DAA     Свитък І  |   Свитък ІІ  |   Свитък ІІІ  |   Свитък VІ  |   Свитък V  |   Свитък VІ


Свитък ІV




Методически кодекс
Свитък ІV
 
 
НАУЧНО-СПРАВОЧЕН АПАРАТ, ДОСТЪП И ИЗПОЛЗВАНЕ НА АРХИВНИТЕ ДОКУМЕНТИ

Този продукт е създаден в рамките на проект Разработване, внедряване и оценка на въздействието на усъвършенствана политика в Държавна агенция „Архиви“, финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет“, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд, съгласно договор 11-13-5/18.09.2012 г., сключен между Министерство на финансите и Държавна агенция „Архиви“ за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по Оперативна програма „Административен капацитет“, Приоритетна ос І „Добро управление“, Подприоритет 1.3. „Ефективна координация и партньорство при разработване и провеждане на политики“, Бюджетна линия BG051PO002/11/1.3-06.
Цялата отговорност за съдържанието на продукта се носи от Държавна агенция „Архиви“ и при никакви обстоятелства не може да се счита, че той отразява официалното становище на Европейския съюз и Управляващият орган.

 
ПРЕДГОВОР
 
 
При разработването на свитък IV Научно-справочен апарат, достъп и използване на архивните документи са следвани няколко основни принципа. В голяма степен е спазена приемствеността по отношение на видовете справочници и техните първоначални формати, като са отчетени възможностите на съвременните информационни технологии и добрите архивни практики. Текстовете са професионално ориентирани, но същевременно достъпни за широкия кръг потребители на архивна информация с цел бързата им ориентация в научно-справочния апарат (НСА) за улесняване достъпа и използването на архивните документи.
Научно-справочният апарат е система от справочници, които подпомагат търсенето на документи и информация в архивен фонд, в отделен архив, в група архиви и в архиви, които съхраняват документи от Националния архивен фонд (НАФ). Отделните видове справочници имат определено предназначение, взаимно се допълват и не се дублират. Те имат определена форма за архивите, съхраняващи документи от НАФ, отговаряща на предназначението на дадения вид справочник.
Като нови форми в НСА са въведени справочниците по документите от група архиви извън границите на Република България, както и Регистърът на Националния архивен фонд като централизирана база данни, публична и достъпна чрез интернет страницата на ДАА.
В този свитък от Методическия кодекс са описани и възможностите за осигуряване на публичен достъп до архивните документи на всички потребители, съобразно техните възможности и потребности, както и организацията на работа и използване на документите. Формулирани са, съобразно действащите нормативни документи и добри практики, изискванията, на които трябва да отговарят читалните и прилежащите към тях помещения.
 
I. НАУЧНО-СПРАВОЧЕН АПАРАТ
 
I.1. Определение
 
Научно-справочният апарат (НСА) е система от взаимосвързани справочници по отчета, състава и съдържанието на документите, създадени на единни методически принципи, съвместими със съвременните информационно-търсещи системи. Осигурява търсенето на документи и информация в архивен фонд, в отделен архив, в група архиви и в архиви, които съхраняват документи на Националния архивен фонд (НАФ).
НСА се определя от начина на организация на документите по отчета, състава и съдържанието им. Всяко ниво на организация на документите се отразява от различни по вид и състав справочници. Отделните видове справочници в системата на НСА имат определено предназначение, взаимно се допълват и не се дублират.
Всеки вид архивен справочник е с определена форма за отделните архиви, съхраняващи документи от НАФ, и отговаряща на предназначението на дадения вид справочник.
Научно-справочният апарат съдържа данни и за ограниченията в достъпа до архивните документи.
При необходимост справочниците се усъвършенстват с цел повишаване ефективността на търсенето на архивна информация.
 
I.2. Видове справочници
I.2.1. Справочници към архивния фонд
Справочници към архивния фонд – предоставят информация за организацията, систематизацията и съдържанието на документите в архивния фонд и включват:
– историческа справка;
– класификационна схема;
– описи (с указатели към тях);
– преглед на архивен фонд.
 
I.2.2. Справочници по архивните фондове на държавен архив
I.2.2.1. Справочници по отчета на документите:
– фондова картотека (с указатели към нея);
– списък на постъпленията;
– списък на фондовете;
– списък на частичните постъпления;
– списък на спомените;
– описи (с указатели към тях).
I.2.2.2. Справочници по съдържанието на документите:
– описи (с указатели към тях);
– вътрешни описи на документите в архивните единици при спазване на методическите изисквания за описание на документ. Съставя се при архивни единици, включващи особено ценни и уникални документи, както и при албуми;
– каталози (систематични, предметно-тематични, именни и др.);
– прегледи (фондови и тематични);
– пътеводители;
– тематични справки и списъци, информационни писма;
– справочници по документите и копията на документи за българската история, съхранявани в чуждестранни архиви, институции и частни лица.
I.2.2.3. Спомагателен справочен апарат (класификационни схеми, исторически справки и др.).
I.2.2.4. Научно-справочна библиотека на държавния архив.
I.2.3. Справочници по архивните фондове на група държавни архиви
Справочници по архивните фондове на група държавни архивиразкриват състава и съдържанието на комплекса от документи, съхранявани в съответната група държавни архиви и включват пътеводители, списъци, прегледи, каталози и др.
I.2.4. Справочници по документите от Националния архивен фонд
Справочници по документите от Националния архивен фонд са:
– централна фондова картотека;
– справочници за архивите в страната;
– пътеводители на архивите в страната;
– пътеводители и прегледи за категории архивни фондове от архивите в страната;
– прегледи на документи по определена тема от архивите в страната;
– Регистър на Националния архивен фонд.
I.2.5. Справочници по документи от група архиви извън страната
Справочници по документи от група архиви извън страната – разработват се в случаите, когато архиви от различни държави работят по една или няколко теми.
 
I.3. Инвентарен опис – основен елемент на НСА
I.3.1. Определение
Инвентарният опис е основен архивен справочник по отчета и съдържанието на архивните единици във фонда. Отразява цялата наличност от документи и е систематизиран списък на архивните единици, съдържащ пълните им искови данни. Разкрива в обобщена форма състава и съдържанието на видовете документи в отделните архивни единици. Определя реда за тяхното съхранение и издирване.
Инвентарният опис е основа за създаването на всички останали архивни справочници и служи за осъществяване на информационната и популяризаторската дейност на държавните архиви. При необходимост се усъвършенства или пресъставя. Задължително при пресъставянето се изготвя преводна таблица, която е неразделна част към описа и се предоставя на потребителите при ползване.
Неразделна част към инвентарния опис са класификационната схема и списъкът на съкращенията.
I.3.2. Класификационна схема
Класификационната схема е план, определящ реда за групиране на делата в раздели и подраздели в логическа последователност, съобразно техните исторически и/или логически връзки. Тя играе ролята на информационно-търсещ език и от нейното качество зависи ефективността на търсене на информация. При ограничен брой и еднотипност на архивните документи в инвентарния опис, класификационна схема може да не се изготвя, като това се отбелязва в раздел „История на фонда“ на историческата справка.
I.3.3. Списък на съкращенията
Списъкът на съкращенията представлява азбучен списък на срещащите се в описа думи, написани съкратено, които не са включени в списъка на стандартните съкращения.
Значително повишаване на информационните качества на описа се постига при автоматизираната му обработка и чрез съставяне на помощен апарат – указатели (именни, географски, предметни, комбинирани – система от указатели и др.), разширяващи възможностите за многоаспектно търсене.
С навлизането на новите технологии и разширяването на възможностите за търсене отпада необходимостта от указателите в традиционния им вид на хартиен носител.
 
I.4. Каталози
I.4.1. Определение
Каталозите са справочници по съдържанието на архивните документи, в които сведенията са групирани по въпроси (теми, предмети, наименования и др.) и са разположени в логическа, азбучна или хронологическа последователност. Съвкупността от различните по съдържание и структура каталози изгражда система, важна част от научно-справочния апарат, даваща най-широка възможност за многоаспектно търсене на информация.
I.4.2. Видове каталози
I.4.2.1. По форма каталозите са:
– картотечни – при тях описанието на документите се нанася върху каталожни фишове, съхранявани в чекмеджета в съответния архив/институция;
– печатни – тук съдържанието е отразено под формата на печатно издание, придружено с указатели, което дава възможност за използването им и извън архивите/институциите;
– електронни – при тях описанието на документите е представено в електронен вид, базирано в информационни системи, уеб сайтове, дигитални архиви и др., което дава възможност за широк достъп до информация и улеснява търсенето ѝ. Електронните каталози могат да бъдат съпроводени от дигитален образ на каталогизирания обект.
Възможно е един и същи каталог да бъде изготвен и попълван в повече от една форма.
I.4.2.2. По структура каталозите са:
– с логическа структура – при тях сведенията от документите се групират по отрасли/сфери на дейност на обществото, по проблеми и изследователски теми, по хронология/периоди и т.н. и се подреждат в логическа последователност;
– с азбучна структура – при тях сведенията от документите се групират по предмети (проблеми, географски названия, имена на лица), като наименованията на предметите се подреждат в азбучна последователност.
I.4.2.2.1. Каталозите с логическа структура са:
– систематичен каталог – справочник по съдържанието на документите, в който сведенията от тях се групират по видове дейности, при спазване на логическа последователност и взаимовръзка;
– предметно-тематичен каталог – справочник по съдържанието на документите, в който сведенията от тях се групират по проблеми и изследователски теми в логическа последователност;
– хронологически каталог – справочник по съдържанието на документите, в който сведенията от тях са групирани по периоди от време, години и дати, разположени в хронологическа последователност.
а) Правилата при определяне деленията в класификационните схеми на каталозите с логическа структура са:
– на всяка дадена степен делението се извършва въз основа само на един признак;
– получените от делението групи взаимно се изключват;
– делението е изчерпателно (сборът от получените групи дава съдържанието на делимото);
– делението се извършва последователно, от общото към частното, без пропуски на степени по йерархията.
б) Индексите за всяко деление в класификационните схеми с логическа структура (по изключение и в тези с азбучна) могат да бъдат цифрови, буквени и смесени.
I.4.2.2.2. Каталозите с азбучна структура са:
– именен – при него обект на описание са имената на лица – име, презиме, фамилия, псевдоними и др.;
– географски – при него обект на описание са географски понятия – държави, градове, села, морета, реки и т.н.
– предметен – при него обект на описание са понятия, предмети и имена. Именният и географският каталог са разновидности на предметния.
I.4.3. Каталогизация на архивните документи
Каталогизацията на архивните документи е съвкупност от всички процеси по съставянето на каталозите и включва:
– определяне вида на каталога;
– създаване на план за организация на работата;
– съставяне на схеми за класификация на описанията;
– издирване и подбор на документи;
– описание и систематизация на документите по схемата.
Каталози се съставят въз основа на документи на ниво фонд, група фондове, колекции, частични постъпления от определен/и държавен/и архив/и и от документи на ниво Национален архивен фонд, независимо от времето, техниката и начините на създаването им.
Каталози се съставят и въз основа на документи от чуждестранни архивни институции.
Включването на документите в каталозите не зависи от начина, по който те са систематизирани в съответния архив/институция (архивни единици, инвентарни, каталожни номера и др.).
Каталогизират се и печатни издания, запазени във фонда на учреждението, имащи непосредствена връзка с дейността му. В случаите, когато не се отнасят до дейността на учреждението, те се каталогизират по преценка или се предават в библиотеката на архива.
Не се каталогизират архивни единици с документи по личния състав (заповеди, ведомости за заплати и др.), с изключение на случаите, когато в тях се съдържат сведения за видни личности или конкретни сведения за създаването, развитието, ликвидирането на фондообразувателя, или ако други документи, свързани с историята му, не са запазени.
Основен метод при каталогизацията е диференцираният подход при подбора на архивните фондове и тяхното описание. По този начин се:
– отчита различната категоризация на архивните фондове;
– извършва подбор на архивните единици, на документите и на сведенията от тях;
– използват различни начини на описание в зависимост от характера на документите.
При каталогизация на документи на архивни фондове на институции и организации се спазва принципът от общото към частното при следната последователност:
– документи, отнасящи се до всички структури на фондообразувателя;
– документи, отнасящи се до конкретни направления от дейността на фондообразувателя;
– документи, отразяващи изпълнението на определени функции на структурите на фондообразувателя (стратегическо планиране, финансово-счетоводни, човешки ресурси, правно обслужване, управление на собствеността и др.);
– документи на структури, изпълняващи спомагателни функции.
I.4.3.1. Архивите, съхраняващи документи от НАФ, разработват план-програма за каталогизация на документите, съхранявани при тях, в зависимост от информационната значимост на архивните фондове и от обществения и научния интерес.
Каталози на документите в архивите се създават при:
– тематично разкриване на документи от един или повече архиви;
– тематично разкриване на документи от един или повече архивни фондове;
– тематично разкриване на документи на част от архивни фондове чрез подбор на архивни единици, съдържащи данни по определени теми. Това може да бъде подготвителен етап при публикуване на документи, съставяне на прегледи, пътеводители и други справочници;
– научно-техническата обработка на архивни фондове.
Всеки архив разпределя фондовете си в три категории в зависимост от степента на информативност, особеностите при използването и обществения интерес:
– I категория – фондове с многообразна информация, засягаща по-голяма част от обществената дейност, както и фондове с уникална информация;
– II категория – фондове, съдържащи информация, ограничена в рамките на едно направление;
– III категория – фондове, съдържащи информация по една тема или един въпрос.
Работата по каталогизация на фондовете започва с тези от I категория. Наред с тях може да се разкриват и комплекс фондове от I, II и III категория.
Преди започване на работа по каталогизирането, свързано с проекти и теми, се разработва подробен план на проекта/темата, съгласуван с експерти в съответната област. Уточнен и конкретизиран, планът може да послужи за класификационна схема на съответния каталог.
I.4.3.2. Съставяне на класификационна схема на каталога.
Класификационната схема се разработва преди да започне издирването и описанието на документите. Тя е методическо пособие към каталога и е предназначена да осигурява бързото и точно търсене на съответните групи от документи. Тя може да бъде допълвана и променяна в процеса на работа с оглед по-пълното и точно разкриване на съдържанието на документите и/или при включване на новоиздирени документи.
Сведенията за документите, обединени в групи, образуват деленията на каталозите. Деленията са раздели, подраздели, теми, подтеми, рубрики, подрубрики и др. Съвкупността от всички деления на каталога образуват неговата класификационна схема.
Основни деления, съдържащи се във всеки каталог, са рубриките. Те се състоят от названията на конкретния въпрос, предмет, фамилия на лице, дата и т.н., за които се съдържат сведения в документите. На всяка рубрика могат да съответстват няколко подрубрики. Те отразяват характера на събитието или действието, отнасящо се до предмета или лицето, и дават възможност да се детайлизира общото, за което се съобщава в рубриката.
В каталога записите (фишовете) с описания се поместват след разделите за рубрика или подрубрика.
Всички други деления на схемата са предназначени за обобщаване на сведенията, съдържащи се в рубриките и подрубриките, и само насочват към тях.
I.4.3.2.1. Класификационната схема на систематичния каталог обхваща съдържащите се в документите понятия, които отразяват различни сфери от човешката дейност.
а) В зависимост от епохите, за които се отнасят документите, систематичните каталози биват:
– систематичен каталог за документите до Освобождението на България (1878 г.);
– систематичен каталог за документите след 1878 до 1944 г.;
– систематичен каталог за документите след 1944 г.
б) В схемата на подреждане на записите (фишовете) в систематичните каталози на архивите основни деления са:
А. Органи на власт и управление;
Б. Външна политика на България и международни отношения;
В. Въоръжени сили, военно дело, войни;
Г. Обществено-политически живот;
Д. Икономика;
Е. Просвета, наука, култура и бит;
Ж. Здравеопазване, социално дело, спорт и туризъм;
З. Финанси, кредит и застраховане;
И. Религия.
Към основните деления на схемата на систематичния каталог се създават рубрики и подрубрики.
Пример:
Основно деление „Икономика“; Рубрика „Промишленост“; Подрубрика „Тежка промишленост“
I.4.3.2.2. В класификационната схема на предметно-тематичния каталог водещ признак е информацията в документите по дадената тема. Темата се дели на подтеми, рубрики и подрубрики.
Пример:
Тема „Войни“; Подтема „Балкански войни“; Рубрика „Междусъюзническа война“; Подрубрика „Военни действия“
Изборът на признака на деление зависи от спецификата на темата.
При делението на темата на подтеми могат да се използват следните признаци: отраслови, предметни, хронологически, гео­графски и др.
При наличие на систематичен каталог предметно-тематични каталози се разработват по изключение, когато е необходимо темата да се представи в аспект, по-различен от този в систематичния каталог, или за по-детайлно разкриване на отделен въпрос.
Класификационната схема на предметния каталог е списък на понятия в азбучна последователност.
I.4.3.2.3. В класификационната схема на именния каталог рубрики са фамилни или други имена на лица, разположени в азбучен ред. Подрубриките се създават в зависимост от дейността на тези лица.
Именният каталог е общ, без разделения по епохи.
Фамилните имена, псевдонимите и прозвищата на лицата са основни деления (рубрики) на каталога и са изнесени на първо място, пред личното и бащиното име.
Пример:
Яворов, Пейо Крачолов
Наличието на подрубрики се определя от наличието на сведения за дадено лице. Съставя се схема на подрубриките за всяка конкретна рубрика.
Пример:
Рубрика: Василев, Григор
Подрубрики: Биографични и автобиографични документи; Обществено-политическа дейност; Публицистична дейност; Документи за близки и роднини
За лица, които са по-известни със своите псевдоними, прозвища, духовнически имена и др., се правят препратки към техните фамилни имена.
Пример:
Климент, митрополит – вж. Друмев, Васил
За лица, които са по-известни по бащино, а не по фамилно име, записите (фишовете) се групират по бащиното име и препратка се прави от фамилното към бащиното.
Пример:
Петков, Христо Ботев – вж. Ботев, Христо
За лица, които са по-известни с псевдонимите, отколкото с имената си, записите (фишовете) се групират по псевдонимите. В такъв случай препратка се прави от името към псевдонима.
Пример:
Стоянов, Димитър Иванов – вж. Елин Пелин
 
Същото се отнася за лицата от женски пол, известни с имената на съпрузите си.
Пример:
Каравелова, Лора Петкова – вж. Яворова, Лора
I.4.3.2.4. В класификационната схема на географския каталог рубрики са географски наименования – названия на държави, градове, морета, реки, езера и др. Подрубриките имат предметен характер, разположени са в азбучен или систематичен ред.
В географския каталог сведенията от документите в рубриките се групират по хронологичен или систематичен ред, като при систематичния се разработва схема на подрубриките.
Пример:
Реки
Арда
Бели Искър
Вит
Глазне
I.4.3.3. Издирване и подбор за каталогизиране.
Подборът и анализът на съдържанието на документите е въз основа на класификационната схема на каталога, която показва в какъв аспект се подбират сведенията, и помага за отразяването на същността и значението им.
Преглеждат се инвентарните описи на архивни фондове и се набелязват архивни единици, в които се съдържат данни по темата на каталога. Определят се частите от архивните фондове, които ще се каталогизират и конкретните архивни единици.
Основни критерии при подбора на документите за систематичния и предметно-тематичния каталог са:
– съдържанието на документа;
– времето на създаване на документа;
– мястото на събитието, отразено в документа;
– значимостта на автора или адресата;
– степента на запазеност на документите във фонда.
Частичното тематично разкриване има за цел подбирането и описанието на документи по конкретна тема от един или няколко фонда и създаването на предметно-тематичен каталог, който може да има постоянно или временно съществуване.
Тематичното разкриване се извършва:
– по заявки на потребители (институции, организации и граждани);
– по отделни проекти и теми;
– за нуждите на съответния архив – при подготовката на прегледи, пътеводители или информационни документи.
В случаите, когато тематичното разкриване е по заявки на потребители, то трябва да бъде придружено с план, включващ конкретните въпроси, хронологическия и географския обхват на темата.
За именния и географския каталог подборът се извършва едновременно с подбора на сведения за систематичните каталози, като се подбират и разкриват документи за отделни лица и административно-териториални единици. При подбора на сведения за именния и географския каталог се прилагат същите критерии, както при подбора на сведения за систематичния каталог, като се имат предвид следните особености:
– за именния каталог се подбират сведения за живота и дейността на видни (национални и местни) държавни, обществени и политически дейци; творци в областта на науката, техниката, литературата и изкуството; участници в националноосвободителните движения; изобретатели и др. Това са сведения от документи с биографичен характер (автобиографии, биографии, характеристики, документи за награждавания и т.н.), както и сведения за дейността на дадените лица в определени сфери от живота на обществото;
– за географския каталог се подбират сведения за административно-териториални единици, населени места и други географски обекти.
I.4.3.4. Описание на определените за каталогизиране документи.
На документите от подбраните архивни единици се съставят описания. Описанията се разпределят по съответните раздели на каталога. Тези от тях , които излизат извън темата му, могат да бъдат включени в систематичния каталог.
Създадените каталози могат да се използват за съставяне на бази данни в информационни системи, да се издават печатно/електронно или да останат в картотечна форма.
При научно-техническата обработка на архивни фондове по изключение могат да се съставят записи (фишове) и за каталозите. Исковите данни се нанасят след приключване на научно-техническата обработка и съставянето на описа.
Описанието на документите при каталогизацията се извършва по въпроси. Въпрос е съвкупност от сведения, характеризиращи дадено събитие, явление или обект, независимо от това дали тези сведения се съдържат в отделен документ, в част от документ или в група документи.
Всеки самостоятелен въпрос се описва в отделен запис (фиш).
Пример:
Протокол от заседание на Министерски съвет с решение за започване на благоустрояването на София. 3 май 1880 г. Оригинал. Ръкопис.
ЦДА, ф. 284К, оп.1, а.е. 1, л. 5.
В един запис (фиш) могат да се опишат:
– отделен документ, ако съдържанието му засяга един въп­рос;
– част от документ, ако в документа се съдържат няколко въпроса, изискващи самостоятелно отражение в каталога. В този случай в записа (фиша) се описва само съответната част от документа, като се използва изразът „с данни за“ или „със сведения за“
Пример:
Доклад на Харманлийския околийски полицейски началник до Областното полицейско управление в Стара Загора с данни за прожектиране на филм в Харманли през юли 1940 година. 12 авг. 1940 г. Оригинал. Машинопис.
– няколко документа от една архивна единица или от няколко архивни единици от един опис на архивен фонд
Пример:
Протоколи от заседания на Министерски съвет с решения за: изпращане на обезщетения за недвижимите имоти на избягалите турци, отчуждени за обществено ползване (14 май 1880 г.); забрана на татарите да продават земите си (25 авг. 1880 г.).
ЦДА, ф. 284К, оп. 1, а.е. 1, л. 8–9, 90.
При запис (фиш) на документи от различни архивни единици, номерата на листовете се отбелязват за всяка архивна единица поотделно
Пример:
ЦДА, ф. 305, оп. 1, а.е. 25, л. 2; а.е. 30, л. 4; а.е. 55, л. 80–120.
– една архивна единица, когато всички документи в нея засягат един и същ въпрос. В този случай в записа/фиша се пренася описанието на архивната единица от инвентарния опис, като при необходимост то се редактира;
– няколко архивни единици от един инвентарен опис, когато се отнасят към един и същ въпрос.
При групиране на сведения от документи се спазва изискването те да се отнасят за един и същ въпрос, факт или събитие, за един и същ период, за едно и също място.
Елементите на описанието се подразделят на:
– информационни;
– класификационни;
– външни;
– контролни;
– искови (с издирването).
Основната група сведения са информационните сведения, чрез които се означава съдържанието на описваните документи. Те се нанасят в графата „Съдържание“ и се състоят от:
– вид на документа;
– автор;
– адресат;
– въпрос, засегнат в документа;
– хронологическа и пространствена характеристика на събитията, за които се отнася документът (време и място на протичането им).
В общ текст последователно се описват видът на документа, авторът, адресатът и въпросът, засегнат в документа, времето и мястото на събитието. След тях, на същия ред, се посочват датата на създаване на документа, неговите оригиналност и начин на създаване.
При описанието на документи от личен произход преди датата на съставяне на документа се посочва и мястото на съставянето му.
 
Пример:
Писмо от Константин Величков до племенницата му Юрукова за здравословното му състояние. Мантон, 27 септ. 1906 г. Оригинал. Ръкопис.
Когато документът е служебен, но е подписан от известна личност, в информационните сведения се посочва името на подписалия документа.
Пример:
Протокол за учредяване на Комитет на пловдивската патриотична дружина „България за себе си“, подписан от Ив. Андонов като председател. 6 юни 1891 г. Оригинал. Ръкопис.
ЦДА, ф. 1599К, оп. 1, а.е.147, л. 14.
При каталогизацията на печатни издания (монографии, статии, брошури и др.) се отбелязва видът на изданието, организацията или лицето, което публикува изданието, издателството.
При описание на стихотворения без заглавие, манифести, прокламации, плакати, се допуска цитиране на първите няколко думи (за разпознаване) и се поставя многоточие.
Съдържанието се предава конкретно, кратко, ясно, без подробности.
Имена на лица се посочват така, както са дадени в документите. При възможност се изписват изцяло, без съкращения.
Записите (фишовете), съставени за систематичния каталог, които съдържат данни само за едно лице, автоматично се включват и в именния каталог
Пример:
Резолюция на Софийския апелативен съд за осъждането на Петър Бонев от с. Крушовица, Оряховско, за нанесена обида на царя. 11 септ. 1923 г. Оригинал. Машинопис.
От записите (фишовете), в които се споменават повече лица, се правят извлечения за именния каталог.
Пример:
Декларация от представители на политическите сили в България (К. Мушанов, Кр. Пастухов, К. Георгиев, д-р Ив. Пашов и др.) до регентите и министър-председателя за грешките на правителството във външната политика, за необходимостта от скъсване съюза с Германия и образуване на конституционно правителство. Авг. 1944 г. Печатно.
При описанието на съдържанието на документите при каталогизацията освен горепосочените изисквания се спазват и всички изисквания, отнасящи се до описанието при научно-техническата обработка на архивните фондове.
Класификационните сведения са:
– индекс на делението в класификационната схема;
– дата на събитието;
– място на събитието.
Те предоставят сведения за съдържанието по документите, описани в конкретния запис (фиш) и за систематизация на фишовете в каталога в съответствие с класификационната схема.
Индексът се определя според класификационната схема.
Когато едно и също описание е от значение за няколко деления в каталога, в графата „индекс“ на записа (фиша) се нанасят индексите на всички деления.
Датата на събитието служи за допълнителна систематизация на описанията в рамките на подрубриката. Тя се изписва независимо от това, че е изписана и като част от информационните сведения. Изписват се денят, месецът (с думи, като се използват установените съкращения) и годината.
В случаите, когато датата на събитието съвпада с датата на документа, се вписват и двете дати на съответните места. Ако датата в документа не е посочена, то по възможност тя се установява, като се изхожда от съдържанието на документа и от останалите негови особености. В този случай датата се загражда в квадратни скоби.
В графата „Място на събитието“ се сочат всички населени места, райони или държави, към които имат отношение описваните документи.
Външни сведения са сведенията за езика на документа и за начина на създаването му.
Исковите сведения, осигуряващи издирването на документите, са: наименование на архива, номер на архивния фонд, номер на инвентарния опис, номер на архивната единица и номер на листа/овете.
Контролни сведения са датата на съставянето на записа (фиша) и името на служителя, който го е съставил. Те се вписват с цел контрол върху описанията при каталогизацията.
След каталогизацията на документите от даден фонд или по дадена тема съставените записи (фишове) се редактират с цел уеднаквяване.
Съставените, индексирани (сигнирани) и редактирани записи (фишове) подлежат на систематизация. Тя има съществено значение при информационното търсене в каталозите.
Систематизацията на записите (фишовете) се изразява в тяхното групиране в съответствие с класификационната схема на каталога. В подрубриките записите (фишовете) се подреждат по хронологичен, азбучен или друг удобен за използване ред.
Систематизираните фишове на хартиен носител се подреждат по подходящ начин, за да не се допусне тяхното разместване или загуба. Не се допуска съхраняването на фишове в пликове, папки и др.
Разделите, подразделите и другите деления в каталога се отделят един от друг с разделители. Върху разделителите се нанасят индексите и наименованията на подразделенията на класификационната схема.
На всяко каталожно отделение се поставя етикет, на който се отбелязват поредният му номер и наименованието на раздела от класификационната схема.
При систематизацията на фишовете на хартиен носител за именния каталог се използват буквени разделители (А, Б, В, Г, Д и т.н.). Ако имената от дадена буква са много, се използват и сричкови разделители (Аб, Ав, Аг или Ба, Би и т.н.).
 
 
 
I.5. Прегледи на архивни фондове и документи
I.5.1. Определение
Прегледите са справочници, които в текстова форма разкриват състава и съдържанието на архивните документи. Съставят се само на документи от обработени фондове.
I.5.2. Видове прегледи и предназначение
Прегледите са:
– фондови;
– тематични.
I.5.2.1. Фондови прегледи
– преглед на архивен фонд в държавен архив – справочник, който разкрива състава и съдържанието на фонда. Предназначението на този преглед е да предоставя обобщена и описана възможно най-кратко информация за потребителите, с цел насочване вниманието им към обработени архивни фондове.
– преглед на групи еднородни фондове в държавен архив – справочник, който разкрива състава и съдържанието на архивни фондове на фондообразуватели със сроден предмет на дейност. Предназначението му е да предоставя обобщена и описана възможно най-кратко информация за потребителите, с цел насочване вниманието им и улесняване ползването на обработени архивни фондове на сродни фондообразуватели.
При избор на фонд за съставяне на фондови преглед се изхожда от значението на фондообразувателя, от актуалността и значимостта на документите във фонда и от неговата пълнота.
I.5.2.2. Тематични прегледи
Тематичните прегледи разкриват състава и съдържанието на архивните документи по определена тема, независимо от това в кои архиви и архивни фондове се съхраняват тези документи. Тяхното предназначение е да предоставят обобщена и кратка информация за потребителите, с цел насочване вниманието им към документите в обработени архивни фондове, съхранявани в държавните архиви, по актуални теми, към които се проявява интерес или по теми, за които наличните документи все още не са достатъчно известни.
I.5.3. Съставяне на прегледи
Основни съставни части на прегледите са: характеристика на документите, подредени по класификационна схема, и спомагателен справочен апарат.
I.5.3.1. Характеристиката е описателната част на прегледа и съдържа групи сведения за документите, подредени съобразно разделите на класификационната схема.
I.5.3.2. Класификационната схема е систематичен списък на раздели, подраздели, рубрики и подрубрики.
Класификационната схема при фондовите прегледи се съставя след като се проучи историята на фондообразувателя и съдържанието на документите от фонда.
Класификационната схема при тематичните прегледи се съставя след проучване на темата и документите по нея.
В случаите, когато архивните документи са разкрити предварително и по темата или по фонда вече има каталог, класификационната схема на каталога може да се използва и за схема на прегледа.
I.5.3.2.1. По вид класификационната схема бива: структурна, отраслова, тематична, географска и номинална.
а) Структурната схема се използва в прегледите на фондове на учреждения със сравнително постоянна организационна структура. В нея организирането на сведенията за съдържанието на документите се извършва отначало по структурните части на фондообразувателя (дирекции, отдели, сектори и т.н.), а след това по важност.
Пример:
Архивен фонд „Акционерно дружество „Гранитоид“ (1907–1950 г.)
I. Управителен съвет и Дирекционен комитет
II. Електрически отдел
III. Индустриален отдел
IV. Минен отдел
V. Търговски отдел
б) При отрасловата схема определящи са видовете дейност/и на фондообразувателя, а групирането на сведенията вътре в разделите се извършва по теми.
Пример:
Държавна земеделска научноизследователска станция „Константин Малков“ в с. Садово, Асеновградско
I. Научноизследователска дейност
II. Метеорологични наблюдения
III. Административна и финансова дейност
в) Тематичната схема се прилага в случаите, когато фондообразувателят няма ясно изразена структура и обособени отрасли на дейност или когато запазените документи не дават пълна представа за тях.
Пример:
1. Розопроизводство и розомаслена индустрия в България
I. Разпространение на розовата култура по райони, условия, при които вирее и мястото ѝ в поминъка на населението
II. Добив на розов цвят и търговия с него
III. Розомаслена индустрия, получени количества розово масло и търговия с него
IV. Отражение на икономическите подеми и кризи върху розомаслената индустрия
2. Тютюнева кооперация „Асенова крепост“ Асеновград
I. Създаване и устройство на кооперацията
II. Членски състав и подпомагането му от кооперацията
III. Покупка, манипулация и търговия с тютюна
IV. Отражение на икономическите подеми и кризи върху дейността на кооперацията
Тематична схема се прилага и когато е необходимо да се илюстрира съдържанието на документите по важни социално-икономически, политически, исторически и други въпроси, независимо от структурата на фондообразувателя.
Пример:
Архивни фондове на читалища в София и Софийски окръг до 9. IX. 1944 г.
I. Създаване на читалища
II. Строеж на читалищни сгради
III. Културно-просветна дейност на читалищата
В рамките на отделните по-малки теми и въпроси сведенията за документите се излагат по хронология.
г) Географската схема се прилага при тематичните прегледи, когато е необходимо да се подчертае икономическо, културно, демографско или друго развитие на отделните райони в страната.
д) Номиналната схема се използва при необходимост да се открои отделният вид документ и когато видът на документа предопределя съдържанието на прегледа.
Прегледите на фондове от личeн произход могат да се съставят и въз основа на примерните схеми за систематизация, прилагани при научно-техническата обработка на тези фондове.
I.5.3.2.2. Характеристиката на прегледите, т.е. описателната им част, включва следните елементи: видовете архивни документи, автор/и и адресат/и, съдържание на документите (анотациите), хронологически рамки, оригиналност и начин на създаване на документите, език (ако е чужд) и палеографски особености.
а) Анотациите се излагат в логическа последователност в максимално кратка форма, но същевременно са точни и ясни и се съпровождат от извороведски анализ. Посочва се значението на групата от документи или на конкретния документ за изучаването на темата, дават се сведения за тяхната пълнота и степен на запазеност, отбелязва се характерът на съдържащите се в документите фактически данни, тяхната достоверност.
Цитирането на текст от документ е допустимо в случаите, когато цитатът изразява нещо особено характерно за епохата на създаване на документите или помага да се подчертае същественото в съдържанието им.
Анотациите биват единични (на отделен документ) и групови.
За най-ценните документи се изготвят единични анотации.
Пример:
„Писмо на Александър Екзарх до Високата порта и Великите сили от 23 януари 1843 г. с искане за подобряване положението на българския народ, за откриване на български училища и изпращане на български младежи да се учат в Цариград и някои европейски градове, за отпечатване на български книги и др.“
Групови анотации се изготвят с цел обединяване сведенията за еднородни документи. Групирането се извършва според особеностите на документите по номинален признак, автор или по съдържание.
Пример:
„Писма от проф. д-р Ханс Гебхард от Хелзингфорс (Хелзинки), 1930–1933 г. за българския репарационен дълг и по бежанския въпрос, за вноса на машини от страните, отпускащи заеми, за предложението му отделите към Кредитните институти за продажба на хранителни продукти и селскостопански артикули в България да се обособят като самостоятелни и да се включат в кооперация „Напред“, за участието му в заседание на финансовия комитет при ОН в Женева и пр.“
б) При характеристиката на документите под линия се посочват исковите им данни: наименование на архива/те, номерата на фондовете (при първо посочване да се дава и пълното наименование на фонда), описите, архивните единици и листовете. При повтарящи се елементи се посочват само различията, като уговорка за това се прави в увода.
 
I.6. Пътеводители
I.6.1. Определение
Пътеводители по фондовете на отделен архив, съхраняващ документи от НАФ – разширени справочници за най-общо запознаване с документите на отделен архив, на група архиви или на всички архиви в страната. Те са систематизирани списъци на архивните фондове с кратки характеристики на документите и данни за фондообразувателите.
За фондовете от различните епохи се съставят отделни пътеводители. При изготвянето на общ пътеводител по фондовете на архивите се обособяват отделни части за съответните епохи или групи архивни фондове. При архиви с по-малък брой фондове от определена епоха може да се състави общ пътеводител на учрежденските и личните архивни фондове.
Краткият справочник по фондовете на архивите е систематизиран списък на фондовете на архива с обобщени характеристики за тях и справочни данни (номер и обем на фонда и крайни дати на документите).
Пътеводителите могат да бъдат издадени в книжно тяло и/или създадени в електронен вид, публикувани в сайтове и др.
I.6.1.1. Съставяне на пътеводители по архивните фондове
Пътеводителите се състоят от характеристики на архивните фондове, класификационна схема, справочен апарат и приложения.
Работата по съставянето на пътеводителя започва с:
– уточняване на фондовете от съответната епоха или групите архивни фондове, за които ще се съставя пътеводителят;
– определяне на фондовете, на които ще се съставят характеристики;
– определяне на фондовете, за които ще се дават само справочни данни в приложен към пътеводителя списък;
– съставяне на класификационна схема, по която ще се подреждат характеристиките на фондовете;
– уточняване на фондовете, на които ще се подготвят групови и единични характеристики;
– уточняване на всички особености за археографското и палеографското описание;
– съставяне на характеристиките на документите към съответните фондове;
– изготвяне на справочен апарат към пътеводителя;
– изготвяне на приложенията към пътеводителя.
За по-пълно разкриване съдържанието на документите освен инвентарните описи, се преглеждат наличните прегледи, справки за фондовете и архивните единици с непълни или общи заглавия.
Подготвеният за издаване пътеводител се преглежда от редакционна комисия.
I.6.1.1.1. Класификационната схема на пътеводителя на фондовете от учрежденски произход отразява основните сфери на обществено-политическия, икономическия и културния живот на обществото, при спазване на Класификатора на архивните фондове. Отделните раздели на схемата се разполагат в логическа последователност, като се спазва взаимната връзка помежду им.
Всеки раздел на схемата, в зависимост от наличието и съдържанието на описаните в него фондове, може да има и подраздели.
В случаите, когато се изготвя общ пътеводител за архивни фондове от учрежденски и личен произход, характеристиките на фондовете от личен произход се групират в самостоятелна част.
При отделен пътеводител на фондове от личен произход характеристиките се подреждат по азбучен ред на имената на фондообразувателите.
I.6.1.1.2. Характеристиките на фондовете са основна част на пътеводителя. В тях сведенията за съдържанието на документите се групират и описват по предварително създадена схема по един от следните признаци: номинален, структурен, отраслов, тематичен, хронологически – за фондовете на учреждения и обществени организации. В основните групи сведенията се структурират по въпроси, а въпросите се изреждат по важност, хронология на събитията и т.н.
Номиналният признак е най-често използваният. Той е подходящ при фондове на учреждения, занимаващи се с един вид дейност.
Структурният признак се използва при съставяне на характеристики на фондообразуватели със сравнително устойчива структура и при големи по обем архивни фондове. При фондообразуватели с неустойчива структура и при малки по обем фондове съдържанието на документите се представя тематично. При фондове с еднотипни документи се използва хронологическият признак.
При фондовете от личен произход сведенията в характеристиката се групират по класификационната схема на съответния архивен фонд.
В разделите на пътеводителя характеристиките се подреждат по важност на фондообразувателите, а след това – азбучно по наименование на селищата и по наименованията на фондообразувателите.
Пример:
В раздела „Просвета, наука, култура“ учебните заведения се подреждат според степента на образованието, за всяка степен в азбучен ред на селищата, а в рамките на отделните селища, ако учебните заведения са много – по наименованията им.
I.6.1.1.2.1. Характеристиките биват индивидуални (за отделен архивен фонд) и групови (за група архивни фондове).
а) Индивидуалната характеристика включва следните данни:
– пълно наименование на архивния фонд;
– справочни данни за фонда (номер и обем на фонда, крайни дати на документите, наличен справочен апарат);
– кратка историческа справка на фондообразувателя;
– кратка анотация на съдържанието на документите.
Справочните данни се посочват под наименованието на фонда вляво.
Пример:
Българска земеделска и кооперативна банка
(БЗКБ), гр. Варна
Ф. 181К, 82 а.е.,1.45 л.м., 1902–1954 г.
б) Групови (общи) характеристики се съставят на еднотипни по състав и по-малко значими по съдържание фондове.
Груповата характеристика се състои от:
– общо наименование на фондовете;
– списък на фондовете, включени в груповата характеристика, със справочни данни за всеки фонд, който се вписва след общото наименование на фондовете, непосредствено преди историческата справка;
– обща справка за историята на фондообразувателите;
– обща анотация за съдържанието на архивните документи от фондовете.
На фондовете, чиито документи са малко по обем и имат предимно справочно значение (документи по личния състав, финансово-счетоводни и др.) не се съставят характеристики, а се включват в приложен към пътеводителя списък на фондовете със съответните справочни данни за тях.
I.6.1.1.2.2. Наименованията на фондовете на учреждения, организации и предприятия се вземат от списъка на фондовете, след уточнение при необходимост.
I.6.1.1.2.3. Историческата справка при индивидуална характеристика на учреждение-фондообразувател съдържа: кратки данни за създаването, реорганизациите и ликвидацията на фондообразувателя (когато е налице), с препратка към основните законодателни актове или официалните документи във фонда; сведения за предмета на дейност, компетенции, структура и функции.
За значимите учреждения, за които съществуват специализирани проучвания, историческата справка е кратка и се съпровожда от библиография на по-важните публикации за фондообразувателя.
Историческата справка за фондове, включени в групова характеристика, съдържа кратки данни за създаването, реорганизациите и ликвидацията на фондообразувателите (когато е налице), за предмета на дейността им, техните функции и компетенции. Когато фондовете от дадената група имат различни години на създаване и ликвидация и чести структурни промени, в историческата справка се дават най-общи данни за периода, през който са съществували фондообразувателите, тяхната компетенция и функции. В списъка на фондовете, включен в пътеводителя, под справочните данни за всеки фонд, се посочват и кратки сведения за създаването и ликвидацията на фондообразувателя (когато е налице), както и за някои по-големи промени в неговото развитие. В този случай общата историческа справка се подрежда пред списъка на фондовете.
Пример:
Народно читалище „Бъдеще“, с. Ботево, Варненска околия
Ф. 481К, 9 а.е., 0.18 л.м., 1924–1954 г.
Основано 1924 г.
В историческата справка за архивна колекция се посочват времето, начинът и особеностите на създаването ѝ, както и институцията/организацията, в която е възникнала. При архивна колекция с документи от личен произход се дават данни за лицето, за което се отнасят документите, както и за лицето, което я е създало и съхранило.
В историческата справка за групов архивен фонд се посочва времето на неговото създаване, причините и обединяващият признак, по който са групирани организациите, включени в груповия фонд.
В историческата справка за семеен/родов фонд се дават сведения за всеки член от фамилията, включен във фонда.
I.6.1.1.2.4. Анотациите на съдържанието на документите както в индивидуалните, така и в груповите характеристики са кратки и ясни, без излишни подробности. Сведенията по еднородни въпроси се групират. Описват се документи, които съдържат важна информация за развитието на икономиката, обществено-политическия живот, науката и културата, както и за дейността на видни личности. Анотират се и уникални, нетипични за фонда документи, както и документи, които се отнасят до други организации или лица, включени във фонда.
Документите по личния състав се описват само ако съдържат данни за видни държавни, обществено-политически и други дейци.
В анотациите съдържанието на документите се описва единично и групово. Всеки документ, който по своя вид и съдържание не подлежи на обобщение или съдържа особено ценни сведения, се описва единично, като се посочва неговият вид, автор, адресат, датата на съставянето и съдържанието му. Групово се описват еднородни по вид и съдържание документи, като посочените по-горе данни се обобщават.
Датите на отделните документи се отразяват, ако не съвпадат с хронологическите граници на фонда или ако имат значение за по-точно предаване на съдържанието на документите.
Когато в анотацията на група фондове се споменават ценни документи – част от фондовете, включени в груповата характеристика, в скоби се посочват номерата на тези фондове.
I.6.1.1.3. Справочният апарат към пътеводителя включва: списък на фондовете, невключени в пътеводителя (неанотирани, необработени фондове); списък на частичните постъпления; списък на архивни фондове и колекции, отчислени и прехвърлени в други архиви; списък на фондовете от профила на архива, съхранявани в други архиви; указатели – именен, географски и др.; списък на съкращенията; библиография на публикации по документи на архива.
Списъкът на фондовете, невключени в пътеводителя; списъкът на архивни фондове и колекции, отчислени и прехвърлени в други архиви; списъкът на фондовете от профила на архива, съхранявани в други архиви и списъкът на частичните постъпления се подреждат по схемата на пътеводителя и съдържат само справочни данни.
Библиографията на публикациите за архива се съставя съгласно съществуващите библиографски правила.
I.6.1.1.4. Приложения към пътеводителя са: фотокопия и факсимилета/дигитални копия на особено ценни документи; илюстрации.
I.6.2. Пътеводител на архивите, съхраняващи документи от НАФ
Справочник за запознаване с архивните институции, които съхраняват документалното богатство на България. Той е систематизиран списък на архивите, съхраняващи документи от НАФ, с кратки характеристики на самите институции, техните документални масиви и библиография на по-важните справочници и документални издания.
В пътеводителя на архивите в България се включват архивите, които съхраняват документи от НАФ:
– държавните архиви;
– архиви и архивни сбирки на културни и други публични институции;
– архивни сбирки на държавни и общински музеи и библиотеки;
– архивни сбирки на читалища и религиозни институции;
– частни архиви.
Системата от тези архиви се изгражда въз основа на принципите за деление на документите по епохи, по комплекси с национално и местно значение, по принадлежността им към отделни сфери на обществената и държавната дейност и по техника на създаването и принципа на недробимост на архивните фондове. Всеки от посочените архиви регистрира, комплектува, обработва, съхранява, отчита и предоставя за използване документите от своя профил.
В пътеводителя на архивите в България се включват документите, вписани в Регистъра на НАФ, поддържан от ДАА.
При издаването на пътеводителя на архивите в страната се спазват същите изисквания, както при пътеводителите на отделните архиви.
I.6.2.1. Съставяне на пътеводител на архивите, съхраняващи документи от НАФ
Пътеводителят се състои от характеристики на отделните архиви и на техните документални масиви, справочен апарат и приложения.
I.6.2.1.1. Характеристиката на архива включва кратка история на създаването и развитието му като институция, статута и профила на документалния му състав. Често възприетото профилиране на архивите излиза извън определените граници, дължащо се на документите от личните архивни фондове, които имат по-широк хронологически обхват.
Характеристиката на документалния масив на архива включва преглед на най-ценните, исторически значими документи, образувани в резултат от дейността на държавни институции, политически, стопански, научни, културни, религиозни и други обществени организации, на видни личности, независимо от времето, мястото и техниката на създаване на документите.
I.6.2.1.2. Справочният апарат включва библиографска справка на най-важните справочници за всеки архив, които позволяват на потребителите да се ориентират най-бързо за документите, съхранявани в него (пътеводители, описи, каталози, прегледи на архивни фондове и документи, публикации на документи, интернет адреси на сайтове, бази данни и др.). В справочния апарат се включват и изготвените към пътеводителя указатели – именен, географски, предметен, списък на съкращенията и др.
I.6.2.1.3. Приложенията включват снимки, факсимилета/дигитални копия на представителните документи за всеки архив.
I.6.2.2. Работата по съставянето на пътеводителя започва с:
– определяне на архивите, които ще бъдат включени в пътеводителя, съобразно съхраняваните от тях документи от НАФ, вписани в Регистъра на НАФ;
– изготвяне на класификационната схема на пътеводителя, която трябва да бъде структурирана съгласно списъка на архивите, съхраняващи документи на НАФ;
– изготвяне на характеристиките на архивите, които включват точно наименование на архива, архивната сбирка, точен адрес на архива, данни за неговото създаване и развитие, промяна в наименованието, профил и особености, актуална фондова наличност;
– изготвяне на характеристиките на документалния масив – хронологичен и тематичен обхват на документите. Сведенията за съдържанието на документите се групират и описват по предварително създадена схема по един от следните признаци: номинален, структурен, отраслов, тематичен, хронологически за фондове на учреждения/обществени организации. Основните групи сведения се систематизират по въпроси, а въпросите от своя страна се изреждат по важност, по хронология на събитията и т.н. В случаите, когато в характеристиката на документите, съхранявани в съответния архив, се споменават ценни документи от част от фондовете, в скоби се посочват номерата на тези фондове. На по-значими документи от профила на съответния архив се изготвят индивидуални характеристики;
– изготвяне на библиография – съставя се за всеки от архивите, включени в пътеводителя. Последователно се посочват изданията – печатни или в електронен вид, които съдържат обобщена информация за архивните фондове и документи като пътеводители, каталози, прегледи; издания, в които са публикувани документи от архива;
– определяне на справочниците или документите, които ще бъдат включени като снимки, факсимилета/дигитални копия и др.;
– уточняване и изготвяне на указателите – именен, географски, предметен и др.
 
I.7. Справочници по документите и копията на документи за българската история, съхранявани в чуждестранни архиви, институции и частни лица
Научно-справочният апарат на комплектуваните от чужбина документи включва получените от чужбина справочници на оригиналните документи и тези, съставени в българските архиви.
Българските архиви, съхраняващи копия на чуждестранни документи, съставят следните видове справочници:
– картотека – играе ролята на инвентарен опис на дадена колекция;
– справочници по колекции;
– каталози: по дадена тема или по хронология;
– гидове и дипляни;
– пътеводител.
I.7.1. Справочници по колекции
Въз основа на картотеката се издават справочници на колекциите от комплектувани документи, книги, карти и др., свързани с българската история. Справочникът за съдържанието на документите в отделна колекция представя наличната информация за съответния архив, от който са копирани документите по архивни единици. Накратко се представя историята и структурата на съотвения архив, отразени в сериите от документи, представляващи интерес за българската история. Към справочника се изготвя библиографска справка на използваната литература. Анотациите на копираните документи са кратки, схематични и обобщени. За всяка серия от документи в табличен вид се отразява оригиналната сигнатура и заглавие (в случай, че няма заглавие – само крайните дати), броят кадри или ксерокопия и сигнатурата на Централен държавен архив. В изложението за всяка серия се отразяват общият брой получени документи, крайните им дати и кратко съдържание на притежаваните копия.
Към справочника се изготвят списък на съкращенията и списък на справочниците, използвани при описването на съответната колекция.
I.7.2. Каталози
Каталози по документи и копия на документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица се изготвят по дадена тема или по хронология.
Тематични каталози се изготвят за:
– изложби по определена тема;
– печатни/електронни издания – в този случай документите се подреждат хронологично по теми.
I.7.3. Гидове и дипляни
Изготвят се по документи и копия на документи за българската история от чуждестранни архиви, институции и частни лица с цел предоставянето им на потребителите на архивна информация. Те могат да се издават в книжно тяло и/или в електронен вид, публикувани в сайтове.
I.7.3.1. Структурата на гида се състои от: въведение, цели, кратка информация за съдържанието на всички колекции, илюстрации на по-интересните документи.
Изготвя се и списък на колекциите и архивите, от които има документи:
I.7.3.2. Дипляната е справочник, който има осведомителен характер с цел насочване вниманието на потребителя към правилата за ползване на документите от чуждестранни архиви в читалните, както и за начина на цитиране на документите.
I.7.4. Пътеводители
Пътеводителят е справочник за копията на документи за българската история, съхранявани в чуждестранни архивохранилища, и придобити от работата на български архивисти и изследователи. Той се състои от:
– информация за архивната система на държавата и архивохранилищата, от които са постъпили документите;
– описание на структурата на архиви, библиотеки и частни колекции, от които са получени копия на документи;
– кратко въведение за документите, разпределени в колекции по страни;
– общия брой на постъпленията и копията, както и крайните дати на документите.
За всеки архив от дадена колекция се изготвя кратка информация за създаването и структурата му и за архивните фондове, от които са предоставени документи.
За всеки фонд (група документи, колекция, серия или подсерия) се изготвя история на фонда. В някои от колекциите, в които са описани архивни единици без оригинални искови данни (например: Куба, Румъния, Испания, Мексико и др.), в забележката се отбелязва „липсват данни за фонда“. В случай, че имената на фондовете са непреводими, се прави приблизителен превод на български език. Посочват се броят на комплектуваните архивни единици, кадрите микрофилм или ксерокопия и крайните дати на копираните документи.
Изготвят се кратки характеристики на съдържанието на документите, като се посочва връзката им с историята на България.
 
I.8. Спомагателен апарат към архивните справочници
I.8.1. Предназначение на спомагателния апарат
Спомагателният апарат към архивните справочници (описи, каталози, прегледи, пътеводители и др.) служи за повишаване информационните им качества и за улесняване на тяхното използване.
Съставът на спомагателния апарат се определя в зависимост от документите, към които се съставя съответният справочник, от типа на справочника и от конкретната цел за неговата подготовка.
I.8.2. Елементи на спомагателния апарат
Елементите на спомагателния апарат са:
– заглавен лист;
– увод;
– списък на съкращенията;
– указатели;
– съдържание;
– библиография
I.8.2.1. Заглавен (титулен) лист
Заглавният лист е първата страница на архивния справочник и съдържа: наименование на архива/те, наименование на справочника, място и година на създаването му.
I.8.2.2. Увод
Уводът на архивния справочник се състои от историческа и археографска част.
В историческата част се описва темата на справочника и неговото значение, историята на фондообразувателя/ите, чиито документи са включени в справочника и историята на архива, съхраняващ документите.
Археографската част включва: обща характеристика на документите в справочника; обем, хронологически граници, пълнота и степен на запазеност на документите; информация за времето и начина на постъпване на документите в архива. Отбелязват се основните категории документи по разновидност, по съдържание, както и техните палеографски, езикови и други особености. Описва се схемата, по която е създаден справочникът и начините на описание (съставяне на характеристики, анотации). Посочват се също: изданията, в които са публикувани документи, включени в справочника; научно-справочният апарат към него и лицата, взели участие в подготовката на справочника.
В зависимост от вида на справочника, уводът съдържа допълнително:
– за опис и преглед на фонд – кратка характеристика на основни етапи от творческата и обществено-политическата дейност на фондообразувателя;
– за тематичен преглед и каталог – обосновка за избора на темата и сведения за нейното проучване;
– за пътеводител и кратък справочник по фондовете – кратка история за архива, за неговата структура, за издателската му дейност и за работата на читалнята.
I.8.2.3. Списък на съкращенията
Списъкът на съкращенията представлява азбучен списък на срещаните в справочника думи, написани съкратено, които не са включени в списъка на стандартните съкращения.
I.8.2.4. Указатели
Указателите представляват списъци на съдържащи се в съответните справочници предметни понятия (имена на лица, географски и топографски наименования, названия на предмети, явления, събития и др.), подредени азбучно, систематично или хронологически, с препратки към страницата, на която понятията се срещат.
Указателите към архивните справочници са инструмент за търсене по съдържанието на справочника. Видът и броят на указателите към даден справочник се определят от съставителя по целесъобразност.
Включените в указателите понятия, техните определения, пояснения, характеристики и данни трябва да бъдат точно и ясно представени.
По форма указателите биват:
а) кратки – съдържащи, само обозначенията на понятията и препратките;
б) разширени – съдържащи, наред с обозначенията на понятията и препратките, пояснения за всяко едно от понятията в смисъла, в който е употребено. При нужда разширените указатели могат да съдържат и допълнителни сведения за лицата, предметите, събитията и т.н. За набирането на тези сведения се използват и допълнителни източници.
Не се допуска смесване на кратки и разширени указатели в един справочник.
При изготвянето на указателите се използва следната пунктуация:
– в кратките указатели се поставя запетая само между номерата на страниците Пример:
Сакъзов, Янко Иванов 3, 31, 94, 97
– в разширените указатели запетая се поставя също между понятието и пояснението
Пример:
Брезница, село 29, 78
Когато дадено понятие се споменава освен в основния текст на справочника и в части на спомагателния справочен апарат, то препратките, отнасящи се до справочния апарат, се дават с друг шрифт (курсив, разредка и др.), което се отбелязва в увода.
За по-голяма краткост и прегледност на указателите, допуска се съкратено написване на тези думи в пояснението, които са включени в списъка на съкращенията на архива или са получили гражданственост.
Пример:
вместо река – р.
вместо град – гр.
Особеностите по съставянето на указателите (начин на съставяне, обем на включените понятия) се отбелязват в увода на справочника.
По съдържание указателите биват:
– именен;
– географски;
– предметен;
– терминологичен;
– смесен
Именният указател представлява азбучен списък на фамилните, бащините и личните имена, псевдонимите, прякорите и др., срещащи се в текста на справочника и в справочния апарат към него.
В зависимост от характера и предназначението на справочника, именният указател бива общ, включващ всички имена от текста, и специален, съдържащ имена от един род (напр. именен указател на конструкторите).
В зависимост от поясненията, именните указатели биват:
– кратък именен указател – съдържа фамилното име (написано изцяло) и инициалите на собственото и бащиното име;
Пример:
Бранчев, А. С. 155, 200
– разширен именен указател – съдържа всички известни имена заедно с прякори, псевдоними и прозвища, изписани изцяло.
Ако в справочника се споменават лица с едно и също фамилно име и с еднакви инициали на личното и бащиното име, в краткия указател тези последните се изписват.
Пример:
Иванов, Георги Стоянов 15, 20, 21
Иванов, Георги Стефанов 16, 25, 30
Ако в справочника се споменават лица с еднакви фамилни, бащини и лични имена, псевдоними, прозвища и т. н., към всяко име се дава пояснение.
Пример:
Петров, Г. Т. (дядо) 18, 43
Петров, Г. Т. (внук) 15, 19
Ако в справочника е дадено само собственото или собственото и бащиното име, прозвище, псевдоним и пр. на лицето и не могат да се определят останалите имена, посочва се името така, както се среща на съответното място в текста.
Пример:
Димитър 11, 15
Проданов, Иван 3, 17
Ако лицето е споменато под псевдоним, прозвище и т.н., наред с псевдонима в кръгли скоби се пише собственото му име. Едновременно с това собственото име се посочва при съответната буква на указателя с препратка към псевдонима или прозвището.
Пример:
Мария (Иванова, М. Ц.) 18, 28, 90
Иванова, М. Ц. – вж. Мария
Ако едно и също лице се споменава в справочника под няколко имена, то всички сведения и препратки за него се съсредоточават на едно място, след основното име на лицето, като за основно име се взема общоизвестното или това, което се среща най-често в справочника. В кръгли скоби след основното се сочат останалите имена. Всяко от тях се посочва и на съответната буква с препратка към основното име.
Пример:
Димитър – вж. Стоянов, Д. С.
Стоянов, Д. С. (Димитър, Радой Ралин, Раликор) 7, 56, 321
Радой Ралин – вж. Стоянов, Д. С.
Раликор – вж. Стоянов, Д. С.
Ако едно и също лице се споменава в справочника с двойно фамилно име, вписват се и двете имена, но подреждането е по първото име.
Пример:
Дондуков-Корсаков, Ал. М. 34, 85, 120
Теодоров-Балан, Александър 8, 12, 25
 
Когато лицето е по-известно със собственото му име, свързано с дума като „бачо“, „дядо“, „хаджи“ и пр., тази дума се изписва пред собственото му име.
Пример:
Петров, Бачо Киро
Асенов, Хаджи Димитър
Ако в документите една и съща жена се среща с името на съпруга си и с бащиното си име и е еднакво известна с двете си фамилни имена, за основно се взема името на съпруга ѝ, а бащиното се посочва в скоби и се изнася като препратка.
Пример:
Люцканова, Недялка (Недялка Цанкова) 23, 42, 58
Цанкова, Недялка – вж. Люцканова, Недялка
В случай, че жената е по-известна с бащиното си име, то се взема за основно. Пример:
Габе, Дора (Дора Пенева,) 3, 8, 12
Пенева, Дора – вж. Габе, Дора
Когато думите „поп“, „хаджи“, „кара“ са станали неделима част от фамилното име на лицето, те се пишат слято с името.
Пример:
Хаджииванов, Иван 25, 72, 83
Попиванов, Стоян 2, 8, 10
Караиванов, Петър 3, 9, 12
В случаите, когато фамилното име на лицето не е посочено в документите и не може да се установи, а към собственото име има дума като „бачо“, „хаджи“, „дядо“ и др. или пояснения, свързани с професията и местопребиваването на лицето, като Дупничанин, Заралия, Казанджи и др., тези добавки се вписват до собственото име.
Пример:
Бай Иван 25, 38, 72
Хаджи Иван 2, 8, 15
Иван Сахатчията 34, 82, 92
Иван Заралията 5, 12, 18
Духовните лица се означават и подреждат по духовното име, а светското име се посочва в кръгли скоби, като при него се прави препратка към основното име.
Пример:
Климент, митрополит (Васил Друмев) 120, 180
Друмев, Васил – вж. Климент, митрополит
Ако в справочника дадено духовно лице се среща с различни духовни санове и е променяло епархията си, за основно се взема последният му сан и епархия.
Пример:
Антим I, екзарх Български, а не
Антим, митрополит Видински
Имената на свещениците се изписват според изискванията за светските лица. Когато е посочено само собственото име на свещеника и фамилното му име не може да се установи, пише се „Поп“ пред собственото име, а след него – селището, в което е служил, ако е посочено в документите.
Пример:
Поп Лило от Оряхово
Поп Димитър от Васколници, Видински окръг
Имената, написани на латиница, се транскрибират на кирилица и се подреждат по тази им форма, а имената на латиница се дават в кръгли скоби. Ако има големи различия в транскрибирането, се прави препратка.
Пример:
Космович, Леон Г. (L. G. Cosmovici) 3, 8, 19
Иорга, Николае (N. Jorga) 6, 11, 12
Двойните фамилни имена, написани на латиница, се подреждат по второто име. Изключение се прави само за лица, известни с първото си име.
Пример:
von Belov-Rutzau – Рутцау-Белов, фон 18, 38, 40
Членове, предлози и частици за благородство, като ван, дьо и други, се пишат след фамилното име на лицето.
Пример:
Бетховен, Лудвиг ван 131, 180
Мопасан, Ги дьо 53, 66, 80
При утвърдена практика у нас такива думи да се пишат слято с фамилните имена на лицата, те се дават слято написани.
Пример:
Лафонтен, Жан дьо 121, 200
Дануцио, Габриеле 1, 18, 121
Турските имена, написани на арабица, се транскрибират на кирилица и на латиница. Подреждат се по транскрипцията на кирилица, а транскрипцията на латиница се дава в скоби. На първо място се пише собственото, а не фамилното име на лицето, както при славянските и западноевропейските имена.
Пример:
Али Саиб Паша (Ali Saib Pasa) 3, 82, 120
Частиците на родство (ibn, bar, zade и др.) се запазват в състава на името на лицето и се изписват заедно с името му.
Пример:
Muhamed ibn Saud – Мухамед Ибн Сауд
Членовете (съкратено al, ar, as, el и др.), прибавени към името на лицето, се пишат на съответното им място.
Пример:
Abdul-Raihan Muhamed al Birunie – Абдул-Райхан Мухамед ал Бируние 8, 12
Думи, означаващи титла, звание, чин (паша, бей, миза, ефенди, хаджи и др.), прибавени към името на лицето, се пишат както са в справочника и при еднакво звучащи имена служат за различаването им.
Географският указател представлява азбучен списък на географските и топографските обекти, срещащи се в текста на справочника и в справочния апарат към него.
Географският указател е само разширен и не се допускат съкращения.
Наименованията на географските и топографските обекти се вписват в указателя, както се срещат в текста.
Ако един географски обект е бил преименуван няколко пъти и в текста на справочника се среща под различни наименования, за основно се взема това, което е хронологически последно. Всички останали наименования, срещащи се в текста на справочника, се дават в кръгли скоби след последното наименование, по реда на тяхното изменение, както и на съответното място в указателя с препратки към основното наименование.
Пример:
Монтана (Кутловица, гр. Фердинанд, Михайловград) 27, 46, 98, 114
Кутловица – вж. Монтана
гр.Фердинанд – вж. Монтана
Михайловград – вж. Монтана
Ако в текста на справочника има различни варианти в написването на географско наименование, за основно се взема съвременното му наименование.
Пример:
Враца (Вратца) 23, 25
Вратца – вж. Враца
Сложните географски или топографски наименования в указателя се вписват по първата дума, без инверсия.
Пример:
Горна Оряховица, гр. 5, 8, 15
Река Девня, с. 10, 200
За селищата с еднакви имена, намиращи се в различни окръзи или държави, в скоби се посочва административната единица или държавата, където се намира съответното селище.
Пример:
Ново село (Видинско), с. 40, 55
Ново село (Троянско), с. 18, 23, 67
Димитровград (България), гр. 13, 61
Димитровград (Република Сърбия), гр. 97, 180
Имената на райони, квартали и махали, на манастири, крепости, метоси, църкви и др. се вписват в указателя както се срещат в текста, като се добави и наименованието на географската цялост.
Пример:
Лозенец – кв. на София, 25, 54
Наименованията на обобщени географски или административно-териториални единици (Черноморие, Тракийска низина, Южна България, Северозападна Стара планина и др.) се вписват в указателя във вида, в който са в справочника.
Предметният указател представлява списък на теми, исторически факти, наименования на учреждения, отделни въпроси, термини и т.н., които се срещат в справочника.
Преди съставянето на предметния указател се изготвя схема на указателя, която отразява видовите и родовите понятия, срещащи се в справочника. Подборът на понятията от текста и описанието им се извършва в съответствие с разработената схема.
Обозначенията на понятията се дават под формата на съществителни, взети отделно или с поясняващи ги прилагателни.
Пример:
банки 3, 25,
данъчна политика 7, 13, 72
В зависимост от съдържанието и предназначението, предметният указател може да бъде общ или специален, включващ еднородни предмети и обозначения.
По форма предметните указатели биват:
– кратки – съдържат само предметните понятия и препратките.
Пример:
МНИПКИ „Минпроект“ 50, 58, 65
– разширени – съдържат предметните понятия, техните определения и препратките.
Пример:
МНИПКИ „Минпроект“, Минен научноизследователски проектно-конструкторски институт за проектиране на минни предприятия 50, 56, 65
Предметните понятия се групират в рубрики и подрубрики. Рубриките включват обобщени, родови понятия, а подрубриките – частни, видови понятия.
Пример:
Министерства
– на народното здраве 146, 153, 157, 161;
– на просветата и културата 65, 68, 79 и т.н.
Рубриките в предметните указатели биват еднословни и многословни. В многословните рубрики при съчетаване на съществително и прилагателно се допуска инверсия, с цел да се обединят еднородните рубрики.
Пример:
Съюзи:
– адвокатски 18, 39, 64;
– научно-технически 10, 114;
– писателски 9, 26.
Когато даденият термин е точно установен, инверсия не се допуска.
 
Пример:
диалектически материализъм 112
Рубриките в предметния указател се подреждат азбучно.
Подрубриките в границите на сложните рубрики се подреждат азбучно, систематично или хронологично.
Пример:
Войни
– Балканска 30, 105;
– Междусъюзническа 16, 54;
– Първа световна 34, 102.
Всяка подрубрика се подрежда и на съответната буква с препратка към рубриката.
Пример:
въздушен транспорт – вж. транспорт
Терминологичният указател представлява азбучен списък на излезли от употреба или неясни термини (остарели изрази и думи, диалектни и чужди думи, технически и други специални наименования и обозначения), с кратки пояснения за смисъла, в който са употребени в текста на справочника. Пояснението се отделя от термина с тире.
Пример:
замба – стоманена или желязна пръчка с някакво изображение накрая, което да се врязва и оставя белег 36, 96
рефус – най-долнокачественият тютюн 60, 62
Когато специалните и неясни термини са малко на брой, те се включват в предметния указател.
Смесеният указател съдържа азбучно подредени понятия независимо от това дали те означават лични имена, географски названия, наименования на учреждения, предмети и др.
Смесеният указател се съставя към малките по обем справочници, при които не е целесъобразно да се изготвят отделни указатели — именен, географски и предметен.
Пример:
Априлов, В. Ев. 1, 57, 84
Австрия 55, 73, 107
Велико народно събрание 1, 2
Велчова завера 16, 36
Посочените по-горе правила за съставянето на указателите изцяло се отнасят и за смесения указател.
I.8.2.5. Техника на съставяне на указателите
Кратките указатели към подготвяни за издаване справочници се съставят по коректурите с нанесени вече страници.
Предметните и разширените указатели като правило се съставят по ръкописите.
Определянето на предметните понятия, които ще бъдат включени в един или друг указател, се извършва чрез внимателно прочитане на текста на справочника и описване на понятията. Описанието съдържа: предметното понятие, пояснения към него и препратка.
Описанията се подреждат съгласно предварително установената схема, след което се редактират.
Указатели се подготвят предимно към печатни издания на справочниците. При електронни издания за търсене на имена, географски названия, предметни понятия се използват средствата на софтуерния продукт.
I.8.2.6. Съдържание
Състои се от названията на частите на справочника и препратки към страниците, на които се намират.
I.8.2.7. Библиография
Библиографията препраща към по-важните изследвания за историята на фондообразувателя или по темата, към предишни публикации на документите, включени в справочника. Тя може да бъде като бележка под линия към увода/предговора или като списък/приложение, като част от спомагателния апарат към справочника.
 
 
II. ДОСТЪП И ИЗПОЛЗВАНЕ НА АРХИВНИТЕ ДОКУМЕНТИ И НАУЧНО-СПРАВОЧНИЯ АПАРАТ
 
II.1. Достъп до документите от НАФ
Архивите, съхраняващи документи от НАФ, осигуряват публичен достъп на потребителите до документите, като създават, поддържат и предоставят на потребителите справочници по състава и съдържанието на архивните документи.
ДАА поддържа и Регистър на Националния архивен фонд, чрез който се разширяват възможностите за достъп, опазване и използване на НАФ и се осигурява публичност и на архивните сбирки и документи, собственост на юридически и физически лица. Справочниците се предоставят на хартиен, електронен или друг технически носител, съобразно техническите възможности на съответния архив.
Документи от НАФ, съдържащи класифицирана информация, се предоставят за използване при условията и по реда на Закона за защита на класифицираната информация и Правилника за неговото прилагане.
Архивите, съхраняващи документи от НАФ, могат временно или частично да ограничават достъпа до тях в случаите, когато тези документи:
а) са на специален режим на съхранение и са регистрирани в списъците на особено ценните и уникални документи и документите в риск;
б) са предадени в архивите чрез дарение, завещание или договор с ограничения предвидени в тях;
в) се реставрират, микрофилмират или дигитализират;
г) са необработени или технически неоформени;
д) засягат законовите интереси на трети лица или използването им противоречи на нормативни актове, свързани с авторското право;
е) се преместват в друго архивохранилище или се паспортизират;
ж) са предоставени на друг потребител или са служебно заети;
з) са включени в изложби;
и) са публикувани в цялост или имат копия.
Наложените ограничения се отразяват в НСА.
В случаи на разрешение за използване на необработени и технически неоформени документи се създава организация за тяхното обработване и техническо оформяне и поетапно предоставяне на потребителите.
Достъпът до документи се ограничава и в случаите на установено нарушение на реда за използването, съгласно действащата нормативна уредба и при наложена санкция на потребителя.
Мотивиран отказ за предоставяне на архивни документи с ограничен достъп се дава в писмена форма от ръководителя на архива до заявителя, като отказът може да бъде обжалван по законоустановения ред.
При въвеждане на ограничение за достъп, предварително даденото разрешение за използване на документите отпада.
Редът и организацията на достъп и използване на документи от НАФ се определят от разпоредбите на ЗНАФ, произтичащата от него нормативна уредба и правилниците на съответните архиви.
 
II.2. Използване на архивни документи
Документите от НАФ се използват за целите на управлението, за развитието на науката и културата, за защитата на правата и законните интереси на физически и юридически лица.
Използването на архивните документи от НАФ се извършва чрез:
а) проучване/преглеждане на оригиналите или на техни копия на хартиен, микрофилмов, дигитален или друг технически носител в читалнята/ите на архива;
б) изготвяне и предоставяне на копия на различни носители, включително по кореспондентски път;
в) изготвяне и предоставяне на справки по определен въпрос или тема;
г) изготвяне и предоставяне на списъци с анотации на документи;
д) публикуване на традиционни и дигитални носители и в Интернет;
е) представяне в изложби;
ж) създаване на филми, радио- и телевизионни предавания.
Архивните документи могат да се използват по един или повече от посочените по-горе начини.
Архивите се съобразяват с предпочитания от потребителя начин за използване, но и съобразно техническите възможности на съответния архив.
Лицата в неравностойно положение получават равноправен достъп до архивните документи във форма, отговаряща на техните комуникативни способности.
С цел предоставяне на качествено специализирано обслужване на потребителите на архивна информация, архивите обявяват на видно място в своите сгради, както и по подходящ начин в Интернет, изчерпателна, общодостъпна и систематизирана информация на български, английски и друг език за:
а) работното време и достъпа до читалните;
б) Тарифата на държавните такси и Цени на услугите, предоставяни от архивите (при наличие на такива);
в) информация за извършване на видеонаблюдение на читалните;
г) друга информация, вкл. нормативна, свързана с обслужването на потребителите.
Предоставянето на административни и специализирани услуги, както и на експертни консултации, се извършва при спазване на нормативно установения ред и срокове чрез разнообразни комуникативни средства и канали за достъп. Архивите оказват помощ и насока на потребителите към компетентна инстанция в случаите, когато решението на поставените от тях въпроси не са от тяхната компетенция.
Архивите използват различни механизми за обратна връзка с потребителя, с цел да бъдат взети под внимание изменящите се потребности на различните обществени групи. Предпочитаният начин е чрез анонимна анкетна карта, която е на разположение на потребителите в читалните или чрез рубрика на сайтовете на архивите. Информацията се обобщава и анализира, като периодично публично се оповестяват резултатите и предприетите конкретни действия.
 
II.3. Читални и други помещения за използването на архивни документи, техни копия и НСА
Използването на архивни документи в сградите на архивите се извършва в специално обособени и оборудвани за целта читални. Те трябва да бъдат лесно достъпни за потребителите, включително за хора в неравностойно положение. От съображения за сигурност е необходимо да се осигури нормален достъп за потребителите до читалните и до резервни изходи, с необходимата маркировка.
Трябва да се избягват всякакви препятствия към читалните и прилежащите им помещения, за да се улесни максимално достъпът на количките с архивни документи и свободното движение на потребителите.
 Помещенията за читални трябва да бъдат със звукоизолация, добре осветени, като същевременно стъклата на прозорците бъдат затъмнени по подходящ начин, недопускащ пряка слънчева светлина. Задължителни условия са наличието на климатични системи, съобразени с обема на помещението, като температурната разлика между архивохранилище и читалня трябва да бъде в разумни граници (+5° С средно) с цел да се избегне термичният шок за документите.
Площта на читалнята е в пряка зависимост от интензивността на използване на архивните документи, като следва да се вземе предвид възможността за увеличаване броя на читателите. Препоръчително е за едно читателско място наличието на 3 м2, като минималното място, необходимо за един читател, е 1 м × 0.70 м. Планира се и площ за служителите от архива, обслужващи читателите, както и място за шкафове, библиотеки, картотеки и др.
Местата в архивите, достъпни за външни лица, трябва да са с постоянен видеоконтрол, като на видно място се предоставя информация за наличието на камери. Разположението на читателските маси трябва да позволява пряк визуален контрол от страна на служителя/ите в читалните.
Индивидуалните работни места на читателите трябва да бъдат с подходящо осветление и самостоятелен обезопасен достъп до ел. захранване с възможност за използване на лични преносими технически средства (компютър, фотоапарат, камера и др.) и допълнителна лампа.
За използване на карти, чертежи и други голямоформатни документи е необходимо организирането на специализирани работни места.
Читалните трябва да бъдат оборудвани с необходимия брой компютри за използване от потребителите на създадените в електронен формат копия на документи и информация от НСА, както и безплатен Wi-Fi достъп.
При наличие на копия на документи на микрофилми и микрофишове се обособяват специализирани читални, които се оборудват с подходящи за използването им читателски апарати и копирна техника. Читателският апарат се поставя на маса с размери 0.95 м × 2.10 м. За всеки читател на масата се осигурява настолна лампа.
В непосредствена близост до читалните се обособяват и помощни помещения за предоставяне на читателите на въведената в електронен формат информация от НСА на хартиен носител, за консултантска помощ от експерти на архива, за извършване на репрографски услуги и за съхранение на заявени от читателите документи.
Потребителите на архивна информация имат правото на свободен достъп до НСА, както и до справочната литература в читалните.
Не се допуска влизането в читалните на потребители с обемист багаж. Трябва да бъде осигурен гардероб и място за лични вещи.
 
II.4. Използване на архивни документи в читални
За използването на архивни документи физическите и юридически лица - потребители на архивна информация, подават писмено заявление (Приложение № 1). Заявлението се подава на място в архива, по кореспондентски (поща, факс, електронна поща) и по електронен път по образец или в свободна форма.
При необходимост към заявлението се изисква прилагането на удостоверения за наследници, пълномощни, препоръчителни писма и др.
При подаване на заявлението се заплаща регламентираната държавна такса.
За използване на документи по научноизследователски и други теми в архивите се издават читателски карти срещу заплащане (Приложение № 2). В държавните архиви читателската карта дава право на достъп и използване на документи по една или повече теми.
Правата и задълженията на потребителите на архивна информация и на служителите на архивите по тяхното обслужване се регламентират в нормативните актове за реда за използване на документите от НАФ в съответния архив.
На потребителя се предоставят, при първо посещение в читалните, нормативните актове, регламентиращи реда за използване на документите от НАФ в съответния архив. Той носи лична отговорност за начина на използване на информацията от архивните документи и спазването на авторското право.
Потребителите заявяват интересуващите ги архивни документи като попълват поръчка, т.нар. заместител (Приложение № 3).
Количеството на архивните документи в една поръчка, срокът за нейното изпълнение и продължителността на използването на предоставените документи се определят с правилниците за реда и организацията за използване на отделните архиви. В същите документи се регламентира и използването в читалните на лична справочна литература и копирна техника на потребителите на архивна информация.
Документите се предоставят на потребителите в читалните от служител/и на архива. Потребителите връщат използваните документи на служителите в читалнята, които ги поставят в специални шкафове. Забранен е достъпът на потребителите до местата за съхранение на документите.
Служителите в архивите проверяват броя на листовете и физическото състояние на документите преди и след използването им.
 
II.5. Използване на архивни документи чрез предоставяне на справки, удостоверения и копия
 
Архивите извършват и предоставят услуги срещу заплащане по утвърдени ценоразписи (при наличие на такива) по заявка на физически и юридически лица. За изготвянето и предоставянето на писмени справки по архивни документи физическите и юридическите лица – потребители на архивна информация, подават писмено заявление (Приложение № 4) на място в архива, по кореспондентски (поща, факс, електронна поща) и по електронен път по образец или в свободна форма.
Държавният военноисторически архив (ДВИА) издава и удостоверения по образец (Приложение № 5).
Заявлението се подава на определеното за целта място в архива, по кореспондентски (поща, факс, електронна поща) или по електронен път по образец или в свободна форма.
Копия на архивни документи се поръчват от физически и юридически лица с попълнено от тях заявление (Приложение № 6) по кореспондентски (поща, факс, електронна поща) или по електронен път по образец или в свободна форма.
Предоставянето на поръчаните копия се извършва на хартиен, микрофилмов или дигитален носител (ксерокопия, принтеркопия, препис-извлечения, снимки, негативи, позитиви, дигитални копия и др.) след заплащане по установения ред.
Справки и копия на архивни документи се изготвят при липса на ограничение в достъпа до тях и когато документите са в добро физическо състояние. Резултатите от справките и изготвените копия се предоставят на заявителя по предпочитания от него начин – на място в архива или по кореспондентски път срещу заплащане по установения ред.
Архивите предоставят заверени копия на съхраняваните от тях документи при писмено искане на потребителя, отразено в поръчката за копиране и след заплащане. Заверката удостоверява верността с архивния документ.
Архивите изготвят препис-извлечения от архивни документи по заявка на потребители. Съдържанието на препис-извлечението трябва да отговаря точно, дословно на частта от документа. Преписите се правят със съвременен правопис, като наименованието на документа и датата, когато той е съставен, се възпроизвеждат изцяло. Началото, краят и пропуснатите места във всяко извлечение се означават с многоточие.
Архивите предоставят на потребителите дигитални копия от публикувани на специализираните им сайтове документи в резолюция по-висока от тази, с която са в сайта, срещу заплащане по установения ред.
 
 
III. ПРИЛОЖЕНИЯ
 
Приложение № 1
Приложение № 2
Приложение № 3
Приложение № 4
Приложение № 5a
Приложение № 5б
Приложение № 5в
Приложение № 5г
Приложение № 5д
Приложение № 5е
Приложение № 6
 

Към свитък 5