). Разработен е нов раздел, в който е направен опит да бъдат обхванати основните проблеми, възникващи при подготовката на електронните публикации на документи.
 
* * *
 
Правилата за дигитализация на архивни документи имат за цел да унифицират процесите и параметрите за изготвяне дигитални копия на документи от НАФ и съответните метаданни. Обхванати са основните стъпки и дейности от процеса на дигитализация и са посочени минималните параметри, необходими за изготвяне на дигитални копия с необходимото качество.
Наличието на единна методическа основа е особено важ­но в тази област по няколко причини. Една от най-важните е спецификата на архивните документи – уникални документи, в много случаи в застрашено физическо състояние. Затова е необходимо качеството на изготвените дигитални копия да съответства на максимален брой възможни употреби. Това изисква контролиран процес и контрол на качеството и определяне на минимално допустими технически параметри на файловете с дигитални образи. От друга страна, дигитализацията изисква значителни ресурси, което налага гарантиране на последователност в качеството и съответствие на резултатите с актуалните или потенциалните специфични нужди на организацията.
Правилата отчитат факта, че различните институции имат специфики, свързани с особеностите на съхраняваните архивни документи, технологичното осигуряване, административната структура, кадровия потенциал, достъпните ресурси, целите и др. По тази причина, където е възможно, са разширени границите на необходимите параметри и при някои от стъпките са посочени алтернативни решения.
Текстовете са разработени от Николай Марков и Орлин Илиев и обсъдени в работната група, подготвила свитъка. В основата им е натрупаният практически опит в тази област. Въпреки че Държавна агенция „Архиви“ започна работа по проекти за дигитализация на архивни документи едва през 2008 г., в последните години тази дейност е сред приоритетните. В основата на правилата са разработки, утвърдени като методика в рамките на агенцията – Концепция за изграждане на дигитален архив на Държавна агенция „Архиви“ ; Изисквания за дигитално представяне на архивни документи – дигитални мастер обекти; Инструкция за проверка на дигитални мастер обекти; Инструкция за извършване на корекции на дигитални мастер обекти; Схема за наименования на файлове с дигитални образи за дигитални обекти от дигиталния архив на Държавна агенция „Архиви“. Отчетена е спецификата и на други български институции, съхраняващи части от Националния архивен фонд, както и техният опит при дигитализацията на културно-историческото наследство.
 
 
I. ИНФОРМАЦИОННА И ПОПУЛЯРИЗАТОРСКА ДЕЙНОСТ
 
I.1. Общи положения
І.1.1. Информационна и популяризаторска дейност е разпространението на информация за задачите и функциите на архивите и съхраняваните от тях документи.
І.1.2. Информационната и популяризаторската дейност се планира и осъществява самостоятелно от архивите или съвместно със специализираните в тази област институции – музеи, творчески съюзи, научни институти и учебни заведения, и други държавни и публични институции и средства за масова комуникация (печатни и електронни медии, социални мрежи и др.).

І.1.3. Информационната и популяризаторската дейност има за цел:

осигуряване на разпознаваемост на архивите и формиране на обществена представа за значението им като публични институции;
гарантиране на публичност на архивните дейности по формиране, опазване и използване на НАФ;
улесняване на достъпа и използването на архивни документи и научно-справочния апарат към тях;
провокиране на обществения интерес към документите от НАФ и разширяване на кръга от потребители на архивна информация;
осигуряване на архивна информация за държавното управление и защитата на правата и законните интереси на физически и юридически лица;
подпомагане с архивна информация на развитието на науката, културата и образованието.
 
 
 
 
І.2. Форми на информационна и популяризаторска дейност
І.2.1. Основни форми
1.2.1.1. Основните форми на информационна и популяризаторска дейност са:
– публикации[1];
– документални изложби;
– радио- и телевизионни предавания и филми;
– конференции, семинари, пресконференции, „дни на отворените врати“, екскурзии в архивите и др.
– интернет страници и уеб платформи.
І.2.1.2. Формите на информационната и популяризаторската дейност се осъществяват чрез:
– издаване на самостоятелни и периодични издания в традиционен и електронен формàт;
– поддържане на бази данни и сайтове;
– експониране на документални изложби;
– подготовка и предоставяне на материали за използване в медиите;
– организиране на информационни и популяризаторски мероприятия.
Формите на информационна и популяризаторска дейност и начините за осъществяването им се определят от всяка институция в съответствие с поставените цели, наличните кадрови и финансови ресурси и обществения интерес.
І.2.2. Публикации на документи, архивни справочници, научни и популярни изследвания, статии, учебни помагала, тематични материали и др.
За подготовката на всяко самостоятелно или периодично издание се определя екип от изпълнители – автори, съставители, рецензенти, научен консултант – при необходимост, редактори, коректор, редакционна колегия/съвет, която приема изданието, и др. Изготвя се план за организация на работата, в който се определят отделните етапи и сроковете за тяхното изпълнение.
І.2.2.1. Публикуване на архивни справочници.
І.2.2.1.1. Архивни справочници се публикуват с цел информиране на широк кръг потребители за състава и структурата на архивните фондове, съдържанието на архивните документи и улесняване на тяхното използване.
І.2.2.1.2. Архивни справочници се публикуват като самостоятелни печатни и електронни издания или като част от бази данни.
І.2.2.1.3. Определянето на справочници за публикуване в самостоятелни издания се извършва въз основа на техния обхват, тематика, актуалност, интензивност на използването и др.
І.2.2.1.4. Обхватът на публичната част от базите данни се определя от всяка архивна институция в съответствие с действащата нормативна уредба и спецификата на съхраняваните документи.
І.2.2.1.5. Текстът на справочник за публикуване може да се подготви по традиционен начин и чрез информационни системи и бази данни, при което текстовият файл се формира автоматично, а след това се извършва редакционно-издателската му обработка.
І.2.2.1.6. При подготовката на архивни справочници за публикуване:
– информацията за документите трябва да отразява точно съдържанието им и всички палеографски, езикови и други тех­ни особености (ако има такива);
– информацията за документите трябва да е систематизирана по определена класификационна схема – в логическа, хронологическа или друга последователност, осигуряваща лесно и бързо намиране на необходимите данни;
– се спазва единство и последователност при описанието на документите: при съставяне на заглавия, анотации, характеристики, датиране, индексиране и изготвяне на спомагателен справочен апарат.
І.2.2.1.7. Архивните справочници, независимо от начина на тяхното публикуване, трябва да са подготвени при спазване на методическите изисквания към съответния вид справочник.
І.2.2.1.8. Към архивните справочници могат да се разработват приложения и да се добавят илюстрации, които допълват основната част от информацията.
І.2.2.1.9. В зависимост от вида на архивния справочник приложенията могат да бъдат:
– списък на фондове, инвентарни описи, архивни единици или документи, невключени в справочника;
– списък на фондове, инвентарни описи, архивни единици или документи по тематиката на справочника, съхранявани в други архиви.
Данните в списъците се разполагат според класификационната схема на съответния справочник.
І.2.2.1.10. Илюстрациите към справочника могат да бъдат: текстови документи, фотодокументи, карти и планове, чертежи, рисунки, схеми, графики, таблици, логически и хронологически свързани с текста на справочника. Към всяка илюстрация се съставя описание, което съдържа вида на документа, дата на съставяне/създаване, наименование на автора или съставителя, място на съхранение, сведения за оригиналност или копийност, размери на оригинала, мащаб и др. На илюстрациите към справочника се прави списък.
І.2.2.1.11. Преди публикуване справочниците подлежат на редакционно-издателска подготовка, която обхваща:
– коригиране на текста в съответствие с правописните и пунктуационните норми на съвременния български език;
– проверка на структурата, състава, качеството на спомагателния апарат; съответствието на документите към фонда, в който са отнесени; коректността на хронологичния обхват и датирането; спазването на принципа за подреждане на сведенията от общото към частното; правилното разкриване на съдържанието на документите и др.;
– при установени несъответствия с нормативно-методическите изисквания справочникът се връща на съставителите за проверка и уточняване на информацията. Необходимите корекции се отразяват в различните части на научно-справочния апарат на архива, като промените в наименованията на фонда и в инвентарния опис се утвърждават от експертните комисии на архива.
– нанасяне на корекциите върху текстовия оригинал.
І.2.2.2. Публикуването на документи се осъществява съг­ласно правилата за публикуване на архивни документи (виж раздел ІІ. Правила за публикуване на архивни документи).
І.2.2.3. Публикуване на научни и популярни изследвания, статии и информации.
Подготвят се от архивите за публикуване в средствата за масова информация и за специализирани и популярни издания с цел популяризиране на тяхната дейност и съхраняваните от тях документи. Тематиката и видът на публикациите, сроковете за тяхната подготовка се планират от архивите и се съгласуват със съответните институции и редакции.
Могат да бъдат статии по актуални въпроси от архивната теория и практика; съобщения за новоприети и новоразкрити архивни фондове, за състава и съдържанието на документите, за архивни открития; изследователски статии, предоставящи нови знания за исторически факти, събития, процеси и личнос­ти. Към тях могат да се прилагат факсимилета на документи или друг илюстративен материал.
Публикуват се и отделни документи или части от документи по определена тема, подготвени при спазване на основните археографски правила.
І.2.2.4. Публикуване на образователни и информационни издания (учебни помагала, вестници, бюлетини, брошури, дип­ляни и др.).
Могат да предоставят информация за дейността на архивите, състава и съдържанието на архивните фондове, отделни документи, въпроси от архивната теория и практика и др.
Подготвят се от архивите за отбелязване на кръгли годишнини на значими исторически събития и личности; като материали, съпровождащи документални изложби, и при други информационни и популяризаторски прояви на архива.
При публикуване на документи в тези издания се спазват основните археографски правила.
І.2.2.5. Организация на издаването на публикация.
І.2.2.5.1. Изисквания към текстовия оригинал[2]:
І.2.2.5.1.1. Текстовете се набират на текстообработваща компютърна програма (напр. Microsoft Word) и се предават на редактора под фòрмата на файл на свободно избираем носител и като принтерна разпечатка на бяла непрозрачна хартия, само от едната страна на листа.
І.2.2.5.1.2. За стандартна редакционна страница се приема тази, която съдържа 1800 знака, т.е. 30 машинописни реда, с по 60 удара на всеки от тях (заедно с интервалите). Препоръчително е белите полета, обграждащи наборното поле, да са със следните размери: вляво 2.5 см, отгоре 2 см, вдясно 1 см, отдолу 3 см. Не се допуска ръкописите да са набрани само с главни букви (блокшрифт). Разреждане (шпациране) на думи и изрази не е препоръчително, а ако е необходимо, то се извършва при страниране на публикацията, като местата им са обозначени на принтерната разпечатка.
І.2.2.5.1.3. Отделни думи, изрази или по-големи текстове на чужд език се изписват на съответното място, като не се допуска прикрепване на листчета с думи или букви на принтерната разпечатка на текста.
І.2.2.5.1.4. Размерът на таблици или схеми към текста не трябва да е по-голям от формàт А4.
І.2.2.5.1.5. Библиографското цитиране на българската литература и на печатни произведения на чужди езици се дава по действащите стандарти.
І.2.2.5.1.6. Изображения на документи и други илюстрации се предават отделно на редактора във файлов формàт TIF, като в текста се отбелязва местоположението им.
І.2.2.5.2. Изисквания към полиграфското оформление.
І.2.2.5.2.1. Проектът за полиграфското оформление на публикацията се изготвя от неговите автори/съставители и редактори, с участието на издателя, на базата на вижданията и предложенията им за художественото и техническото изпълнение.
І.2.2.5.2.2. Полиграфското оформление на публикацията включва определяне на следните параметри: формàт (на книжното тяло и на наборното поле), шрифт (гарнитура, кегел и начертание), титул, авантитул, корица, местоположение на илюстрациите, цветност, характер на подчертаванията в текста, размер и стил на заглавията и подзаглавията, място на колонцифрите, подравняване, размер на абзацния отстъп, междуредово разстояние, графични параметри за формулите и таблиците, брой на колоните и разстоянието между тях при многоколонен набор[3].
І.2.2.5.2.3. Формàтът на публикацията се определя от вида и обема ѝ. При многотомните издания и поредици се запазва един и същ формàт.
І.2.2.5.2.4. Избраният шрифт (гарнитура, кегел и начертание) трябва да бъде удобен за четене, да дава възможност за разграничаване на различните части на текста (например заг­лавие, легенда, основен текст, бележки и др.), подчертаване на акценти, мисли и др. Препоръчително е използването на шриф­та Times New Roman поради неговата универсалност като графика за всички езици. Ошрифтяването в една публикация, както и в поредици и многотомни издания, е препоръчително да бъде от една шрифтова гарнитура.
І.2.2.5.2.5. Титулната страница включва следните елементи: наименование на издателя, заглавие, подзаглавие, имена на автори/съставители, място и година на издаване. Ако публикацията е част от поредица, на гърба на титула се разполагат и карета с: издателски съвет, редакционна колегия и copyright (©). Елементите могат да се разположат по следните начини:
при самостоятелна публикация в горната част на страницата се посочва наименование на издателя; в средата – заг­лавието и подзаглавието (ако има такова); следват имената на автора/съставителя или авторите/съставителите (поотделно); в долния край на наборното поле – място и година на издаване, разделени със запетая. В случай че съставителите са повече, те могат да се посочат на обратната страна (гърба) на титулната страница;
при поредици и продължаващи публикации наименованието на издателя може да се посочи на гърба на авантитула; под него – издателски съвет и редакционна колегия (ако има такива). На титулната страница остават наименованието на издателя, заглавие, място и година на издаване. Имената на съставителите се дават в горната част на гърба на титула, а в долната част, ляворавнени, след знака copyright (©) се изписват имената на притежаващите авторски права (автора/съставителя, издателя, художника и др.), а под тях – ISBN/ISSN на изданието.
І.2.2.5.2.6. Авантитулната страница е първата след корицата и включва само заглавие в горната част на страницата и название и лого на издателя в долната част – при самостоятелна публикация; заглавие на поредицата в горната част на страницата и пореден номер в долната част – при поредици и продължаващи издания. Карета с информация за посвещения и спомоществователи обикновено се разполагат на гърба на авантитула.
І.2.2.5.2.7. Художествено оформление се прави на корица (твърда или мека), авантитул, титул, форзац (ако има такъв), основния текст и илюстрациите и зависи от вида и целта на публикацията.
І.2.2.5.2.8. За предпечат се комплектуват проектът за художествено оформление, текстовият оригинал (авторски, съставителски) и файловете с изображения на документи и илюстрации.
І.2.2.5.2.9. Публикациите подлежат на регистрация по установения ред в Националната ISBN агенция и получаване на ISBN номер[4].
І.2.2.5.2.10. По преценка на издателя и редакторите, след излизане на публикацията от печат, PDF файлът, от който чрез технологията CTP е осъществен печатът на изданието, може да се публикува електронно.
І.2.3. Документални изложби
І.2.3.1. Документална изложба е художествено експониране на документи по определена тема.
І.2.3.2. Организират се за отбелязване на значими дати, събития и личности; за културни, образователни и други цели.
І.2.3.3. Могат да бъдат постоянни или временни; стационарни или мобилни; да се експонират в специални помещения или в други приспособени пространства (вкл. и външни) или в електронен формàт.
І.2.3.4. Реализират се самостоятелно от даден архив или съвместно с други архиви и институции.
І.2.3.5. При определяне на тема за изложба се отчитат нейната актуалност, обществена и научна значимост и наличието на достатъчно документи за разкриването ѝ.
І.2.3.6. За изложби се използват копия на документи. Оригинали се включват само по изключение с разрешение на ръководителя на архива.
І.2.3.7. Подготовката на изложба включва: проучване на литературата по темата; съставяне на тематичен план; издирване, подбор и описание на документите; съставяне на експозиционен план; изготвяне на копия; художествено и техническо оформяне; монтаж на експозицията; подготовка на материали за информационно осигуряване на изложбата.
І.2.3.7.1. Проучването на литературата обхваща издадени официални документи, монографии, статии, сборници от документи, краеведска литература, периодичен печат и др., като при необходимост се провеждат консултации със специалисти по темата.
І.2.3.7.2. Тематичният план (концепция) е ръководство за издирване, подбор и описание на документите и включва:
– структура на изложбата – основни раздели, подраздели, тематични групи в тяхната логическа връзка и последователност;
– списък на фондовете и справочниците, по които ще се извършва издирването;
– списък на други архиви и институции (музеи, библиотеки и др.) за допълнително издирване.
І.2.3.7.3. Издирените документи се описват и систематизират в съответствие с тематичния план, като описанията задължително включват заглавието на документа и пълните му искови данни.
І.2.3.7.4. Описанията на издирените документи за експозицията могат да се оформят като каталог по темата на изложбата и да се включат в база данни.
І.2.3.7.5. Подборът на документите се извършва въз основа на тяхното съдържание, външни особености, визия и изразителност.
І.2.3.7.6. На основата на тематичния план и списъка на подбраните документи се съставя експозиционен план, по който се подрежда изложбата. Експозиционният план включва описания на подбраните документи и пояснителни текстове и посочва реда за разполагането им в изложбата. При необходимост за неговата подготовка се привлича и специалист-консултант.
І.2.3.7.7. Подбрани документи в лошо физическо състояние се реставрират.
І.2.3.7.8. На подбраните за експониране документи и материали се изготвят копия, които се систематизират в съответствие с експозиционния план.
І.2.3.7.9. Към документи с труден за разчитане текст наред с копието може да се помести текстова транскрипция.
І.2.3.7.10. Пояснителни текстове могат да се съставят към изложбата като цяло, към отделните ѝ раздели, подраздели или тематични групи.
І.2.3.7.11. Описанията на документите се поставят към всеки документ или общо за дадена тематична група.
І.2.3.7.12. При художественото оформление/графичния дизайн на изложбата е необходимо да се очертаят разделите, подразделите, тематичните групи и акцентите. Оформлението на изложбата може да се възложи на художник.
І.2.3.7.13. При изложби, организирани в помещения или открити пространства, се спазват следните изисквания:
– не се допуска излишно натрупване на документи във витрини или на табла;
– таблата се разполагат на ниво, позволяващо удобно да се виждат и четат документите;
– при експониране на оригинали се осигуряват условия, гарантиращи физическото им опазване и съхранение.
І.2.3.7.14. За всяка изложба е необходимо информационно осигуряване, което може да включва:
– изработване и публикуване на каталог;
– изработване и разпространение на покани, плакати, дип­ляни и др.;
– публикуване на обявления, реклами, статии и радио- и телевизионни репортажи;
– организиране на пресконференции;
– провеждане на беседи и др.
І.2.3.7.15. Документите по подготовката и експонирането на изложбата формират досие на изложбата, което съдържа: тематичен и експозиционен план, фотографии на общия вид на изложбата и отделните ѝ раздели, анотиран списък с описанията на документите, копия на документите и на таблата, материали от информационното осигуряване на изложбата, рецензии и отзиви за изложбата (пресмониторинг) и др.
І.2.4. Радио- и телевизионни предавания и филми
І.2.4.1. Архивите предоставят материали и участват в подготовката на радио- и телевизионни предавания и филми по повод отбелязване на исторически събития, процеси и лица, които:
– могат да представят дейността на архивите или архивни документи, съхранявани от тях;
могат да са самостоятелни (репортаж, интервю, съобщение, документален филм) или част от поредица.
І.2.4.2. Подготовката на филми и телевизионни/аудио-визуални предавания включва следните процеси:
– определяне на тема и изготвяне на концепция;
– проучване на литературата;
– издирване и подбор на документи;
– написване на сценарий;
– запис и/или заснемане.
І.2.5. Други информационни и популяризаторски прояви – конференции, семинари, пресконференции, „дни на отворените врати“, екскурзии в архив и др.
І.2.5.1. Организират се като научни, образователни или квалификационни прояви за популяризиране на основните дейности на архива или на документи по определена тема.
І.2.5.2. Подготовката им включва следните процеси:
– определяне на тема и кръг на потенциални участници;
– определяне на време и място на провеждане;
– съставяне на програма/план-сценарий;
– изготвяне на материали за информационно осигуряване (презентации, прессъобщение, интервюта и репортажи за медиите, плакати и др.);
– подготовка на мястото и провеждане на събитието.
І.2.5.3. Пресмониторинг за проявата/събитието.
І.2.6. Създаване и поддържане на интернет страници и уеб платформи
І.2.6.1. Интернет страниците могат да бъдат:
– административни – подпомагат административното обслужване на гражданите, държавното управление и бизнеса с архивна информация и осигуряват публичен достъп и използване на съхраняваните документи (за държавните институции и архиви е задължително да се придържат към изискванията за идентичност на държавната администрация по отношение на нейното съдържание и дизайн);
– тематични (самостоятелни дигитални колекции или част от интернет-базирана платформа с общ домейн, обща архитектура и функционалност) – осигуряват публичен достъп и използване на най-ценните или с голям обществен интерес документи.
І.2.6.2. Изграждането на интернет страница включва разработване на концепция, съдържание, дизайн, функционалност.
І.2.6.2.1. Структурата и функционалностите на страницата се разработват от специалисти въз основа на проектно задание, изработено от екип/работна група на архивната институция, и трябва да отговарят на критериите за ползваемост, иновативност и нестандартни решения.
І.2.6.2.2. Създаването на съдържание включва цялостния процес на подготовка, редактиране и техническо оформяне на архивната и справочната информация за попълване на рубриките: съставяне и редактиране на текстове, дигитализиране на документи, трансформиране на справочни издания в онлайн достъпни форми или конвертирането им и др.
І.2.6.3. Актуализиране на интернет страница – извършва се с цел обновяване на информацията и добавяне на ново съдържание. Актуализацията се прави като внимателно се анализират демографията на потребителите, посещенията на страници и продължителността им и др.
 
І.3. Научно-справочна библиотека
І.3.1. За подпомагане на информационната и популяризаторската дейност към архивите се създават специализирани научно-справочни библиотеки (специализирани библиотечни фондове).
І.3.2. Основните задачи на научно-справочната библиотека са:
– да подпомага архивната дейност на служителите и повишаването на тяхната професионална квалификация;
– да осъществява библиотечно-информационно обслужване на потребителите на архивна информация;
– да подпомага обучението по архивистика и документознание.
І.3.3. Научно-справочната библиотека осъществява функциите по събиране, обработване, организиране, съхраняване и предоставяне за използване на библиотечни материали (печатни и други издания) от профила на архива.
І.3.4. Всяка научно-справочна библиотека организира дейността си съгласно нормативните и методическите документи, уреждащи дейността на библиотеките, придобиването, регистрирането и отчисляването на библиотечните материали, както и правата, задълженията и отговорностите на читателите и служителите за опазването на библиотечните фондове.
І.3.5. Научно-справочната библиотека комплектува следните основни библиотечни колекции на традиционен и електронен носител в съответствие с профила на архива:
– исторически и краеведски изследвания, включително по история на литературата, изкуството и др.;
– енциклопедии, речници, справочници;
– биографични материали на фондообразуватели;
– официални ведомствени издания и печатни материали от научен и справочен характер по история и текуща дейност на учреждения и отделни лица, документите на които подлежат на държавно съхранение;
– научни, научно-справочни и учебни издания в областта на архивната теория и практика в България и другите страни;
– издадени архивни справочници;
– научни трудове, сборници от документи и други издания, осъществени на основата на документи от Националния архивен фонд (НАФ);
– отделни произведения на художествената литература и периодични издания, имащи непосредствено отношение към съхраняваните фондове;
– специализирани исторически и архивни периодични издания;
– изобразителни и илюстративни материали, издавани за популяризиране на архивните документи.
І.3.6. Комплектуването на библиотечния фонд се осъществява чрез:
– депозит на печатни и други материали, които са създадени при използването на архивни документи от НАФ;
– закупуване;
– абонамент;
– дарения на печатни и други материали;
– комплектуване на лични и учрежденски фондове, съдържащи печатни и други материали от профила на специализираната библиотека, и такива, които имат връзка с фондообразувателите;
– книгообмен с български и чуждестранни научни, архивни, библиотечни и образователни институции и лица.
І.3.7. Печатните и други издания, които при извършване на експертиза на архивни документи (както при комплектуването чрез дарение и срещу възнаграждение, така и при научно-техническата обработка) не се включват в архивен фонд, се отделят и описват в списък. Един екземпляр от списъка се прилага към съответния инвентарен опис и се отлага в дело „А“ на фонда, а друг екземпляр се предава заедно с печатните и други издания в научно-справочната библиотека.
І.3.8. Печатни и други издания, които след експертиза и решение на експертната комисия на архива се отчисляват от даден архивен фонд, се описват в списък, който с извлечение от протокола на комисията се отлага в дело „А“ на архивния фонд.
І.3.9. Печатни и други издания, които не са от профила на научно-справочната библиотека, се предлагат на други институции, библиотеки, читалища, училища и др., като при липса на интерес от тяхна страна се унищожават (предават на вторични суровини).
І.3.10. При регистриране на печатните и други издания в научно-справочната библиотека в инвентарната книга (графа „Забележка“) се посочва начинът на комплектуване, включително номерът на архивния фонд, от който са отделени.
І.3.11. Научно-справочният апарат (каталози, картотеки, бази данни) на библиотечния фонд може да се допълва с библиографско описание на печатните и други издания, съхранявани в архивните фондове, с посочване на техните искови данни (ф., оп., а.е., л.).
І.3.12. Научно-справочната библиотека предоставя следните библиотечни услуги:
– предоставяне за използване на библиотечни материали на служителите в архива;
– използване на библиотечните материали от външни пот­ребители в читалните на библиотеката или архива;
– временно предоставяне на библиотечни материали извън архива – за изложби, подготвяне на съвместни издания и др., срещу документ за външно ползване;
– устни библиографски и фактографски консултации и писмени служебни справки;
– достъп до собствени традиционни и електронни бази данни;
– копиране на библиотечни материали.
І.3.13. Дейността на научно-справочната библиотека, както и редът и условията за предоставянето на библиотечни услуги, се определят с правилник.
II. ПРАВИЛА ЗА ПУБЛИКУВАНЕ НА АРХИВНИ ДОКУМЕНТИ
 
ІI.1. Общи положения
ІI.1.1. Правилата са разработени като методически указания с практическа насоченост и имат за цел да подпомогнат съставители и издатели при публикуване на документи като исторически извори.
ІI.1.2. В правилата са формулирани научни принципи и методи за публикуване на документи от НАФ, независимо от целта на изданието (научно, популярно или учебно) и начина на издаване (печатно или електронно).
ІI.1.3. В правилата са формулирани и научно обосновани решения на отделни по-специфични проблеми при публикуването на документи, основани на теорията и практиката.
ІI.1.4. В правилата не се разглеждат принципи и методи за публикуване на средновековни, фоно- и кинодокументи, както и на документи като лингвистични извори.
ІI.1.5. Практическото прилагане на правилата при подготовката на всяка конкретна публикация се определя от съставителя при отчитане на вида и целите на изданието и специфичните особености на документите.
ІI.1.6. Правилата са насочени главно към специалисти (учени, архивисти, редактори и издатели), но могат да бъдат използвани и от други лица и институции, които публикуват документи.
 
IІ.2. Видове документални публикации
II.2.1. В зависимост от целта си публикациите могат да бъдат научни, популярни и учебни.
II.2.1.1. Научните публикации са предназначени за изследователи от различни области на познанието – обхващат възможно най-пълно съществуващия изворов материал; текстът се възпроизвежда с отразяване на неговите особености; научно-справочният апарат е с изследователски и приносен характер, резултат от комплексно научно изследване (исто­риографско, извороведско, палеографско, езиковедско, архивно) на документите.
II.2.1.2. Популярните публикации са предназначени за широк кръг читатели – обхващат основни и най-типични документи; възпроизвеждането на текста на документите и научно-справочният апарат са насочени към улесняване възприемането и разбирането на документите.
II.2.1.3. Учебните публикации са предназначени за целите на образованието – обхващат документи, които съответстват на отделни учебни програми и подпомагат по-задълбоченото изучаване на учебния материал; възпроизвеждането на текста на документите и научно-справочният апарат са насочени към илюстриране и улесняване възприемането на учебния материал.
II.2.2. В зависимост от състава на включените документи публикациите могат да бъдат:
II.2.2.1. Публикации на документи от определен архивен фонд – включват документи от един фонд или негова структурна част, а при необходимост – и документи на фондообразувателя от други фондове и архивохранилища.
II.2.2.2. Публикации на документи по определена тема (тематични издания) – включват документи по дадена тема, независимо от тяхната фондова принадлежност и местосъхранение.
II.2.2.3. Публикации на документи за едно лице – включват документи за живота и дейността на дадена личност, независимо от тяхната фондова принадлежност и местосъхранение.
II.2.2.4. Публикации на документи от една група или вид – протоколи, писма, отчети, материали от периодичния печат и други писмени документи; фотодокументи; графични, картог­рафски, научно-технически и др. документи, независимо от фондовата им принадлежност.
II.2.3. В зависимост от начина на издаване и вида на носителя публикациите могат да бъдат:
печатни (на хартия);
непечатни (на носители, различни от хартия – микрофилм, магнитни и оптични дискове, сървъри, уеб приложения и др.).
II.2.4. В зависимост от техниката на възпроизвеждане на текста публикациите могат да бъдат:
с възпроизвеждане на текста на документите чрез набор;
с възпроизвеждане на текста чрез изображение.
II.2.5. На основата на други признаци публикациите могат да се класифицират като:
самостоятелни публикации (сборници, албуми, дигитални колекции), обособени части/рубрики в периодични издания, приложения към научни трудове, тематични сайтове и др.;
непериодични (еднотомни, многотомни, серийни и корпусни, които са еднократно издадени, дигитални) и периодични или продължаващи (периодични списания, вестници, бюлетини, дигитални колекции) публикации.
 
II.3. Предварителна подготовка
II.3.1. Определяне на темата и вида на документалната публикация с обосноваване на нейната научна или обществена значимост.
II.3.2. Съставяне на работен план, в който се посочват: работно заглавие, вид и обем на публикацията; тема, подтеми и въпроси; критерии за подбор на документите; архивохранилища, включително и частни архиви, в които ще се извърши издирване на документи; структура и принципи за систематизиране на документите; състав на научно-справочния апарат; срокове за изпълнение и др.
II.3.3. Издирване и проучване на литературата по темата на публикацията (монографии, статии, документални сборници, периодични издания и др.) и съставяне на библиография.
II.3.4. Проучване на научно-справочния апарат и информационните масиви на архиви, библиотеки и музеи и определяне на фондовете и архивните единици за преглеждане.
 
II.4. Издирване на документи
II.4.1. Издирването трябва да бъде пълно, всестранно и изчерпателно, като обхваща по възможност всички документи по темата.
II.4.1.1. Издирват се документи по темата, публикувани вече в официални издания, сборници, научни изследвания, периодични издания, уеб сайтове и др., за да се избегне повторната им публикация или да се определи тяхната известност като исторически извор.
II.4.1.2. Издирват се архивни документи (оригинали, чернови и копия) по темата чрез полистен преглед на набелязаните архивни единици.
II.4.1.3. В зависимост от темата и вида на публикацията могат да се издирват материали от периодичния печат, излизал по време на хронологичния обхват на публикацията – статии, репортажи, кореспонденции, памфлети и др.
II.4.1.4. В зависимост от темата и вида на публикацията издирването може да обхване статистически, картографски, научно-технически, фото- и други документи.
II.4.2. Издирените документи се описват, като за всеки се посочва: вид на документа, автор, адресат, анотация на съдържанието, дата и място на съставяне, искови и библиографски данни. За всеки документ може да се отбележи и начинът за неговото използване в публикацията – пълно или частично възпроизвеждане на текста, използване в бележка, хроника, таблица, илюстрация и т.н.
II.4.3. Описанията се подреждат в съответствие с определената структура на публикацията и принципите за систематизиране на документите.
 
II.5. Подбор на документи
II.5.1. Подборът се извършва след анализ на съдържа­нието и външните особености на вече издирените документи и определяне на тяхната ценност като исторически извори и обществена значимост.
II.5.2. При анализа на съдържанието на даден документ се извършва преценка:
– на обществено-историческото значение на отразените процеси, събития и факти;
– на конкретно-историческите условия на създаване (време, място, вид, характер, съдържание, значимост на автора и адресата);
– доколко отразява историческите процеси и събития в развитие;
– доколко показва историческите процеси и събития в тяхната сложност, многостранност и противоречивост;
– на степента на достоверност, пълнота, представителност, научна значимост на съдържащата се в него информация; оригиналност и неповторимост на документа, включително наличие на резолюции, деловодни бележки, връзката му с целия документален комплекс и т.н.
II.5.3. При анализа на външните особености на даден документ се има предвид графиката, видът на хартията, наличието на печати, водни знаци, начинът на създаване (на ръка, на пишеща машина, компютърен набор, с мастило, с молив и др.), степента на запазеност и т.н.
II.5.4. В резултат на анализа на съдържанието, произхода и външните особености на всеки документ се определя неговата автентичност и научна стойност и целесъобразността на публикуването му (изцяло, частично или съкратено) или поради второстепенното му значение използването му под друга форма (в приложение, бележки, таблици, списъци и др.).
II.5.5. Подборът на документите се извършва в зависимост от вида, темата и обема на публикацията.
II.5.5.1. При научните публикации се подбират предимно неизвестни документи, които са ценни като исторически извор и допринасят за цялостното и обективно разкриване на историческите процеси и събития.
II.5.5.2. При популярните публикации се подбират основни документи по темата, достъпни за разбиране от широк кръг читатели, имащи познавателно значение и съдържащи изразителна и емоционално въздействаща информация.
II.5.5.3. При учебните публикации се подбират основните, най-характерни, съответстващи на учебната програма и достъпни за разбиране от учащите се документи, независимо дали са вече публикувани.
II.5.5.4. При тематичните публикации се подбира възможно най-пълният обем от документи, отразяващи последователно и обективно темата, което изисква комплексно проучване, включване на различни видове документи и установяване на причинно-следствените връзки между тях.
II.5.5.5. При публикации на документи от определен фонд се подбира възможно най-пълният обем документи от фонда или части от него, включително и документи на фондообразувателя от други фондове и архивохранилища.
II.5.5.6. При публикации на документи от един вид се подбира възможно най-пълният обем документи от един вид, независимо от фондовата им принадлежност.
II.5.5.7. При публикации на документи на едно лице се подбират всички или част от издирените документи за неговия живот и дейност (включително и материали, създадени с негово участие), независимо от фондовата им принадлежност.
II.5.6. При подбор на публикувани по-рано документи и на материали от периодичния печат въпросът за тяхното включване в състава на съответната публикация се решава в зависимост от нейния вид и тема.
II.5.6.1. В научните публикации е обосновано да се подбират вече публикувани документи в случаите, когато:
– предишната публикация е непълна и не отговаря на научните изисквания;
– предишната публикация е недостъпна за използване;
– предишната публикация е на друг език;
– липсват оригиналите;
– целта е да се публикуват всички документи от даден фонд, вид, за дадено лице или тема;
– са в тясна връзка с други документи и по-пълно изяс­няват причинно-следствените връзки на отразените в тях събития;
– има необходимост от последователно документиране на събития, непозволяващо да се пропуснат отделни факти.
II.5.6.2. В популярните и учебните публикации вече издадени документи се използват по-широко, като могат да съставят и значителна част от тях.
II.5.6.3. В случай че няма достатъчно архивни документи по темата, се подбират по-голям брой публикувани документи и материали от периодичния печат, излизал по време на хронологичния обхват на публикацията.
II.5.7. Повтаряща се информация, такава с второстепенно значение или известна от вече публикувани документи се използва в научно-справочния апарат (бележки, списъци, таблици, приложения и др.).
 
IІ.6. Избор на текст
IІ.6.1. При избор на текст за публикуване се имат предвид всички издирени редакции и варианти на документа, независимо от тяхната оригиналност (оригинали, чернови, заверени и незаверени преписи и копия, публикации във вестници, списания, книги, както и техните коректури) и начина на създаването им (ръкопис, машинопис, компютърен набор, печат или чрез други технически средства).
IІ.6.1.1. Когато от даден документ са запазени няколко варианта, се публикува последната редакция на авторския текст.
IІ.6.1.2. В научните публикации (в предговора или в текстуална бележка) се дават сведения за наличието на няколко редакции и варианти на документа и за евентуално установени различия в съдържанието.
IІ.6.1.3. В научните публикации могат да се включат и някои от по-важните варианти, в случай че в тях има съществени отклонения от окончателния текст, представляващи изследователски интерес.
IІ.6.1.4. При наличие на няколко варианта, които не се различават по съдържание, публикува се документът, който е оформен с необходимите елементи (реквизити) – деловоден номер, дата, резолюции, заверка, подпис и др.
IІ.6.1.5. Не се допуска съставяне на нов документ чрез обединяване на части от различните варианти. Липсващи части от текста могат да се възстановят по друга редакция на същия документ, което се посочва изрично в текстуална бележка. Изключение от това правило се допуска при публикуване на закони, укази, правилници за тяхното приложение и др., в които последователно са били внасяни и са обнародвани допълнително изменения и допълнения. Текстовете (параграфи, членове, точки), които са претърпели изменения, се възпроизвеждат по последната им публикация, като измененията и допълненията се посочват и в заглавието.
Пример
 
IІ.6.1.6. Служебни документи се публикуват по окончателния (утвърден) текст – оригинал, а при липса на оригинал – по копия или преписи, което се посочва в легендата и при необходимост се обосновава в археографската част на предговора или в текстуална бележка.
IІ.6.1.7. Нормативни документи (укази, закони, наредби, постановления и др.) се публикуват по официалните издания, а когато не са публикувани – по техния оригинал.
 
IІ.6.1.8. Междудържавни документи се публикуват по официалните им издания, а когато не са публикувани – по техния оригинал. В зависимост от вида на публикацията текстовете на междудържавни документи могат да се възпроизведат на два или повече езика, като в легендата или в текстуална бележка се отбелязва на какви езици съществува текстът на документа.
IІ.6.1.9. Творчески, научни, художествени и други ръкописи се публикуват по окончателния авторски текст, а ако не е запазен – по техните преписи и публикации. В някои случаи се публикуват и по-предишни варианти (чернови) на авторския текст, ако при проучване историята на текста е установена съществена редакторска, цензурна или друга намеса.
IІ.6.1.10. Лична кореспонденция се публикува по оригиналните текстове, изпратени до адресатите, а при липса на оригинали – по копия, преписи или чернови.
IІ.6.1.11. Стенограми се публикуват по прегледани, поправени и заверени от стенографа разчетени текстове. В случай че няма такива, се публикуват некоригираните текстове.
IІ.6.1.12. Телеграми, телефонограми и радиограми се публикуват по изходящия текст. При наличие и на входящ текст се прави съпоставка между двата текста и евентуални съществени различия се посочват в текстуална бележка.
IІ.6.1.13. Автографи на големи личности, които имат значение на отделен документ, се публикуват самостоятелно.
IІ.6.1.14. Фотодокументите се публикуват по негативи, а при липса на негатив – по позитив или по репродуцирано изоб­ражение на фотохартия (снимка).
IІ.6.1.15. При избор на текст (изображение) на графически документи се има предвид тяхната оригиналност, наличието на различни видове изображения (ескизи, схеми, технически рисунки и др.) и видове проекционно изобразяване (вид отпред, вид отгоре, вид отляво).
 
ІІ.7. Начини за възпроизвеждане на текста на документи
ІІ.7.1. Текстът на писмените документи може да се възпроизвежда чрез набор, чрез изображение или смесено. Фотодокументи, картографски документи, скици и др. подобни се възпроизвеждат само чрез изображение.
ІІ.7.2. Към възпроизведения чрез изображение документ може да се добави и текстова транскрипция.
ІІ.7.3. Към възпроизведения чрез набор на текст документ може да се добави изображение на текста или на части от него като илюстрация.
ІІ.7.4. Публикациите на документи чрез изображение (фотокопия, микрофилм и дигитални обекти – виж раздел III. Правила за дигитализиране на архивни документи) са подходящи за научни, лингвистични, палеографски, текстологични и др. изследвания, за които са от значение всички особености на тек­ста и външният вид на документите.
ІІ.7.5. Заглавието, легендата и научно-справочният апарат към документите, чийто текст се възпроизвежда като изображение, се създават чрез набор.
 
ІІ.8. Възпроизвеждане на текста на
писмени документи чрез набор
В зависимост от степента на отразяване особеностите на оригинала текстът на писмени документи може да бъде възпроизведен по дипломатически или научно-критически начин.
ІІ.8.1. Дипломатически начин
ІІ.8.1.1. Дипломатическият начин се прилага в специални научни и учебни публикации, предназначени за лингвистични, палеографски и други научни изследвания или учебни цели.
ІІ.8.1.2. При дипломатическия начин текстът на документите се възпроизвежда в пълно съответствие с оригинала и всички негови особености – запазване на излезли от употреба графични буквени знаци, стар правопис и пунктуация, съкращения, делене на абзаци, разположение на текста и подписите, текст на бланката, допуснати грешки, неточности, пропуски и др.
ІІ.8.2. Научно-критически начин
ІІ.8.2.1. Научно-критическият начин се прилага в научни, популярни и учебни публикации.
ІІ.8.2.2. При научно-критическия начин текстът се възпроизвежда със запазване на стила и езика на документите, но при нормализиране на графиката, правописа и пунктуацията – в съответствие с графичната и правописната система и пунктуацията на съвременния български език (виж Приложение № 1).
ІІ.8.2.3. Нормализирането на графиката, правописа и пунктуацията обхваща: замяна на излезли от употреба буквени знаци със съвременни; смислово разделяне на текста на абзаци, изречения и думи; поставяне на необходимите препинателни знаци, пълен член и главни букви; използване на двойните предлози „във“ и „със“; коригиране правописа на думите и на срещащите се в текста механични грешки; разкриване на сък­ратено написани думи, извън общоприетите съкращения и др.
ІІ.8.2.4. Степента на нормализирането на графиката, правописа и пунктуацията и конкретните принципи и методи зависят от вида на публикацията, обосновават се в научно-справочния апарат (археографска част на предговора, текстуални бележки и приложения – речници на чужди думи, списък на съкращения) и се отбелязват в текста чрез възприетите условни символи/знаци[5].
ІІ.8.2.5. Изисквания и особености при научно-критичес­кия начин за възпроизвеждане на текста на документите.
ІІ.8.2.5.1. Текстът на бланката и адресатът на служебни документи не се възпроизвеждат, а се използват при съставяне на редакционното заглавие. При необходимост, ако бланката и адресатът съдържат елементи със самостоятелно познавателно значение, неотразени в редакционното заглавие, те се възпроизвеждат като част от текста на документа.
ІІ.8.2.5.2. Сведенията от пликове – адреси, пощенски щемпели, марки и др., се посочват в текстуална бележка, ако имат значение за доизясняване на съдържанието или за определяне на авторството, адресата, мястото на написване или датировката на документа.
ІІ.8.2.5.3. Собствени заглавия и дати на служебни документи по принцип не се възпроизвеждат, а се използват при съставяне на редакционното заглавие.
ІІ.8.2.5.4. Собствени заглавия на законодателни и междудържавни документи, както и на литературни произведения, статии и др., се възпроизвеждат като част от текста на същото място, на което се намират в оригинала, независимо от редакционното заглавие.
ІІ.8.2.5.5. Забележките, отразяващи степента на класифицираност на информацията, конфиденциалност и срочност на документа („секретно“, „строго секретно“, „поверително“, „за служебно ползване“, „конфиденциално“, „срочно“, „бързо“, „лично“ и др.), се възпроизвеждат вдясно на самостоятелен ред преди началото на основния текст.
ІІ.8.2.5.6. Резолюции и бележки, които се отнасят до съдържанието на документа като цяло или на отделни негови части, се възпроизвеждат в хронологичен ред или в логическа пос­ледователност след основния текст или в текстуална бележка.
Пример:
 
[На с. 1 резолюция от Александър ІІ:] Со[гласен]ъ.
[На с. 1 бележка:] Собственною его императорского величества рукою карандашом написано: „Согласен“. 21 марта 1856 г. в С.-Петерб[урге].
(Русия и българското националноосвободително движение 1856/1876. Документи и материали. Т. 1. Ч. 1. С., 1987, с. 31)
 
ІІ.8.2.5.7. Деловодни бележки (за получаване, регистриране, движение на документа и др.), които имат значение за историята на документа или смислово значение, се възпроизвеждат в текстуална бележка.
ІІ.8.2.5.8. Приложения се възпроизвеждат като неразделна част от документа след основния текст, без пореден номер. Пред собственото заглавие на приложения документ се посочва вдясно неговият пореден номер: „Приложение № 1“, „Приложение № 2“ и т.н.
ІІ.8.2.5.9. Бележки на автора на документа под линия се възпроизвеждат също под линия и се разграничават от текстуални бележки на съставителя, като се посочва в скоба от кого са направени (бележка на автора; бел. авт.; б. а.).
ІІ.8.2.5.10. В документ с явен и скрит текст (написан със симпатично мастило) се възпроизвежда проявеният скрит текст, а в текстуална бележка се посочва явният текст.
ІІ.8.2.5.11. Текстът на документ, написан изцяло или частично с шифър, се възпроизвежда дешифриран, като по възможност в текстуална бележка се отбелязва шифърът, ключът към него и кой е извършил дешифрирането.
ІІ.8.2.5.12. Текстът на стенограми се предава в съответствие с разчитането, направено от записалия го стенограф. Ако разчитането е направено от друго лице, това се посочва в текстуална бележка, като в този случай се допуска отстраняване на паразитни думи и допълване на липсващи в квадратни скоби.
ІІ.8.2.5.13. Текстът на телеграми, телефонограми и радиог­рами се предава както е в документа, като изпуснати предлози и съюзи се възстановяват в квадратни скоби, ако текстът без тях е неясен.
ІІ.8.2.5.14. В случай че текстът на документа е на български език, но е написан изцяло или частично с излезли от употреба графични знаци на букви на кирилица или с букви от друга азбука (латинска, гръцка и др.), той се предава със съответните съвременни букви на кирилица, обозначаващи същия звук, което се отбелязва в археографската част на предговора или в текстуална бележка.
Виж Приложение № 1
N – н
i – и
ІІ.8.2.5.15. Направени от автора на документа поправки и допълнения, включително по полето на листа поради липса на място, се възпроизвеждат на посоченото от автора място в тек­ста. Когато мястото не е означено, то се определя по преценка на съставителя, което се посочва в текстуална бележка.
ІІ.8.2.5.16. Направени от други лица поправки и допълнения в текста – редакторски, цензурни и др., се посочват в текстуална бележка, ако имат смислово или научно значение или са от известни лица.
ІІ.8.2.5.17. Зачертан от автора текст (думи или части от него) не се възпроизвежда, като се посочва в текстуална бележка, ако има смислово или научно значение.
ІІ.8.2.5.18. Зачертан от друго лице текст (думи или части от него) се възпроизвежда и посочва в текстуална бележка, а ако е установено, може да се отбележи и от кого е зачертан.
ІІ.8.2.5.19. Поставени от автора логически ударения в текста чрез подчертавания, различни по размер и цвят букви или шрифт (разреден, удебелен, наклонен или др.), се набират с bold (получерен) шрифт, italic (курсив) или се подчертават.
ІІ.8.2.5.20. Подчертавания на други лица в текста не се отбелязват, но когато имат значение за историята на документа, се посочват в текстуална бележка и по възможност се пояснява от кого са направени.
ІІ.8.2.5.21. Промени в почерка или в средствата за написване на текста (с мастило, с молив, на машина, ръкопис и др.) се посочват в текстуална бележка.
Пример:
 
Ваш покорен слуга
Н. Палаузов 1.
1 Текстът на писмото е написан от друго лице. Само подписът е на Н. Палаузов.
(Из архива на К. Иречек. Преписки с българи. Под ред. на П. Миятев. С., Изд. на БАН, 1953, с. 280)
 
ІІ.8.2.5.22. Общоприети съкращения на думи, названия на институции и организации, титли, звания, длъжности и др. се запазват в текста, като пълното им наименование се посочва в списък на съкращенията.
ІІ.8.2.5.23. Абревиатури от букви и срички, навлезли в езика и придобили самостоятелно значение (НРБ, ТКЗС, ЦУМ, спецкурс, Нармаг, колхоз, профорганизация), се запазват в текста и не се доразвиват, като пълното им наименование се посочва в списък на съкращенията или ако липсва такъв – в текстуална бележка при първо или всяко споменаване.
ІІ.8.2.5.24. Съкращения в текста, които не са общоприети или са направени не на място, се доразвиват в квадратни скоби. Еднократно използвани съкращения могат да бъдат доразвити и в текстуална бележка. Многократно използвани съкращения могат да бъдат доразвити в текстуална бележка при първо споменаване или в списък на съкращенията.
Пример:
 
Софийското м[акедонско] др[ужество]; Мин[истерство] [на] в[ъншните] д[ела]
 
ІІ.8.2.5.25. Използвани в текста различни съкращения и абревиатури на названия на институции и организации, титли, звания и длъжности не се унифицират.
ІІ.8.2.5.26. Имена на лица, означени в текста с инициали, се разкриват изцяло в квадратни скоби или в текстуална бележка.
Пример:
 
Н. В. С. – Н[икифор] В[асилев] С[имеонов]
 
ІІ.8.2.5.27. Съкратено изписани думи и изрази, титли, названия и др., в които се срещат диакритични знаци и надредни думи и букви, се възпроизвеждат изцяло на съвременен правопис, като в археографската част на предговора или в текстуална бележка се дават пояснения за начина, по който тези знаци и букви са написани в оригинала.
ІІ.8.2.5.28. Срещащите се в текста на документа дати, означени с буквени знаци или по друго летоброене, се предават както са в оригинала, а в текстуална бележка се привеждат по съвременното летоброене (виж Приложения № 2–4).
ІІ.8.2.5.29. Римски и арабски цифри се възпроизвеждат по правило в съответствие с оригинала.
ІІ.8.2.5.30. Мерките за дължина, маса, време и други се запазват съкратени, ако до тях има цифрови знаци, а когато са без цифрови означения, се възпроизвеждат изцяло.
ІІ.8.2.5.31. Срещащите се в текста стари мерки се възпроизвеждат както са в оригинала, а в текстуална бележка се посочват техните съответствия в съвременната метрична система (за дължина, маса/тегло, време, електрически ток, температура, количество вещество и светлинен интензитет).
ІІ.8.2.5.32. Парични знаци, изписани със съкратени обоз­начения или знаци, се възпроизвеждат така, както са в текста, а при необходимост (ако са използвани малко познати или стари знаци) в текстуална бележка се дават съответни пояснения.
Пример:
 
€ (евро)
# Лира (жълтица)
12-ка (монета от 12 гроша)
 
ІІ.8.2.5.33. Цитатите се възпроизвеждат така, както са в текста, и по възможност се проверяват по източниците. В текстуална бележка се посочва откъде са взети и евентуално установени при сравняване на текстовете неточности при цитирането.
ІІ.8.2.5.34. Отделни думи и изрази, написани на чужд език, се предават на езика на оригинала, като в текстуална бележка се посочва техният произход и превод. Ако в текста се срещат многократно чужди думи и изрази, техният произход и превод могат да се посочат в специален речник на чуждите думи и изрази (терминологичен речник).
Пример:
 
beautiful (англ.) – красив, хубав
beau (фр.) – красив, хубав
 
ІІ.8.2.5.35. По-големи по обем текстове, написани на чужд език, могат да се дадат само в превод със съответно възпроизвеждане в текстуална бележка на езика на оригинала.
ІІ.8.2.5.36. Лични имена, географски наименования, названия на списания, улици и др., написани на чужд език, не се транскрибират на кирилица, а се оставят както са в оригинала.
ІІ.8.2.5.37. Транскрипции на чужди лични имена, географски наименования, названия на списания, улици и др. се запазват както са изписани в оригинала с посочване в текстуална бележка на оригиналното изписване, ако това е необходимо.
ІІ.8.2.5.38. Различни транскрипции на чужди лични имена, географски наименования, названия на списания, улици и др. се запазват в текста, като правилната транскрипция се посочва в текстуална бележка или в съответен указател.
ІІ.8.2.5.39. Подписите се възпроизвеждат след текста на документа на нов ред вдясно.
ІІ.8.2.5.40. Ако документът е междудържавен или съставен от две или повече институции или лица, подписите на представителите на двете страни се разполагат така, както са в оригинала.
ІІ.8.2.5.41. Когато подписите са много и нямат съществено значение за историята на документа, може да се посочи само общият им брой в квадратни скоби или в текстуална бележка, както и имената на по-известните лица.
Пример:
 
Жители на с. Касапкьой: [следват 156 подписа]
(Извори за историята на Добруджа 1878–1919. Т. 1. С., 1992, с. 363)
 
Избирателите от Махла Дели Балта
                           Мих. Х. Панайотов
                                        П. С. Елков 1
1 Документът е подписан от 66 души от 10 махали в гр. Сливен и 38 села в Сливенски окръг.
(Съединението 1885. Сборник от документи 1878/1886. С., 1985, с. 120)


ІІ.8.2.5.42. При нечетливи подписи, установени по други документи и справочници/източници, в текстуална бележка се посочва източникът за идентифицирането им (например по съпроводително писмо, друг документ и др.).
ІІ.8.2.5.43. Напълно нечетливи подписи се отбелязват в текста с многоточие в квадратни скоби […] или се изписва „не се чете“ [не се чете], като в текстуална бележка се посочва евентуално предполагаемото разчитане.
ІІ.8.2.5.44. Заверителните подписи се възпроизвеждат като съставна част от документа.
ІІ.8.2.5.45. Саморъчен подпис (автограф) се възпроизвежда в курсив или друг шрифт, различен от основния текст на документа.
ІІ.8.2.5.46. Явни механични грешки и неточности в текста, които нямат смислово значение (двукратно написани букви и думи, разместване и пропуск на букви и др.), се отстраняват от текста без уговорка.
ІІ.8.2.5.47. Грешки и неточности в текста, които имат смислово значение (изопачаване на думи и механични грешки, променящи смисъла на думите, стилистично неправилен строеж, неверни цифрови данни и др.), се предават както са в оригинала, като необходимите корекции се посочват в текстуална бележка.
Пример:
 
„... да се квалифицират ...“1
1 Погрешно, вм. класифицират.
(Документи за историята на Българското книжовно дружество. Т. 2. 1878–1911 г. Съст. Ив. Снегаров и др. С., Изд. на БАН, 1966, с. 215)
 
ІІ.8.2.5.48. Грешки и неточности в текста, които имат смислово значение, но не могат да бъдат коригирани, се отбелязват в текстуална бележка „така е в текста“, „така е в документа“ и/или в текста се използва възприетият условен символ за несигурност на сведенията или разчитането – удивителен знак в квадратна скоба [!].
ІІ.8.2.5.49. Не е необходимо в текста да се коригират думи и изрази или да се обясняват в текстуална бележка, когато грешките или неточностите са незначителни, не предизвикват двусмислено тълкуване и разбиране и особено когато са били характерни за периода на съставяне на документа.
ІІ.8.2.5.50. Оставени от автора празни места и пропуски в текста за попълване по-късно (с имена, дати, цифри и други данни) се отбелязват с многоточие и се уточняват в текстуална бележка. При възможност за допълване на пропуските по други варианти на документа или допълнителни източници, текстът се добавя в квадратни скоби или в текстуална бележка, като се посочват източниците на възстановяването.
ІІ.8.2.5.51. Неволно изпуснати от автора на документа думи се възстановяват по смисъл в квадратни скоби, ако без тях текстът е неясен.
ІІ.8.2.5.52. Неразчетен текст поради повреда на документа (скъсване на лист, петна, избледняване на текст и др.) се отбелязва с многоточие в квадратна скоба […], като в текстуална бележка се посочва съответната причина и размерът на нераз­четения или липсващ текст. При възможност за възстановяване на текста по други варианти на документа или допълнителни източници, текстът се възстановява в квадратни скоби или в текстуална бележка, като се посочват източниците на възстановяването.
ІІ.8.2.5.53. Срещащите се в текста на документа нецензурни думи и изрази по принцип не се възпроизвеждат, като на мястото им се поставя възприетият условен символ за изпуснат текст – многоточие в квадратни скоби […], а в текстуална бележка се отбелязва „нецензурна дума“ или „нецензурен израз“.
ІІ.8.2.5.54. За всяка една публикация на документи стриктно се прилагат единни методи при отразяване особеностите на текста.
ІІ.8.3. Възпроизвеждане на текст и превод на чуждоезични документи
ІІ.8.3.1. В зависимост от вида на публикацията чуждоезичните документи се възпроизвеждат на езика на оригинала, в превод или двуезично, като за илюстрация някои могат да се публикуват като изображения (факсимилета).
ІІ.8.3.2. Текстът на чуждоезични документи се възпроизвежда в съответствие със съвременната графика, правопис и пунктуация на езика на оригинала, при спазване на изискванията и особеностите при възпроизвеждане на текст в т. ІІ.8.2.
ІІ.8.3.3. Не се допуска редакция и намеса в текста при публикуване на превод на чуждоезични документи, направен по времето на оригинала.
ІІ.8.3.4. При изготвяне на нов превод на чуждоезични документи по възможност се предават всички характерни особености на съдържанието и стила на автора, като при необходимост за яснота и точност се допълват думи и фрази в квадратни скоби или се уточняват в текстуална бележка.
ІІ.8.3.5. Специфични понятия за длъжности, съсловия, данъци, юридически термини и др. се превеждат чрез установени термини или с най-близки по смисъл.
Пример:
 
kaiser (нем.) – кайзер
Hatt-i humayun (пр. от англ.) – Хатихумаюн
 
ІІ.8.3.6. При отсъствие на съответен термин за специфични понятия, те се транскрибират и съответно поясняват в текстуална бележка или в специален речник на чуждите думи и изрази (терминологичен речник).
ІІ.8.3.7. Идиоматични изрази се превеждат чрез идиоми, най-близки по смисъл до оригинала.
ІІ.8.3.8. Непреводима игра на думи се превежда буквално, като смислово се обяснява в текстуална бележка.
ІІ.8.3.9. Отделни думи и изрази, наименования на вестници, списания, монети, титли и др., написани на език, различен от основния език на документа, в превода могат да се възпроизвеждат на езика на оригинала (като тяхното значение се посочва в текстуална бележка) или да се преведат (като в текстуална бележка се уточни на какъв език са изписани в оригинала).
ІІ.8.3.10. Популярни съкращения и абревиатури на наименования на институции, обществени организации, партии и др. при превод се транскрибират, като съответното разкриване и пояснения се дават в текстуална бележка или в списък на сък­ращенията.
ІІ.8.3.11. Непопулярни съкращения и абревиатури на наименования на институции, обществени организации, партии и др. при превод се разкриват в квадратни скоби (при първо или при всяко споменаване) или в текстуална бележка и се включват в списък на съкращенията.
ІІ.8.3.12. Названия на вестници, списания, фирми, предприятия, банки, марки на изделия и др. при превод се транскрибират.
ІІ.8.3.13. Имена на лица при превод се транскрибират в съответствие с възприетите за това правила или според установената традиция.
ІІ.8.3.14. Географски названия при превод се транскрибират в съответствие с терминологията на официалните източници от времето на съставянето на документа (географски карти, списъци на населени места, статистически публикации и др.), като съвременните им названия се посочват в текстуална бележка или в географски указател.
ІІ.8.3.15. Различно изписани лични имена и географски наименования при превод се запазват, като тяхното унифициране се извършва в текстуална бележка или в указатели.
ІІ.8.4. Частично и съкратено възпроизвеждане на текст
В зависимост от вида на публикацията и характера на писмените документи текстът им може да бъде възпроизведен изцяло, частично (в извлечение) или съкратено чрез регести, анотации и таблици.
ІІ.8.4.1. Изисквания и особености при частично възпроизвеждане на текст (в извлечение).
ІІ.8.4.1.1. Частично възпроизвеждане на текст се прилага ограничено при научните публикации в случаите, когато част от даден документ не се отнася до темата, повтаря информация от друг документ или не представлява научен интерес, като основанията се посочват в археографската част на предговора или в текстуална бележка.
ІІ.8.4.1.2. Частично възпроизвеждане на текст се прилага по-често в популярните и учебните публикации, когато само част от даден документ се отнася до темата или съответства на обществения интерес и на учебния материал.
ІІ.8.4.1.3. При протоколи, доклади, отчети и други сложни документи частично се възпроизвеждат обособени техни части: раздели, параграфи, отделни решения.
ІІ.8.4.1.4. Публикуването на текст в извлечение може да се отрази в заглавието чрез предлога „из“.
Пример:
 
Из лично писмо от Г. Котин до Гр. Начович, в което се разглеждат малцинствените права на българите в Северна Добруджа и Румъния
(Извори за историята на Добруджа 1878–1919. Т. 1. С., 1992, с. 82)
 
ІІ.8.4.1.5. При частично възпроизвеждане на текст подписите задължително се възпроизвеждат.
ІІ.8.4.1.6. Пропуснати части се отбелязват в текста с многоточие в квадратни скоби [...], като в текстуална бележка се посочва съдържанието им и основанията да не се възпроизведат, а при повторение на информацията в друг документ се посочва неговият пореден номер в публикацията.
 
Пример:
 
[...]*
* Пропуснато е началото на писмото, което има личен характер.
(Извори за историята на Добруджа 1878–1919. Т. 1. С., 1992, с. 82–84)
 
ІІ.8.4.1.7. При публикуване на таблици в извлечение пропуснатите части от текста не се отбелязват с многоточие, а съдържанието им се посочва в текстуална бележка или в археог­рафската част на предговора.
ІІ.8.4.2. Съкратено предаване на съдържанието на документите.
Съкратено предаване на съдържание на документи се извършва чрез регести, анотации и таблици с цел включване на максимално широк кръг документи при минимален обем на публикацията.
ІІ.8.4.2.1. Регестите, анотациите и таблиците могат да се публикуват самостоятелно под собствени поредни номера, в съчетание с цялостно или частично възпроизведени текстове на документите, в приложение или в научно-справочния апарат – като списъци и бележки по текста или съдържанието.
ІІ.8.4.2.2. Целесъобразността от съкратено предаване на съдържанието на документи зависи от вида и темата на публикацията и е тясно свързана с издирването и подбора на вече издадени документи.
ІІ.8.4.3. Изисквания и особености при възпроизвеждане на текст чрез регест.
ІІ.8.4.3.1. Регест е съкратено предаване на съдържанието на документ със или без цитиране на отделни негови части и със запазване на неговия език и структура.
ІІ.8.4.3.2. В зависимост от научното значение и характера на документите чрез регест е целесъобразно да се възпроизведе текстът в случаите, когато:
– документите са със сложни и повтарящи се обръщения, титли, встъпителни, заключителни или други стереотипни текстове, свързани с етикецията и незасягащи основното съдържание;
– документите са със сложно съдържание (протоколи, дневници, планове, отчети, спомени и др.), част от което не се отнася до темата на публикацията;
– документите са вече публикувани;
– документите са с второстепенно значение за съответната публикация;
– има много на брой документи, цялостната публикация на които е нецелесъобразна;
– има повтарящи се еднотипни по вид и съдържание документи, като един от тях се възпроизвежда цялостно, а останалите се публикуват в регест, като се изпуснат еднородните по съдържание части (увод, обръщения, заключения, някои части от текста и пр.);
– документите са значителни по обем и съдържат малка, но съществена информация;
– документите са обемни, но се състоят предимно от циф­рови данни (статистически таблици, бюджети, баланси, счетоводни регистри и др.) и пр.;
– даден документ не е запазен, но неговото съдържание е известно от друг документ.
ІІ.8.4.3.3. Регестите не се препоръчват като форма за публикуване при:
– основни документи по дадена тема;
– единични документи с кратък текст;
– документи, които имат емоционално съдържание и подчертано индивидуален характер и стил;
– наличие на недостатъчно документи по темата.
ІІ.8.4.3.4. В зависимост от пълнотата на предаване на съдържанието регестите са обширни и кратки.
В обширния регест съдържанието на документите се предава възможно най-пълно, с цитиране на най-важните части от текста и запазване на неговата структура.
Пример:
 
№ 318 – 1876 октомври 1, Т[атар] Пазарджик.
Писмо от жители на Пазарджик, с. Ветрен, Пазарджишко, Пещера, Брацигово и Панагюрище до Д[раган] Цанков и М[арко] Балабанов в Бирмингам. Молят да изразят пред европейското обществено мнение волята на народа за по-скорошно освобождение: „Доста бидоха петвековните наши безпримерни страдания и тегла! Но докато се управлява съдбата ни от турците, те, страданията, няма никога да престанат, а, напротив, още по-изкусно и по-прикрито щат се извършват.
Раните на народното ни тяло са такива, щото трябва цяр по-коренен от оня, който ни се е представлял досега през реформи, хетове и фермани, които никога не са били туряни в действие, при всичко че и обещаваното от тях е било всякога нищожно. Само избавлението ни от турското управление и поверяването на съдбата ни занапред на едно народно правителство може да изцери глъбоките народни рани и да прекъсне страданията и теглата; само то, народното правителство може да доведе в благощастието и нашия народ, който, надеем се, скоро след добиването на това ще докаже, че го и заслужава ...“
Подписано от 100 души.
(Априлско въстание 1876. Анотации на документи и материали. Т. 2. Съст. Кирила Каратеодорова и др. Под ред. на проф. Александър Бурмов. С., Изд. Наука и изкуство, 1955, с. 94)
 
В краткия регест съдържанието на документите се предава в кратка форма, без използване на цитати.
Пример:
 
№ 379 – 1876 ноември 3, с. Дядово, [Пловдивско].
Писмо от селяните [до митрополит Панарет Пловдивски]. При потушаване на въстанието тяхното село е било ограбено и изгорено. Селяните са останали без покрив и хляб и въпреки това турците искат да съберат повторно ограбения от тях десятък. Молят за застъпничество.
(Априлско въстание 1876. Анотации на документи и материали. Т. 2. Съст. К. Каратеодорова. Под ред. на проф. Ал. Бурмов. С., Изд. Наука и изкуство, 1955, с. 108)
 
ІІ.8.4.3.5. В зависимост от начина на съставяне регестите са единични, частични, групови и съставени по репрезентативния метод:
единичен регест се съставя на отделен документ;
частичен регест се съставя за част от документ, която се отнася до темата (публикува се самостоятелно) или за част от документ с второстепенно значение (публикува се с различен от основния шрифт);
групов регест се съставя за група еднородни по форма и съдържание и малки по обем документи;
– регест, съставен по репрезентативния метод, се изготвя за подбрана част (откъс) от цялото и се прилага при документи със статистическо, счетоводно, кредитно, финансово, търговско и друго подобно съдържание, които съдържат еднотипни цифрови данни.
ІІ.8.4.3.6. Степента на подробност при предаване на съдържанието на документ чрез регест зависи от информацията, която се съдържа в него, от нейната повтаряемост в други документи и от вида на публикацията.
ІІ.8.4.3.7. Съдържанието на документа се предава в същия род, лице и число, както в самия документ.
ІІ.8.4.3.8. Мисълта на автора се предава сбито и точно, като се запазват характерните особености на неговия език и стил, всички важни лични имена и географски наименования; фактите и събитията се предават обективно, без оценки и проява на отношение от страна на съставителя, като необходимите пояснения се дават в текстуални бележки.
ІІ.8.4.3.9. Подписите, бележките и резолюциите се възпроизвеждат в съответствие с изискванията за научно-критическото възпроизвеждане на текста на документите.
ІІ.8.4.3.10. Използвани в регеста изрази и отделни думи като цитати от документите се поставят в кавички, като при цитиране на големи части е възможно да се отделят от останалия текст с друг шрифт.
ІІ.8.4.3.11. Ако е необходимо част от фактическия материал да се предаде във вид на таблица, регестът може да бъде комбиниран, като наред с текстовата част се включва таблица, която се оформя според изискванията за таблиците.
ІІ.8.4.3.12. Съдържанието на таблични документи се предава в регест:
– като се публикуват наименованията на разделите, подразделите или групите и подробно се отразяват само данните от онези редове, които имат пряко отношение към темата;
– като се изпуска дублиращата колона при наличие на различни по наименование, но с едно и също съдържание колони.
ІІ.8.4.3.13. При съставяне на регест на документи с устойчива структура (протоколи, анкетни листове и др.) последователно се отразяват съставните им части, като евентуалното пропускане на някоя от тях се посочва в текстуална бележка.
ІІ.8.4.3.14. Заглавието и легендата към регестите се съставят според общите изисквания, като над заглавието вдясно се отбелязва „Регест“.
ІІ.8.4.4. Изисквания и особености при възпроизвеждане на текста чрез анотация.
ІІ.8.4.4.1. Анотация е съкратено предаване на съдържанието на документа в кратка форма, без да се следва структурата и езикът на документа.
ІІ.8.4.4.2. Анотации се съставят главно на публикувани, второстепенни и неголеми по обем документи.
ІІ.8.4.4.3. Съдържанието на документа в анотацията се предава в „трето лице“.
ІІ.8.4.4.4. Анотациите се набират с шрифт, различен от основния за публикацията.
ІІ.8.4.4.5. Заглавието и легендата към анотациите се съставят според общите изисквания, като над заглавието вдясно се отбелязва „Анотация“.
ІІ.8.4.5. Изисквания и особености при възпроизвеждане на текста чрез таблица.
ІІ.8.4.5.1. Съдържанието на един или на няколко еднотипни документа с информация, позволяваща да бъде групирана по определени тематични рубрики, може да се предаде съкратено във вид на таблици.
ІІ.8.4.5.2. В зависимост oт характера на данните, таблиците се делят на текстови и цифрови.
ІІ.8.4.5.3. Текстови таблици се съставят при наличие на еднотипна информация в един или повече документа от един и същи вид (заповеди, протоколи, постановления, удостоверения, анкети и др.).
В зависимост от включените в таблицата сведения от документите има два вида текстови таблици – обикновени и анкетни.
Обикновените текстови таблици се съставят за документи от един вид със сходно съдържание и включват по правило всички сведения, съдържащи се в документите.
Анкетните текстови таблици се изготвят от подборно съб­рани данни от различни по вид и съдържание документи по отделни, предварително набелязани рубрики.
 
Пример
 
ІІ.8.4.5.4. Цифрови таблици се съставят при наличие на многобройни цифрови данни в един или няколко еднородни текстови или таблични документа.
В зависимост от темата и вида на публикацията в таблиците могат да се включат всички или подборно извлечени цифрови данни от документите по съпоставими величини и показатели, които служат за название на редовете и колоните в таблицата.
Цифровите таблици се подготвят чрез просто групиране на цифровия материал по рубрики и чрез първична статистичес­ка обработка на данните.
В редовете, колоните и клетките се групират съпоставими цифрови данни по определени показатели и признаци (килограми и тонове, показатели за различни хронологически периоди или отнасящи се за различни територии и др.).
При липса на числа в някои клетки се поставя тире (-).
В клетките се записват само числа, като мярката на числата (знаците %, , § и др.) се посочва в текста над колоните.
При записване на цели числа в клетките, хилядите, милионите и т.н. се отделят с интервал, а не с точка или запетая, и се подравняват вдясно. Числа, които имат повече от 4 цифри, трябва да се разделят от дясно наляво на групи от по 3 цифри с интервал от един удар с изключение на числата, означаващи години и номера. Четирицифрените числа се разделят в случаите, когато се намират в колонки заедно с многоцифрени (повече от четирицифрени) числа. Многоцифрените десетични дроби също се разделят на групи от по 3 цифри наляво и надясно от запетаята.
При записване на дробни числа, всички трябва да имат еднакъв брой знаци след десетичния знак (запетаята), а ако няма значещи цифри, се записват нули.
Когато в таблицата се включват закръглени данни, се спазва установеното правило за закръгляне.
Когато в таблицата се съдържат данни за частите и цялото, от което те произлизат, постъпва се, както следва: ако са дадени всички части на цялото, сборът се прави след отделните части (събираемите), а ако се дава цялото и само избрани отделни негови съставни части, записва се първо цялото, а след това частите, като след наименованието на цялото се пише: „В това число ...“.
ІІ.8.4.5.5. По-ярко и ясно изразяване на съдържанието на таблицата може да се постигне и чрез нейния графичен дизайн (шрифт и очертаване).
ІІ.8.4.5.6. Когато в таблицата се предава информация от много, но еднотипни по вид и съдържание документи, целесъоб­разно е да се публикува и пълният текст на един от документите. С това отпада необходимостта да се посочват в справочния апарат принципите за подбора на данните и характеристика на сведенията, които не са включени в таблицата.
ІІ.8.4.5.7. Заглавието на цифровите и текстовите таблици обхваща основното съдържание на включените в тях данни, мястото и периода, за който се отнасят. При необходимост се посочва и мярката за съпоставимост.
ІІ.8.4.5.8. Легендата съдържа исковите данни на всички документи, въз основа на които е съставена таблицата. Видът на документите може да се посочи в легендата, в текстуална бележка или в специална колона на таблицата.
 
ІI.9. Заглавие на документ
ІI.9.1. Основни елементи на заглавието
ІI.9.1.1. Към всеки документ се съставя редакционно заг­лавие с обща характеристика на документа, което съдържа следните елементи: вид, автор, адресат, кратко съдържание, изходящ деловоден номер, дата и място на написване.
ІI.9.1.2. Заглавието на ръкописен картографски документ включва вид (чертеж, план, карта, атлас), географски обхват (територия), тема, данни за автор и дата, а при печатния се възпроизвежда собственото заглавие на картата.
ІI.9.1.3. Заглавието на графичните документи включва вид на документа (генерален план, схема, общ вид, техническа рисунка), наименование на обект, процес, изделие, дата.
Не се отразяват авторът като непосредствен създател на документа и съдържанието на изображението (на документа). Под автор на научно-техническа документация се има предвид не изпълнителят, а авторът на проекта, идеята, изобретението. Тъй като името на автора е неделима част от наименованието на обекта или идеята, не е необходимо неговото повторение.
Не се описва отделно съдържанието на документа, тъй като то се разкрива чрез вида на изображението (генерален план, схема и т.н.) и наименованието на обекта, процеса, факта, отразени в заглавието.
ІI.9.1.4. Липсващите в документа елементи на заглавието се установяват чрез извороведски анализ и използване на други източници, като обосновката на допълнително установените данни се посочва в текстуална бележка с цитиране на източниците.
ІI.9.1.5. В популярни публикации, за по-ярко емоционално въздействие, може да се съставят публицистични заглавия.
Пример:
 
Долу Стамболов! Да се възстановят правата на гражданите! Резолюция от митинг на пазарджишките граждани против вът­решната политика на Стамболовото правителство.
24 април 1894 г.
 
ІI.9.1.6. В зависимост от вида на публикацията и характера на документите могат да отпаднат повтарящи се елементи на техните заглавия (вид, автор, адресат и др.), като се посочат в археографската част на предговора, в наименованието на публикацията и на нейните раздели или в груповите заглавия.
Например при издаване на документи на едно лице могат да се пропуснат сведенията за авторството, при издаване на един вид документи – видът на документа и т.н.
ІI.9.1.7. За редакционно заглавие може да се използва изцяло или частично собственото заглавие на документа, когато то съдържа необходимите елементи или когато документът е известен под това заглавие, което се посочва в текстуална бележка.
Например собствени заглавия на закони, постановления, инструкции, творчески произведения и др.
ІI.9.1.8. Когато се публикува документ, включен изцяло в текста на друг документ, съставя се редакционно заглавие за публикувания, а заглавието на другия се посочва в текстуална бележка.
 
Пример:
 
Протест на представителите на комунистическата партия в Общинския съвет на Панагюрище* против нежеланието на постоянното присъствие да постави на обсъждане въпросите на бюджета, трудовата повинност и др.
* Из Протокол № 11 на Градски общински съвет в Панагюрище от 12 май 1922 г.
 
ІI.9.1.9. На документи, тясно свързани помежду си по съдържание, произход, вид и др., може да се състави групово заг­лавие.
ІI.9.1.10. В групово заглавие се включват поредните номера на документите, всички общи елементи от индивидуалните заглавия и крайните дати.
ІI.9.1.11. Към всеки отделен документ от групата се отбелязва поредният номер, собствената дата и при необходимост някои елементи, които не са влезли в груповото заглавие.
ІI.9.1.12. В печатни и електронни публикации, при които текстът на документите е възпроизведен чрез набор, заглавието се разполага преди текста на всеки документ съгласно Приложение № 5.
ІI.9.1.13. В публикации, при които текстът на документите е възпроизведен чрез изображение, заглавието се разполага на подходящо място според графичната и техническата концепция за публикацията.
ІI.9.2. Вид на документа
ІI.9.2.1. Видът на документа, ако не е отразен в оригинала, се уточнява на основата на съдържанието и външните белези, като неправилно или неточно определен от автора вид на документа се посочва в текстуална бележка.
ІI.9.2.2. Названието на видовете стари документи се запазва – приказ, журнал, депеша, интерпелация и др.
ІI.9.2.3. Названието на вида при чуждоезични документи се посочва в съответствие с утвърдената терминология в страната, където е съставен документът.
ІI.9.2.4. При публикуване на документ, предаден по телег­рафа, телефона и радиото, начинът на неговото предаване се посочва в заглавието към вида на документа или в текстуална бележка.
Пример:
 
Заповед, предадена по телефона.
 
ІI.9.2.5. Названията на документи като: „телеграма“, „стенограма“, „снимка“, „пощенска картичка“, „карта“ се запазват, ако документът не може да бъде отнесен към някакъв друг вид.
ІI.9.2.6. Видът на документите, публикувани в периодични издания, се посочва в съответствие с общите изисквания.
ІI.9.2.7. Видът на собствени материали на периодичните издания (уводни, редакционни и авторски статии, репортажи, очерци, кореспонденции, информации, интервюта и др.) се посочва в съответствие с класификацията на журналистическите жанрове.
 
ІI.9.3. Автор и адресат на документа
ІI.9.3.1. Автор и адресат на документа могат да бъдат една или група институции и организации, тяхна структурна част, отделно лице или група лица.
ІI.9.3.2. Когато авторът и адресатът не са посочени в документа, те се уточняват чрез извороведски анализ на документите, като начинът на установяването им или невъзможността да бъдат установени се посочва в текстуална бележка.
ІI.9.3.3. Когато авторът или адресатът на документа е институция или организация, в заглавието се посочва тяхното официално наименование за съответната епоха (пълно или сък­ратено) и при необходимост – ведомствената му подчиненост.
ІI.9.3.4. Когато авторът или адресатът на документа е структурна част на дадена институция или организация, посочването на наименованието на институцията или организацията или на тяхна структурна част в заглавието се решава в зависимост от значението на тази структурна част и от характера на документа.
ІI.9.3.5. За документ с колективно авторство (решения, постановления, резолюции и др.) като автор се посочва институцията или организацията, която е съставила документа.
ІI.9.3.6. Ако наименованието на дадена институция или организация или на негова структурна част се споменава в много заглавия, пълната му форма може да се даде само при първо споменаване в текстуална бележка, в археографската част на предговора или в списък на съкращенията.
ІI.9.3.7. В заглавията могат да се използват без разкриване официални и общоприети съкращения на наименованията на институции и организации, като пълната им форма се посочва в списъка на съкращенията.
Пример:
 
ПБ на ЦК на БКП, ПП на БЗНС
 
ІI.9.3.8. В заглавието на документ, адресиран до едно учреждение и изпратен за сведение или изпълнение и до други учреждения, се посочва само основният адресат, а за останалите се дават сведения в текстуална бележка.
ІI.9.3.9. Имена на длъжностни лица, подписали или получатели на документа, се посочват в заглавието само когато са известни.
ІI.9.3.10. Към имена на длъжностни лица (автор и адресат) се посочва тяхната длъжност, обществено положение, чин и звания.
ІI.9.3.11. Имена (име и фамилия; име, презиме и фамилия) на автор и адресат се изписват в заглавието изцяло.
ІI.9.3.12. При документи от личен произход, когато лицето е известно с име и презиме, с прозвище, с псевдоним, със съкратено име и др., в заглавието се запазва тази форма.
Пример:
 
Васил Левски, а не Васил Иванов Кунчев
Христо Ботев, а не Христо Ботев Петков
Ламар, а не Лалю Маринов
ІI.9.3.13. При многократно повторение в заглавията на имената на едни и същи лица, тяхната длъжност и обществено положение могат да се посочат при първо споменаване и изменение или в именния указател.
ІI.9.3.14. Имена, прозвища, псевдоними на едно и също лице, написани различно в текста на отделните документи, в заглавията се изписват по един и същи начин.
ІI.9.3.15. Имена на автор и адресат, написани в документа на чужд език, в заглавието се транскрибират в съответствие с възприетите за това правила или според установената традиция.
ІI.9.3.16. Когато автори или адресати на даден документ са няколко лица или учреждения, те могат да се посочат в заг­лавието изцяло, обобщено или частично с изреждане на останалите в текстуална бележка.
ІI.9.3.17. В заглавие на авторски материал от периодичния печат се посочва името на автора.
ІI.9.3.18. При заглавие на материал от периодичния печат без автор се посочва названието на периодичното издание, като чуждоезичните се транскрибират.
ІI.9.3.19. Автор на ръкописен картографски документ е неговият съставител, а за печатните карти се посочват и сведения за издателя.
ІI.9.4. Съдържание на документа
ІI.9.4.1. Съдържанието на документа в заглавието се предава точно и кратко, като се отразява най-същественото.
ІI.9.4.2. При предаване на съдържанието на документа се посочва времето и мястото на събитието, ако не съвпадат с времето и мястото на написване на документа.
Пример:
 
Доклад на околийския управител в Перник до Министерството на вътрешните работи за състоянието на околията от 25 ноември до 26 декември 1944 г.
3 януари 1945 г.
 
ІI.9.4.3. При частично публикуване на документи в заглавието се отразява съдържанието на публикуваната част.
ІI.9.4.4. В заглавието на фотодокумент се посочва наименованието на заснетия обект (лице), мястото и времето на събитието.
ІI.9.5. Дата на съставяне на документа
ІI.9.5.1. При служебни документи се посочва датата на извеждането им, а при телеграмите – датата на изпращането.
ІI.9.5.2. При укази, постановления, устави и други подобни документи в заглавието се посочва датата на утвърждаването им. Датата на подписването и други дати, свързани със създаването на документа, се посочват при необходимост в текстуална бележка.
ІI.9.5.3. При документи от личен произход в заглавието се посочва датата на тяхното написване.
ІI.9.5.4. Ако документът е съставен в течение на продължително време (дневник, бележник, литературно произведение и др.), в заглавието се посочва началната и крайната дата на неговото съставяне.
Пример:
 
Протоколи от заседанията на Третия редовен окръжен конгрес на Серския революционен окръг.
22 август – 2 септември 1907 г.
(Вътрешната Македоно-одринска революционна организация (1893–1919 г.). Т. 1. Ч. 2. С., 2007, с. 720)
 
ІI.9.5.5. При частична публикация на дневник, бележник, литературно произведение и др., в заглавието се посочва датата на написването на публикуваната част.
Пример:
 
Кратки, недовършени бележки от Бачо Киро Петров за предвожданата от него Берковска чета.
12–16 май 1876 г.
 
ІI.9.5.6. Материали, отпечатани в периодичния печат без собствена дата, се датират по излизането на периодичното издание, което се посочва в текстуална бележка.
ІI.9.5.7. За ръкописните картографски документи се посочва датата на съставяне, а при печатните – на съставяне и на издаване.
ІI.9.5.8. Когато документът не е датиран, в заглавието може да се посочи датата на получаването му с обяснение в текстуална бележка.
ІI.9.5.9. Когато документът не е датиран, датата се установява от съставителя чрез извороведски анализ, като в текстуална бележка се посочват основанията за датиране – хартия, начин на изписване, пощенско клеймо, съпроводително писмо или отговор и по други документи, за които се посочват исковите данни.
Пример:
 
[София, 29 февруари 1938 г.] 1
1. Датирано по съдържанието и док. № 253.
(Из личния архив на Кимон Георгиев. Т. 2. С., 2008, с. 385–386)
 
ІI.9.5.10. Когато документът не може да се датира точно, датата се определя приблизително: „не по-рано от“, „не по-късно от“, „преди“, „след“, „края на“, „началото на“, „между“, „около“ и др., като в текстуална бележка се отбелязва основанието за датирането. Ако датата и месецът не могат да се установят, посочва се само годината, а когато и това е невъзможно, се изписва „б.д.“ (без дата).
Пример:
 
[след 22 януари 1935 г.] 1
1. Писмото е датирано по съдържанието – Кимон Георгиев по решение на ЦУ на Военния съюз е заставен да подаде оставка на 22 януари 1935 г., а на следващия ден е назначено ново правителство с министър-председател ген. П. Златев.
(Из личния архив на Кимон Георгиев. Т. 2. С., 2008, с. 271)

ІI.9.5.11. В заглавието датите се обозначават с деня, месеца и годината. Когато точното време на създаване или получаване има историческо или биографично значение, в някои случаи (при военни, дипломатически и други документи) след датата на документа се посочват часът и минутата.
ІI.9.5.12. Денят и годината при посочване на датата се изписват с арабски цифри, а месеците – с думи.
ІI.9.5.13. Когато годината или месецът са изписани в документа съкратено, в заглавието се изписват изцяло. Доразкритата част може да се постави в квадратни скоби.
Пример:
 
17 април 76 = 17 април 1876 г.
30.4.1876 = 30 април 1876 г.
1 май 876 = 1 май [1]876 г.
 
ІI.9.5.14. В печатни и електронни публикации, при които текстът на документите е възпроизведен чрез набор, датата се поставя под редакционното заглавие вдясно, независимо от мястото ѝ в документа съгласно Приложение № 5.
ІI.9.5.15. Всички документи се датират по съвременното летоброене, като годините на ерите от сътворението на света, хиджра и други се привеждат на съвременно летоброене. Привеждането става по следния начин:
за документите, датирани по цариградското летоброене, от годината се изважда числото 5508.
Пример:
 
7230 – 5508 = 1722 г.
 
за документите, датирани по еврейското летоброене, към годината се прибавя числото 240 и от общия сбор се изважда числото 4000. Ако документът е от последните четири месеца на годината, при изчисляването се взема една година по-малко от посочената в документа година.
 
Пример:
 
5342 + 240 – 4000 = 1582 г.
 
за документите, датирани по мохамеданско летоброене, изчисляването на датата става с помощта на синхронични таблици.
ІI.9.5.16. За разграничаване на съвременната дата и датата по друго летоброене се използват скоби (кръгли или квадратни) или наклонена черта.
Пример:
 
Закон за земите
7 рамазан 1274/21 (април 1858) г.
(Извори за българската история. IV. Турски извори за българската история. Т. 1. С., 1959, с. 14)
 
ІI.9.5.17. За документите, съставени в България преди въвеждането на новия Григориански календар на 31 март 1916 г., датата в заглавието се посочва по стар стил.
ІI.9.5.18. Документи, съставени преди 31 март 1916 г. и произхождащи от страни, където новият стил е въведен преди това, в заглавието се посочва датата на документа по нов и по стар стил. Датата по двата стила се разграничава с наклонена черта или кръгли скоби. Привеждането от нов към стар стил става като за XX в. се извадят 13 дни, за XIX в. – 12 дни, за XVIII в. – 11 дни.
Пример:
 
30/18 май 1876 г.
23/11 май 1876 г.
 
ІI.9.5.19. Двойна дата може да се посочи и за документи, съставени след 31 март 1916 г., но датирани по стар стил. Посочването на датата по двата стила е препоръчително, когато в публикацията са включени документи, датирани и по двата стила. Датите се разполагат в последователност, възприета за основна в дадена публикация.
ІI.9.5.20. Когато изписването на датата на документите не съответства на сега възприетото ѝ изписване, в заглавието се посочва съвременната ѝ форма, а другата – в текстуална бележка. Привеждането на годината, месеца и деня в съвременна форма се извършва с помощта на приложените таблици (виж Приложения № 2–4).
ІI.9.6. Място на съставяне на документа
ІI.9.6.1. Когато мястото на съставяне не е означено в документа, то се установява от съставителя и посочва в квадратни скоби [], като в текстуална бележка се посочват основанията. В случаите, когато то не може да се установи, се изписва „Б.м.“ (без място).
ІI.9.6.2. Географските наименования се посочват в заглавията по преценка на съставителя така, както са в документа, или със съвременните им наименования, което се посочва в научно-справочния апарат – в археографската част на предговора, в текстуална бележка – при първо или всяко споменаване, или в географския указател.
ІI.9.6.3. Ако авторът на документа е посочен в заглавието с мястото му на пребиваване (например, кмет на София, пълномощен министър в Лондон и др.), по преценка на съставителя мястото на написване може да се посочва само в случаите, когато документът е съставен на друго място.
ІI.9.6.4. В печатни и електронни публикации, при които текстът на документите е възпроизведен чрез набор, мястото на съставяне на документа се посочва под заглавието вдясно и преди датата на документа съгласно Приложение № 5.
ІI.9.7. Деловоден номер на документа
ІI.9.7.1. Деловодният номер на документа се посочва при служебни документи, при дипломатическа кореспонденция и др.
ІI.9.7.2. Когато деловодният номер липсва в документа, но е от съществено значение за разбиране на съдържанието или за датирането му, се установява по други източници.
ІI.9.7.3. В печатни и електронни публикации, при които текстът на документите е възпроизведен чрез набор, деловодният номер се разполага под заглавието вляво, но може да се посочи и непосредствено след вида на документа, ако влиза в състава на собствено заглавие на документа (например номер на протокол, указ, постановление и др.).
 
II.10. Легенда (контролно-справочни сведения)

ІІ.10.1. Основни елементи на легендата
II.10.1.1 Към всеки документ се съставя легенда, включваща контролно-справочни сведения за мястото на съхранение на документа, оригиналността, начина на създаване, езика (за чуждоезични документи) и евентуално библиографски данни за негова предишна публикация.
II.10.1.2. Повтарящи се контролно-справочни сведения за документите в цялата публикация (названия на архива, фонда и описа, оригиналност, начин на написване и пр.), могат да не се отразяват в легендата, а да се посочат в археографската част на предговора.
II.10.1.3. При публикуване на документи чрез изображение не е задължително да се посочват оригиналността, начинът на възпроизвеждане и езикът на документа.
II.10.1.4. В легендата се употребяват както общоприети, така и възприети за дадената публикация съкращения, включени в списък на съкращенията.
II.10.1.5. В печатни и електронни публикации, при които текстът на документите е възпроизведен чрез набор, легендата се помества след текста на всеки документ съгласно Приложение № 5. При публикувани чуждоезични документи в оригинал и превод, легендата се помества след основния текст, а не след превода.
II.10.1.6. В публикации на творчески и биографични материали (литературни произведения, дневници, спомени и др.) сведенията от легендата могат да се дадат в археографската част на предговора, във въвеждащи части към отделни раздели или в бележки.
II.10.1.7. В публикации, при които текстът на документите е възпроизведен чрез изображение, контролно-справочните сведения се разполагат според графичната и техническата концепция.
II.10.1.8. В легендата към фотодокументите се посочва и техният размер, фотограф, година на създаване, цветност и други особености.
II.10.1.9. В легендата към картографските документи се посочва и мащабът, размерът на изображението и начинът на съставяне.
II.10.2. Място на съхранение на документа
II.10.2.1. За място на съхранение на архивни документи се посочват техните искови данни – название на архива, номер на фонда, номер на описа, номер на архивната единица и номер на листа/листовете.
Пример:
 
ЦДА, ф. 190К, оп. 3, а.е. 195, л. 105–127.
НБКМ, ф. 26, оп. 1, а.е. 1, л. 50–71.
 
II.10.2.2. При посочване само на съкратеното название на архива, пълното му название се посочва в археографската част на предговора или в списък на съкращения.
II.10.2.3. При посочване само на номера на фонда, пълното му наименование се посочва в археографската част на предговора или в списък на използваните фондове.
II.10.2.4. При публикуване на документи, съхранявани в чуждестранни архиви, се посочват исковите данни, възприети в съответния архив.
II.10.2.5. При публикуване на документи по копия (микрофилми, ксерокопия, фотокопия, дигитални копия и др.), чиито оригинали се съхраняват в чуждестранни архиви, се посочват както исковите данни на оригинала, така и на използваното копие.
II.10.2.6. При публикуване на документи по копия, чиито оригинали се съхраняват в друго българско архивохранилище, се посочват както исковите данни на оригинала, така и на копието.
Пример:
 
ЦДА, ф. 173К, оп. 1, а.е. 4, л. 3. (ДА – Бургас, № 173).
 
II.10.2.7. За публикуваните само в превод чуждоезични документи в легендата се отбелязва и езикът на оригинала.
Пример:
 
Оригиналът е на фр. ез.
 
II.10.2.8. За документите, публикувани по периодични издания, се посочват видът на изданието (вестник, списание, бюлетин и пр.), неговото название и данни за издаването му – място (София може да не се изписва), година, брой (за вестниците и датата), номера на страници (при вестниците не е задължително).
Пример:
 
В. „Пряпорец“, г. Х, бр. 142, София, 8 декември 1907 г., с. 1–2.
(Вътрешната Македоно-одринска революционна организация (1893–1919 г.). Т. 1. Ч. 2. С., 2007, с. 756)
 
II.10.2.9. Ако текстът на документа се публикува по екземпляр на периодично издание, което е библиографска рядкост и се съхранява в архивен фонд, тогава освен данните за изданието се посочват и архивните искови данни.
II.10.2.10. Ако видът или мястото на издаване се съдържат в названието на периодичното издание (напр. „Силистренска трибуна“, „Работнически вестник“) и са посочени в заглавието, в археографската част на предговора или в бележките, те могат да не се изписват в легендата.
II.10.2.11. При публикуване на текст на документ по предишна публикация, в легендата се посочва нейното название, място и година на издаване и номер на страница/и, където е публикуван в съответствие със стандартите за библиографско описание и цитиране.
II.10.3. Оригиналност на документа
II.10.3.1. В легендата се посочва оригиналността на документа – оригинал, копие (на копирна машина, фотокопие, микрофилмово копие, дигитално копие, принтеркопие и др.), чернова, препис.
II.10.3.2. При копията и преписите може да се посочи и степента на близост до оригинала – заверен препис, заверено копие, препис от незаверен или заверен препис, авторизирано копие и др.
Пример:
 
ЦДА, ф. 28, оп. 1, а.е. 377, л. 2. Заверен препис. Машинопис.
 
II.10.3.3. При публикуване на текста на документ, размножен чрез печат, циклостил и други начини, оригиналността на документа обикновено не се посочва.
II.10.4. Външни особености на документа
ІІ.10.4.1. В легендата се посочва начинът на създаване на писмени документи – ръкопис, машинопис, печат, компютърен набор и др.
II.10.4.2. При по-стари, уникални и особено ценни документи в легендата може да се посочат и някои външни особености на документа: материал (различен от хартия), формàт, наличност на бланка, печат, степен на запазеност. По преценка на съставителя тези данни могат да се посочат в текстуална бележка.
II.10.4.3. За печатите се посочва: фòрмата (кръгъл, елипсовиден и пр.), размерът (в милиметри) и материалът, от който са направени, цветът и начинът на поставяне; текстът на надписа и сведения за разположението на буквите (между две нишки или линийки, между два кръга и назъбени ивици, върху знаме и пр.); сведения за изображението. Надписът се предава дословно с оригинални букви (кирилица, латиница и др.), като се запазват съкращенията и пунктуацията. Липсващите части се възстановяват в квадратни скоби. Дава се и описание на орнаментацията. При описание на отпечатъци, наложени с гумен, метален и друг печат, се спазват същите правила за описание, но без посочване на материала и цвета. Същото се отнася и за сухите печати. Ако текстът на печата е на чужд език, той се възпроизвежда и в превод.
Пример:
 
Кръгъл восъчен печат в размер 30 мм с лъвче в средата и текст „Привременно правителство в България – I отд. от БРЦК“, разположен околовръст между два кръга.
 
II.10.4.4. Библиографски данни за предишни публикации на документите се дават предимно в научните издания, като чуждоезични названия на изданията се посочват на съответния език.
 
II.11. Структура на документалната публикация
II.11.1. Структурата на документалната публикация зависи от нейния вид, обем и от характера на документите.
II.11.2. Основните части на публикация, в която текстът на документите е възпроизведен чрез набор, се разполагат в следния ред: предговор (историческа и археографска част), списък на съкращенията, текстове на документите със заглавие, легенда, обяснителни бележки по текста и съдържанието, указатели, съдържание със списък на публикуваните документи. За всеки конкретен случай се преценява необходимостта от съставяне на хронологически списъци, списък на невключените в публикацията документи, библиография на използваната литература, приложения.
II.11.3. Разположението на отделните части при електронна публикация на документи, възпроизведени чрез изображение, се решава според графичната и техническата концепция на съответната публикация.
ІІ.12. Систематизиране на документите
В зависимост от характера на документите и вида на публикацията документите могат да се систематизират по хронологически, тематичен, географски, кореспондентски, номинален или друг признак, като в някои публикации е целесъобразно да се съчетаят.
ІІ.12.1. Хронологическият признак е най-подходящ за систематизиране на документите в публикации, разглеждащи широк кръг разнообразни въпроси, които не могат да бъдат обединени по тематичен или друг признак.
ІІ.12.1.1. Хронологическата систематизация се извършва според датата, посочена в заглавието на документа.
ІІ.12.1.2. Хронологическата систематизация може да бъде нарушена, което се обосновава в предговора или в текстуална бележка, когато:
– даден документ съдържа обобщена характеристика на периода и може да бъде поместен в началото на група документи, отнасящи се за същия период;
– няколко документа се отнасят за едно и също събитие и са датирани в близки хронологични граници, и могат да се обединят с общо групово заглавие;
– датите на съставяне, разглеждане или утвърждаване не съвпадат;
– датата на събитието не съвпада с датата на съставянето му, документът може да бъде поместен по датата на събитието.
ІІ.12.1.3. Документи, съставяни в течение на известен период от време, се систематизират по крайната дата, когато те са един цялостен документ (например литературно произведение), и по началната дата, ако се публикува част от документа и записите за всеки ден имат самостоятелно значение (например дневници).
ІІ.12.1.4. Документи, датирани само по месец или година, се систематизират в края на дадения период от време и се пос­тавят след точно датираните документи.
ІІ.12.1.5. Документи, приблизително датирани в рамките на няколко дни, месеца или години, се систематизират по началната дата и се поставят след точно датираните документи.
ІІ.12.1.6. Документи, приблизително датирани в един ден, месец или година, се систематизират в следния ред: „по-рано от“, „преди“, „не по-късно от“, „около“, „не по-рано от“, „след“, „по-късно от“.
ІІ.12.1.7. Недатираните документи се подреждат след датираните.
ІІ.12.1.8. Когато от една дата има повече документи, те се подреждат по часове на деня, по значимост, по автори и др.
ІІ.12.2. Тематично се систематизират документите в публикации, в които са включени близки по съдържание документи по определена тема. В тях документите се групират по тематични раздели/подраздели, отговарящи на най-важните въп­роси от темата на публикацията или на големите периоди от развитието на историческото явление.
Пример:
 
Анчова, К., М. Пискова, М. Тодоракова. Архив на българс­ките архиви. Благоевград, 2003. 676 с.
 
ІІ.12.3. Географският признак за систематизиране се прилага в случаите, когато е необходимо да се покаже развитието на дадено историческо събитие по области, окръзи, райони и пр.
ІІ.12.4. По кореспонденти се систематизират предимно епистоларни документи, когато от даден кореспондент се публикуват голям брой документи.
Пример:
 
Из архивата на Найден Геров. Кн. 1. Кореспонденция с частни лица. А–Л. С., 1911.
 
ІІ.12.5. Когато в публикацията се поместват няколко вида тематично обединени документи, целесъобразно е те да се систематизират по вида на документите и по тяхната значимост (постановления, доклади, писма и др.).
ІІ.12.6. Регестите и таблиците се систематизират в публикацията самостоятелно, в съчетание с други документи, в научно-справочния апарат или като приложение. Мястото им се определя от възприетата структура и принципите за систематизиране на документите (тематичен, хронологичен и др.).
ІІ.12.7. Всеки документ има пореден номер, който определя мястото му в публикацията. Номерацията е непрекъсната, независимо от възприетия признак за систематизиране на документите.
ІІ.12.8. Документите с групово заглавие имат отделни поредни номера, въпреки че пред заглавието се поставя и общ номер, обхващащ крайните номера на документите от дадената група.
 
ІІ.13. Научно-справочен апарат

ІІ.13.1. Всяка публикация на документи, независимо от начина на възпроизвеждане на текста, се съпровожда от научно-справочен апарат (НСА), който отразява публикуваните документи в други аспекти и ги допълва с информация от други източници.
ІІ.13.2. Целта на НСА е:
– да улесни използването на публикациите и да ги направи максимално достъпни и понятни;
– да повиши информационната стойност на публикациите, степента на полезност и честотата на използване.
ІІ.13.3. Научно-справочният апарат се състои от:
– предговор;
– обяснителни бележки;
– хроника на събитията;
– указатели;
– списък на чужди и непознати думи и изрази (терминологичен речник);
– списък на съкращенията;
– резюме;
– библиография;
– списък на неизползваните документи;
– съдържание и списък на включените в публикацията документи.
ІІ.13.4. Съставът и съдържанието на НСА се определят от вида и целта на публикациите, характера на документите и начина на възпроизвеждане на текста.
ІІ.13.4.1. Научно-справочният апарат към публикации на документи в периодични и продължаващи издания включва встъпителна част и обяснителни бележки.
ІІ.13.4.2. За популярните и учебните публикации се подготвя НСА в по-достъпен вид.
ІІ.13.4.3. В публикации на чуждоезични документи с паралелен превод, НСА може да бъде съставен на български или на няколко езика.
 ІІ.13.5. Източници на информация за съставяне на НСА са архивни документи (публикувани и непубликувани), официални издания, справочници, научни изследвания, уеб сайтове.
ІІ.13.6. В съставните части на НСА не се допуска повторение на една и съща информация. Редакцията им е еднаква за цялата публикация, включително и при серийни издания.
ІІ.13.7. Изисквания и особености при съставяне на предговор (увод, въведение, встъпителна статия, встъпителна част, встъпителна студия).
ІІ.13.7.1. Предговорът има за задача да обоснове необходимостта от публикуването на документите и да даде характеристика на приложените принципи и методи за подготовката на публикацията. При корпусни, серийни и продължаващи издания се съставя общ предговор, а при необходимост – и предговор към всеки том.
ІІ.13.7.2. В научните публикации предговорът се състои от историческа и археографска част.
В историческата част се обосновават темата, целите и значението на публикацията; прави се анализ на предишните публикации; определя се ценността на документите като исторически извор; очертава се пълнотата на изданието; при необходимост се дава характеристика на авторите и адресатите на документите.
В археографската част се обосноват принципите на подбора на документите; прави се преглед на издирените, но не­включени документи (когато не се помества списъкът им); дава се информация за принципите и методите на работа на съставителите при възпроизвеждане на текста на документите, в частност и за избора на текста при наличие на няколко редакции и варианти; представя се структурата на публикацията и систематизирането на документите; описват се елементите на оформление на документите, съставът и начинът на изготвяне на НСА; посочват се авторите и съставителите и извършената от тях работа.
ІІ.13.7.3. В предговора към популярните публикации се дава кратка обосновка на тяхната цел, обща историческа характеристика за периода на създаване на документите и информация за произхода им.
ІІ.13.7.4. В предговора към учебните публикации се прави характеристика на най-важните въпроси на учебния материал и информация за значението на публикуваните документи като извори за неговото изучаване; дават се указания за методиката на използване на документите в учебния процес.
ІІ.13.8. Изисквания и особености при съставяне на обяснителни бележки.
Обяснителните бележки предоставят необходимата информация за състава, съдържанието и особеностите на текста на публикуваните документи. Техният състав и обем зависят от вида и целта на публикацията и от характера и съдържанието на включените документи.
Обяснителните бележки са бележки по текста (текстуални) и бележки по съдържанието.
ІІ.13.8.1. В бележките по текста се разясняват неточности (изопачавания, пропуски, неразчетен текст, повреди и др.) и неговите особености (подчертавания, забележки, допълнения, промяна в начина на изписване и др.); поясняват се съкращения, специални термини и малко употребявани думи (когато липсва речник за тях, превеждат се чуждоезични думи и изрази); съобщава се за запазването на собствени заглавия на документите; аргументира се тяхното датиране и авторство и др.
В научните публикации текстуалните бележки са подробни, а в учебните и популярните – по-кратки.
В печатни и електронни публикации, при които текстът на документите е възпроизведен чрез набор, текстуалните бележки се означават със знак за препращане (цифра или звездичка) и се разполагат под линия на същата страница. При подробен текстологичен коментар бележките могат да се дадат след тек­ста на всеки документ или общо за всички документи в края на публикацията.
ІІ.13.8.2. В бележките по съдържанието се изясняват историческите факти, събития, явления и действия на отделни лица, институции и организации, отразени в публикуваните документи; допълват се с нова информация засегнатите от документите факти; разкриват се неточни или тенденциозни сведения; установява се взаимната връзка на документите от дадената публикация и с други документи.
ІІ.13.8.2.1. В научните публикации бележките по съдържанието се основават на широк кръг архивни и публикувани извори и често имат изследователски характер, а в учебните и популярните те са по-кратки и имат предимно справочен характер.
ІІ.13.8.2.2. Бележките по съдържанието могат да се отнасят към отделна част от документите, към документа като цяло или към група документи.
ІІ.13.8.2.3. В печатни и електронни публикации, при които текстът на документите е възпроизведен чрез набор, бележките по съдържанието се разполагат след всеки документ или в края на публикацията и се означават със знак, различен от този на текстуалните бележки, обикновено с арабски цифри (в нарастващ ред, когато са разположени в края на публикацията). Към бележките се посочват източниците на уточненията. При чуждоезични текстове, съпроводени с преводи, текстуални бележки се дават към първообразния текст, а бележките по съдържанието – към превода.
ІІ.13.9. Изисквания и особености при създаване хроника на събитията.
ІІ.13.9.1. Към някои публикации за улеснение на читателите се изработват хроники на събитията, които могат да бъдат исторически и биографични.
Историческата хроника обхваща основните исторически факти или събития, които имат отношение към периода или темата, предмет на публикацията. Съставя се, когато съвкупността от важни исторически факти за даден период или темата на публикацията не могат да бъдат напълно изяснени от включените документи (поради липса на достатъчно документи или поради невъзможност да се обхванат всички издирени документи).
Биографичната хроника обхваща основните факти от живота и дейността на определена личност и се съставя към публикации на документалното наследство на политици, общественици, представители на науката, литературата, изкуството др.
ІІ.13.9.2. В хрониките се отразяват последователно датите, събитията и източниците за тяхното установяване. Степента на изчерпателност се определя от вида и целта на публикацията и от съществуващите извори.
ІІ.13.9.2.1. Датите се изписват според общите правила за датиране на документи. При голям брой факти от една година на съответното място в списъка се означава само месецът и денят, а годината се изнася отделно.
Пример:
 
1863 г.
Август, след 20. Белградското окръжно управление съобщава, че парите от разпродаденото имущество на участвувалите в обира на касата на легията са изпратени в съда за сметка на Раковски. Оригиналът на сръбски език.
АР, ІV, с. 179.
Август, 23. Белградският градски съд съобщава на Белградското градско управление, че Раковски не е съгласен да получи призовката на съда, понеже е чужд поданик. Съдът моли градското управление за намеса. Оригиналът е на сръбски език.
Дж. Игнятович. Сръбски документи…, 294–295.
Август, 24. М. Балабанов съобщава на Раковски, че е преписал записките на Хаджи Христо и щял да му ги изпрати, когато поиска. Вероятно това е във връзка с намерението на Раковски да издаде записките – затова натоварил Балабанов да ги препише.
АР, ІV, с. 177.
(Трайков, Веселин. Георги Стойков Раковски. Документален летопис. 1821–1867. С., 1990, с. 245)
 
ІІ.13.9.2.2. Събитията в границите на един ден се подреждат по реда на тяхната последователност, когато са известни часовете, или по значение – отначало фактите с общ характер, а след тях – фактите с частен характер, или централни събития, а след тях – събития по места.
ІІ.13.9.2.3. Приблизително датирани факти се систематизират например в следния ред: не по-късно от 5 декември, не по-рано от 5 декември.
ІІ.13.9.2.4. Събития с продължителен времеви обхват се означават по началната им дата.
ІІ.13.9.2.5. Събития, означени само с месеца, се поместват след точно датираните събития през същия месец.
ІІ.13.9.2.6. Източници за съставяне на хрониките са архивни документи, периодични издания и научни изследвания. Посочването на източниците в хрониката се извършва, както следва: публикуваните документи се означават с поредните им номера; непубликуваните – с техните искови данни; за публикуваните източници се посочват точни библиографски данни. За научните публикации посочването на източниците е възможно най-пълно.
ІІ.13.10. Указателите имат за цел да улеснят читателите при използване на документите и издирване на споменати в тях лица, географски наименования, факти, събития, предмети и др.
По своето съдържание указателите са именни, географски, предметно-тематични и смесени, а по форма – кратки и разширени.
Указателите в публикациите се съставят съгласно изискванията, посочени в част Научно-справочен апарат, подраздел Спомагателен апарат към архивните справочници на Кодекса.
ІІ.13.11. Списък на чужди и непознати думи и изрази (терминологичен речник) се съставя за публикации, съдържащи значително количество подобни термини, когато отразяването им в текстуалните бележки затруднява ползването. Думите и изразите се подреждат в азбучен ред. Към всяка дума се посочва значението, с което е използвана в документа, а за по-неизвестните чужди думи и изрази в скоби се дава техният произход.
Пример:
 
Алчия (тур.) – гипс
Бина (араб.) – сграда, здание
Кивот (гр.) – ковчег
 
ІІ.13.12. Списъкът на съкращенията включва по азбучен ред срещащите се в публикацията съкратено написани думи и тяхното пълно изписване. Включват се както съкращенията, срещащи се в текста на документите, така и тези, които са въведени при обработката на документите. В списъка могат да не се включват общоприети съкращения като г. (година), в. (век), кг (килограм), л (литър) и др.
ІІ.13.13. Резюме се съставя към научните публикации и има за цел да даде най-обща представа за съдържанието на документите и целта на тяхното публикуване. Публикува се на един или няколко чужди езика.
ІІ.13.14. Библиографиите се оформят според съществуващите стандарти и правила. В научните публикации се помества пълен списък на литературата, използвана при подготовката им, а при популярните и учебните – препоръчителна библиог­рафия по темата.
ІІ.13.15. Списъкът на неизползваните документи включва всички издирени документи, които не са включени в публикацията и не са използвани при съставянето на обяснителните бележки. Документите се подреждат в съответствие със структурата или по друг признак (хронология, архивохранилище и др.).
ІІ.13.16. Съдържанието отразява пълно и точно целия състав на публикацията, като може да включва и списък на публикуваните документи.
ІI.14. Приложения и илюстрации
ІI.14.1. Към документалните публикации се добавят различни приложения, които обогатяват съдържанието на документите, улесняват използването им, въвеждат в научен оборот допълнителен обем от извори и информация.
ІI.14.1.1. Съставът на приложенията се определя от вида и целите на публикацията и от характера на документите.
ІI.14.1.2. Към публикациите на документи от определен фонд могат да се приложат: списък със заглавията на документи от същия фонд, най-вече с еднотипно съдържание, които не се публикуват; документи или само списък със заглавията на документи от различни фондове на същия архив, отнасящи се по съдържание към публикувания фонд; документи или само списък със заглавията на документи от фондове в други архиви, свързани с издавания фонд.
ІI.14.1.3. Към публикациите на документи от определен вид (кореспонденция, дипломатически документи, мемоари) могат да се приложат документи или списък на документи, различни от публикуваните, но свързани с тях.
ІI.14.1.4. Популярните публикации изискват по-малко на брой приложения, които правят публикуваните документи достъпни за читателите.
ІI.14.1.5. Източниците, които са използвани за съставяне на приложенията, се посочват в текста на приложенията или в бележки под линия.
ІI.14.1.6. Документите, включени в приложенията, се публикуват по общите правила, към тях се съставят заглавия и легенда.
ІI.14.2. В зависимост от вида и целта на публикацията могат да бъдат добавени илюстрации – факсимилета на документи, портрети, снимки, рисунки, графики и др.
ІI.14.2.1. Мястото на илюстрациите и графичните материали се определя от вида на публикацията и начина на възпроизвеждането ѝ:
– в печатни и електронни публикации, при които текстът на документите е възпроизведен чрез набор – наред с текста, към който се отнасят; в края на изданието; комбинирано (част от тях наред с текста, а останалите – в края);
– в електронните публикации – като дигитализирани изоб­ражения, графични приложения и др., в съответствие с графичната и техническата концепция.
ІI.14.2.2. Илюстрациите се придружават от обяснителен текст и легенда, като обяснителният текст може да се включи в списък на илюстрациите към публикацията.
ІI.14.2.3. В обяснителния текст към графики, рисунки и други илюстрации се посочват по възможност сведения за вида и съдържанието на илюстративния материал, за неговия автор и датата на съставянето му.
Пример:
 
Константин Миладинов.
Фотографиран в Москва през 1856 г. с Любен Каравелов (в средата) и Петър х. Пеев от Панагюрище (първият отляво).
(Архив на Г. С. Раковски. Т. 2. Писма до Раковски, 1841–1860 г. С., Изд. на БАН, 1957, с. 400)
 
ІI.14.2.4. В легендата към портрети, снимки, репродукции, планове, скици и др. се посочват исковите данни, оригиналността и размерът на материала, техниката на изпълнението и мащабът (за планове и скици). Посочва се и наличието на автог­раф или други текстове. Ако текстът е голям и може да се приеме за отделен документ, той се публикува при документите и се свързва с илюстрацията чрез препратка.
Пример:
 
Никола Вълкович Чалики.
Фотографиран в Цариград в униформа на руски чиновник към края на Освободителната война.
Оригиналът у Бистра Сим. Радева – София.
(Архив на Г. С. Раковски. Т. 2. Писма до Раковски, 1841–1860 г. С., Изд. на БАН, 1957, с. 258)
 
II.15. Електронни публикации на документи
II.15.1. Документите могат да се публикуват и в електронна форма след предварителна археографска и редакционно-издателска обработка и придружени със съответните издателски данни.
II.15.2. Електронните публикации могат да се тиражират и разпространяват на физически електронни носители (CD, DVD, flash) и по локални и глобални мрежи (web-сайтове) онлайн.
II.15.3. За подготовка на електронни публикации се използват различни формàти и съответни програмни продукти.
II.15.4. В зависимост от начина на подготовка електронните публикации могат да бъдат:
– електронен аналог на печатна публикация (без промяна на текста, разположението на страниците, заглавието, научно-справочния апарат, приложенията, илюстрациите и др.);
– оригинална самостоятелна електронна публикация, която няма печатен аналог.
II.15.5. Електронният аналог на печатна публикация съдържа собствените издателски данни и издателските данни на съответната печатна публикация.
II.15.6. В самостоятелните електронни публикации документите се възпроизвеждат чрез компютърен набор, чрез изоб­ражение (дигитален образ); чрез копия на електронно създадени документи; смесено – чрез изображение/дигитален образ, съпроводено с текстова транскрипция.
II.15.6.1. В зависимост от вида и целите на публикацията възпроизвеждането се осъществява в различни формàти – HTML (Hyper Text Markup Language), PDF (Portable Document Format), TIFF, JPG и др.
II.15.6.2. При подготовката на самостоятелни електронни публикации се прилагат археографските изисквания, но имат и някои особености:
– могат да включват повече документи в сравнение с ограничения обем на традиционните печатни публикации, което позволява да се подберат и документи с по-второстепенно значение, както и различни варианти и редакции на един и същ документ;
– публикуването на документи чрез изображения максимално представя особеностите на тяхното съдържание и външни белези, при което до голяма степен отпада необходимостта от обяснителни бележки, посочването на оригиналността и начина на тяхното създаване;
– структурата, систематизацията на документите, разположението на предговора, елементите на заглавието, легендата, научно-справочния апарат и приложенията се решават според графичната и техническата концепция на съответната публикация и в този смисъл всяка електронна публикация е оригинална по своя замисъл и изпълнение;
– съставянето на указатели и списъци може да се замести от навигационните и търсещи средства на софтуера, даващи и широки възможности за: сортиране на информацията по документите; организация на хипертекстови препратки между документите както в една, така и между различни публикации; създаване на списъци с термини и определения;
– вграждане на изображения; съдържание, служещо и за навигационно меню; търсене по ключова дума, търсене на речниково определение на дума, възпроизвеждане от гласов четец и др.;
– електронните публикации могат да съдържат не само писмени и фотодокументи, но и видео, анимация, музика, разнообразни визуални ефекти и др.
II.15.7. Етапи на подготовката на електронна публикация:
– разработване на концепция за съставните елементи и тяхното разположение;
– техническо осигуряване;
– създаване на съдържание, включващо изготвянето на копия на документите и набор на данните за тях – заглавие, легенда, обяснителни бележки и др. елементи, свързани с концепцията;
– публикуване на съдържанието на физически електронен носител или в локални и глобални мрежи.

Приложения
 
Приложение № 1
Приложение № 2
Приложение № 3 и Приложение № 4
Приложение № 5

III. ПРАВИЛА ЗА ДИГИТАЛИЗИРАНЕ НА АРХИВНИ ДОКУМЕНТИ
 
ІII.1. Общи положения
ІII.1.1. С настоящите правила се дават общата рамка и параметрите за дигитализация на документи от състава на НАФ.
ІII.1.2. Дигитализацията е комплекс от взаимосвързани дейности, включващ:
– подбор и подготовка на документи за дигитализация;
– изготвяне на дигитални копия и съответните метаданни, контрол на качеството, дългосрочно съхранение и опазване;
– осигуряване на достъп и използване на дигиталните копия.
ІII.1.3. Дигиталните копия на документи и съответните метаданни се съхраняват като централизирани бази данни.
ІII.1.4. Дигитализацията на документи се извършва от институциите, които ги съхраняват, в съответствие с вътрешни инструкции, изготвени в съответствие с настоящите правила, спецификата на съхраняваните документи и ресурсите на съответната организация.
ІII.1.5. Основни цели на дигитализацията:
улесняване на достъпа и използването на документи, включително и чрез Интернет;
осигуряване на по-добро опазване на документите чрез използване на техните висококачествени дигитални копия;
създаване на нови възможности за извличане на информация и добавяне на стойност чрез изготвяне на метаданни и индексиране, разработване на инструменти за търсене и др.
ІII.1.6. При дигитализация се спазват следните основни принципи:
ІII.1.6.1. Във всички етапи и дейности по дигитализацията на документите се гарантира сигурността и запазването на физическото им състояние.
ІII.1.6.2. Преди дигитализацията се извършва реставрация и консервация на повредени документи и документи в застрашено физическо състояние.
ІII.1.6.3. Подборът на документи за дигитализация се основава на утвърдени общи критерии и приоритети.
ІII.1.6.4. Дигиталните копия на документи се изготвят в две версии: мастер и производни.
ІII.1.6.5. За всяко дигитално копие се изготвят метаданни по предварително определена схема.
ІII.1.6.6. Достъпът до дигиталните копия и начините на разпространението им се извършва според съответстващите нормативни и административни актове.
ІII.1.6.7. Дигиталните копия – мастер и производни, не са застрахователни копия на архивните документи и не изпълняват функцията на техни заместители в случай на унищожаване или загуба.
 
ІІI.2. Термини/определения
В рамките на настоящите правила се използват следните определения:
ІІI.2.1. „Височина на дигитален образ (Image Height)“ – броят на редиците с пиксели в образа или общият брой пиксели по вертикалното (Y) измерение на образа.
ІІI.2.2. „Дигитален мастер обект“/„дигитален мастер образ“ – висококачествен дигитален обект/дигитален образ за дългосрочно запазване, който може да се използва като източник за изготвяне на производни дигитални обекти/образи.
ІІI.2.3. „Дигитален обект“/„дигитално копие“ – съвкупността от всички файлове с дигитални образи, представящи един отделен източник в неговата цялост. Един дигитален обект може да се състои от един или повече файлове с дигитални образи.
ІІI.2.4. „Дигитален образ“ – дигитално кодирано представяне на визуалните характеристики на един източник. В настоящите правила се използва за обозначаване на отделен файл с образ на съставна част на източника (например отделна страница).
ІІI.2.5. „Дисторсия“ (геометрична) – дефект на дигиталния образ, при който реалната геометрия на източника не е представена правилно в дигиталния образ. При дисторсия образите на прави, перпендикулярни на оптичната ос, не са прави, а криви линии. Например страните на квадрат от източника изглеждат в образа извити навън или навътре. Дължи се на това, че мащабът на изображението (линейното увеличение) на различно разстояние от центъра не е еднакъв. Може да се получи, когато източници, които не лежат в една равнина (извити листове, извивки на листовете при подвързани източници) се сканират без да са притиснати добре върху повърхността за сканиране. Дисторсия може да бъде причинена и от оптиката на скенера, сензорни дефекти и др.
ІІI.2.6. „Източник“ – непосредственият източник (архивен документ или съвкупност от отделни свързани документи), от който се изготвя дигиталният обект.
ІІI.2.7. „Качество на дигитален обект/образ“ – степента, в която дигиталните обекти/образи притежават характеристиките и параметрите, определени в настоящите правила. Проверява се и се оценява чрез комплекс от показатели.
ІІI.2.8. „Количество пиксели (Pixel array)“ – широчината и височината на образа в пиксели.
ІІI.2.9. „Корекция на дигитален обект/образ“ – действие за отстраняване на несъответствие на дигитален мастер обект с характеристиките и параметрите, определени в настоящите правила. Обхватът на допустимите корекции на мастер образи е посочен в настоящите правила.
ІІI.2.10. „Метаданни“ – структурирана информация за дигитални обекти. Съдържат информация, необходима за създаването, управлението, представянето, идентифицирането, достъпа и съхранението на дигиталните обекти. Създават се на ниво „дигитален обект“/„дигитално копие“.
ІІI.2.11. „Нютонови пръстени“ – интерференчна картина, която се проявява като серия от концентрични светли и тъмни пръстени. Най-често се появява при сканиране на трансмисивни източници. Този дефект често не е видим при сканирането и се проявява по-късно при увеличаване на образа при принтиране.
ІІI.2.12. „Пиксел“ – абревиатура на picture element. При дигиталните образи пикселът е най-малката дискретна единица информация от структурата на образа. Образите, базирани на растер данни, могат да бъдат определени като решетка, в която всяка клетка е пиксел. Количеството информация, което може да бъде включено в един пиксел, е различно и се изразява като „битова дълбочина“. При сензорите на скенери или дигитални камери „пиксел“ означава най-малкият фоточувствителен компонент или клетка, който може да осигури реакция на светлината.
ІІI.2.13. „Производен дигитален обект“/„производен дигитален образ“ – дигитален обект/образ, изготвен от дигитален мастер обект/образ като негов заместител за конкретни цели на използването и разпространението.
ІІI.2.14. „Растер образ“ – образ, основан на решетка/растер от отделни елементи – пиксели.
ІІI.2.15. „Рефлексивно сканиране“/„рефлексивен източник“ – сканиране, при което светлината се отразява от източника – документи на хартиен носител, снимки на фотохартия и др. непрозрачни източници.
ІІI.2.16. „Трансмисивно сканиране“/„трансмисивен източник“ – сканиране, при което светлината преминава през източника – микрофилми, микрофиши, диапозитиви, стъклени плаки и др. прозрачни източници.
ІІI.2.17. „Широчина на образа (Image Width)“ – броят на колоните с пиксели в образа или общият брой пиксели по хоризонталното (Х) измерение на образа.
ІІI.2.18. „Шум“ – данни, които засенчват или разрушават полезния сигнал.
 
ІІІ.3. Подбор на документи за дигитализация
ІІІ.3.1. Подборът се извършва на основата на единни критерии и приоритети, свързани с цялостната стратегия и политика на институцията, с основните цели на дигитализацията, наличните ресурси и нормативната уредба.
ІІІ.3.2. Критериите за подбор на документи включват:
ІІІ.3.2.1. Обществения интерес – отчита се значимостта на даден документ или комплекс от документи с оглед интересите на гражданското общество, на държавното и социалното управ­ление и на изследователите.
ІІІ.3.2.2. Интензивността на използване – подбират се най-често използваните документи, определени след проучване на потребителското търсене.
ІІІ.3.2.3. Ценността като исторически извори – подбират се документи с висока историческа, културна и художествена ценност, която се определя след извороведски анализ на:
– съдържанието на документа и преценка на неговата историческа значимост: значимост на описваните събития, процеси и лица, предназначение/функция на документа, информационна стойност (пълнота, наситеност и актуалност на информацията, степен на обобщеност, цялостност и завършеност на текста);
– автентичността и оригиналността на документа;
– произхода на документа – значимост на автора или създателя (лице или организация); време, място и условия на създаване.
ІІІ.3.2.4. Специфичните особености на документа: вид и начин на създаване (ръкопис, машинопис и др.); наличие на значими външни особености и специфични детайли (художествено оформление, орнаменти, резолюции, бележки, автографи, подписи, печати и др.).
ІІІ.3.3. При подбора на документите се дава приоритет на: особено ценни, уникални и много стари документи с реликвена стойност; основни документи по значими теми и събития от българската история, както и документи, които са обект на обща история и с голяма ценност за няколко страни и нации едновременно; ценни документи в лошо физическо състояние и такива, за които липсват качествени и достъпни аналогови копия или текстови транскрипции; ценни документи с висока интензивност на използване; документи, трудни за използване поради нестандартните си размери (карти, планове, чертежи и др.) и др.
ІІІ.3.4. Критериите за подбор се прилагат комплексно в тяхната взаимовръзка.
ІII.4. Метаданни за дигитални
мастер копия
ІII.4.1. Метаданни на дигитални копия.
Терминът „метаданни“ най-често се използва за обозначаване на информацията, характеризираща обекти в електронен формàт. Метаданните могат да се определят като структурирана информация за информационни обекти, които отразяват основните техни характеристики – съдържание, контекст, структура. В рамките на изготвянето на дигитални мастер обекти в институция, съхраняваща документи от НАФ, под метаданни се разбира структурирана информация за дигитални обекти.
ІII.4.2. Роля и основни функции на метаданните.
Метаданните изпълняват няколко решаващи за целия процес по дигитализация функции, свързани със създаването, идентификацията, управлението, дългосрочното съхранение и опазване, достъпа и използването на дигиталните обекти. Метаданните придават допълнителна стойност на дигиталните обекти с информация за тях, която може да бъде търсена, извличана и използвана по електронен път. Колкото по-детайлни и прецизни са метаданните, толкова повече възможности за търсене и използване на дигиталните образи те осигуряват.
Всеки документ с метаданни включва елементи, структурирани по определена схема. Всеки от елементите представя различни свойства на обекта. В зависимост от спецификата на институцията, наличните ресурси, спецификата и типа на дигитализираните документи и поставените цели, схемите могат да включват различен брой елементи, структурирани по различен начин и с различна степен на детайлност. Метаданните във всяка институция се определят при спазване на няколко основни изисквания: схемата с метаданните да е унифицирана в рамките на институцията; да се отчитат съществуващите стандарти за описание на съхраняваните документи (особено ако институцията участва в междуинституционални и международни проекти); да се отчитат особеностите на съхраняваните документи; да се направи баланс между наличните ресурси и необходимата детайлност на метаданните; да бъде осигурен минимум набор от елементи, гарантиращ използването, дългос­рочното съхранение и управлението на дигиталните обекти.
Най-разпространените стандарти за метаданни са: General International Standard Archival Description (ISAD(G), Encoded Archival Description (EAD), Metadata Encoding and Transmission Standard (METS), Encoded Archival Context (EAC), Text Encoding Initiative (TEI), Dublin Core (DC), MARC и др. Те са с различна степен на детайлност и акцентират върху различни типове метаданни (например MARC е насочен предимно към библиотеки).
ІII.4.3. Основни типове метаданни.
Метаданните могат условно да се разделят на дескриптивни, административни, структурни. За публичен достъп на външни потребители се предоставят предимно дескриптивните метаданни, а останалите се използват за вътрешното управление на дигиталните образи.
ІII.4.3.1. Дескриптивните метаданни съдържат информация, необходима за търсене, идентифициране на дигитализираните документи и тяхното съдържание, и включват:
– идентификатори/кодове (идентификационни данни) за организацията, мястото на съхранение, дигиталния обект, описв­ания документ;
– данни за дигитализирания документ: заглавие, място и дата на създаване, описание, обем/количество (например брой листове и др.), физически носител, състояние, автор; оригиналност; начин и техника на създаване, език и др.
ІII.4.3.2. Административните метаданни съдържат информация, необходима за управлението, съхранението, опазването и контрола на достъпа до дигиталните обекти и документите, и включват:
– данни за правото на интелектуална собственост и условията на достъп до дигиталните обекти, условията за копиране и възпроизвеждане;
– технически метаданни: данни за създаването, обработката, представянето, използването, съхранението и опазването на файловете с дигиталните образи (файлов формàт, пространствена резолюция, количество пиксели, компресия, битова дълбочина, цветен режим); данни за изготвянето и корекциите на дигиталния обект (дата, оператор, използван хардуер и софтуер, история на промените на образа) и др.
ІII.4.3.3. Структурните метаданни служат за свързване на отделните елементи на дигиталните обекти в логическо единство, присъщо на аналоговия оригинал (например последователността на листовете на архивния документ) и подходящото им представяне за потребителите. Съдържат информация за структурата на дигиталните обекти: количество, взаимовръзки и последователност на отделните компоненти на дигиталните обекти и др.
ІII.4.4. Създаването и съхранението на метаданните зависят от ресурсите на институцията и използваните софтуерни решения. Конкретният начин за свързване на метаданните с дигиталните обекти зависи от спецификата на софтуера.
ІII.4.4.1. Начин на създаване.
Метаданните се изготвят ръчно и автоматично. Значителна част от елементите на дескриптивните метаданни, свързани със съдържанието на дигитализираните документи (заглавие, описание, дата на създаване и др.), се създават ръчно. Някои елементи на дескриптивните метаданни и значителна част от техническите могат да бъдат извлечени или генерирани автоматично от сканиращия софтуер или от софтуера, управляващ целия процес.
ІII.4.4.2. Време на създаване.
Като правило, метаданните се създават преди и по време на процесите на сканиране и подлежат на последваща модификация. Дескриптивните метаданни или част от тях трябва да съществуват преди сканирането, за да се подпомогне рационалното протичане на процеса и да се предотврати повторното използване на оригиналите. По-голямата част от техническите метаданни могат да бъдат извлечени/генерирани в процеса на сканиране.
ІII.4.4.3. Място на съхранение.
Препоръчително е метаданните да се съхраняват във външни за образите бази данни, управлявани от специализиран софтуер, осигуряващ връзката между тях и дигиталните образи. Част от метаданните могат да се съхраняват в самия дигитален обект, като част от името на файловете или в самия файл с дигитален образ.
Съхранението на метаданни в база данни осигурява гъвкавост и удобство при управлението и използването им, позволява достъпа на множество потребители, дава по-големи възможности при тяхната обработка, модификация и съхранение. Подходящо е особено за дескриптивните метаданни поради тяхната по-сложна йерархична структура и наличието на голямо количество информация във вид на свободен текст. Този вид съхранение облекчава прехвърлянето на данните от и в други външни системи и в други формàти.
ІII.4.4.4. Формàти за съхранение.
Сред най-разпространените формàти за съхранение на метаданни е Extensible Markup Language (XML) заради преимуществата му като висока степен на софтуерна независимост, облекчаваща възможностите за обмен на данните между различни системи. Някои от най-използваните стандарти за метаданни като Metadata Encoding and Transmission Standard (METS), Encoded Archival Description (EAD), Text Encoding Initiative (TEI), са с XML версии и приложения.
ІII.4.4.5. Ниво на описание.
Метаданните могат да бъдат изготвяни на различни нива на детайлност – отделен документ, поредица от свързани документи и др., като това зависи от избрания в институцията обхват на дигиталните обекти и организацията на документите в тях.
 
III.5. Изготвяне на дигитални мастер копия
Правилата се отнасят за дигитални мастер копия/обекти, съдържащи статични образи на текстови документи, планове, чертежи, карти, фотографски материали (трансмисивни и рефлексивни), рисунки, графични илюстрации и др. и не обхващат аудио-визуални и триизмерни обекти.
III.5.1. Определение, основни характеристики и етапи на изготвяне
III.5.1.1. Дигиталните мастер копия са висококачествени дигитални копия за дългосрочно съхранение. Изготвят се с цел да служат като източници за производни копия за използване и разпространение и да минимизират необходимостта от използване на оригиналите, от които са изготвени.
III.5.1.2. Основните характеристики на мастер копията са:
– достоверност – максимално приближаване до вида на източника. Основната цел при изготвяне на мастер копията е представяне на документите такива, каквито са към момента на сканирането по отношение на тоналност, цветност, острота, физическа цялост и състояние;
– неутралност спрямо конкретни потребителски цели;
– дълготрайност – дългосрочна използваемост.
III.5.1.3. Етапи на изготвяне. Конкретните етапи и пос­ледователността на стъпките и действията зависят от особеностите на сканиращата техника и сканиращия и обработващ софтуер, спецификата и организацията на работа с архивни документи в институцията/организацията. Препоръчително е, при наличието на възможности, основните стъпки – изготвяне и корекция на образите и метаданните, контрол на качеството, изготвянето на производни образи, да се управляват централизирано с помощта на специализиран софтуер. Независимо от разликата в наличната техниката и софтуер, процесът по дигитализация включва няколко основни елемента:
– подбор на документите и при необходимост реставрация (виж т. ІІІ.3.);
– изготвяне на метаданни (виж т. ІІІ.4.);
– изготвяне на дигиталните образи (виж т. ІІІ.5.3.);
– проверка на качеството (виж т. ІІІ.5.4.);
– извършване на корекции при необходимост (виж т. ІІІ.5.5.);
– изготвяне на производни образи при необходимост.
 
III.5.2. Основни параметри и изисквания за дигиталните мастер копия
III.5.2.1. Технически параметри и изисквания.
III.5.2.1.1. Пространствена резолюция и количество пиксели.
Пространствената резолюция определя обема информация във файла с дигитален образ, изразен като брой елементи на образа или пиксели за единица пространство, т.е. плътността на информацията (броя пиксели) в единица пространство. Размерът на файла е пропорционален на пространствената резолюция и на размера на сканирания източник (по-голям източник означава по-голям файл за една и съща резолюция).
Определянето на резолюцията на сканиране за конкретни документи се прави на основата на баланс между необходимото качество на образите и достъпните ресурси. Основният фактор при определяне на пространствената резолюция е размерът на най-фините детайли, които дигиталният образ трябва да предаде. Дигитализацията на документи със значими фини детайли (географски, топографски и др. карти, чертежи, архитектурни и инженерни планове, текстове и резолюции с много дребен шрифт, фини детайли при снимки, графични илюстрации, печати), а също и документи с угаснал текст изисква по-висока резолюция.
Поради пряката зависимост между резолюция, количество информация и размер на документа, при определяне на резолюцията за различните документи се отчита и изискването за минимално количество пиксели по най-дългата страна на образа. По-високата резолюция може да компенсира недостатъци като недостатъчна острота на образа, но ненужно високата резолюция може да предаде в образа структурата на носителя, което да затрудни възприемането на образа като цяло.
При всеки проект за дигитализация се определят минимални стойности на резолюцията и количеството пиксели по най-дългата страна, под които дигиталните мастер образи не могат да изпълняват основната си функция за минимизиране на случаите на повторно сканиране на един вече дигитализиран документ. Също така, при определяне на минималните стойности трябва да се отчита и организацията на работа. Ако дейностите по дигитализация се извършват на различни места, от персонал с различна степен на квалификация и без възможности за текущ контрол от служители, отговарящи за контрола на качеството, минималните стойности на резолюцията и количеството пиксели могат да бъдат по-високи. В зависимост от спецификата на документите (размери, физическо състояние, значими детайли, вид и др.), които институцията/организацията съхранява, и наличните ресурси минималните стойности на резолюцията и количеството пиксели по дългата страна на образа могат да се различават, но минималните граници, под които не могат да падат, са следните:
III.5.2.1.1.1. За текстови документи с ясно четим текст, добра контрастност, без значими дребни детайли в печати и резолюции с дребен шрифт минималната резолюция трябва да осигурява минимум 3000 пиксела по най-дългата страна, но не може да бъде по-малка от 300 ppi. Например при документ с размери 4″ × 6″ резолюцията не може да бъде по-малка от 500 ppi (6 × 500 = 3000) и т.н. Резолюцията не трябва за бъде по-малка от 300 ppi, дори ако най-дългата страна е по-голяма от 10″. Например минималната резолюция при източник с размери 8″ × 12″ също не може да бъде по-малка от 300 ppi, независимо че общият брой пиксели по най-дългата страна ще бъде 3600. Това означава, че значителна част от текстовите документи с формàт А4 и по-голям като печатни издания, книги със съответния формàт, стандартни текстови административни и др. документи с посочения формàт и ясно четим текст могат да се сканират с минимална резолюция 300 ppi. При наличие на значими фини детайли като ръкописни текстове и резолюции с дребен шрифт, печати, угаснал текст и ниска контрастност минималното количество пиксели е 4000, а резолюцията – 400 ppi. В такива случаи, по преценка на оператора и в зависимост от ресурсите, резолюцията може да бъде и по-висока.
III.5.2.1.1.2. Географски, топографски и други карти, архитектурни планове и скици, чертежи, графични илюстрации, произведения на изкуството. Пространствената резолюция трябва да осигурява минимум 4000 пиксела по най-дългата страна на образа, но не може да е по-малка от 400 ppi. При различните видове карти е препоръчително минималната резолюция да е по-висока – оптимално 600 ppi за документи с формàт А4 и по-големи, ако ресурсите позволяват това.
III.5.2.1.1.3. Рефлексивни и трансмисивни фотографски материали. Пространствената резолюция трябва да осигурява минимум 4000 пиксела по най-дългата страна на образа, но не може да е по-малка от 400 ppi. При наличие на достатъчно ресурси и в зависимост от спецификата на съхраняваните фотографски материали организацията/институцията може да определи и по-висока минимална резолюция. При определяне на минималната резолюция на рефлексивни фотографски източници резолюцията се определя по образа на източника, без в изчислението да се включват собствени рамки, паспарту и др., въпреки че те се включват в дигиталния мастер образ. Например една снимка с най-дълга страна 5″ в рамка/паспарту с най-дълга страна 8″ се сканира с резолюция, не по-малка от 800 ppi (5 × 800 = 4000 пиксела), независимо че заедно с рамката/паспартуто най-дългата страна става 6400 пиксела (8 × 800 = 6400 пиксела).
III.5.2.1.2. Битова дълбочина и цветност.
Битовата дълбочина (също известна като сигнална или тонална резолюция) изразява броя битове за всеки пиксел, т.е. количеството информация във всеки пиксел и с това – възможния обхват на тонални стойности във файла с дигитален образ. Колкото по-голяма е битовата дълбочина, толкова по-фина е градацията на сенките/цветовете в образа и съответно толкова по-голям е размерът на файла. Основните начини за предаване на тоналните стойности и цветност са три: битонално (черно-бяло), сива скала и цветно (по 8 бита или по 16 бита за канал). Високобитовите образи – 16 бита за канал, могат да представят по-прецизно фотографски материали и дават по-големи възможности за допълнителни корекции и настройки на тоналността и цветния баланс, но поради ограничените възможности за представяне (и съответно контрол на качеството) и големия им размер, е приемливо изготвянето и съхраняването на 8-битови цветни образи. За изготвяне на мастер образи се използва цветно RGB сканиране с 8 бита за канал (24 битови RGB образи). При наличие на техническа възможност и достатъчно ресурси (подходящ сканиращ и обработващ софтуер и компютърна техника с необходимия капацитет) образите могат да се изготвят с 16 бита за канал (48 битови RGB образи), като след извършване на евентуални корекции се конвертират и съхраняват като образи с 8 бита за канал (24 битови RGB образи).
III.5.2.1.3. Файлов формàт и компресия на дигиталните мастер образи.
Дигиталните мастер образи се изготвят и съхраняват във формàт TIFF (Tagged Image File Format) без компресия.
III.5.2.1.4. Тоналност на дигиталните мастер образи.
Тоналността (тоналният динамичен обхват) е един от основните показатели за качеството на дигиталните образи. Изразява разпределението на тоналните стойности в образа между черното и бялото и се проявява като интензивност на тоновете и осветеността. Тоналността трябва да е разпределена равномерно, яркостта, контрастът и цветовете трябва да съответстват на сканирания документ. Детайлите трябва да са ясно различими както в най-светлите, така и в най-тъмните части. Образът трябва да предава прецизно цвета на източника, включително цветовите изменения, дължащи се на стареене или на други въздействия.
Не трябва да се допуска подсилване на характеристиките на образа с цел по-добро представяне, които нарушават неговата достоверност. Като пример за образ с добра тоналност виж Фигура 1.
За унифициране на представянето на цветовете на образите между различните устройства – скенери, монитори, принтери, е препоръчително да се използва система за управление на цветовете. Това ще осигури еднакво или поне много близко цветно представяне на образите, независимо от разликите в характеристиките на устройствата. Един от най-разпространените подходи за управление на цветовете е International Color Consortium (ICC).
Обективен показател за качеството на дигиталните образи по отношение на тоналността е хистограмата на образа. По-подробно за оценката на образите по хистограма виж т. ІІІ.5.4.2.3.
 

Фигура 1: Дигитален образ с добър тонален обхват
 
III.5.2.1.5. Острота на дигиталните мастер образи.
Образите с добра острота са с ясни, отчетливи детайли, без пресилена контрастност. Образите с недостатъчна острота изглеждат замъглени, нефокусирани или мъгляви. Образите с пресилена острота са прекалено контрастни, около детайлите се вижда по-светъл „ореол“. При сканиране трябва да са изключени всички инструменти за автоматично оптимизиране на остротата. Образи с пресилена острота не могат да бъдат коригирани. Остротата на образа трябва също да съответства на сканирания документ.
III.5.2.2. Оригиналност на документите.
За изготвяне на дигитални мастер копия се използват оригинални документи, а не техни заместители като фотокопия, факсимилета, ксерокопия и др. Изключение се прави в случаите на особено ценни документи, чиито оригинали са недостъпни, като това се отбелязва в метаданните. В такива случаи дигитализацията се извършва след преценка на ценността на оригинала, качеството на копието, наличната техника и юридическите въпроси, свързани с правата на собственост и възпроизвеждане.
III.5.2.3. Обхват и структура на дигиталните обекти и представяне на съставните части на документите.
В зависимост от организацията и спецификата на документите в институцията/организацията, която ги съхранява, дигиталните копия и съответните метаданни могат да се изготвят на различно ниво – например всеки дигитален обект може да представя отделен документ, печатно издание и др. Един обект може да представя и повече от един документ, когато те са свързани логически и са създадени като едно цяло – например договори с анекси, протоколи с приложения, проекти с приложени скици, фотоалбуми, досиета и др. Печатни издания като книги, вестници и др. по принцип се представят в тяхната цялост като отделни обекти. Логическата цялост на източника трябва да се запази – например не може съставните части на един документ да се представят в различни дигитални обекти или документите да се представят частично – например отделни части от снимки, от текстови документи, глави от книги и др. Един дигитален обект трябва да представя документа в неговата цялост – корици и титулни страници на книги, оригинални текстове на гърбовете на снимки и др. Последователността на файловете с дигитални образи от един дигитален мастер обект трябва да съответства на структурата на източника без размест­ване или дублиране на файловете с дигитални мастер образи.
Всеки отделен дигитален образ представя по една или две страници от многостранични документи в зависимост от разположението на информацията в него:
– един образ представя само по една страница винаги, когато това не нарушава логическата цялост на информацията;
– един образ представя две страници само в случаите, когато разделянето на страниците в отделни образи затруднява интерпретацията на документа – например чертежи, таблици, чиито графи продължават на две страници, и др.
Всеки образ представя съответната част от документа в нейната цялост. Не трябва да се допуска представяне на части от страници, снимки и др., изключването от образа на детайли, подгъване на листове и др.
III.5.2.4. Празна рамка.
Около външните ръбове на документа във всеки образ се оставя празна рамка от около 2 мм. При подвързани документи, книги и др. рамката се оставя около външните ръбове на кориците. Рамката се оставя при сканирането. Не трябва да се допуска допълнително добавяне на рамка към вече изготвен образ.
III.5.2.5. Наклон и ориентация.
Образът не трябва да е наклонен спрямо оптичната ос. Ориентацията (Portrait/Landscape) на образа трябва да съответства на документа.
III.5.2.6. Видими дефекти на образите.
Образите, включително и празните рамки, не трябва да имат видими дефекти като дисторсия, цветни ивици и зони, дължащи се на сканиращото устройство, наличие на външни за документа обекти като разделители, ивици, дължащи се на въртене на образа, отблясъци, прозиране на детайли от друг лист, затрудняващо възприемането на образа и др.
III.5.3. Изготвяне на дигитални мастер образи
Като част от процеса по дигитализация, изготвянето на мастер образи включва:
III.5.3.1. Сканиране на документа в съответствие с определените изисквания. Конкретният начин на сканиране зависи от техниката и софтуера, но при изготвяне на мастер копия се спазват няколко основни принципа и изисквания:
– всички инструменти и функции на сканиращите устройс­тва и софтуер за автоматични корекции/подсилване на характеристики на образите трябва да са изключени;
– образите се създават и съхраняват в мащаб 1:1 (100 %) – без увеличение или редукция;
– инструменти и функции на сканиращите устройства и софтуер, които въздействат цялостно върху образа, трябва да са изключени: яркост, контраст, осветеност, острота;
– тоналността на образите от един обект трябва да е максимално последователна;
– процесът на дигитализация не трябва да застрашава физическото състояние на документите.
III.5.3.2. Използване при възможност на система за управ­ление на цветовете.
III.5.3.3. Обработка на образи след сканиране. При необходимост преди съхраняването на файловете се извършва обработка на образите с цел изпълнение на изискванията към дигиталните мастер образи. По-детайлно за допустимите начини и инструменти на образите виж т. ІІІ.5.5.
III.5.3.4. Наименуване и съхраняване на файловете. Наименуването на файловете става по предварително определена унифицирана за цялата организация/институция схема. По начина на създаването си те могат да бъдат ръчно задавани и/или автоматично генерирани – при наличието на специализиран софтуер. Основните типове схеми за наименуване на файловете с дигитални образи са:
– значещи – когато наименованието на файла се състои от информация/метаданни за документа или неговото съхранение – например идентификационни данни от структурата на справочния апарат на организацията/институцията – сигнатури, искови данни и др.;
– незначещи – например цифрови серии, генерирани по определена схема.
Значещи наименования обикновено се използват при малки проекти. Дори и в тези случаи идентификационните данни, включени в наименованията на файловете, трябва да бъдат записани отделно в метаданните за съответния обект. За по-големи проекти е препоръчително използването на незначещи наименования, автоматично генерирани от специализиран софтуер за управление на процеса на дигитализация.
Основните изисквания към файловите наименования са:
– да са уникални в рамките на цялата организация/институция;
– да съответстват на мястото на образа в структурата на целия дигитален обект;
– да не включват символи и знаци, които могат да предизвикат грешки при прехвърляне/конвертиране като „*“, „<“, празни интервали и др. Отделните елементи от наименованието могат да се разделят със знака „_“ (долно тире);
– ако се използват букви, те да са на латиница.
Препоръчително е използването на незначещи нули за обозначаване на поредни номера – например 0001, 0002, 0010, …0100,… и т.н., за да се обозначават поредни номера на файлове. В този случай предварително трябва да се прецени максималното количество файлове, което ще бъде създадено.
За различните версии на един файл с дигитален образ – например мастер и производен, е препоръчително наименованията да са идентични, с изключение на символ, обозначаващ версията – например „m“ за мастер образ и „d“ за производен.
III.5.4. Проверка на качеството
III.5.4.1. Обект и пълнота на проверката. Проверката на качеството е основен задължителен етап от изготвянето на дигитални мастер обекти. Целта е да се осигури съответствието на дигиталните мастер обекти и съответните метаданни с установените изисквания.
В зависимост от мащаба на проекта за дигитализация, квалификацията на служителите, изготвящи обектите, и наличните ресурси, проверката може да се извършва на 100 % от изготвените образи или на статистическа извадка от тях. Ако се проверява извадка, тя не може да бъде по-малка от 10 % от проверяваната партида с образи.
Предмет на проверката са дигиталните обекти/дигиталните копия на дигитализирания документ като цяло, съставящите го отделни дигитални образи и съответните метаданни.
III.5.4.2. Ред за извършване на проверката на дигитални мастер обекти/образи.
При всички случаи окончателната проверка на обектите и образите се извършва от служители, които не участват в тяхното изготвяне. В случаи, когато дигитални обекти се изготвят на различни места, от различни структурни звена, е препоръчително проверката да се извършва на два етапа: първоначална – в структурата, изготвяща обектите, и окончателна – от служители на организацията/институцията, отговарящи за контрола на качеството на дигиталните обекти.
Проверката включва показатели както на ниво отделен образ, така и на ниво дигитален обект:
III.5.4.2.1. Оценка на основните технически параметри и използваемост на файловете. Извършват се на ниво отделен файл с дигитален образ. Задължително се проверява съответствието с изискванията за:
– използваемост – дали файлът се отваря със стандартни приложения и позволява безпроблемно използване и копиране. Ако файлът е неизползваем или повреден, документът се сканира повторно;
– файлов формàт – TIFF. Ако файлът е в друг формàт, документът се сканира повторно;
– компресия – файлът трябва да е некомпресиран. Ако файлът е с компресия, документът се сканира повторно;
– пространствена резолюция – съответствие с посочените минимални изисквания (виж т. ІІІ.5.2.1.1.). Ако резолюцията е по-ниска от необходимата, документът се сканира повторно. Ако е ненужно висока, тя се намалява без повторно сканиране;
– минимално количество пиксели по дългата страна на образа – съответствие с посочените минимални изисквания (виж т. ІІІ.5.2.1.1.). Ако количеството е по-ниско от необходимото, документът се сканира повторно. Ако е ненужно високо, резолюцията се намалява без повторно сканиране;
– битова дълбочина – съответствие с посочените минимални изисквания. Ако битовата дълбочина е по-ниска от 8 бита за канал, документът се сканира повторно. Ако е 16 бита за канал, се конвертира в 8 бита;
– цветност – RGB. Ако образът не е цветен RGB, документът се сканира отново.
Препоръчително е при наличие на специализиран софтуер за управление на процеса по дигитализация посочените технически параметри да бъдат автоматично контролирани.
III.5.4.2.2. Визуална оценка на образите. Препоръчително е при тази проверка да се спазват следните изисквания: оценката да се извършва при съотношение 1:1 или 100 % увеличение на монитора; мониторът да не е изложен на директна слънчева светлина; мониторите да са калибрирани.
При визуалната проверка се оценяват следните показатели:
III.5.4.2.2.1. Тоналност и цветно представяне. Оценката се извършва на ниво „отделен дигитален образ“ (виж т. ІІІ.5.2.1.4.). При оценката на тоналността и цветното представяне, особено в случаите на несъответствия, визуалната оценка се допълва с оценка на образа по хистограма (виж т. ІІІ.5.4.2.3.). Основните несъответствия по този показател са: ограничен тонален динамичен обхват или пресилена яркост (преекспониране)/пресилени тъмни тонове. В случай на ограничен тонален обхват се извършва корекция на нивата по хистограма (виж т. ІІІ.5.5.1.1.). В случай на преекспониране образът не подлежи на корекция и документът трябва да се сканира отново.
III.5.4.2.2.2. Острота. Извършва се на ниво отделен дигитален образ (виж т. ІІІ.5.2.1.5.). При недостатъчна острота може да се извърши корекция (виж т. ІІІ.5.5.1.2.). При пресилена острота образът не подлежи на корекция и документът трябва да се сканира отново.
III.5.4.2.2.3. Оригиналност на документите (виж т. ІІІ.5.2.2.). Извършва се на ниво дигитален обект и отделен дигитален образ.
III.5.4.2.2.4. Обхват и структура на дигиталните обекти (виж т. ІІІ.5.2.3.). Извършва се на ниво дигитален обект и отделен дигитален образ. Основните показатели, които се оценяват, са целостта и структурата на обекта – пропуснати/дублирани страници, последователност на файловете с дигитални образи, представяне на отделните съставни части на документа и др.
III.5.4.2.2.5. Празна рамка (виж т. ІІІ.5.2.4.). Извършва се на ниво отделен дигитален образ. По-голямата рамка се коригира чрез отрязване. При липсваща или малка рамка документът се сканира отново.
III.5.4.2.2.6. Наклон и ориентация на образите. Прави се на ниво отделен дигитален образ. При видим наклон на образите или неправилна ориентация се извършва корекция чрез завъртане (виж т. ІІІ.5.5.1.4).
III.5.4.2.2.7. Визуални дефекти на образите. Ниво – отделен дигитален образ. При наличието на визуални дефекти като посочените в т. ІІІ.5.2.6. документът не подлежи на корекция и се сканира отново.
III.5.4.2.3. Оценка на образите по хистограма. Хистограмата е диаграма, показваща разпределението на стойности на пикселите в образа (виж Фигура 2). Хоризонталната ос показва тоналния обхват на образа между ниво „0“ – черно в крайната лява част, и ниво „255“ – бяло в крайната дясна част. Може да се види в Adobe Photoshop. Някои сканиращи софтуери също могат да показват хистограма на образа.
 
Фигура 2: Хистограма на дигитален образ с добра тоналност. Хоризонталната ос показва тоналния обхват на образа между ниво „0“ – чисто черно в крайната лява част, и ниво „255“ – чисто бяло в крайната дясна част. Вертикалната ос на хистограмата показва броя пиксели за всяко от нивата. Информацията под диаграмата представя: „Mean“ – усреднената стойност на всички пиксели в образа; „Std Dev“ – степента на вариации на стойностите; „Median“ – средната стойност в обхвата на стойностите; „Pixels“ – общия брой пиксели, използвани в хистограмата; „Level“ – конкретното ниво непосредствено над показалеца; „Count“ – броя пиксели за нивото непосредствено над показалеца; „Percentile“ – процента пиксели на и под нивото, посочено от показалеца от общия брой пиксели в образа; „Cache Level“ – опцията трябва да е изключена за прецизна оценка на хистограмата.
Хистограмата може да представя в една съставна диаграма цялата информация (RGB хистограма), индивидуалните цветни канали или осветеността. Най-важна за крайната оценка на образа е съставната RGB хистограма.
Като допълнение към оценката по хистограма, някои софтуери като Adobe Photoshop дават възможност за оценка на тоналните стойности на всяка конкретна точка (виж Фигура 3 – кутията с данни над хистограмата).
Тоналността на всеки образ е уникална и съответно няма хистограма, която да може да бъде посочена като еталон, но е възможно да се посочат обективни показатели, по които да се разграничат приемливите образи от несъответстващите на изискванията. Хистограмата трябва да се актуализира за всеки отделен образ.
Хистограмите на образи с добра тоналност не показват значителни части, незаети от пиксели, струпване на пиксели в краищата или дупки. В образите няма значими области с тонални стойности, по-високи от 247, и по-ниски от 8. Пример за образ с добра тоналност – виж Фигура 3.
 
 
При документи с равномерна тоналност, без значими области с ярки или тъмни цветове, хистограмите обикновено показват пикове в средата, но това не е задължително. При документи с преобладаващо тъмни цветове по-голямата част от пикселите ще са в лявата част, а при по-светли документи – в дясната (виж Фигури 4 и 5). Това само по себе си не означава лоша тоналност, стига да няма струпване на пиксели по вертикалните оси на диаграмата или значителни части, незаети от пиксели.



Прецизната оценка на тоналността на образа изисква и визуална оценка и понякога – сравнение с източника. Стесненият тонален обхват може да се дължи на особености на документа: угаснал текст, липса на детайли и др. Евентуалната корекция на нивата цели единствено максимално приближаване до актуалното състояние на документа, а не подобряване на образа сам по себе си.
Хистограмите на образите с лоша тоналност могат да бъдат:
– при образи с ограничен тонален обхват и слаба контрастност хистограмата показва значителни части от тъмната и/или светлата част, които не са заети от пиксели. Такива образи подлежат на корекция чрез корекция на нивата по хистограма (виж т. ІІІ.5.5.1.1.);
– образи с пресилена яркост (преекспонирани образи) или пресилени тъмни тонове и с отрязване на детайли в светлите и/или тъмните области. Означава неправилно поставени бели и черни точки и може да се дължи на неправилни настройки, включени инструменти за автоматична корекция и др. Хистог­рамите показват струпвания на пиксели в дясната (преекспониране) – виж Фигура 6, или в лявата част (загуба на детайли в тъмните тонове). В тези случаи образът не подлежи на корек­ция и документът се сканира повторно;


– образи с неравномерно тонално разпределение и липса на пиксели в отделни области – хистограмата показва „дупки“ – значителни области, незаети от пиксели (виж Фигура 7). В такива случаи образите също не подлежат на корекция.


Проверката на качеството завършва или с пълно приемане на проверяваната партида, или с връщане за корекции/повторно изготвяне (виж т. ІІІ.5.5.).
За да бъде приет един обект, трябва да са изпълнени всички критерии и изисквания както на ниво дигитален обект, така и на ниво отделен образ. Също така, за да бъде приет един обект, трябва да бъдат приети всички образи, които той включва.
Приетите обекти се прехвърлят в база за дългосрочно съхранение. Преди прехвърлянето им от тях могат да се изготвят производни образи за цели на използването и разпространението. Ако за управлението на процеса се използва специализиран софтуер, това може да се прави автоматично.
В случай на връщане за корекция/повторно изготвяне, обектите отново подлежат на проверка докато бъдат приети.
III.5.5. Обработка и корекции на мастер образи
В настоящите правила под „обработка“ и „корекция“ ще се разбират действия за привеждане на дигиталните мастер образи в съответствие с изискванията, определени с тях. Обработката се извършва от оператора в процеса на изготвяне на дигиталните образи, основно преди тяхното съхранение, а корекцията – след проверката на качеството, за действия върху вече изготвени и съхранени образи при установени несъответствия. Корекцията също се извършва от оператора с цел отстраняване на установени при проверката на качеството несъответствия с изискванията.
Единствената цел на обработката/корекцията на мастер образите е повишаване на достоверността – съответствието с документа в момента на неговото сканиране. Не трябва да се допускат корекции, целящи подобряване на визуалните характеристики на образите, улесняване на възприемането, прикриване на дефекти на сканираните документи, подсилване на яркост и контраст и др., които нарушават тяхната достоверност. Такива корекции са допустими само при производни образи, при това при максимално запазване на съответствието със сканирания документ. Както и при сканирането, не трябва да се използват инструменти за автоматични корекции и такива, които въздействат цялостно върху образа и имат малки възможности за контрол като яркост и контраст.
Обработката/корекцията засяга основно следните характеристики на отделните образи:
– технически параметри;
– тоналност (тонален динамичен обхват);
– острота;
– празна рамка, наклон, ориентация.
III.5.5.1. Видове обработка/корекция.
III.5.5.1.1. Корекция на тоналния динамичен обхват.
Основни несъответствия в тоналния динамичен обхват:
– стеснен динамичен обхват, при който значителна част от хистограмата не е заета от пиксели. Визуално образът изглежда неконтрастен, „плосък“. Това са случаите, в които е възможна корекция;
– струпване на пиксели в лявата и/или дясната част на хистограмата. Визуално образът е преекспониран, яркостта и контрастът са пресилени, някои детайли от документа са изгубени, „отрязани“ в светлите и/или тъмните части на образа. Такива образи не подлежат на корекция и документът трябва да бъде повторно сканиран.
Корекцията на тоналния динамичен обхват се извършва само в случаи на силно стеснен динамичен обхват, показван от хистограмата, и значително визуално установимо несъответствие между образа и документа. Извършва се само чрез използване на нива по хистограма. Не се допуска използването на автоматична корекция на нивата или инструменти с малка възможност за контрол и действащи цялостно върху образа като яркост, контраст, осветеност, засилване или намаляване на интензивността на отделни цветове. Въздействието на корекцията е подобряване на разпределението на пикселите и осигуряване на по-широк динамичен обхват. Корекцията е необ­ратима. Недостатъчна корекция винаги може да бъде засилена допълнително, но пресилена корекция не може да бъде поправена. При извършване на корекция на нивата по хистограма на 24-битови RGB образи (8 бита за канал) в хистограмата ще се появят вертикални ивици, които се дължат на по-малкото количество цветна информация в сравнение с 48-битовите (16 бита за канал).
Условия, принципи и начин за извършване на корекцията (виж Фигура 8).

– корекцията се извършва само на входните нива („Input Levels“), а не на изходните нива („Output Levels“);
– корекцията се прави по съставната RGB хистограма, а не на хистограмите на индивидуалните цветни канали (Red, Green, Blue) поотделно;
– използват се само левият и/или десният плъзгачи в съответствие с това при коя от страните има зони, незаети от пиксели. Средният плъзгач за корекция на яркостта на средните тонове не се използва;
– корекцията се извършва като левият и/или десният плъзгач на входните нива („Input Levels“) – от страната/страните, незаети от пиксели, се придвижват по посока на пикселите, но без да навлизат в тяхната зона. Придвижването продължава до момента, в който образът стане приемлив, но максимум до зоната на пикселите;
– при придвижването на плъзгачите се отчитат едновременно промяната на разпределението на пикселите по хистограмата и визуалните изменения на образа, като се прави сравнение с документа;
– коригираният образ се съхранява.



III.5.5.1.2. Корекция на остротата.
За корекция на остротата на образа се използва „Unsharp Mask“ алгоритъм. Базира се на увеличаване на контраста на съседни пиксели, като засилва разликата в яркостта между съседни пиксели с различни стойности. „Unsharp Mask“ локализира пикселите, които се различават от съседните пиксели с предварително зададена стойност и увеличава контраста. Недопустимо е използването на инструменти за автоматична корекция на остротата. Колкото по-висока е пространствената резолюция, толкова по-малка е необходимостта от корекция на остротата. Като правило, когато пространствената резолюция е достатъчна, за да предаде най-фините детайли на източника и елементи от структурата на носителя, по-големите детайли са с достатъчна острота и няма необходимост от корекция.
Корекцията се прави изключително внимателно, защото може силно да увреди образа и е необратима. Пресилването на корекцията води до пресилен контраст, около детайлите от образа се вижда по-светъл „ореол“, хистограмата показва струпване на пиксели в единия или и в двата края (загуба на детайли). Оценката на остротата е субективна и изисква професионални умения и опит. Корекцията може да се приложи при образи, чиято острота вследствие на процеса на дигитализация много силно и видимо се разминава с източника. Такива образи изглеждат нефокусирани и неясни. Използва се само в краен случай, когато сканирането с по-висока резолюция и корекцията на нивата по хистограма не подобрят резултата. Не могат да се посочат универсални подходящи стойности на корекцията. Подходящите стойности на корекцията: „Amount“, „Radius“, „Threshold“, могат да варират в зависимост от източника, вида и настройките на скенера. Често, но не като правило, подходящи се оказват следните стойности „Amount“ – 108 %, „Radius“ – 1.0, „Threshold“ – 0.



III.5.5.1.3. Отрязване (Cropping). Използва се основно за намаляване на прекалено голяма празна рамка, оставена при сканирането.
III.5.5.1.4. Изправяне и въртене. Използва се за изправяне на образите с видим наклон и за корекция на неправилна ориентация. След завъртане не трябва да остават ивици в празната рамка, дължащи се на корекцията. Затова след въртене на образа често се налага отрязване – намаляване на празната рамка за елиминиране на ивиците. Това изисква при сканирането да е оставена достатъчно голяма рамка.
В зависимост от обработващия софтуер има различни инструменти за въртене, но основно начините са два – въртене по предварително зададена стойност чрез инструменти „Rotate“ или свободно въртене около центъра на образа чрез инструменти за отрязване (Crop tool). За корекция на неправилна ориентация се използва завъртане на 90°. Препоръчително е да се избягват инструменти, добавящи допълнителни слоеве в образа като „Free Rotate Layer“, защото те увеличават в неприемлива степен размера на файловете.






III.5.5.2. Недопустими корекции.
За корекции на дигитални мастер образи не се допуска използването на следните видове инструменти и възможности:
– автоматични корекции – „Auto Corrections“, „Auto Levels“, „Auto Contrast“, „Auto Color Correction“, „Automatic Color Restoration“ и др.;
– използването на други филтри и инструменти за корек­ция на остротата освен „Unsharp Mask“;
– инструменти, действащи глобално върху целия образ с малки възможности за контрол като: „Brightness/Contrast“, „Shadows/Highlight“ и др.;
– компенсиране в образа на дефекти на документите като откъснати/повредени части и др. и всякакви инструменти, променящи в образа вида и актуалното състояние на документа – подсилване на цветове, оцветяване, изтриване и др.;
– допълнително отстраняване на визуални дефекти на образа като наличие на външни за документа обекти, прах, отблясъци, цветни ивици и дефекти, дължащи се на сканирането, отпечатъци и др. чрез обработващ софтуер. В такива случаи не се прави корекция на образа, а се сканира повторно документът;
– добавяне на външна за документа информация като вод­ни знаци, маркери, бележки и др.
 
ІII.6. Дългосрочно съхранение на дигитални копия
ІII.6.1. Под дългосрочно съхранение на дигитални копия да се разбира комплекс от взаимосвързани дейности за гарантиране на тяхната сигурност, дългосрочна използваемост и достъп до съдържанието им.
ІII.6.2. Дългосрочното съхранение на масиви с дигитални копия се основава на предварително разработена стратегия, включваща анализ на рисковете, баланс на ресурсите и последователни, планомерно изпълнявани дейности.
ІII.6.3. Основните рискове, които трябва да се отчитат при дългосрочното съхранение на дигитални копия, са:
– несигурност за бъдещата използваемост/четимост поради бързото развитие на софтуерните и хардуерните платформи, физическите носители и файловите формàти;
– вероятност от застрашаване на автентичността поради спецификата на електронния формàт при използване на някои мерки за гарантиране на използваемостта като миграция и емулация.
ІII.6.4. Основни мерки за гарантиране сигурността на дигиталните копия:
ІII.6.4.1. Изготвяне на анализ за рисковете за сигурността на копията.
ІII.6.4.2. Определяне на характеристиките и параметрите на файловете с дигитални мастер образи, които трябва да бъдат запазени.
ІII.6.4.3. Поддържане на подходящи файлови формàти – най-разпространеният формàт за дългосрочно съхранение на дигитални копия е TIFF без компресия.
ІII.6.4.4. Периодична проверка на физическото състояние и използваемостта на копията и техните носители – например веднъж на 5 години. Препоръчително е използването на специализиран софтуер.
ІII.6.4.5. Изготвяне и изпълнение на програма за гарантиране на използваемостта на файловете като миграция, емулация или комбинация от двете.
ІII.6.4.6. Осигуряване на постоянна поддръжка на технологичната база, използвана за съхранение и достъп до масивите с дигитални копия.
ІII.6.4.7. Осигуряване на хранилища с подходяща среда и мерки за сигурност на достъпа. Особено внимание трябва да се обърне на защитата от електромагнитни полета, особено за помещенията, в които се съхраняват магнитни носители.
ІII.6.4.8. Осигуряване и постоянно актуализиране на резервни копия на подходящи носители на всички дигитални мастер копия и съхраняването им на различно географско място.
ІII.6.4.9. Защита от неоторизиран достъп.
ІII.6.4.10. Осигуряване на квалифициран персонал, отговарящ за съхранението и достъпа до дигиталните копия.
ІII.6.5. Физически носители за дългосрочно съхранение на дигитални копия:
ІII.6.5.1. Оптични носители – CD-ROM; DVD +/- R. Практически не е гарантирана сигурността им като носители за повече от 10 години.
ІII.6.5.2. Магнитни носители – магнитни лентови устройс­тва от типа Linear Tape Open – LTO (DAT и DLT лента)[6].
ІII.6.5.3. RAID масиви.
ІII.6.5.4. Твърди дискове.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


[1] В съответствие с различни споразумения и стандарти на международно равнище видовете публикации се идентифицират и класифицират най-общо в две основни групи – монографии и продължаващи ресурси.
Монографиите (стандарт ISO 2108:2005 (ISBN) са непериодични издания, завършени само в една част или предназначени за завършване в определен брой отделни томове. Могат да бъдат издавани едновременно или последователно и са достъпни под фòрмата на продукт (книга, аудиокнига на касета, CD, DVD, брайлова книга, уебсайт, електронна книга и т.н.). Монографиите в няколко тома съдържат определен брой физичес­ки отделени части (отделни томове), с изключение на изданията в свезки, които са замислени или публикувани като едно цяло, като отделните части могат да имат свое собствено заглавие и сведение за отговорност.
Продължаващите ресурси (стандарт ISO 3297:2007 (ISSN) са произведения, достъпни на всякакъв вид носител, чиито последователни или интегрирани броеве обикновено имат пореден номер или хронологично посочване и чийто период на издаване не е определен предварително; могат да бъдат продължаващи издания и постоянни интегриращи ресурси. Продължаващите издания се определят като ресурси, публикувани в последователни броеве или в отделни части неограничено във времето и обикновено номерирани (вестници, списания, периодични издания, печатни или електронни списания, годишни публикации (доклади, годишници, справочници), научни доклади и монографични колекции). Постоянните интегриращи ресурси се определят като продължаващи ресурси, допълвани чрез актуализации, интегрирани към цялото, без ограничение във времето (база данни, издания с подлистници, обновявани непрекъснато, или уеб сайтове, обновявани постоянно).
[2] За техническите изисквания към текстови, авторски и издателски оригинали виж БДС 8200-87.
[3] БДС 3538-81.
[4] БДС 15716-83 (Номерация международна стандартна на книгите).
[5] [ ] (квадратна скоба) – добавен знак или дума от съставителя; […] (многоточие в квадратна скоба) – неразчетен или пропуснат текст; [!] (удивителен знак в квадратна скоба) – несигурност на сведенията или разчитането; [?] (въпросителен знак в квадратна скоба) – неясен текст.
 
[6]  DLT (Digital Linear Tape) ленти притежават капацитет за съхранение от 35GB до 70GB с изпитано дълголетие и стабилитет в продължение на около 30 години при добри условия за съхранение. Въпреки това магнитните носители са силно уязвими към електромагнитни полета и колебания в климатичните условия.
 


Към свитък 6