DAA     Свитък І  |   Свитък ІІ  |   Свитък ІІІ  |   Свитък ІV  |   Свитък V  |   Свитък VІ


Свитък ІІІ




Методически кодекс
Свитък ІІІ
 
 
Регистрация и отчетност, съхранение и опазване на архивните документи
 
 
Този продукт е създаден в рамките на проект Разработване, внедряване и оценка на въздействието на усъвършенствана политика в Държавна агенция „Архиви“, финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет“, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд, съгласно договор 11-13-5/18.09.2012 г., сключен между Министерство на финансите и Държавна агенция „Архиви“ за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по Оперативна програма „Административен капацитет“, Приоритетна ос І „Добро управление“, Подприоритет 1.3. „Ефективна координация и партньорство при разработване и провеждане на политики“, Бюджетна линия BG051PO002/11/1.3-06.
Цялата отговорност за съдържанието на продукта се носи от Държавна агенция „Архиви“ и при никакви обстоятелства не може да се счита, че той отразява официалното становище на Европейския съюз и Управляващият орган.
 
Методически кодекс
Свитък ІІІ
 
 
Регистрация и отчетност, съхранение и опазване на архивните документи
 
 
 
СОФИЯ, 2013 г.
 
 
© Жеко Алексиев, художник на корицата, 2013
© Държавна агенция „Архиви“
    ISBN 978-619-7070-04-0

 
Предговор
 
Всички документи от състава на Националния архивен фонд (НАФ), независимо от оригиналност, време, начин на създаване и носител, подлежат на регистрация и отчетност, която се води на две нива – в държавните архиви и в Централната фондова картотека (ЦФК). Отчетността в държавните архиви се осъществява чрез определени отчетни единици и форми, които са архивният фонд и приравнените към него групов фонд и архивна колекция; частичното постъпление и споменът, извън състава на архивния фонд.
В Свитък ІІІ за първи път в архивната методика се въвеждат изисквания за регистрация и отчетност на ценните електронни документи. Посочено е, че приетите за постоянно съхранение ценни е-документи, в държавните архиви се регистрират в Специализираната информационна система на държавните архиви с генериран уникален архивен шифър, включващ код на съответния държавен архив; номер на фонда, в състава на който е включен даден е-документ; номер на инвентарния е-опис; номер на а.е.
За първи път се въвежда и понятието Регистър на НАФ, създаван и поддържан от Държавна агенция „Архиви“. Целта на Регистъра е съсредоточаване на информацията за съществуващите ценни документи в страната и извън нея, подпомагане опазването и съхраняването им и разширяване на възможностите за тяхното използване.
Важна част на Свитъка е описанието на архивната сграда като комплекс от помещения, отговарящи на определени условия и предназначени за постоянно съхранение на архивни документи и публичен достъп на потребителите до тях. Тук са посочени най-съвременните изисквания към архивните сгради, като всички цитирани цифрови стойности отговарят на националните и европейските изисквания за опазване на националното архивно богатство.
В Свитъка са разработени подробно начините и особенос­тите на съхранение на различните видове архивни документи като комплекс от мероприятия и дейности по създаване и поддържане на оптимални условия за архивните документи с оглед постоянното им запазване и конкретните им особености. Подробно са разписани изискванията към паспортизацията на архивните фондове, която е проверка на наличието и състоянието на документите във фонда, извършвана периодично или при промяна на условията и мястото на съхранението им.
Значително внимание е отделено на въпросите на опазването като съвкупност от дейности и процедури, целящи укрепване на архивните документи, предпазване от повреди и унищожаване с цел съхраняване на съдържащата се в тях информация. За първи път в методиката се посочва, че за опазване се счита и пренасянето (реформатирането) на информацията от документите върху друг носител, което отговаря на масовото навлизане на модерните технологии в архивните практики.
Разработени са както класически, така и съвременни методи за опазване на архивните документи, сред които важно място заемат микрофилмирането, дигитализацията и фотокопирането. По отношение на консервацията и реставрацията на архивни документи е акцентирано на проблемите при работа с документи на хартиена основа, както и при лабораторни условия.
Значително място е отделено на режима за съхранение на архивните документи, който е тясно свързан с физическото опазване на документите, които стареят и губят своите физико-механични качества като резултат от фактори като температура, влажност, светлина, атмосферни газове, биологически вредители, физическо натоварване и резки промени в условията на околната среда. За да се продължи физическото им съществуване, е наложително съхраняване при контролирани температура, относителна влажност на въздуха, ниво на светлинно въздействие и биологически вредители.
В Свитъка за първи път е включена методическа разработка, посветена на проблема „архивни документи в риск“, т.е. на архивни документи, които са изложени на заплахата на външни и вътрешни опасности като: стихийни бедствия, терористични актове, нарушаване на условията и правилата за съхранение, на отчетната регистрация и използването им, на кражба от страна на сътрудници или външни лица, човешка небрежност или злонамереност за прикриване на документни престъпления и др. Всеки от посочените фактори на риск изисква индивидуални или специфични методически, организационни и технически средства за защита, които могат да предотвратят или намалят силата на тяхното действие. Рисковите фактори на опасност, на чието въздействие реално може да бъде подложен архивен документ или архив, представляват действия или явления, които водят до увреждане или унищожаване. Рискът е състояние на системата за сигурност на архива, което в съответствие с условията на функционирането ѝ може обективно да не предотврати възникването на фактора опасност. Сигурността на архивния документ е качествен показател, характеризиращ нивото на безопасността му, това е състоянието на защитеност на архивните фондове от въздействието на различни фактори на опасност, възникващи при неблагоприятни условия на съхранение. При определяне на критерии за оценка на степента на риска трябва да се имат предвид обектът на контрол, каквито са юридическите лица, в резултат на чиято дейност се създават и съхраняват документи от НАФ, както и рискът или вероятността от увреждане или загуба на документи от НАФ с всички последствия, които произтичат от това.
При анализа на основните рискови фактори са разработени потенциални възможности като загуба на документи при наводнение, пожар, кражби, поради физическо увреждане и пр. След обстойния анализ на различните потенциални възможности е разработен план за действие при бедствени ситуации. Първата стъпка е методиката за изготвяне на план за действие при бедствия, която изисква разработване на етапи като оценка на риска; идентифициране на вътрешните условия; оценка на предпазните мерки; готовност за действие; поемане на отговорност; установяване на щетите (количеството и видът на повредените документи). Етапите в разработването на план за действие при бедствия са: подготовка на инструкции за всички институции, създаващи и съхраняващи документи; разработване на мерки (планове и програми) за защита на документите и архивите на регионално и национално ниво; осъществяване на периодични прегледи на всички мерки за сигурност на хранилищата за документи и архивните сгради.
 
 
І. РЕГИСТРАЦИЯ И ОТЧЕТНОСТ НА АРХИВНИТЕ ФОНДОВЕ
 
І.1. Определение
Отчетната регистрация определя реда и начините за установяване на състава, обема, физическото състояние и съхранението на архивните документи, несъдържащи класифицирана информация в държавните архиви, структурни звена на ДА „Архиви“, промените във фондовата наличност в отчетни единици и отразяването им в съответните отчетни форми.
Отчетните форми са първични и сумарни, взаимно свързани и допълващи се стандарти и образци. Задължително е съответствието между данните в тях.
Регистрацията и отчетността на документите имат за цел да установяват наличността на документите и да осигуряват тяхното организирано съхранение, търсене на архивна информация и използване.
Всички документи от състава на НАФ, независимо от оригиналност, време, начин на създаване и носител, подлежат на регистрация и отчетност. Отчетната регистрация се води на две нива – в държавните архиви и в Централната фондова картотека.
 
I.2. Регистрационни и отчетни единици и форми
І.2.1. Основни отчетни единици (вкл. измерители за състава и обема им)
Отчетността в държавните архиви се осъществява чрез определени отчетни единици и форми.
Основни отчетни единици са:
– архивният фонд и приравнените към него групов фонд и архивна колекция;
– частичното постъпление;
– споменът, извън състава на архивния фонд.
І.2.1.1. Архивен фонд
Самостоятелен архивен фонд се регистрира при наличие на цялостна документация за дейността на организация, съответно на физическо лице. След номера на идентификационната единица (фонд, колекция, частично постъпление или спомен) се поставят буквени индекси.
В зависимост от характера на масива:
„А“ – за архивните документи на съществувалия до 1992 г. Централен държавен технически архив. Масивът се допълва с научно-техническа документация на учреждения и организации с общонационално значение и мащаб на дейност;
„Б“ – за архивните документи на съществувалите до 1993 г. Централен партиен архив и окръжните партийни архиви, независимо от времето на създаването им;
„В“ – за архивните документи на съществувалия до 1993 г. Градски партиен архив в София, независимо от времето на създаването им.
В зависимост от епохата:
„К“ – за архивните документи, създадени до 1944 г.;
– без буквен индекс – за архивни документи, създадени след 1944 г., невключени в гореизброените масиви.
Видово и/или тематично свързани документи на различни фондообразуватели, които не са достатъчни за формиране на самостоятелни архивни фондове, се организират и регистрират като архивни колекции, които се приравняват към архивен фонд.
І.2.1.2. Частично постъпление
Отделни документи или групи от документи, недостатъчни за формиране на архивен фонд или колекция, се определят и регистрират като „Частично постъпление“.
І.2.1.3. Спомен
Спомени на лица за личности и събития с историческо значение се определят и регистрират като „Спомен“.
В рамките на архивните фондове или колекции документите се групират в архивни единици.
І.2.1.4. Измерители за състава и обема на основните отчетни единици
Измерителите за състава и обема на основните отчетни единици са:
– за научно-технически обработените фондове или колекции – архивна единица и линеен метър, а за архивната единица – брой листове;
– за научно-технически необработените фондове, колекции и частични постъпления – линеен метър.
 
I.3. Основни отчетни форми
Отчетността на фондовата наличност се осъществява чрез унифицирани форми, разработени от ДА „Архиви“.
Отчетните документи се попълват с данни, установени чрез непосредствени измервания или по официални документи в съответния архив. Между данните в различните отчетни форми е задължително да има съответствие.
Всички промени в състава и обема на отчетните единици, настъпили след първоначалните измервания, се отбелязват в отчетните форми, като се посочват причините и основанията за тях.
Основни отчетни форми са: фондова картотека, списък на постъпленията, списък на фондовете, списък на частичните постъпления, списък на спомените, списък за специална регистрация и инвентарни описи.
І.3.1. Фондова картотека
Фондовата картотека е форма за отчет на фондовете на съответния архив и промените в техните количествени показатели, научно-техническа обработка, състав, съдържание, справочен апарат, застрахователен фонд и др. Изгражда се от картони образец 1 и 1А, съставени в два екземпляра, единият от които се съхранява в съответния държавен архив, а другият се изпраща в Централната фондова картотека на ДА „Архиви“. Фондовите картотеки на архивите се изграждат и функционират в автоматизиран режим, чрез което се постига бързо и многоаспектно търсене на статистическа информация за състоянието на НАФ, както и за съдържанието на архивните фондове в отделните държавни архиви. Това не изключва тяхното поддържане на хартиен носител.
І.3.2. Картон обр. 1
Лицевата страна на картон обр. 1 (Приложение № 1) съдържа следните данни:
І.3.2.1. Данни за фонда:
– наименование и код на архива – обозначават се с Държавен архив, местонахождение и код, съгласно „Номенклатура на държавните архиви в Република България“;
– номер и наименование на фонда, местонахождение и крайни дати на фондообразувателя от учрежденски произход. За фонд от личен произход – номер на фонда, наименование (изписано с инверсия) и дати на раждане и смърт;
– дата на завеждане – ден, месец и година с арабски цифри;
– вид на фонда – обозначава се с буквен знак: У – учреж­денски, Л – личен, Г – групов, Р – родов, С – семеен и К – колекция;
– начин на приемане на фонда – обозначава се с буквен знак: К – с възнаграждение, Д – дарен, П – постъпил. При смесени случаи се използва комбинация от тези знаци;
– отрасъл: посочва се индексът/ите от „Класификатор на архивните фондове в НАФ“;
– актуална фондова наличност – брой на архивните единици и линейни метри на фонда.
І.3.2.2. Данни за постъпленията, количественото състояние и научно-техническата обработка на фонда:
графа 1: годината, а под нея – номерът на описа за всяко постъпление;
графа 2: крайните дати на документите в описа, разположени една под друга;
графа 3: обемът на архивните документи за всеки опис – брой на архивните единици, а под тях – линейните метри;
графа 4: линейните метри на необработените архивни документи;
графа 5: броят на отчислените от описа архивни единици, а под тях – линейните метри;
графа 6: броят на наличните архивни единици в съответния опис, а под тях – линейните метри.
При отчисляване или допълнително зачисляване на архивни единици към даден опис в графа 1 по хронология се вписва годината и номерът на описа, в който е настъпила промяната, а в графа 2 – крайните дати, само ако те не съвпадат с крайните дати на документите в описа. В графи 3 или 5 се посочват архивните единици и линейните метри, които се добавят или отчисляват, а в графа 6 се вписва новата наличност в описа (в архивни единици и линейни метри).
Когато в рамките на една календарна година се приемат и/или отчисляват архивни единици, всяка промяна се отразява поотделно на нов ред.
І.3.2.3. Данни за микрофилмирани документи от фонда:
графа 7: брой на микрофилмираните архивни единици за всеки опис;
графа 8: брой на кадрите негатив за всеки опис;
графа 9: брой на кадрите позитив за всеки опис.
І.3.2.4. Данни за наличието на архивни единици, в които има фоно-, фото-, кино-, видео- и/или електронни документи, независимо от броя на физическите носители на информацията:
графа 10: брой на архивните единици в описа, съдържащи фонодокументи – плочи, ролки, касети, дискове и др.;
графа 11: брой на архивните единици в описа с фотодокументи – снимки, негативи, позитиви, диапозитиви и др.;
графа 12: брой на архивните единици в описа с кино- и/или видеодокументи;
графа 13: брой на архивните единици в описа, в които има документи на електронен носител – диск, дискети, СD, DVD.
Броят на архивните единици, съдържащи фото-, фоно- или видеодокументи на различни физически носители, се вписват в съответните графи.
Пример: Архивна единица, съдържаща снимки на CD, се вписва и в графа 11, и в графа 13.
На обратната страна на картон обр. 1 се вписват:
За учрежденски фондове:
– всички промени в наименованието на фондообразувателя в хронологична последователност, неговото местонахождение и крайни дати, като се започне от създаването му, независимо дали има запазени документи за всеки период. При групов фонд се посочват наименованията на всички фондообразуватели, включени в него, с тяхното местонахождение и крайни дати;
– предмет на дейност.
При фондове от личен произход – името и професията на фондообразувателя. При семейни и родови фондове данните се посочват за всяко лице поотделно в хронологичен ред, като имената се изписват с инверсия.
В случаи, при които има регистрирани два фонда на един и същи фондообразувател, в това поле на картон обр. 1 на всеки от фондовете се прави препратка.
І.3.3. Картон обр. 1А
Картон обр. 1А (Приложение № 2) съдържа:
– наименование и код на архива, номер и наименование на фонда, съответстващи на тези в картон обр. 1;
– цифрови показатели за съответния инвентарен опис или необработено постъпление, аналогични с тези от картон обр. 1;
– характеристика на документите, включваща вид и съдържание на документите и периода, за който се отнасят.
На необработените постъпления не се прави характеристика.
Във фондовите картотеки картоните обр. 1 и 1А се подреждат по възходящ ред на номерата на фондовете в рамките на отделните масиви и епохи.
В случай на отчисляване на архивен фонд, картони обр. 1 и обр. 1А се изваждат от картотеката и се отнасят към дело „А“ на фонда, като копие от тях със съответна препратка остава във фондовата картотека.
І.3.4. Систематичен указател
Към фондовата картотека се съставя систематичен указател, като за всеки фонд се попълва фиш/азбучен картон (Приложение № 3) в два екземпляра. Единият заедно с картон обр. 1 се изпраща в ДА „Архиви“ за ЦФК.
Фишът съдържа следните данни: индекс от отрасловия класификатор, номер и наименование на фонда, период на съществуване на фондообразувателя, период на запазените документи, наименование на държавния архив.
Систематичният указател се изгражда като фишовете за учрежденските фондове се подреждат по отрасли съобразно „Класификатор на архивните фондове в НАФ“, а тези за фондовете от личен произход – по азбучен ред.
І.3.5. Списък на постъпленията
Списък на постъпленията (Приложение № 4) е отчетна форма, която отразява в хронологическа последователност приетите в архива постъпления от архивни документи, независимо дали са фондове, колекции или части от тях, частични постъпления и спомени. Той съдържа следните данни:
– пореден номер. Всяко постъпление получава номер в хронологическа последователност. Постъпленията за всяка година имат самостоятелна номерация, която започва от едно;
– дата на регистриране;
– наименование на постъплението (при наименованието на частичното постъпление или спомена трябва да се отразява възможно най-пълно съдържанието му);
– наименование на юридическото/физическото лице, предало постъплението, и сведения за начина на придобиване (дарение/откупуване);
– количествени параметри – брой архивни единици и линейни метри;
– крайни дати на документите;
– фондова принадлежност – номер на фонда, частичното постъпление или спомена;
– забележка – при отчисляване на постъпление се отбелязва основанието за това, датата на отчисляване, наименованието на юридическото/физическото лице, на което са предадени документите, или номер на фонд, към който са отнесени.
В края на всяка календарна година в Списъка на постъпленията се прави годишна рекапитулация по следните показатели:
– комплектувани учрежденски фондове – общ брой, а.е. и л.м.: нови учрежденски фондове; допълнителни постъп­ления;
– комплектувани лични фондове – общ брой, а.е. и л.м.: нови лични фондове; допълнителни постъпления;
– частични постъпления – брой;
– спомени – брой.
На базата на тези количествени показатели с натрупване се изчислява общата фондова наличност.
І.3.6. Списък на фондовете
Списъкът на фондовете (Приложение № 5) отразява фондовата наличност на архива и определя поредния номер и наименование на фонда.
Архивите водят отделен списък на фондовете за всяка епоха и/или масив.
В списъка се регистрират всички фондове и приравнените към тях групов фонд и колекция по реда на тяхното постъпване.
Списъкът на фондовете съдържа следните данни:
– пореден номер – получава се еднократно при първото постъпление. При отчисляването на фонд неговият номер не се дава на друг, а остава свободен;
– дата на регистриране;
– наименование на фонда.
За наименование на фонд от учрежденски произход се приема наименованието на фондообразувателя към момента на комплектуването му.
След попълване на пълното и съкратеното наименование на фонда се посочват местонахождението и датите на създаване и ликвидиране на фондообразувателя. Когато той е създаден и ликвидиран в една година, тя се изписва два пъти.
Пример: (1966–1966)
Архивните фондове на ликвидирали фондообразуватели се завеждат по последното им наименование. Когато населеното място е град, се посочва само градът, а когато е село, след него се изписва и наименованието на административно-териториалната единица, към която принадлежи.
При групов фонд след обобщеното наименование се дават и наименованията на съставящите го фондове с крайните дати на съществуване.
За наименование на фонд от личен произход се приема фамилното, собствено и бащино име на лицето – фондообразувател и годините на раждането и смъртта, поставени в кръгли скоби. Когато не може да се установи годината на раждането или смъртта на фондообразувателя, се поставя въпросителен знак („?“). Не се изписва „Личен фонд“, имената се изписват с инверсия и не се поставят в кавички. В наименованието не се дават сведения за служебното и общественото положение, звания и титли на лицето. За лицата от царски произход или представители на висшето духовенство се посочват титлата и санът. Наименованието на фонд на представители на висшето духовенство не включва светското име на лицето, но то задължително се упоменава в биографичната справка. Архивен фонд на лица, известни с псевдонима си, получава наименование по него, а в скоби се изписват имената на лицето.
Ако фондообразувателят е лице от женски пол, променило фамилното си име, за наименование на фонда се приема името, с което лицето е най-известно, а по-малко известното се дава в скоби или се отделя с тире.
За наименование на семеен или родов фонд се приема името на семейството или рода. Определението „семеен фонд“ или „родов фонд“ се изписва пред наименованието, като името на семейството или рода не се поставя в кавички. След наименованието в скоби се поставят най-ранната година на раждане и най-късната година на смърт на фондообразувателите.
При семейните и родовите фондове след фамилното име и прякора (ако има такъв) на семейството (рода) се посочват имената на всички членове на семейството (рода), представени със свои документи във фонда, и родствената връзка между тях.
Определенията „колекция“ или „групов фонд“ също се изписват пред наименованието на фонда, което се поставя в кавички.
Забележка. Съдържа сведения за отчисляване и основанията за това (документ, дата). При прехвърляне към друг архив в тази графа се изписва номерът, който фондът получава в приемащия архив.
І.3.7. Списък на частичните постъпления
Списъкът на частичните постъпления (Приложение № 6) е форма за отчитане на постъпилите в архива отделни документи или групи от документи, недостатъчни за формиране на архивен фонд или колекция.
Списъкът на частичните постъпления съдържа следните данни:
– пореден номер (при отчисляване номерът остава сво­боден);
– дата на регистриране;
– наименование на частичното постъпление, което следва да отразява по възможност най-пълно вида и характера на документите;
– наименование на учреждението/лицето, предало документите, и сведения за начина на придобиване (дарение/откупуване);
– количествени параметри – л.м., брой листове;
– забележка – сведения за отчисляване, включване към фонд (архивна колекция), прехвърляне към друг архив и др. Посочват се основанията (документ, дата), както и новите искови данни.
Списъкът на частичните постъпления периодично се прег­лежда и при възможност документите се отнасят към съществуващ вече фонд или се обединяват в архивни колекции, които се регистрират в Списъка на фондовете.
І.3.8. Списък на спомените
Списъкът на спомените (Приложение № 7) е форма за отчет на спомените, които не са съставна част от фондовете на архива, и определя поредния им номер.
Списъкът на спомените съдържа следните данни:
– пореден номер (получава се по реда на комплектуването, а когато от един автор постъпят едновременно няколко спомена, всеки от тях се завежда под отделен номер);
– дата на регистриране;
– име на автора или лицето, предоставило спомена, и начинът на придобиване (дарение/откупуване);
– заглавие на спомена;
– техника на създаване (ръкопис, машинопис, звукозапис, филм и др.);
– количествени параметри (л.м., брой документи, листове, времетраене на запис);
– забележка: данни за отчисляване, отнасяне към фонд (архивна колекция), прехвърляне към друг архив и др. Посочват се основанията (документ, дата), както и новите искови данни. Условия или ограничения при ползване.
Списъкът на спомените периодично се преглежда и при възможност документите се отнасят към съществуващ вече фонд или се обединяват в архивни колекции, които се регистрират в Списъка на фондовете.
І.3.9. Списък за специална регистрация
Списъкът за специална регистрация (Приложение № 8) е отчетна форма за особено ценните и уникални документи, които се намират на специално съхранение в държавния архив, и съдържа следните данни:
– пореден номер;
– дата на завеждане на специален отчет;
– искови данни – номер на фонда, на инвентарния опис, на архивната единица, на листовете;
– заглавие и крайни дати;
– физическо състояние;
– количествени параметри – брой на листовете;
– място на съхранение;
– забележка (документ, определящ специалното съхранение или отписването му).
В инвентарния опис срещу номера на архивната единица в графа „Забележка“ се отбелязва: „На специално съхранение под №.....“ или „Лист №.... на специално съхранение под №....“.
В архивната единица на мястото на отделените документи се поставят копия, като в заверителния надпис се отбелязва: „Лист №...., вид на копието, оригиналът е на специално съхранение под №….“.
Особено ценните и уникални документи се определят от Специализирана комисия в ДА „Архиви“ по направени предложения от държавните архиви и се утвърждават от председателя на ДА „Архиви“ . Утвърдените списъци с тези документи (Приложение № 9) се изпращат до съответния държавен архив за вписване на данните в Списъка за специална регистрация.
Документите, включени в Списъка за специална регистрация, се вписват в Информационната система на държавните архиви и в Регистъра на НАФ.
 
I.4. Описи
I.4.1. Видове описи
Според своето предназначение описите са: инвентарен опис на документи за постоянно запазване, опис на документи с дългосрочно справочно значение, чиито срокове на съхранение не са изтекли, и опис на документи, определени като неценни, подлежащи на унищожаване.
І.4.1.1. Инвентарен опис на документи за постоянно запазване
Инвентарен опис на документи за постоянно запазване – отчетна форма за количеството и съдържанието на архивните единици във фонда.
В зависимост от регулярността на комплектуването, обема и вида на документите могат да се съставят повече от един инвентарен опис. Всеки от тях получава отделен пореден номер в хронологическа последователност на съставянето им.
Инвентарният опис се състои от: заглавен лист (страница), описателни статии и рекапитулация. Към него се съставят класификационна схема, списък на съкращенията, указатели.
Към корекции в състава и обема на архивен фонд се пристъпва след решение на ЕПК на архива, препис-извлечение от което заедно със съпровождащите го разписка за приемане/предаване, акт за констатирани липси и др. се прилагат в дело „А“ на архивния фонд. При отчисляване на архивна единица в описателната статия на инвентарния опис в графа „Забележка“ се поставя печат „Отчислена“. При настъпили промени в състава и обема на архивни единици, в графа „Забележка“ се записват основанията за тези промени.
В края на всеки опис се прави рекапитулация. При всяка промяна в броя на архивните единици се прави нова рекапитулация, като предишната се унищожава с печат „Невалидна“ и се посочват причините и основанията за това. Корекциите се нанасят и в двата екземпляра на инвентарния опис.
І.4.1.2. Опис на документи с дългосрочно справочно значение, чиито срокове на съхранение не са изтекли.
І.4.1.3. Опис на документи, определени като неценни, подлежащи на унищожаване.
 
I.5. Други отчетни форми
І.5.1. Дело на архивен фонд
 Дело на архивен фонд представлява съвкупността от документи, създадени в резултат на неговото комплектуване, научно-техническа обработка, използване, паспортизация и др. за неговата история, състав и състояние. На всеки новоприет архивен фонд се откриват две дела:
Първо дело на фонда (дело „А“) съдържа: заповеди за назначаване на експертни комисии, протоколи от експертни комисии, исторически справки, работни инструкции, класификационни схеми, инвентарни описи на документи за постоянно запазване, описи на документи с дългосрочно справочно значение, описи на документи, определени като неценни, подлежащи на унищожаване, разписки за приемане и предаване на архивни документи, актове или протоколи за приемане на необработени части от фонда, актове за паспортизация на фонда. Подреждат се по хронология, като най-ранният документ се поставя в началото на делото.
Първо дело (дело „А“) на фондовете се съхранява в отделно помещение/шкаф и се използва само от служителите в архива в случаите, когато второто дело не може да послужи.
Второто дело (дело „Б“) съдържа исторически справки, класификационни схеми и инвентарни описи. То се използва от читателите и от служителите в архива.
На лицевата страна на делото на фонда се вписва наименованието на архива, номер и наименование на фонда. На всяко дело се съставя вътрешен опис. Ако дебелината му надмине 2 см, се образува втори том.
Делата се подреждат по възходящите номера на фондовете в рамките на отделните масиви и епохи.
При предаване на фонд от един държавен архив в друг, заедно с него се предава и делото му. То се поставя в нова обвивка и се надписва с новите данни. При отчисляване на фонд поради предаването му на учреждение извън системата на архивите или унищожаване, делото на фонда се запазва в архива, който е съхранявал дотогава фонда.
І.5.2. Разписка по приемане/предаване на архивни документи
Разписката по приемане/предаване на архивни документи удостоверява всеки акт на приемане/предаване на архивни документи между архива и юридически и/или физически лица. Тя съдържа следните данни:
– наименование на архива;
– наименование на юридическото/физическото лице;
– дата на приемане/предаване;
– име и длъжност на лицата, извършващи предаването и приемането на документите;
– наименование на фонда и крайни дати, а за частичните постъпления и спомените – кратка характеристика;
– номер на фонда и номер на инвентарния опис;
– количествени параметри.
Разписката се съставя в два екземпляра – по един за всяка страна и се подписва от лицата, извършващи предаването и приемането на документите. Тя се съхранява в дело „А“ на архивния фонд.
 
I.6. Регистрация и отчетност на копия на архивни документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица
I.6.1. Регистрация
І.6.1.1. Архивни документи и копия на документи, независимо от вида на носителя им (ксерокопие, микрофилм, фотокопие, диск и др.), придобити от чуждестранни архиви, институции и частни лица, се обработват, регистрират и съхраняват в държавния архив, в който са постъпили.
І.6.1.2. В шестмесечен срок от постъпването на документите съответният държавен архив е длъжен да уведоми Централен държавен архив за начина на придобиване и да ги изпрати за регистриране, картотекиране, даване на номер и изработване на застрахователен комплект. След това документите се връщат на съответния държавен архив за съхранение и използване.
І.6.1.3. Централният държавен архив извършва регистрацията на постъпленията в „Списък на колекциите“ (Приложение № 10). Колекция се съставя за всяка държава, от която са постъпили документи. Докумените, постъпили от държава, която не фигурира в списъка, получава пореден номер от списъка на колекциите. Поредните номера се утвърждават от председателя на ДА „Архиви“ . Постъпващите документи се отнасят към колекцията на съответната държава или се съставя нова.
І.6.1.4. Регистрираните документи се считат за оригинали, на които се изработва работен комплект, независимо от вида на носителя. Работният комплект получава регистрацията на оригинала и се състои от:
– оригиналното постъпление;
– дубъл позитив;
– дубъл негатив.
I.6.2. Отчетност
І.6.2.1. Основна отчетна единица е постъплението. То се регистрира в инвентарната книга, като получава пореден инвентарен номер.
В състава на всяка колекция документите запазват оригиналния ред и сигнатура на архива-хранител/чуждестранния архив, от който са придобити.
Обемът на колекцията е съвкупността от всички постъпления от дадена държава.
І.6.2.2. Основни отчетни форми за архивните документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица са:
І.6.2.3. Инвентарна книга (Приложение № 11) – отразява хронологическата последователност на всяко постъпление от оригинални документи и определя неговия инвентарен номер. Тя съдържа следните данни:
– пореден № на постъплението;
– дата на постъпване;
– държава, от която е придобито;
– негатив/брой ролки – кадри;
– позитив/брой ролки – кадри;
– фотокопия/ксерокопия;
– наличие на опис;
– кратко съдържание;
– издирени и предадени от – име на институцията или лицето, предоставило копието;
– данни за режим на ползване или други особености, свързани с предоставянето на оригиналните копия.
І.6.2.4. Картотека (Приложение № 12) – отразява по колекции количеството, оригиналните искови данни, периода и съдържанието на копираните или оригинални документи, както и тяхната организация в архива-хранител. Тя се състои от картони, подредени по колекции, в колекциите – по архиви и оригинални искови данни. Картонът съдържа следните данни:
– държава и град, от които са придобити документите;
– наименование на архива-хранител, изписано на съответния език;
– оригинална сигнатура (искови данни) на съответния език;
– заглавие на архивната единица на съответния език;
– крайни дати на документите;
– език на документите;
– степен на копиране на архивната единица – изцяло или подборно;
– име на лицето или институцията, комплектувало документите;
– забележка – режим на ползване или други специфични данни;
– регистрация на документите, получена в Централния държавен архив;
– вид на копието;
– формàт на копието;
– дата на постъпване на копието;
– количествени показатели (брой кадри, листа, физически носители и т.н.);
– кратко съдържание на документите.
Картотеката изпълнява и функцията на справочен апарат за колекциите от копия на архивни документи от чуждестранни архивохранилища и лица, съхранявани в архива.
І.6.2.5. Дело на колекция – към всяка колекция се открива дело, което представлява съвкупност от актове за приемане и предаване, сведения за съставения научно-справочен апарат, актове за проверка на наличието и техническото състояние, опи­си, справочници и др. за архива-хранител и кореспонденция, свързана с придобиването на документите.
 
I.7. Регистрация и отчетност на фотодокументите
I.7.1. Регистрация
Отчетната регистрация на фотодокументите, постъпили в държавен архив, се осъществява чрез следните основни отчетни документи:
– книга за отчет и описание на негативите;
– книга за отчет и описание на позитивите и фотоалбу­мите.
I.7.2. Отчетност
Отчетните документи са предназначени както за служебно ползване, така и за справочници на изследователите.
І.7.2.1. Книгата за отчет и описание на негативите (Приложение № 13) е основен елемент на научно-справочния апарат към фотодокументите и включва следните данни:
– № по ред;
– дата на постъпване;
– наименование на учреждението или името на лицето, предало фотодокумента;
– номер на негатива;
– кратко съдържание, място и дата на събитието;
– размери, вид на основата;
– автор;
– документ, въз основа на който е приет;
– отнесен към фонд №, инвентарен опис, архивна единица;
– наличие на застрахователно копие;
– забележка.
В графа „Номер на негатива“ се вписва номерът на негатива, поставен от фотоархива на учреждението. Ако негативите, получени от учреждения или лица, са без такива номера, графата остава свободна.
В графа „Размери, вид на основата“ се отбелязва видът на основата само когато е различна от лента, напр. стъклена плака.
В графа „Документ, въз основа на който е приет“ се вписва номерът на протокола на експертно-проверочната комисия или на експертната оценителна комисия и др.
В графа „Наличие на застрахователни копия“ се отбелязва какво е копието – микрофилмово или дигитално.
В графа „Забележка“ се вписват сведения в случай на отчисляване на негативи и съответният документ, въз основа на който е направено отчисляването, както и други бележки. Номерата на отчислените негативи остават свободни.
В книгата за отчет и описание на негативите се вписват и изготвените негативи – репродукции на позитивите, постъпили в архива, като в графа „Забележка“ се записва „репр.“.
Всяка книга получава пореден номер. На титулната (заг­лавната) ѝ страница се посочват: наименование на архива, номер и наименование на книгата, крайните номера на заведените в нея негативи, датите на началото и завършването ѝ.
І.7.2.2. Книгата за отчет и описание на позитивите и фотоалбумите (Приложение № 14) включва следните елементи:
– номер по ред;
– дата на постъпване;
– анотация на позитива (снимката)/албума;
– брой снимки/албуми;
– място и крайни дати;
– автори;
– наименование на учреждението или името на лицето, предало позитивите/фотоалбумите;
– документ, въз основа на който е приет;
– отнесен към фонд №, инвентарен опис, архивна единица;
– наличие на застрахователно копие;
– забележка.
Графа „Наличие на застрахователно копие“ се попълва след изготвянето на негативи-репродукции или дигитални копия на позитивите. Когато са репродуцирани/дигитализирани всички снимки в албума, в тази графа се записва „репр. вс./дигитал. вс.“, а когато са направени репродукции на част от снимките – „част. репр./част. дигитал.“.
В графа „Забележка“ се вписват сведения в случай на отчисляване на позитиви/фотоалбуми и съответният документ, въз основа на който е направено отчисляването, както и други бележки. Номерата на отчислените позитиви/фотоалбуми остават свободни.
Редът на разположението на позитивите в албума се фиксира с вътрешна номерация за всеки албум (по възходящ ред). Поредните номера се поставят под позитивите.
Отделните части на панорамните снимки се записват под един номер, а всяка част получава буквен индекс (а, б, в....).
Отчетът на всеки позитив в албума и разкриването на съдържанието му се осъществява чрез вътрешния опис към албума, който включва: пореден номер на всяка снимка; съдържание, място и време на събитието; автор на снимката и забележка за наличието на репродукция-негатив/дигитално копие. В края на описа се посочва общото количество репродукции/дигитални копия. Когато е направена репродукция/дигитализация на отделни снимки, срещу анатоцията към всяка снимка се отбелязва „репр./дигитал.“. Ако са изготвени репродукции/дигитални копия на всички снимки в албума, това се отбелязва в началото на вътрешния опис, без да се правят бележки съм всяка снимка. Вътрешният опис се заверява от служителя, който го е съставил.
В отделни случаи, по целесъобразност, от приетите в архива отделни позитиви се формират фотоалбуми по определена тема, които се отчитат общо с постъпващите фотоалбуми в книгата за отчет и описание на позитивите и фотоалбумите.
Всяка книга получава пореден номер. На заглавния (титулния) ѝ лист се вписват: наименование на архива, номер и наименование на книгата, крайните номера на заведените в нея позитиви и албуми, датите на началото и завършването ѝ.
 
I.8. Регистрация и отчетност на кинодокументите
I.8.1. Регистрация
Всички приети на съхранение в държавния архив български и чуждестранни кино-, телевизионни и видеофилми се регистрират и отчитат в книга за отчет и описание на кинодокументите (Приложение № 15), съдържаща следните данни:
– номер по ред;
– дата на постъпване;
– вид и наименование на филма;
– автор на филма;
– оригинал/копие;
– наименование на учреждението или лицето, предало филма;
– националност;
– технически сведения за филма;
– съпроводителна текстова документация;
– документ, въз основа на който е приет;
– отнесен към фонд №, инвентарен опис, архивна единица;
– наличие на застрахователно копие/вид носител;
– забележка.
В графа „Технически сведения за филма“ се отбелязват брой, части, метраж, формàт, времетраене, цвят, звук и др.
В графа „Документ, въз основа на който е приет“ се вписва номерът на протокола на експертно-проверочната комисия или на експертната оценителна комисия и др.
В графа „Забележка“ се вписват сведения в случай на отчисляване на филми и съответният документ, въз основа на който е направено отчисляването, както и други бележки. Номерата на отчислените филми остават свободни.
I.8.2. Отчетност
Всяка книга за отчет и описание на кинодокументите получава пореден номер. На титулната (заглавната) ѝ страница се посочват: наименование на архива, номер и наименование на книгата, крайните номера на заведените в нея кинодокументи, датите на началото и завършването ѝ.
 
I.9. Регистрация и отчетност на фонодокументите
І.9.1. Регистрация
Всеки приет в държавния архив физически обособен звукозапис (грамофонна плоча или матрица, магнетофонна ролка или касета, ролка с лента с оптически запис и др.) се регистрира и отчита в книга за отчет и описание на фонодокументите (Приложение № 16). Тя е обща за автентичните и художествените звукозаписи и съдържа следните данни:
– номер по ред;
– дата на постъпване;
– дата на създаванe;
– кратко съдържание;
– вид на носителя;
– наименование на учреждението или лицето, предало звукозаписа;
– технически сведения за записа;
– документ, въз основа на който е приет;
– отнесен към фонд №, инвентарен опис, архивна единица;
– наличие на застрахователно копие/вид носител;
– забележка.
При регистриране фонодокументите получават поредни номера в хронологическа последователност по реда на постъп­лението им в архива.
Когато фонодокументът се състои от няколко отделни физически обособени части, в книгата той получава един пореден номер, а всяка принадлежаща към него част – цифров, буквено-цифров или буквен индекс.
В случаите, когато на една физически обособена част са записани няколко тематично различни записа, те се вписват в книгата под един номер.
В графа „Технически сведения за записа“ се отбелязват брой физически обособени части на записа, метраж, времетраене, номер на пистата (при двупистови ролки) и др.
В графа „Документ, въз основа на който е приет“ се вписва номерът на протокола на експертно-проверочната комисия или на експертната оценителна комисия и др.
В графа „Отнесен към фонд №, инвентарен опис, архивна единица“ данните се попълват след дешифриране на записа.
В графа „Забележка“ се вписват сведения в случай на отчисляване на звукозаписи и съответният документ, въз основа на който е направено отчисляването, както и други бележки. Номерата на отчислените звукозаписи остават свободни.
I.9.2. Отчетност
Всяка книга за отчет и описание на фонодокументите получава пореден номер. На титулната (заглавната) ѝ страница се посочват: наименование на архива, номер и наименование на книгата, крайните номера на заведените в нея фонодокументи, датите на началото и завършването ѝ.
 
I.10. Регистрация на ценните електронни документи
Приетите за постоянно съхранение ценни е-документи в държавните архиви се регистрират в Специализираната информационна система на държавните архиви с генериран уникален архивен шифър, включващ:
– код на съответния държавен архив;
– номер на фонда, в състава на който е включен даден е-документ;
– номер на инвентарния е-опис;
– номер на а.е.
I.11. Централна фондова картотека
Централната фондова картотека (ЦФК) е справочник за фондовата наличност на архивите от системата на ДА „Архиви“. Тя се изгражда и попълва на базата на фондовите картотеки (картони обр. 1 и 1А) на архивите и изпълнява две основни функции – отчетна и информационна.
В ЦФК картоните обр. 1 и 1А се подреждат по азбучен ред на наименованието на архивите, а в рамките на даден архив – по възходящ ред на номерата на фондовете, систематизирани по отделни масиви и епохи.
По аналогия на систематичния указател към фондовата картотека на всеки държавен архив и към ЦФК се съставя такъв указател, въз основа на фишовете, попълнени от архивите. Тези фишове се подреждат по разделите на Класификатора на архивните фондове в НАФ, в самите раздели – по азбучна пос­ледователност на наименованието на архива, а след това – по наименованието на фонда или на населеното място.
Централната фондова картотека се изгражда и функционира в автоматизиран режим, чрез което се постига бързо, точно и многоаспектно търсене на статистическа информация за състоянието на НАФ, както и за съдържанието на архивните фондове в отделните държавни архиви. Това не изключва нейното поддържане в традиционен вид на хартиен носител.
 
I.12. Регистър на Националния архивен фонд
ДА „Архиви“ създава и поддържа Регистър на Националния архивен фонд като централизирана база данни. Целта на Регистъра е съсредоточаване на информацията за съществуващите ценни документи в страната и извън нея, подпомагане опазването и съхраняването им и разширяване на възможнос­тите за тяхното използване.
В Регистъра на НАФ се вписват данни за състава и съдържанието на архивните документи, вида на техния носител, мястото на съхраняването им, достъпа до тях и техния собственик. Необходимите данни се предоставят от архивите, които съхраняват документи от НАФ, както и юридически и физически лица, притежаващи ценни документи.
Вписването на тези данни не води до промяна на собствеността на документите и мястото им на съхранение.
Обстоятелствата, които подлежат на вписване в Регистъра на НАФ, редът за неговото водене, както и за достъп до информацията в него, се определят с наредба към Закона за НАФ.
Общите обстоятелства за вписване са следните:
– за юридически лица – наименование, код по БУЛСТАТ, адрес, електронен адрес, телефон/факс, лице за контакт, работно време, условия за достъп и използване на документите;
– за физически лица – име, адрес, електронен адрес, телефон/факс, лице за контакт, условия за достъп и използване на документите.
Специфичните обстоятелства за вписване са:
– обобщена характеристика/съдържание на документите;
– обем в линейни метри (л.м.);
– хронологичен обхват на документите;
– видове носители (различни от хартиен);
– справочници по документите;
– описание на единичен ценен документ/отделно заглавие.
Архивите от системата на ДА „Архиви“ вписват данни за съхраняваните от тях документи, както и за определените особено ценни и уникални документи.
ДА „Архиви“ води Регистъра на НАФ, като:
– осигурява условия за постоянен достъп до публичните данни в него и гарантира защитата на личните и други данни за физическите и юридическите лица, както и защитата на данните за мястото на съхранение на документите им;
– осигурява безсрочно съхраняване на данните в регистъра;
– осигурява адаптирането на регистъра при промени в нормативните актове, регулиращи функционирането му;
– предприема мерки за сигурност и оперативна съвместимост в съответствие с общоприетите в практиката стандарти, които осигуряват целостта на данните и връзката с други информационни обекти.
Регистърът е публичен и достъпът до него се осъществява чрез интернет страницата на ДА „Архиви“.
 
ІІ.СЪХРАНЕНИЕ НА АРХИВНИТЕ ДОКУМЕНТИ
 
II.1. Определение
Съхранението на архивни документи е съвкупност от дейности по осигуряване на подходящи помещения – архивохранилища, с цел физическото опазване на архивните документи и защитата им от посегателства, рационалното разполагане на документите в тях и подреждането им по подходящ за търсене и работа начин.
За гарантиране доброто съхранение на архивните документи в архивохранилищата се осигуряват подходящ температурно-влажностен режим, противопожарна защита, защита от наводнения и контролиран достъп до тях.
 
II.2. Архивна сграда. Общи изисквания
ІІ.2.1. Определение
Архивната сграда е комплекс от помещения, отговарящи на определени условия, и предназначени за постоянно съхранение на архивни документи и публичен достъп на потребителите до тях.
ІІ.2.2. Видове архивни сгради
В зависимост от архитектурното решение съществуват два типа архивни сгради:
– сгради, в които архивохранилищата са в общ корпус с административната част;
– сгради, в които архивохранилищата и административната част са в отделни корпуси.
ІІ.2.3. Местоположение
Сградата на архива се разполага в административно-културния център на населеното място или в друга зона, осигурена с удобен транспорт и свободен достъп.
ІІ.2.4. Ограничения
Архивни сгради не могат да бъдат строени:
– в непосредствена близост до крупни производствени обекти, които замърсяват атмосферата с прах, серни и азотни съединения, сажди и др.;
– върху геоложко непригодни терени (наводними и нестабилни почви);
– в близост до железопътни възли, взривоопасни обекти и други такива, които в случай на конфликт са стратегическа цел;
– в близост до селскостопански обекти и такива, които не позволяват бъдещо разширение на сградата.
ІІ.2.5. Изисквания
Архивните сгради трябва да са монументални, монолитни, огнеустойчиви и сеизмичноустойчиви. Проектното им решение трябва да отговаря на ролята и задачите на архивите, особено когато архивохранилищата са в общ корпус с админис­тративната част, както и да е подчинено на архитектурно-градоустройствените изисквания за населеното място.
При изграждането на нови архивни сгради или приспособяване и оборудване на вече изградени е задължително спазването на всички действащи строителни и противопожарни норми в Р България, съобразени с ЕС.
ІІ.2.6. Организация на помещенията
Помещенията в архивната сграда се групират в следните функционални блокове:
– архивохранилища;
– работни помещения за служителите на архива;
– помещения, достъпни за гражданите.
 
II.3. Архивохранилище
ІІ.3.1. Определение
Архивохранилището е специално оборудвано помещение, предназначено за постоянно съхранение на архивни документи при осигурени температурно-влажностен режим, противопожарна защита, защита от наводнения и контролиран достъп.
ІІ.3.2. Видове
Според носителя на съхраняваните документи архивохранилищата са:
– за документи на хартиена основа;
– за документи, съдържащи класифицирана информация;
– за крупноформатни документи;
– за микрофилми (негативи и позитиви);
– за кинодокументи;
– за фонодокументи;
– за фотодокументи;
– за електронни документи;
– за специално съхранение на особено ценни и уникални документи.
ІІ.3.3. Изисквания
Архивохранилищата трябва да са самостоятелни и изолирани от останалите служебни и спомагателни помещения и същевременно да са свързани с тях по подходящ начин.
Към архивохранилището се предвижда отделно помещение за длъжностното лице, отговарящо за съответното архивохранилище, с площ 15 м2 на всеки 200–300 хил. архивни единици, като при многоетажна сграда трябва да има минимум по една стая на етаж.
ІІ.3.3.1. Строеж и вътрешно оборудване
Строежът и вътрешното оборудване на архивохранилище за документи на хартиена основа трябва да отговаря на следните изисквания:
ІІ.3.3.2. Височина
Височината на архивохранилището трябва да е до 2.40 м.
ІІ.3.3.3. Товароносимост на пода в архивохранилището
Товароносимостта на пода в архивохранилището се изчислява в зависимост от плътността и количеството на съхраняваните документи, като се има предвид, че плътно съхраняваните архивни документи могат да тежат значително повече от предвиденото. Тежестта на 1 линеен метър зависи от вида на документите и от обема и вида на хартията.
ІІ.3.3.4. Тегло на документите и издръжливост на носителите им
Един метър рафт от стелаж трябва да издържа до 100 кг документи без да се деформира.
Максималното натоварване на подовата конструкция (стелажи заедно с документи) е максимум 1500 до 2000 кг/м2 на етаж (при стандартна височина на етаж от 2.10 до 2.40 м). Товароносимостта на архивохранилището, което ще се оборудва със системата от компактни стелажи, е до 100 т на носещ стълб.
ІІ.3.3.5. Съотношение между линеен метраж на стелажите и площите на архивохранилищата
При традиционни стелажи и стандартни етажи от 2.10 до 2.40 м височина, разделителни пътеки – широки 0.80 м, с по 5 рафта по височина на стелажите, за 1000 линейни метра рафтове са необходими 170 м2 архивохранилищна площ.
При компактни стелажи тази площ се намалява приблизително два пъти.
Съотношението между площта и кубатурата на архивохранилищата се изчислява по следния начин:
1000 л.м. рафтове заемат архивохранилище от
               170 × 215 = 365 м3
                    100
Съотношението между кубатурата на архивните документи/фондове и кубатурата на архивохранилищата се изчислява по следния начин:
100 м3 архивни документи/фондове, заемащи рафтове от 800 до 1600 л.м., изискват площ на архивохранилищата от 140 до 270 м2 или кубатура на архивохранилищата от
140 × 215 = 301 м3 до 270 × 215 = 580 м3
     100                                               100
 
или средно 1200 л.м. рафтове, или около 200 м2 архивохранилища, или 200 × 215 = 430 м3 архивохранилища.
                  100
ІІ.3.3.6. Слънчева светлина и защита на архивните документи
Слънчевата светлина причинява сериозни вреди на документите. Хартията, пожълтява и се изсушава, мастилото избелява и текстът става неразбираем. Най-вредни са виолетовите и ултравиолетовите лъчи, с дължина на вълната по-ниска от 460 милимикрона. Защита на документите може да се осъществи по два начина: като се намали количеството на проникващата в архивохранилищата слънчева светлина или чрез филтрирането ѝ със специални стъкла на прозорците, позволяващи проникване на радиации с дължина на вълната над 460 милимикрона.
Проникващата през прозорците слънчева светлина се намалява с щори, капаци, специално фолио, матиране на стъклата или филтри против ултравиолетови лъчи. Съотношението прозорци/фасадна повърхност не трябва да бъде по-голямо от 1/10 за източни и западни фасади и 3/10 – за северни. Фасадата от юг трябва да бъде максимално неосветлена. Прозорците в архивохранилищата се използват и за проветряване и нормализиране на температурата и влажността в помещенията. Липсата им не се препоръчва. Стелажите се разполагат перпендикулярно на прозорците и не се допуска слънчевата светлина да пада пряко върху рафтовете.
ІІ.3.3.7. Електрически инсталации
Във всяко архивохранилище се поставят отделни прекъсвачи на електрическата инсталация в началото на спомагателните проходи между стелажите, на границата с главните съобщителни проходи. Те обслужват всички осветителни тела от всеки проход. До входа на всяко архивохранилище се поставя един общ прекъсвач, който обслужва цялото електрозахранване в него. По изключение могат да се поставят два прекъсвача – единият да обслужва електрозахранването в дясната част на архивохранилището, а другият – в лявата. Тези прекъсвачи изключват електрозахранването, когато в сградата няма служители. Не се препоръчват прекъсвачи, които се самоизключват на определено време, тъй като това би попречило на работата в архивохранилищата. Всички прекъсвачи трябва да отговарят на съответния стандарт за качество.
Към електрическите инсталации спадат и захранващите контакти, които се използват за включване на уреди за помощни дейности в архивохранилищата (обезвлажнители, апарати за почистване на архивните документи и помещенията, климатици и др.). Основно изискване към тези контакти е да отговарят на стандарта за пожаробезопасност и взривобезопасност. Трябва да се предвиди по един контакт на всеки 3 до 5 м.
Електрическото осветление в архивохранилищата трябва задължително да е луминесцентно, до 50 лукса при пътеките за движение и до 25 лукса над стелажите, с екранна защита срещу ултравиолетовото лъчение и да отговаря на нормите за проектиране и изпълнение на електрически инсталации.
Тези предписания се прилагат при хранилища с височина 2.10 до 2.40 м и пътеки за движение със стандартна широчина. В архивохранилища с по-високи тавани осветителните тела и поставянето им са в зависимост от особеностите на всяко хранилище.
Не се допуска използването на открити и необезопасени осветителни и отоплителни уреди.
След приключване на работата в архивохранилищата се прекъсва електрозахранването в тях и се заключват от съответните длъжностни лица.
ІІ.3.3.8. Стълбища и асансьори
Стълбищата и асансьорите, които обслужват етажите на административната част, трябва да бъдат поставени в пожароустойчиви клетки, изолирани от архивохранилището с пожароустойчиви врати, за да се избегне приток на въздух в случай на пожар.
Асансьорите, обслужващи архивохранилищата, се различават от тези за жилищни сгради. Оптималните технически данни са следните: размер на кабината 1.50 на 0.80 м; височина – 2 м; полезно тегло от 500 до 800 кг, приемлива скорост – 0.30 м/сек. Препоръчват се асансьори с вътрешно автоматично осветление, което се задейства при натоварване на кабината и се изключва, когато тя е празна.
ІІ.3.3.9. Транспортно осигуряване на архивохранилищата
Транспортното осигуряване е два вида – външно и вът­решно:
– външното транспортно осигуряване включва движението на архивните документи от архивохранилището до читалнята и обратно. То се извършва по регламентиран начин от ръководството на съответния архив;
– вътрешното транспортно осигуряване включва преместването на архивните документи в самите архивохранилища и подреждането им на определените места след използване. Извършва се със специални колички с определени параметри.
Архивната количка трябва да притежава следните характеристики: стабилност, подвижност и обем, позволяващи лесно преминаване между стелажите на архивохранилището, с възможност да се ползва и в асансьор. Оптималните параметри на една количка-платформа са: ширина 0.50 м, дължина 0.85–0.90 м, височина 1–1.10 м и товароносимост между 200 и 300 кг.
Ако архивохранилищата са в общ корпус с административната и публичната част на архива, могат да се използват двуплотови колички с размери 800/500/865 см.
ІІ.3.3.10. Пожароизвестителна инсталация
Всяко архивохранилище задължително трябва да бъде оборудвано с пожароизвестителна инсталация, противопожарно табло, подвижни пожарогасители и противопожарни хид­ранти. В многоетажните архивохранилища се предвижда на всеки етаж помощна стълба за служители и приспособление за евакуация на документите. Големите архивохранилища се разделят на по-малки помещения чрез противопожарни стени и врати.
ІІ.3.3.11. Сигнално-охранителна (алармена) инсталация
Всяко архивохранилище трябва да има сигнално-охранителна (алармена) инсталация срещу евентуална кражба на документи. Не се допуска влизането на външни лица, които не носят пряка отговорност за архивните документи.
ІІ.3.3.12. Резервни ключове
Резервните ключове от архивохранилищата се съхраняват от ръководителя на съответния архив или от дежурните охранители/портиер-информатори в запечатана кутия, върху която се записват датата на запечатването, името, длъжност и подпис на лицето, извършило запечатването. Използването на тези ключове става само по изключение (природно бедствие, сигнал на охранителните системи и др.) и след използването им се съставя протокол, в който задължително се отбелязват причината, датата и часът на разпечатване на кутията, имената и подписите на лицата, които са използвали ключовете.
ІІ.3.4. Пропускателен режим
В архивохранилищата се допускат служители, изпълняващи служебни задачи (паспортизация, инвентаризация, издирване на документи, справки на място и др.), като се спазва установеният ред и задължително в присъствието на длъжностното лице, отговарящо за съответното архивохранилище.
Редът и условията на достъп в архивохранилищата на държавните архиви се уреждат с правилник, утвърден от председателя на ДА „Архиви“.
ІІ.3.5. Видове стелажи
Видовете стелажи са:
– в зависимост от материала – дървени и метални;
– в зависимост от конструктивното решение – статични (стационарни) и подвижни компактни системи.
– В зависимост от материала
Дървени стелажи се използват по изключение, от противопожарни съображения.
Най-широко използвани в архивохранилищата са металните стелажи, изработени от стомана и задължително обработени с антикорозионно покритие (бои, грундове, кадмиране, поцинковане и др.), за да не въздейства металът при окисляване върху документите.
Основните характеристики, които трябва да притежават стелажите, използвани в архивохранилищата, са следните:
– здравина – един линеен метър рафт трябва да издържа натоварване до 100 кг без да се деформира;
– сигурност – стелажите трябва да бъдат проектирани и изработени така, че да не увреждат поставените върху тях документи и да не нараняват служителите, работещи в архивохранилищата;
– удобство – формàтът на архивните документи е различен и промяната на разстоянието между рафтовете трябва да става максимално лесно. Тази промяна е желателно да се извършва на всеки 0.25 м.
Различават се две основни системи за промяна на разстоянието между рафтовете/закачване на рафтовете:
– система на закачване чрез сглобяеми крепежни елементи (болтове и гайки) – това е най-често срещаната система;
– система на закачване с метални пластинки – полиците се плъзгат в канали, които са специално предвидени във вертикалните подпори. Системата изисква вертикални подпори с двойна плътна стена, което покачва цената на системата.
Размерите на най-често употребявания стационарен метален двустранен стелаж са: ширина на стелажната клетка – 0.80 м, дължина на стелажната клетка – 1.00 м, разстояние между рафтовете – 0.40 м, височина на стелажа – 2.10 м, разстояние от пода до най-долната полица – 0.10 м.
В зависимост от конструктивното решение
Конструкцията и размерите на стелажите и шкафовете за крупноформатни документи (научно-техническа документация, чертежи, планове, карти, вестници и др.) и ширината на междустелажните проходи се определя в зависимост от формàта на архивните документи.
Статични (стационарни) неподвижни стелажи
Статичните стелажи са прикрепени неподвижно към строителната конструкция на архивохранилището и са лесно достъпни.
Използват се за съхранение на тежки и обемисти материали, както и на чупливи материали (грамофонни плочи, фотог­рафски плаки и др.)
Подвижни стелажи
Подвижните стелажи се проектират и изработват в отделни свитъци с посочените по-горе размери и побират максимален брой архивни кутии съобразно наличното пространство.
Обикновено подвижните стелажи са изцяло метални.
„Компактни“/„плътни“ стелажи
Принципът, на който се базират всички компактни стелажни системи, се състои в хоризонтално придвижване на стелажите с цел намаляване броя и повърхността на обслужващите пътеки.
Разместването на стелажите се извършва по следните системи:
– системи на пренасяне по дължина – при тях цели групи стелажи са подвижни. Те се прилепват до неподвижна група, за да освободят необходимото пространство за обслужване. Най-известната от тях е „Компактус“. Трябва да се има предвид, че нейната плътност я прави извънредно тежка и е необходимо значително подсилване на строителните конструкции на архивохранилищата;
– системи за странично преместване – при тях вместо да се формира цяла група подвижни стелажи, поотделно се движат чрез релси по пода или тавана отделни редици стелажи. Предимството на тази система е лесната ѝ маневреност;
– системи на завъртане върху панти – при тях се отварят междинни обслужващи пътеки с двойно лице. Когато пътеките са затворени, стелажите са прилепнали върху неподвижните групи стелажи, а когато са отворени – са перпендикулярни на тях.
Предимства на компактните/плътни стелажи:
– спестяване на пространство;
– възможност да им се приложи система на затваряне, която да ги превърне в сейф;
– осигуряване на много добра защита на документите от слънчева светлина и прах.
Неудобства на компактните/плътни стелажи:
– тежестта им налага високи конструктивни изисквания;
– ограничават проветряването на документите и по този начин благоприятстват образуването на плесени и мухъл;
– налагат непрекъснати маневри на служителите, които ги използват, като не е възможно да се извършват едновременно справки в две обслужващи пътеки, принадлежащи към същата подвижна група стелажи.
ІІ.3.6. Шкафове за крупноформатни документи
ІІ.3.6.1. Шкафове за крупноформатни документи – използват се за съхранение (без сгъване) на научно-техническа документация, произведения на изобразителното изкуство (нерамкирани), планове, карти и др. Според изискванията конструкцията на подобни шкафове трябва да бъде здрава, лека и пожароустойчива.
Шкафовете трябва да имат метални голямоформатни чекмеджета. При планиране на пространство за тях в архивохранилището е необходимо да се предвиди и разстоянието за отваряне на чекмеджетата докрай. Шкафовете трябва да имат зак­лючващ механизъм, особено ако се намират в стая с публичен достъп.
Плановете и картите могат да се съхраняват и върху обикновени стелажи, навити на руло в легнало положение. Поставянето им във вертикално положение не се препоръчва, освен в случаите, когато са навити на руло върху твърда основа.
ІІ.3.6.2. Стелажни стойки
Стелажни стойки за подреждане на тубуси за крупноформатни документи. Закрепват се по стените на архивохранилищата.
Произведения на изобразителното изкуство (нерамкирани), планове, карти и др. с големи размери се съхраняват навити и поставени в тубуси, които се подреждат на стелажните стойки.
ІІ.3.7. Изисквания за физически достъп до архивните документи
ІІ.3.7.1. Пътеки между стелажите в архивохранилищата
Размерите на пътеките между стелажите в архивохранилищата трябва да са съобразени с възможностите за свободно движение на служителите, количките-платформи и периодично извършване на дезинфекция, дезинсекция и дератизация на архивните документи.
Ширината на пътеките зависи от предназначението им и от броя и разположението на стелажите и шкафовете:
– пътеки за обслужване – 0.70–0.90 м;
– пътеки за движение – 1–1.20 м;
– при традиционни стелажи – 0.70–0.80 м;
– при компактни стелажи – ширината на пътеките се определя от производителя.
ІІ.3.7.2. Преносими стълби
Най-удачно е в архивохранилищата да се използват здрави двураменни стълби. Мястото за достъп до стълбата се избира да е удобно и обезопасено.
Стълбите, използвани в архивохранилищата, трябва да са изработени от лек материал, с цел лесно пренасяне.
За пренасяне на метални стълби при температура под 5°С се използват студозащитни ръкавици.
ІІ.3.8. Предпазване на архивните документи
В архивохранилищата се отлага прах по два начина:
– прах, който се внася отвън чрез въздуха при вентилиране на архивохранилищата;
– прах, който вече е внесен с необезпрашени архивни документи или се отделя от некачествено положени покрития по подове, стени и тавани на архивохранилищата.
ІІ.3.8.1. Подовете на архивохранилищата трябва да бъдат покрити с материали, позволяващи бързо и лесно почистване. Използват се следните видове настилки:
– настилка от ламиниран поливинил, доставяна под фòрмата на рулон или на плочки, които се поставят чрез залепване върху специална основа. Този вид настилки имат много предимства: удобство, здравина, лесни за почистване;
– пластмасова настилка, която се нанася на ръка или машинно. Доставя се под фòрмата на готов разтвор. Нейната устойчивост и здравина са по-малки, но в повечето случаи е най-икономичното решение и е за препоръчване;
– лакова настилка, представляваща пласт боя или минерален грунд, които се нанасят направо върху бетонния под. Най-голямото ѝ предимство е лесният начин на поставяне (дори върху подове в лошо състояние). Устойчивостта на лаковото покритие е по-малка от тази на настилката от ламиниран поливинил, защото се поставя на много тънък пласт;
– индустриална настилка, която представлява циментова облицовка, в която има дребни камъчета, базалт и др. Здравината ѝ осигурява практически неограничена употреба;
– други видове настилки – мозайка или специални плочи, позволяващи бързо и лесно почистване.
ІІ.3.8.2. Не се допуска обзавеждане на архивохранилището с текстилни материали (завеси, пътеки и др.) и боядисването на стените с боя на блажна основа.
ІІ.3.8.3. Съществуват специални апарати за обезпрашаване на документите след постъпването им в архива, преди подреждането им в архивохранилището. Обикновено обезпрашителят се поставя в отделно подходящо за целта помещение.
ІІ.3.8.4. Поддържане на температурно-влажностен режим
Оптималният температурно-влажностен режим за съхранение на документите на хартиена основа е: температура от 14–18°С и относителна влажност от 45–55 %. Устойчиво поддържане на такъв режим се осъществява чрез климатични инсталации.
Наблюдението на температурата и относителната влажност се извършва регулярно (не по-рядко от два пъти месечно) от длъжностното лице, отговарящо за архивохранилището, а данните се записват в Дневник за регистриране на температурно-влажностния режим, като се попълват следните данни: дата на измерването; архивохранилище, температура (в градуси °С); относителна влажност (в проценти); подпис на служителя, отговарящ за архивохранилището, и забележка (Приложение №17). При констатиране на показания извън нормите длъжностното лице, отговарящо за съответното архивохранилище, уведомява писмено прекия си ръководител.
 При липса на климатична инсталация се вземат допълнителни мерки за осигуряване на оптималните параметри: отоп­ление, проветряване, овлажняване, вентилация и др.
ІІ.3.9. Почистване, дезинфекция, дезинсекция и дератизация
Два пъти годишно се извършва цялостно почистване, дезинфекция, дезинсекция и дератизация. Последните три дейности се осъществяват от сертифицирани за целта изпълнители.
ІІ.3.9.1. Почистване
Архивохранилищата периодично се почистват с дезинфекционна течност (вода с калиев перманганат или с 2 % разтвор на формалин), а стелажите и архивните кутии – с 1 % разтвор на дезинфектант.
ІІ.3.9.2. Дезинфекция
Дезинфекцията на архивните документи е специална обработка с физико-химически средства с цел унищожаване на микроорганизмите, които повреждат и разрушават органичната материя.
ІІ.3.9.3. Дезинсекция
Дезинсекцията на архивните документи и помещенията е специална обработка с физико-химични средства с цел унищожаване на насекоми.
ІІ.3.9.4. Дератизация
Дератизацията е специална обработка на архивохранилищата с цел унищожаване на гризачи.
ІІ.3.10. Работни помещения към архивохранилищата
ІІ.3.10.1. Към архивохранилището се предвижда работно помещение за длъжностното лице, отговарящо за архивохранилището, с площ 15 м2 на всеки 200–300 000 архивни единици, като при многоетажна сграда се осигурява поне една стая на етаж.
ІІ.3.10.2. В работното помещение температурата трябва да бъде 19–22°С и относителна влажност между 40 и 70 %.
ІІ.3.10.3. Работното помещение трябва да бъде обзаведено с необходимото офис-оборудване.
 
II.4. Начин и особености на съхранението на различните видове архивни документи
ІІ.4.1. Определение
Съхранението е комплекс от мероприятия и дейности по създаване и поддържане на оптимални условия за архивните документи с оглед постоянното им запазване и конкретните им особености.
ІІ.4.2. Съхранение на архивни документи на хартиена основа
ІІ.4.2.1. Архивна кутия – в нея се съхраняват архивни документи след тяхната научно-техническа обработка. Изработва се от картон с висока плътност, ниска киселинност и отваряне с преден капак. Масово използваните кутии са с размери 300/380/180 мм.
Изисквания към качеството на архивната кутия: товароносимост – 50 кг; товароустойчивост и добра изолация; висока устойчивост на климатични промени.
На подходящо място на всяка архивна кутия се поставя обозначителен етикет със следните данни: наименование на архива, номер на фонда, номер на инвентарния опис и номерата на подредените за съхранение в нея архивни единици (Приложение № 18).
ІІ.4.2.2. Архивен кашон – в него се съхраняват необработени архивни документи. Изработва се от двойно каширано велпапе, сглобяем е, без лепила, с отделно сгъваем капак (също без лепила) и с размери, подходящи за съхранявания формàт документи.
ІІ.4.3. Съхранение на документи и копия на документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица
ІІ.4.3.1. Кутия за микрофилми с отваряем горен капак – изработва се от плътен картон с дебелина 1.5 мм и размери 320/250/120 мм. На тясната страна на всяка кутия се поставя обозначителен етикет със следните данни: номер на колекцията, инвентарен номер и архивна единица (Приложение № 19).
ІІ.4.3.2. Кутия за микрофилми – използва се за негативи и позитиви. Изработва се от картон и е с размери 100/100/45 мм. На тясната страна на всяка кутия се поставя обозначителен етикет със следните данни: номер на колекцията, инвентарен номер и архивна единица, брой кадри и вид на микрофилма – позитив, негатив (Приложение № 20).
ІІ.4.3.3. Кутия за микрофилми – използва се за негатив (застрахователен фонд). Изработва се от пластмаса и е с размери 100/100/4.5 мм. На капака на всяка кутия се залепва обозначителен етикет със следните данни: наименование на архива, инвентарен номер, номер на фонда, номер на инвентарния опис и номерата на архивните единици (Приложение № 21).
ІІ.4.3.4. Кутия цилиндрична за микрофилми – използва се за позитив. Изработва се от пластмаса и е с размери: височина 38 мм и диаметър 36 мм. На капака на всяка кутия се залепва обозначителен етикет със следните данни: наименование на архива, номер на фонда, номер на инвентарния опис, номер на архивната единица и брой листа, когато архивната единица е микрофилмирана и разделена на части, като се описва частта и от кой лист започва (Приложение № 22).
ІІ.4.4. Съхранение на крупноформатни документи
ІІ.4.4.1. За съхранение на крупноформатни документи – чертежи, планове, карти, произведения на изобразителното изкуство и др., се използват тубуси и кутии-папки.
ІІ.4.4.2. Тубусът се изработва от каширан картон с размери 1200/150/2–2.5 мм или 1000/150/2 мм, съобразно форматите на документите. На капака на всеки тубус се поставя обозначителен етикет със следните данни: номер на фонда, номер на инвентарния опис и номер на архивната единица или частите от нея (конкретните номера на листовете). С цел лесно използване и добра видимост на етикета, тубусите се подреждат на стелажни стойки.
ІІ.4.4.3. Кутията-папка се изработва от полипропиленово велпапе с размери 1000/700/ 350 мм и с подходящо затваряне на капака. Използва се за съхранение на афиши, плакати, грамоти, нерамкирани произведения на изобразителното изкуство, партитури, снимки и др. Кутиите-папки се подреждат най-отгоре на съответния стелаж, следвайки последователността на фонда, инвентарния опис и архивната единица. На тясната страна на всяка кутия-папка се залепва обозначителен етикет, със следните данни: номер на фонда, номер на инвентарния опис и номер на архивната единица или части от нея, като се описват конкретно листовете.
ІІ.4.5. Съхранение на кинодокументи
ІІ.4.5.1. Оригиналите на кинодокументи на запалима и незапалима основа се съхраняват в отделни помещения, както и цветните филми се съхраняват в отделно помещение от черно-белите.
ІІ.4.5.2. Оптималните температурно-влажностни парамет­ри в архивохранилищата за кинодокументи са:
– за черно-бели филми: температура 15°С и относителна влажност 45 % ± 5 %;
– за цветни филми: температура -3°С± 2°С и влажност 30% ± 5 %.
ІІ.4.5.3. Кинодокументите се съхраняват върху специални метални стелажи или в метални шкафове. Поставят се плътно навити с емулсионния слой навън в стандартни метални кутии. Не се допуска съхранението на кинодокументи в нестандартни, изкривени или корозирали кутии.
ІІ.4.5.4. Техническото състояние на кинодокументите се следи и проверява периодично на всеки пет години. Ако съхранението им е при нерегулируем температурно-влажностен режим, проверката се извършва през две или три години.
ІІ.4.5.5. Кинодокументи с констатирани технически пов­реди и дефекти се предават за реставрация.
ІІ.4.6. Съхранение на фонодокументи
ІІ.4.6.1. Оптималните температурно-влажностни парамет­ри за съхранение на фонодокументи са: температура 15°С ± 5°С и относителна влажност 45 % ± 5 %.
ІІ.4.6.2. Архивохранилището за фонодокументи трябва да е изолирано от източници на магнитни полета. Напрежението на паразитните магнитни полета не трябва да надвишава 400 а/м.
ІІ.4.6.3. Магнитните ленти предварително се почистват от прах и механични замърсявания, осем часа се аклиматизират към климатичните условия, при които ще се съхраняват, след което се пренавиват при постоянен опън и фиксирана скорост без прагове. За осигуряване на постоянното им запазване фонодокументите редовно се презаписват. Най-подходящ носител за постоянно съхранение на звукозаписи е металическата матрица.
ІІ.4.6.4. Магнетофонните ленти се съхраняват в метални кутии, подредени вертикално върху метални стелажи от негорим и немагнитен материал. Стените на стелажните клетки се перфорират за осигуряване на свободен обмен на въздух. Във всяка клетка се разполагат около 30 кутии с ленти.
ІІ.4.6.5. Грамофонните плочи се съхраняват в оригиналната опаковка или в затворени двойни калъфи (пликове) от полиетилен и картон. Разполагат се вертикално на стелажите.
ІІ.4.6.6. Техническото състояние на всеки фонодокумент се проверява периодично на пет години чрез прослушване и преглеждане. Ако фонодокументите се съхраняват при нерегулируем температурно-влажностен режим (без климатична инсталация), проверката се извършва през две или три години.
ІІ.4.6.7. Фонодокументите, които имат прогресиращи технически дефекти или повреди, се предават за реставрация, като предварително се изготвят копия.
ІІ.4.7. Съхранение на фотодокументи
ІІ.4.7.1. За съхранение на фотодокументите се осигуряват отделни помещения.
ІІ.4.7.2. Фотолентите се съхраняват навити на рулони и поставени в метални кутии. Стандартната им дължина е от 30 м, 60 м или 120 м, като в центъра имат пластмасова или метална ролка.
ІІ.4.7.3. Фотодокументите се съхраняват в метални или дървени шкафове/кардекси, в които се подреждат вертикално в класьори (хартиени пликове), несъдържащи вредни за емулсионния слой примеси.
ІІ.4.7.4. Оригиналите на фотодокументи на запалима основа се съхраняват в отделно помещение от тези на незапалима основа.
ІІ.4.7.5. Позитивите на фотодокументите се съхраняват отделно, разположени вертикално в хартиени пликове.
ІІ.4.7.6. Техническото състояние на оригиналите на фотодокументи се проверява периодично на всеки пет години. Ако те се съхраняват при нерегулируем температурно-влажностен режим (без климатична инсталация), проверката се извършва през две или три години.
ІІ.4.7.7. В резултат на техническата проверка се отделят за реставрация оригинали с дефекти на емулсионния слой или основата на негатива.
ІІ.4.7.8. Снимките се съхраняват в хартиени пликове или в прозрачни пластмасови пликове. Задължително условие е хартиените пликове да бъдат от алкална хартия. Прозрачните пластмасови пликове позволяват разглеждане на снимките без докосване. Подходящи пластмасови материали са: полиестер, полипропилен и полиетилен. С цел предпазване от повреди и дефекти, всяка снимка се поставя в отделен плик.
ІІ.4.7.9. Всеки плик е задължително да се надписва с исковите данни (номер на фонд, инвентарен опис, архивна единица и номер лист) и броя на снимките, ако са повече от една. Пликовете се поставят хоризонтално в архивни кутии за съхранение на документи на хартиена основа. За снимки с особено големи размери, каширани на картон, се полагат специални грижи – съхраняват се в поръчани за целта пликове.
ІІ.4.7.10. Температурно-влажностният режим за съхранение на черно-бели снимки е: температура 15°С ± 5°С и относителна влажност от 30 до 50 % при дневни колебания, по-малки от 5 %. За цветните – подходящата температура е от 2°С ± 2°С и относителна влажност от 30 до 40 % при дневни колебания, по-малки от 5 %.
ІІ.4.8. Съхранение на физически носители на електронни документи
ІІ.4.8.1. Физическите носители на електронните документи се съхраняват в архивохранилища при следния условия: температура 18°С ± 2°С и относителна влажност от 40 % ± 5 %.
ІІ.4.8.2. Носителите (от типа на CD-R, DVD +/- R) трябва да се съхраняват в индивидуални кутии, които се разполагат в затворени шкафове или на специално конструирани стелажи. Те трябва да са далеч от потенциални източници на магнитни полета (включително и електронно оборудване), да не влизат в контакт с течности или прах, да не са изложени на топлина или на пряка слънчева светлина.
ІІ.4.8.3. Препоръчително е оригиналите и копията на електронните документи да се съхраняват в архивохранилища, които се намират на различни достатъчно отдалечени местонахождения.
ІІ.4.9. Съхранение на особено ценни и уникални документи
ІІ.4.9.1. За съхранението на особено ценни и уникални документи се осигуряват отделно помещение или каса, които са оборудвани със съответната сигнално-охранителна техника, пожароизвестителна инсталация и климатизация.
ІІ.4.9.2. За съхранение на особено ценни и уникални документи се използват стандартни стелажи и архивни кутии.
ІІ.4.10. Съхранение на подпечатани документи и печати
Подпечатани документи се съхраняват в отделни папки или картонени кутии.
Съхранението на восъчни печати изисква специални предпазни мерки и грижи. Документи с прикрепени към тях восъчни или отделни печати се съхраняват в индивидуални кутии с допълнителни средства, като: специално изработени картонени кутии, пликове или калъфи от подходяща мека материя.
 
II.5. Разположение на архивните документи в архивохранилището
ІІ.5.1. По фондове и по масиви
Архивните документи се подреждат по фондове и по видове масиви. Разполагането на архивните документи в архивохранилището трябва да е рационално и оптимално, съобразено с конкретните условия, лесното определяне на местонахождението им и тяхното движение с цел използване. То е основна дейност на длъжностните лица, отговарящи за архивохранилищата.
Архивните документи се подреждат на стелажи.
Препоръчително е архивните документи от един и същ фонд да са съсредоточени  на едно място в архивохранилището. В рамките на фонда подреждането на документите е по реда им в съответния инвентарен опис и по поредността на  архивните единици. Предварително се изготвя схематичен план за най-рационално разположение на документите в архивохранилището.
ІІ.5.2. Съобразно конкретните условия
Архивните документи могат да се разположат съобразно конкретните условия в следните общи логически групи:
– по номерата на фондовете, т.е. по реда на постъпването им в архива;
– по отрасли на дейност на фондообразувателите, като в отделни помещения или части от общото архивохранилище се разполагат фондовете от различните отрасли на стопанския, културния и обществения живот;
– по териториите, на които са действали фондообразувателите.
II. 6.
Задължения на длъжностните лица, отговарящи за архивохранилищата
ІІ.6.1. Вътрешно-административни актове за реда и условията на достъп в архивохранилищата на архивите
Задълженията на длъжностните лица, отговарящи за архивохранилищата, се регламентират във вътрешно-административните актове за реда и условията на достъп в архивохранилищата на архивите.
ІІ.6.2. Основни задължения на длъжностните лица, отговарящи за архивохранилищата
ІІ.6.2.1. Да проверяват системно състоянието на архивните документи,  микрофилми и копия на документи и да участват в работни групи и/или комисии за извършване на проверка за тяхното наличие и физическо състояние.
ІІ.6.2.2. Да осигуряват и следят поддържането на оптимален температурно-влажностен режим в архивохранилището и редовно да попълват данните от измервателните уреди в Дневника за регистриране на температурно-влажностния режим.
ІІ.6.2.3. Да обобщават в таблица данните за температурно-влажностния режим след приключване на всяка календарна година с цел изготвяне на сравнителен анализ на условията на съхранение в различните архивохранилища.
ІІ.6.2.4. Да попълват, коригират и актуализират стелажните и топографските указатели в архивохранилищата.
ІІ.6.2.5. Да издирват и осигуряват бързо и точно необходимите архивни документи за използване.
ІІ.6.2.6. Да поставят на мястото на всяка изнесена от архивохранилището архивна единица, микрофилм или друг носител заместител, попълнен собственоръчно от лицето, поръчало архивните документи, микрофилмите или другите носители, включващ: исковите данни на архивните документи – номер на фонд, номер на инвентарен  опис, номер на архивна единица; име и подпис  на лицето;  дата.
ІІ.6.2.7. Да предоставят архивните единици за използване технически оформени, след  полистна проверка, отразена в Лист за проверка на архивната единица. В този лист се вписват исковите данни на архивните документи (фонд, инвентарен опис и архивна единица); дата на проверка преди използване, име и подпис на проверяващия; дата на проверка след използване, име и подпис на проверяващия.
ІІ.6.2.8. Да извършват в най-кратък срок подреждането на върнатите архивни единици, микрофилми и копия на документи от чуждестранни архиви след използване на определените места в архивохранилищата, като задължително изваждат заместителя.
ІІ.6.2.9. Да извършват системно проверка на сградата и оборудването на архивохранилището и при констатирани пов­реди и нередности да докладва на прекия си ръководител.
ІІ.6.2.10. При нужда незабавно да изолират документите, засегнати от влага, плесен, насекоми и др.
ІІ.6.2.11. Да съхраняват ключовете за архивохранилището на определените за целта места и при условия, непозволяващи нерегламентиран достъп до тях.
ІІ.6.2.12. Да работят в архивохранилището с определено работно облекло, предпазни ръкавици и прахозащитни маски за многократна употреба.
ІІ.6.2.13. Да преминават задължително през определените инструктажи по безопасност, хигиена на труда и противопожарна охрана.
ІІ.6.3. Отговорности на длъжностното лице, отговарящо за съответното архивохранилище
ІІ.6.3.1. Длъжностното лице, отговарящо за съответното архивохранилище, носи пълна отговорност за съхранението и опазването на архивните документи, намиращи се в него.
ІІ.6.3.2. При загубване или унищожаване на архивни документи по вина на длъжностното лице, отговарящо за определено архивохранилище, то носи административно-наказателна  отговорност.
ІІ.6.3.3. При напускане или смяна на  отговарящо за съответното архивохранилище длъжностно лице, то трябва да предаде с предавателно-приемателен протокол на приемащото длъжностно лице архивните документи и оборудването в архивохранилището.
II.7. Указатели и отчетни форми при съхранението на архивните документи
ІІ.7.1. Топографски указател
ІІ.7.1.1. Топографският указател  представлява картон, съдържащ следните данни: наименование и номер на фонда, номер на описа, номера на архивните единици в описа, местоположението на документите (сграда, помещение, етаж), стелаж номер, клетка номер (Приложение № 23).
Топографският указател се изготвя за определяне точното местоположение на архивните фондове и инвентарните им опи­си в архивохранилищата. За целта всички сгради, помещения, стелажи и клетки се номерират. Номерацията на стелажите е по отвесни редове от долу нагоре и от ляво надясно, двойните стелажи са с един номер, като към номера се изписва „ляв“ и „десен“.
Ако тези данни  не могат да се впишат на един картон, се пренасят на втори, който се прикачва към първия.
ІІ.7.1.2. Попълнените топографски указатели се подреждат в картотека по възходящ ред на номерата на фондовете  и по видове масиви. При големи архивни масиви и разпръснати архивохранилища може да се изготвят дублетни топографски указатели, които да се съхраняват в съответните архивохранилища.
ІІ.7.2. Стелажни указатели 
Стелажни указатели  се изготвят и поставят неподвижно на всеки стелаж, на който са подредени архивни документи. 
ІІ.7.3. Движение на архивните документи
Движението на архивните документи, микрофилмите и копията на документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица от и до архивохранилищата се извършва съгласно вътрешно-административни актове за реда за използване на документите и реда и условията на достъп в архивохранилищата на съответните архиви.
Движението им от и до архивохранилищата се отразява в съответните книги.
ІІ.7.3.1. Книга за движение на архивните документи, мик­рофилмите и копията на документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица за потребители на архивна информация със следните графи: дата на заявката по заместител; искови данни на архивните документи, микрофилми или друг носител (номер на фонд, опис, архивна единица); име и фамилия на зая­вителя; дата на изнасяне на документите, микрофилмите или друг носител; име, фамилия и подпис на служителя от архивохранилището, проверил и предал документите/микрофилмите или друг носител; име, фамилия и подпис на служителя от читалнята, приел документите/микрофилмите; дата на връщане на документите/микрофилмите; име, фамилия и подпис на служителя от читалнята, проверил и предал документите/микрофилмите; име, фамилия и подпис на служителя от архивохранилището, приел документите/микрофилмите, и забележка (Приложения №№ 24, 25). Тази книга се попълва и в електронен формàт от длъжностното лице, отговарящо за съответното архивохранилище, при подаване на заявките от читалнята/ите и при връщането на документите/микрофилмите.
ІІ.7.3.2. Книга за движение на архивните документи, мик­рофилмите и копията на документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица за служители в архивите със следните графи: дата на заявката по заместител; искови данни на архивните документи/микрофилми (фонд, опис, архивна единица); име и фамилия на заявителя; дата на изнасяне на документите/микрофилмите; име, фамилия и подпис на служителя от архивохранилището, проверил и предал документите/микрофилмите; име, фамилия и подпис на служителя от съответния архив, приел документите/микрофилмите; дата на връщане на документите/микрофилмите; име, фамилия и подпис на служителя, предал документите/микрофилмите; име, фамилия и подпис на служителя от архивохранилището, приел и проверил документите/микрофилмите, и забележка (Приложение № 26). Тази книга се попълва и в електронен формàт от длъжностното лице, отговарящо за съответното архивохранилище, при подаване на заявките от служителите в архивите и при връщането на документите.
ІІ.7.3.3. Книга за движение на архивните документи за мик­рофилмиране със следните графи: дата на подаване на архивните документи за микрофилмиране; искови данни на архивните документи (фонд, инвентарен опис, архивна единица и брой листа); име и фамилия  на служителя, подал архивните документи за микрофилмиране; име и фамилия на служителя, приел архивните документи за микрофилмиране; дата на връщане на архивните документи след микрофилмиране;  име и фамилия  на служителя, предал архивните документи след микрофилмиране (Приложение № 27).
ІІ.7.4. Инвентарна книга за микрофилмите
При обработването  на микрофилми се попълва Инвентарна книга за микрофилмите със следните графи: пореден инвентарен номер; искови данни на заснетите документи (фонд, опис, архивна единица); дата на обработка; наличност/брой кадри (негатив-ЗФ, позитив); забележка (Приложение № 28).
Тази книга се води от служителя, отговарящ за обработката на получените микрофилми. Книгата се попълва и в електронен формàт.
 
II.8. Паспортизация на архивните фондове
ІІ.8.1. Определение
Паспортизация на архивен фонд е проверка на наличието и състоянието на документите във фонда, извършвана периодично или при промяна на условията и мястото на съхранението им. Обект на паспортизация е всеки архивен фонд най-малко веднъж на 10 години.
ІІ.8.2. Видове паспортизации на архивни документи на хартиена основа
– на всички фондове в даден архив или на всички фондове от даден масив;
– на част от архивните фондове;
– на един архивен фонд до ниво архивна единица;
– на един архивен фонд –полистно.
ІІ.8.3. Паспортизация на микрофилми
Паспортизация на микрофилми и на постъпления от чуждестранни архиви, институции и частни лица.
ІІ.8.3.1. Паспортизация на микрофилми се извършва по реда на заснемане на архивните фондове, като периодично (на всеки 5 години) се прави проверка на част от микрофилмовия фонд. При всяка следваща паспортизация се проверява и част от проверените по-рано микрофилми.
ІІ.8.3.2. На паспортизация подлежат и постъпленията от чуждестранни архиви, институции и частни лица в Централния държавен архив, като постъпленията от всяка колекция се паспортизират до микрофилмова ролка на всеки 5 години.
ІІ.8.4. План-програма за паспортизация и Инструкция за нейното провеждане
ІІ.8.4.1. План-програма за паспортизация
За период от три или пет години всички архиви изготвят План-програма за паспортизиране на съхраняваните от тях архивни фондове. План-програмата съдържа масива на определените за паспортизация архивни фондове, обема им в архивни единици, срока за извършването ѝ и отговорниците за това.
ІІ.8.4.2. Инструкция за нейното провеждане
Преди започване на паспортизация се изготвя и Инструкция за нейното извършване, в която се описват: цел на паспортизацията, период и начин на извършване и крайните резултати от нея.
План-програмата за паспортизация и Инструкцията за нейното провеждане се приемат от  ръководството на съответния архив.
ІІ.8.5. Заповед на ръководителя на архива за провеждане на паспортизация
Със заповед на ръководителя на архива се определят: вид на паспортизацията, период на провеждането ѝ, като се преустановява ползването на архивните документи, подлежащи на паспортизиране; комисия за извършване на паспортизацията, като задължително се включват и длъжностните лица, отговарящи за съответното/те архивохранилище/а; комисия за изготвяне на заключителния протокол (ако е различна от комисията за извършване на паспортизацията).
ІІ.8.6. Комисия по паспортизация
Работата на комисията по паспортизация преминава през следните етапи:
– запознаване с делото на съответния фонд и с научно-справочния апарат към него;
проверка на съответствието между съдържанието на архивната единица и заглавието ѝ  в инвентарния опис;
– оглед на физическото състояние на документите в архивната единица;
– полистно проверяване на архивните единици, като се отбелязват липсващи листа, листа с индекси (ако е номерирана архивната единица), а ако не е, се номерира, като всички данни се нанасят в заверителния надпис. Ако заверителен надпис липсва, се съставя и поставя в края на архивната единица;
– попълване на отчетни форми с резултатите от паспортизацията.
ІІ.8.7. Комисия по проверка на микрофилмите
Комисията по проверка на микрофилмите извършва оглед на наличието и състоянието на микрофилмите и изготвя съответната отчетна форма.
ІІ.8.8. Комисия по паспортизация на постъпленията от чуждестранни архиви, институции и частни лица
Комисията по паспортизация на постъпленията от чуждестранни архиви, институции и частни лица в Централния държавен архив извършва проверка по инвентарните номера на постъпленията в колекциите и проверка на обема на всяко постъпление. Резултатите от паспортизацията се оформят в отчетна форма.
ІІ.8.9. Отчетни форми при паспортизация
ІІ.8.9.1. Акт за паспортизация на фонд
Акт за паспортизация на фонд (Приложение № 29) – отразява крайните резултати от паспортизацията на фонда. Съставя се за всеки инвентарен опис или за всички инвентарни описи (при малките по обем фондове). Съдържа следните данни:
– наименование на държавния архив;
– подпис за утвърждаване от ръководителя на архива, печат на архива и дата;
– номер на акта и номер на фонда;
– дата на съставяне, трите имена и длъжност на лицата, извършили проверката;
– наименование на фонда, номер на инвентарния опис и местонахождение на архивохранилището;
– констатации на комисията по състоянието на архивните единици във фонда/инвентарния опис;
– предложения на комисията, извършила паспортизацията.
Актът за паспортизация се изготвя в 2 (два) еднообразни екземпляра – единият се съхранява в дело „А“ на фонда, а другият – при длъжностното лице, отговарящо за съответното архивохранилище.
ІІ.8.9.2. Акт за установени липси на архивни документи
Акт за установени липси на архивни документи (Приложение № 30) – удостоверява невъзможността от възстановяване на липсващите архивни документи. Той се съставя не по-късно от два месеца след подписване на актовете за паспортизация от ръководителя на архива. Съдържа следните данни:
– наименование на държавния архив;
– подпис за утвърждаване от ръководителя на архива, печат на архива и дата;
– номер на акта;
– дейност/и, при които са констатирани липси на архивни документи;
– трите имена и подписи на членовете на комисията;
– номер и дата на заповедта на ръководителя на архива за назначаване на комисията;
– реализирани мерки за издирване и възстановяване на липсващите документи –  описват се в свободен текст и следва убедително да доказват, че всички възможности и начини за издирване и възстановяване на липсващите архивни документи са изчерпани. Издирването се извършва по официален ред и се документира. Сведенията и обясненията по липсите на документите се изискват писмено от учрежденията, потребителите на архивна информация и служителите на архива;
– предложения за санкции и наказания на лицата/учрежденията с доказана вина за загубване или унищожаване на архивни документи;
– таблица (Приложение № 31), която е неразделна част към акта за установени липси на архивни документи, със следните описателни данни: номер по ред; номер на архивния фонд; номер на инвентарния опис; номер на архивната единица; брой или номер на листовете; заглавие на архивната единица или наименование на документа; крайни дати на архивната единица или дати на документите; категория на фонда; оценка за историческа стойност на липсващия/те документ/и (с буквен знак „А“ – за уникални или особено ценни, с информационна стойност, която не може да се компенсира, и с буквен знак „Б“ – с относително ниска информационна стойност или с информация, отразена в други документи); наличие на копие; причини за липсите.
Когато липсващ/ите документ/и, описан/и в таблицата има/т копие/я, следва своевременно да се изработи пълен комплект от застрахователни копия в съответствие с изискванията, като допълнително се направят копия на хартиен носител. Застрахователният комплект на липсващите документи се проверява от комисията по т. ІІ.8.7. при извършване на паспортизация на микрофилмите.
Причините за липсите се отразяват максимално конкретно за всеки случай поотделно, например: от читател при използване в читалнята; от читател при използване извън архива; просрочен акт за външно ползване; от учрежденията при оставяне на временно съхранение; при пренасяне (на архивохранилище, за микрофилмиране, за реставрация и др.); унищожени при пожар, наводнение; неустановени и др.
Установени липси на документи от справочен характер (неправилно включени в инвентарните описи за постоянно запазване) не се описват в акта, а се отчисляват с протокол на Експертно-проверочната комисия на архива.
Данните за свалените от отчет архивни документи се нанасят във всички основни отчетни форми на архива.
Актът за установяване на липси на архивни документи се използва не само при паспортизация, а във всички случаи на регистриране на липси, чиито възможности и начини за възстановяване са изчерпани.
Когато се установят липси на архивни документи в хода на научно-техническа обработка, използване, пренасяне в архивохранилище или др., следва лицето/та, констатирало/и липсата, да изготви/ят в седемдневен срок докладна записка до ръководителя на архива. За установяване на причините за липсващите документи ръководителят на архива назначава със заповед комисия най-малко от трима членове, като в нея се включва завеждащият архивохранилище или упълномощено за това лице. В случай че се докаже невъзможно възстановяването на архивните документи, след изчерпване на всички начини и възможности, комисията съставя акт за установените липси, но не по-късно от два месеца от датата на установяване на липсващите документи.
ІІ.8.9.3. Заключителен протокол
Заключителен протокол (Приложение № 32) – обобщава информацията от актовете за паспортизация на фондовете и се изготвя до два месеца след нейното приключване. Съдържа следните данни:
– наименование на държавния архив;
– подпис за утвърждаване от ръководителя на архива, печат на архива и дата;
– дата на съставяне;
– номер и дата на заповедта на ръководителя на архива за паспортизация;
– обем на паспортизацията;
– общи положения – организация, време на провеждане и специфични проблеми при паспортизацията, препоръки за по-доброто опазване на документите в съответствие с изискванията за съхранение;
– предаване на фондовата наличност – общ брой наличност на фондовете, общ брой наличност на архивните единици, констатирани или неконстатирани липси на документи, за което се прилага/не се прилага Акт за установени липси на архивни документи;
– трите имена и подписи на членовете на комисията/ите (не по-малко от трима), определена/и със заповед от ръководителя на съответния архив;
– трите имена и подпис на лицето/а, приемащо/и фондовата наличност.
ІІ.8.9.4. Заключителният протокол и актът за установени липси с приложенията към него се разглеждат на заседание на Експертно-проверочната комисия на съответния държавен архив.
ІІ.8.9.5. Досие от паспортизация
Досие от паспортизация – съвкупност от документи, свързани с една паспортизация: копие от заповедта за паспортизация; копие от заповедта за изготвяне на заключителния протокол (ако има такава); заключителен протокол; акт за установени липси и прилежащата документация по издирването на липсите. Досиета се подреждат по хронология.
ІІ.8.9.6. Акт за паспортизация на микрофилмите на фонд
Акт за паспортизация на микрофилмите на фонд (Приложение № 33) – отразява крайните резултати от паспортизацията на микрофилмите на фонда, съставя се за всеки инвентарен опис и съдържа следните данни:
– наименование на държавния архив;
– подпис за утвърждаване от ръководителя на архива, печат на архива и дата;
– номер на акта;
– дата на съставяне, трите имена и длъжност на лицата, извършили проверката;
– наименование и номер на фонда, номер на инвентарния опис и местонахождение на архивохранилището;
– констатации на комисията по наличността и състоянието на микрофилмите;
– предложения на комисията, извършили паспортизацията.
Актът за паспортизация на микрофилмите се изготвя в 2 (два) еднообразни екземпляра – единият се съхранява в дело „А“ на фонда, а другият – при длъжностното лице, отговарящо за съответното архивохранилище.
ІІ.8.9.7. Акт за паспортизация на постъпления от чуждестранни архиви, институции и частни лица
Акт за паспортизация на постъпления от чуждестранни архиви, институции и частни лица в Централния държавен архив (Приложение № 34) – отразява крайните резултати от паспортизацията на постъпленията от съответните колекции. Съставя се за всяка колекция и съдържа следните данни:
– подпис за утвърждаване от директора на ЦДА, печат на архива и дата;
– дата на съставяне, трите имена и длъжност на служителя, извършил проверката;
– номер на Колекция микрофилми ( КМФ) и наименование на държавата;
– констатации на служителя по наличността на постъпленията в колекцията. При констатирани липси, причините за това се описват в графа „Забележка“;
– подпис на служителя, извършил паспортизацията, и подпис на прекия му ръководител.
Актовете за паспортизация на постъпленията от чуждестранни архиви, институции и частни лица се обособяват и съхраняват в досие за всяка колекция, подредени по години.
 
 
 
ІІІ. ОПАЗВАНЕ НА АРХИВНИТЕ ДОКУМЕНТИ
 
III.1. Определение
Опазването е съвкупност от дейности и процедури, целящи укрепване на архивните документи, предпазване от повреди и унищожаване, с цел съхраняване на съдържащата се в тях информация. За опазване се счита и пренасянето (реформатирането) на информацията от документите върху друг носител. Реформатирането е необходимо за предпазване на крехки или повредени документи от по-нататъшна употреба или за съхранение на информацията на силно разрушени документи, за които съществува опасност да бъдат унищожени. При необходимост документите се подлагат на консервация и реставрация.
 
III.2.
Методи за опазване на архивните документи
ІІІ.2.1. Микрофилмиране
Микрофилмирането е пренасяне на информация върху лентов носител с цел създаване на застрахователен фонд. Мик­ро­филмирането включва съвкупност от процеси по изготвянето, опазването и съхранението на микроизображенията. С развитието на съвременните информационни технологии се прилага и т.нар. хибриден метод, при който успоредно с мик­рофилмиране на оригиналния документ се изработва и негово дигитално копие. Хибридният метод позволява микрофилмът да бъде възпроизвеждан върху електронен носител по всяко време. Съхраняването на микрофилмите при определения за тях температурно-влажностен режим и правилната им употреба от читателите е от изключителна важност за запазване на доброто им качество.
На микрофилмиране задължително подлежат особено ценните и уникални документи.
ІІІ.2.2. Дигитализация
Дигитализацията на архивните документи се извършва с цел гарантиране сигурността и запазването на физическото им състояние чрез използването на висококачествени техни дигитални копия. Улеснява се и достъпът и използването на документите, включително чрез Интернет. Подборът на документите за дигитализация се извършва по определени ред и критерии, като се дава приоритет на особено ценни и уникални документи, документи по значими теми и събития, ценни документи в лошо физическо състояние и такива с интензивност на използване, документи с нестандартни размери, трудни за работа и др.
Дигиталните копия не са застрахователни копия на архивните документи и не изпълняват функцията на техни заместители в случай на загуба или унищожаване.
ІІІ.2.3. Фотокопиране
Фотокопирането е метод, въведен от Xerox Corporation през 1959 г., и е от най-разпространените и прилагани методи за репродуциране на архивни документи. При него не се получава мастер-копие, от което да се изготвят други копия. Копието обикновено се използва за заместване на липсващи страници или част от текст. При изготвяне на копията е необходимо да се използва висококачествен тонер и устойчива хартия. Този метод не се прилага при старопечатни книги и редки, ценни, крехки, чупливи или повредени архивни документи.
Предимствата на фотокопирането са: лесна изработка, запазване ясна представа за автентичния вид и формàт на документа, удобен и предпочитан от потребителите на архивна информация метод.
Това е и един от най-рисковите методи на опазване, тъй като прекомерното излагане на документите на въздействието на светлинния лъч на копирните машини води до по-нататъшното разрушение на архивните документи.
 
III.3. Консервация и реставрация на архивни документи на хартиена основа
Документите на хартиена основа стареят и се разрушават под въздействието на вътрешни и външни фактори.
ІІІ.3.1. Видове фактори
ІІІ.3.1.1. Вътрешни фактори на стареене
Вътрешните фактори на стареене са свързани със състава, структурата и качеството на хартията и мастилото.
ІІІ.3.1.2. Външни фактори
Външните фактори са предизвикани главно от влиянието на околната среда: температура, влажност, светлина, атмосферни газове, механична натовареност и биологични агенти. Към тези фактори могат да се причислят и социалните, свързани с небрежно отношение в процеса на създаване и съхранение на документите. Влиянието на изброените фактори не може да се преустанови, но трябва да се създават възможно най-благоп­риятни условия на съхранение.
За запазване на документите от разрушаващото действие на външната среда, за възстановяването и укрепването им с цел дългосрочното им съхранение се извършват консервационни и реставрационни операции.
ІІІ.3.2. Консервация на архивните документи
Консервацията на архивните документи е съвкупност от операции, свързани с предпазването на документите от разрушаващото въздействие, причинено от вътрешни и външни фактори.
Една от най-важните е консервацията в архивохранилищата. Документите трябва да се съхраняват в подходяща среда. Резките промени на температурата и влажността, замърсяването, светлината и застоялият въздух могат до голяма степен да спомогнат за увреждане на документите.
ІІІ.3.3. Същност на консервацията и реставрацията
Същността на консервацията и реставрацията е запазването, възстановяването или доближаването до първоначалното състояние на документите посредством изолиране или отстраняване на вредните фактори и коригиране на нанесените разрушения, без да се нарушава материалната информативна цялост и художествената им стойност.
Консервацията и реставрацията са процеси, които се преп­литат, тъй като консервацията обикновено преминава в реставрация.
ІІІ.3.4. Изисквания за извършване на консервация и реставрация
Консервацията и реставрацията на архивни документи се извършват при строго определени изисквания:
консервацията и реставрацията да не променят оригиналния вид на документа;
прилаганите методи да са точно подбрани за отстраняване на действащите върху документа разрушаващи фактори;
– реставрационните процеси да имат обратимост, т.е. при нужда да е възможно възвръщането на документа във вида му преди реставрацията;
– използваните реактиви да не променят физико-химичните свойства и устойчивост на основата и мастилото, а също и оригиналните елементи, използвани при съставянето и художественото оформяне на документа;
– използваните при реставрация и консервация реактиви и извършените третирания да са безвредни за човека, мастилата и хартията;
– процесите при изкуствено и естествено стареене на хартията да протичат по-бавно в реставрираните материали от тези при нереставрираните;
– извършваните операции да не създават условия за по-нататъшни или нови разрушения на документа, а по възможност да увеличават стабилността му.
Тези изисквания са взаимосвързани и правилното им съчетание е гаранция за дълготрайното съхранение на възстановените архивни документи.
 
III.4. Подготовка на архивните документи на хартиена основа за консервация и реставрация sв архив
На консервация и реставрация подлежат всички архивни документи със слаба четливост и увредена структура на хартията – документите са чупливи, заразени с плесени, повредени от гризачи и насекоми, „циментирани“, разкъсани, обгорени и с липсващи части от тях. Приоритет се дава на особено ценни и уникални архивни документи.
ІІІ.4.1. Регистрация на документите, подлежащи на консервация и реставрация
Документите, които подлежат на консервация и реставрация, се регистрират: по време на приемане на нови архивни фондове, при експертиза на наличните фондове, при използване в читалните, при научно-техническата им обработка, по време на цялостното почистване на архивохранилищата, при паспортизация на фондовете, при подготовка на документите за застрахователно микрофилмиране и др.
ІІІ.4.2. Работен списък за приоритетно реставриране
Във всеки архив се води работен списък за приоритетно реставриране, в който се отразява: номер на фонда, номер на описа, номер на архивната единица, брой на листовете, категория на увреденост, наличие на застрахователно копие и микрофилм, особена ценност или уникалност (Приложение № 35).
ІІІ.4.3. Предавателно-приемателни протоколи
Предаването на архивните документи от архивите за консервация и реставрация в лабораторията се извършва с предавателно-приемателни протоколи. В тях се отразява: дата на постъпване на документите в лабораторията, номер на фонда, номер на описа, номер на архивната единица, брой на листовете и подписи на служителите от съответния архив и лабораторията.
ІІІ.4.4. Книга за отчет на приетите и предадените за консервация и реставрация архивни документи
Документите за консервация и реставрация се описват и в Книга за отчет на приетите и предадените за консервация и реставрация архивни документи (Приложение № 36). В нея се попълват следните данни: дата на предаване на документите в лабораторията, номер на фонд, номер на опис, номер на архивна единица, брой листове, състояние на документите, подписи на служителите от архива и лабораторията, които предават и приемат документите, забележка. Книгата се води от длъжностното лице, отговарящо за съхранение на документите.
Особено ценните и уникални документи се консервират и реставрират при констатирана необходимост.
ІІІ.4.5. „Малка реставрация“
Извън реставрационните лаборатории и ателиета, на място в съответния архив могат да се извършват несложни консервационни и реставрационни операции. Те се състоят в почистване на документите от прах, подлепване и изправяне. Възможно е да се използват архивни ленти за укрепване, за поправка на книги и разкъсани страници. Подлепващи ленти могат да бъдат използвани само върху документи с по-ниска информационна ценност.
Укрепването на архивни документи с такива подлепващи ленти е известно с понятието „малка реставрация“. Тя се извършва ръчно, в процеса на подготовка на документите за зас­трахователно микрофилмиране и при предаване на документи за използване в читалня. Осъществява се по указания и под контрола на реставрационна лаборатория.
 
III.5. Консервация и реставрация на архивни документи в лаборатория
ІІІ.5.1. Подготовка
Архивните документи, подлежащи на консервация и реставрация, предварително се микрофилмират.
ІІІ.5.2. Оглед
След микрофилмирането документите се подлагат на оглед и се провеждат физико-химични и физико-механични изследвания. Целта на огледа и изследванията е да се определят методите на консервация и реставрация в зависимост от степента и характера на уврежданията им.
ІІІ.5.3. Категоризация
Архивните документи, подлежащи на реставрация, се категоризират в зависимост от степента на увреждането им в следните групи:
– I категория на сложност – документи със силно повредена основа или угаснал текст;
– II категория на сложност – документи с по-малки увреждания, липсващи краища на листове, малки дупки по хартията и др.
– III категория на сложност – документи само с механични разкъсвания. Извършват се леки и непродължителни реставрационни операции.
ІІІ.5.4. Дезинфекция
Архивните документи, определени за консервация и реставрация, се дезинфекцират. Методите на дезинфекция са два: камерен и контактен (полистна дезинфекция). Специалист от реставрационната лаборатория преценява на място кой от двата метода да се приложи. При добра първична дезинфекция и последващо добро съхранение на документите допълнителна дезинфекция не се налага.
ІІІ.5.5. Изследване на хартията, вида и водоразтворимостта на мастилата
Преди реставрация задължително се изследват хартията, видът и водоразтворимостта на мастилата.
Пробата за водоразтворимост на мастилата се прави като към част от текста плътно се притиска напоена с дестилирана вода филтърна хартия. Отпечатването на буквите върху мократа филтърна хартия е индикатор за водоразтворимост на мастилото. Ако мастилото е водоразтровимо, предварително се третира с цел превръщането му във водоустойчива форма.
ІІІ.5.5.1. Механичното почистване е начална консервационна обработка и предшества всички останали реставрационни процедури. Същността му се състои в отстраняване на повърхностните замърсявания по хартиения лист, без да се нанасят повреди върху него. За тази цел се използват различни средства – разнородни гуми за изтриване, меки четки, чиста кърпа, скалпели, а също водна обработка (дестилирана вода, сапун, спирт и др.).
ІІІ.5.5.2. Химическото почистване е консервационен процес, при който се отстраняват общите или частичните замърсявания на хартията чрез химически средства. Тук спадат следните реставрационни процедури:
– определяне рН (водородния експонент) на хартията;
– фиксиране на текста (мастилата);
– почистване на петна от мастила, тушове, ръжда, пигменти, лепила, мазнини и др.;
– избелване на хартията с окислители и последващо промиване;
– укрепване на хартията с проклейващи средства;
– неутрализация.
По време на химическото третиране непрекъснато се следи рН на хартията да е в оптималните граници (рН = 6–8).
Въз основа на получените данни се определя технологията на консервационно-реставрационните процеси за механическо и химическо почистване, начините и средствата за укрепване на текста и хартията, средствата и методиката на обезкисляване и методите на реставрация.
 
III.6. Методи за реставрация
ІІІ.6.1. Видове
Методите за реставрация се определят в зависимост от увреждането на документа. Те биват:
– методи за реставрация при повредена основа на документа – класически, листоотливане, ламинация и разцепване. Извършват се ръчно или механизирано;
– методи за реставрация при угаснали текстове – химичес­ки и фотографски.
Най-често увреждането на документа е комбинирано и се прилагат и двата вида методи.
ІІІ.6.2. Методи за реставрация при повредена хартиена основа на документа
ІІІ.6.2.1. Класическа реставрация
Класическата реставрация е най-разпространеният и предпочитан начин на работа. Всички процедури по възстановяване на целостта на документите се осъществяват по ръчни способи. За целта се използват различни видове хартии, тъкани и полимерни съединения, близки по състав и свойства до основата на документа. Работи се с „японска“ и микалентна хартия, тънки копринени материи, книговезко платно, тензух и лепила с добавка на антисептик, които, залепени към разрушените части, осигуряват стабилността на хартията, възстановяването на целостта и фòрмата на документите. Сериозна интервенция върху структурата на хартията и мастилата при ръчния способ няма, поради което при реставрацията съществува пълна обратимост. Методът е бавен и нископроизводителен процес.
ІІІ.6.2.2. Реставрация чрез листоотливане
Реставрация чрез листоотливане – механизиран метод, при който като основна суровина се използва развлакнена целулоза с определена степен на размилане за производство на хартия. Методът се състои в доливане на хартиена маса на липсващите части от документа. Хартиената маса се наслоява ръчно или механизирано. Машинното листоотливане е по-равномерно и в по-малка степен видоизменя документа. Целта на реставрацията е не само да се запълнят липсващите части от документа, но и да се получи по-голяма здравина на старата хартия чрез прок­лейването ѝ със свързвателя, а също и по-голяма якост на съединяването между „старата“ и „новата“ хартия. Преимуществата на листоотливния метод за реставрация в сравнение с класическите ръчни методи на работа са: качество на извършената реставрационна работа; осъществяване на реставрацията с полимерни материали, които имат повишена устойчивост към физико-химичните и биологичните фактори на разрушение; по-висока с 2 до 3 пъти производителност на труда.



ІІІ.6.2.3. Реставриране чрез ламинация
Реставриране чрез ламинация – ръчен или механизиран метод на реставрация чрез използване на полимерни термопластични съединения, при който повреденият документ се запресова едностранно или двустранно между един или два полимерни филма. Основната цел на ламинацията е да се повиши здравината на разрушените документи. Съществуват два принципно различни метода на ламинация – ръчен и машинен.
Ръчната ламинация се състои в прилепването на тънка „японска“ хартия към даден писмен документ с помощта на полимерни съединения. Вместо лепило се използва вид полимерно фолио, което при разтваряне в разтворител се просмуква в хартията на документа за реставрация и служи като спойка между новата и старата хартия.
Машинното ламиниране се осъществява с ламинатори, които се класифицират според начина на работа в три групи:
– апарати, при които документите се реставрират с термопластично фолио при висока температура и високо налягане. Необходимият продукт е неутрална „японска“ хартия (филмопласт R), която е снабдена с горещоактивиращо се лепило. Този процес на ламинация е обратим, прилага се и за особено ценни документи;
– апарати, при които документите се реставрират с термопластично фолио, което се нанася едностранно при ниска температура;
– апарати, при които документите се реставрират с разтворен целулозен ацетат, който се наслоява върху хартията.
Този метод се използва при реставрация на всички архивни документи, които не могат да се възстановят по друг способ, т.е. чиято хартиена основа е силно разрушена, или които активно се използват от читатели (вестници, списания и книги).
ІІІ.6.2.4. Реставрация чрез „разцепване“ на хартиения лист
Реставрация чрез „разцепване“ на хартиения лист – този метод се прилага в отделни ателиета и лаборатории за реставрация на писмени документи и дава възможност за укрепването им, без едностранно или двустранно дублиране. Същността на метода се състои в разслояването на всеки лист хартия по неговата дебелина на две части. Това се прави с цел укрепване на вътрешността на листа с тънка „японска“ хартия, японска коприна, найлонова мрежа и подходящи лепила, след което отново се възстановява целостта на разслоения материал. По този метод могат да се реставрират документи, които са с двустранен текст. Външният вид на документа след реставрация не се изменя, а значително се увеличава здравината на хартията. При укрепването се използва хартия, близка по цвят и състав на оригиналната. Тази реставрация се извършва от специалис­ти-реставратори с голям опит.
ІІІ.6.2.5. Капсулация
Капсулация – способ на консервация, чрез който документите се затварят между два листа полиестер, който след това се залепва по четирите страни със стабилна двойно подлепваща лента. Трябва да се използва само полиестерен филм, несъдържащ пластификатори, повърхностно покрит с UV инхибитори. Полиестерната капсулация ще осигури предпазване от действието на външната среда и от чупливост при честа употреба, тъй като дава стабилност, процесът е лесно обратим и не включва вредни за документите материали. Реставрационният процес може да се извърши и след време, когато се установи, че документът е от изключителна важност. Това е лесен метод за защита на документи от замърсяване, прах и разкъсване.
ІІІ.6.3. Методи на реставрация при „угаснали“ тексто­ве на документа
Мастилата на базата на синтетични багрила са най-широко разпространени в практиката, но са най-неустойчивите. Поради това често възниква необходимост от разчитане, възстановяване на избледнели, зацапани или измити, слабовидими текстове. За възстановяването им се използват методи, обособени в следните основни групи:
– фото-реставрация – представлява разчитане на текст с помощта на правилно подбрани спектрални характеристики на използваните източници на светлина (ултравиолетови, инфрачервени, рентгенови и др.);
– химически метод – това е т.нар. контактно-дифузен метод за усилване видимостта чрез копиране. Извършва се непосредствена обработка на документа за усилване видимостта на текста по пътя на въздействие на различни химически вещес­тва. Използва се само в случаи, при които методът на фото-реставрация не дава задоволителен резултат.
Изборът на метода за всеки конкретен случай зависи от състава и цвета на щрихите на проявявания текст, от характера и степента на разрушението на текста, давността на написване и др.
Универсални методи за реставрация, приложими за всички случаи на увреждане, не съществуват. Реставраторите определят във всеки конкретен случай подходящия метод за възстановяване на повредения документ.
 
III.7. Реставрация на снимки
Нетрайността на фотографските изображения е сериозен проблем. Реставрацията на оригинални фотографски изображения изисква специализирана методика, резултатите от която трябва да превишават значително онези, вече получени с помощ­та на традиционната техника за усилване на кон­траста.
Едно от най-важните средства за опазване на фотографиите е консервацията. Чрез нейните методи обектите се стабилизират, като разрушителните процеси се ограничават за максимално дълъг период от време. Така без да се изменя типът на материалите, използвани за изготвяне на старите снимки, се запазва тяхната автентичност и художествена стойност. В помощ на опазването на снимковия материал са и новите технологии. Съвременната копирна и компютърна техника имат широки възможности за създаване на изключително качествени изображения. Фотографиите могат да се сканират, при това с пълноценно отразяване на всяка допълнителна информация върху тях. Така получените изображения могат да се използват многократно и да се репродуцират без проблем. По този начин се избягва прекият контакт оригинал – потребител, запазват се най-застрашените фотографии до момента, в който започне дигитализирането им.
Задължително условие за опазването на снимковия материал е периодично да се преглежда, за да се определят снимките, които се нуждаят от спешна консервация и реставрация.
 
III.8. Отчетни форми при консервация и реставрация
ІІІ.8.1. Лабораторен дневник
В лабораторията за консервация и реставрация се води Лабораторен дневник, в който се попълват следните данни: дата на приемане и предаване на документите, наименование на архива, исковите данни на документите (номер на фонда, номер на описа, номер на архивната единица, брой на листовете), състояние на документите, метод на реставрация, химичес­ко третиране, категория на увреденост на документите, името на реставратора, името на служителя, приел документите след реставрация (Приложение № 37).
ІІІ.8.2. Атестационна карта
За особено ценни и уникални документи се попълва Атестационна карта (Приложение № 38) със следните полета:
мнение на специалист-архивист от архива, който изпраща документа за реставрация; дата на приемане и на предаване на документа; искови данни (номер на фонд, номер на опис, номер на архивна единица); град, архив; фотодокументация/наличие на копие; заглавие и година на създаване на документа; вид на документа (снимка, папка, лист, карта и др.);
състояние на документа до реставрация. Прави се пълно описание на уврежданията по документа и на материалите, от които е изготвен. Попълва се в лабораторията;
мнение на специалист от лабораторията относно вида и режима на работа при дезинфекция и физико-химичното третиране на документа. Определя се и методът на реставрация. Попълва се в лабораторията;
използвани материали при реставрацията. Описват се видовете използвани укрепващи материали и лепила. Попълва се в лабораторията;
– оценка на работата – вписват се имената на специалис­тите, извършили реставрацията; оценката на реставрационната комисия за извършената работа; подписи на специалистите от комисията;
наблюдения върху състоянието на документа след реставрацията – извършват се в архива, съхраняващ реставрирания документ, като длъжностното лице, отговарящо за архивохранилището, периодично проверява състоянието на документа. При наличие на нови разрушения или увреждания се уведомява лабораторията за реставрация и консервация.
Атестационната карта се попълва в два екземпляра: единият за лабораторията, другият – за архива, съхраняващ реставрирания документ. Към картата, която остава в лабораторията, се прикрепва микрокадър, на който е фиксиран първоначалният вид на документа. Атестационните карти се систематизират по исковите данни на документите.
 
III.9. Подготовка на документи за микрофилмиране
ІІІ.9.1. Групи микрофилми по принадлежност и обхват на оригиналните документи
Микрофилмите в държавните архиви се групират по принадлежност и обхват на оригиналните документи, както следва:
– микрофилми на документи от архива;
– микрофилми на документи от други архиви, музеи, библиотеки, организации или частни лица;
– цели архивни фондове;
– части от архивни фондове;
– цели архивни единици;
– отделни документи от архивни единици;
– тематично подбрани групи от документи, създадени по заявка на юридически или физически лица, както и за нуждите на използването.
ІІІ.9.2. План за създаване на Застрахователен фонд (ЗФ)
Всеки архив изготвя план за създаване на Застрахователен фонд (ЗФ), който съгласува и утвърждава по съответния ред.
ІІІ.9.3. Застрахователен фонд на документи на хартиена основа
Застрахователният фонд на документите на хартиена основа представлява съвкупността от застрахователни копия на архивни документи, създадени с цел запазване на информацията в случай на унищожаване или повреда на оригиналите при природни бедствия, военни конфликти, терористични актове и др. Той е първата негативна микроформа (микрофилм или мик­рофиш).
ІІІ.9.3.1. Изграждането на ЗФ изисква подбор на документите, който се осъществява от компетентни, квалифицирани служители, познаващи добре документите в архива и можещи да определят тяхната ценност съобразно действащата методика. За основа на подбора се използва категоризацията на архивните фондове в рамките на всеки архив.
ІІІ.9.3.2. Основни критерии за подбор на документите:
– ценност на документите – микрофилмират се документи основно във фондове от І категория, а при аргументирана обос­новка – и във фондове от ІІ и ІІІ категория. С предимство са фондовете на държавни институции, както и такива с особено ценни и уникални документи. Отчита се и спецификата на региона, оказала влияние върху събития и явления от национален мащаб;
– физическо състояние на документите – при фондове с равностойно информационно значение се микрофилмират тези, чиито документи са в лошо физическо състояние (с пов­редена основа, угаснали текстове, външни разрушения и др.);
– степен на използване на документите – микрофилмират се най-често използваните документи.
ІІІ.9.3.3. Подборът за микрофилмиране се извършва по фондове и може да включва цели фондове или части от тях. Следва се систематизацията на архивните единици в инвентарните описи.
ІІІ.9.4. Фонд за използване
Успоредно с изграждането на ЗФ се създава фонд за използване, който е съвкупност от копия на документи и се съхранява в съответния архив.
ІІІ.9.4.1. Служител от архива подготвя документите за микрофилмиране, като проверява верността на номерацията на листовете, открива и отстранява дублираните документи и отделя повредените от тях за консервация и реставрация.
ІІІ.9.4.2. Ако заверителният надпис на архивната единица не отговаря на фактическото ѝ състояние, се съставя нов, в който се отбелязват всички особености и дефекти по документите в архивната единица.
ІІІ.9.4.3. В процеса на подготовката на документите за микрофилмиране, ако е необходимо, се прави „малка реставрация“.
ІІІ.9.4.4. Длъжностното лице, отговарящо за архивохранилището, попълва тетрадка, в която се записват: датата на предаване на документите за микрофилмиране, исковите данни на документите, имената и подписите на служителите, предали и приели документите.
ІІІ.9.4.5. Предаването на документи за микрофилмиране се оформя с поръчка, която се попълва в два екземпляра – един за съответния архив и един за отчет във фотолабораторията. Поръчката се одобрява по установения ред.
 
III.10. Микрофилмиране на документи във фотолабораториите и ателиетата
ІІІ.10.1. Микрофилми за ЗФ
 Микрофилмите за ЗФ се изготвят в комплект (негатив и позитив или дигитален образ от негатив), като:
– негативът е неприкосновен и служи за създаване на ЗФ;
– позитивът или дигиталното изображение от негатива е работно копие, което се предоставя на читателите.
ІІІ.10.2. Технически процеси при микрофилмирането
Техническите процеси при микрофилмирането задължително се извършват в съответствие с действащите стан­дарти.
ІІІ.10.2.1. Заснемането на документите се осъществява на 35 мм черно-бял висококонтрастен ролфилм от 30 м или 50 м.
ІІІ.10.2.2. При цялостно заснемане на архивната единица се спазва редът на листовете в нея, като кадрите се разполагат от ляво надясно. При микрофилмиране на отделни документи от архивната единица се спазва желаната от възложителя пос­ледователност.
ІІІ.10.2.3. В началото на всяка архивна единица се заснема заглавен кадър, включващ исковите ѝ данни (наименование на архива; номер на фонд; номер на опис; номер на архивната единица).
ІІІ.10.2.4. При микрофилмиране по тематични заявки в началните кадри се отбелязва заглавието на темата, изреждат се документите, които ще бъдат заснети, и се посочват исковите им данни.
ІІІ.10.2.5. След заглавния кадър се заснема обвивката на архивната единица, а след последния заснет документ – заверителният ѝ надпис.
ІІІ.10.2.6. Микроизображенията се разполагат в нормално за четене положение или на 90° обратно на часовниковата стрелка. При заснемането се запълва целият кадър. Всяка страница от архивната единица е отделен кадър, като в зависимост от формàта на архивната единица се допуска и заснемане на две страници на двоен (разширен) кадър.
 
III.11. Проверка на качеството на микроизображенията във фотолабораториите и ателиетата
ІІІ.11.1. Проверки за контрол на качеството
Във фотолабораториите и ателиетата се извършват следните проверки за контрол на качеството:
– визуална проверка на читателски апарат. При установяване на технически дефекти върху проявените негативи на отделна лента се заснемат поправките, като се спазва следният ред: начален кадър – поправка с исковите данни на архивната единица и преснетия документ. Поправката се прикачва към негативната лента чрез залепване със съответната за целта техника;
– оценка на химико-фотографската обработка (фиксиране и измиване). Микрофилмите за ЗФ не трябва да съдържат безводен натриев тиосулфат (не повече от 0.0008 мг на см3) и сребърни соли;
– проверка на плътността на заснетите кадри с денситометър. Уредът се използва във фотолабораторията за определяне на правилната експозиция на заснетия кадър. Допустимите стойности за микрофилм – негатив са в границите от 0.80–0.90 до 1.10–1.20 единици за плътност.
ІІІ.11.1.1. Повторно цялостно или частично презаснемане на микрофилма се извършва при констатирани необратими промени в качеството му, поради високо съдържание на остатъчни химикали или недобро съхранение на негатива, многократно и неправилно използване на позитива от читатели. За целта служител от съответния архив предава архивните документи във фотолабораторията/ателието за повторно микрофилмиране.
ІІІ.11.1.2. При установени повреди на позитива се прави ново копие от оригиналния негатив.
Готовите негативни и позитивни ленти се навиват с емулсионния слой навън и се поставят в специални метални или пластмасови кутии. На кутиите се залепва временен етикет със следните данни: номер на поръчката, наименование на архива, номер на фонда, номер на описа, номера на архивните единици и номер на лентата по Книгата за отчет на лентите.
 
III.12. Отчетни форми на микрофилмови копия на архивни документи
ІІІ.12.1. Книга за отчет и предаване на микрофилми и микрофилмирани документи
В лабораториите и ателиетата се попълва Книга за отчет и предаване на микрофилми и микрофилмирани документи със следните данни: пореден номер на микрофилма; номер на фонда; номер на описа; номер на архивната единица; брой кадри (негатив, позитив); име на служителя, микрофилмирал документите; име и подпис на служителя от архива, приел микрофилмите и документите; дата на предаване на микрофилмите и документите (Приложение № 39).
Фотолабораторията и ателиетата осигуряват съхранението и опазването на архивните документите, предадени за мик­рофилмиране.
ІІІ.12.2. Поръчка
Въз основа на данните по т. ІІІ.12.1. се попълва и съответната поръчка по т. ІІІ.9.4.5.
При изготвяне на микрофотокопията не се допускат никакви поправки или бележки по архивните документи.
 
ІІІ.13.
Режим за съхранение на
архивните документи
Режимът за съхранение на архивите документи е тясно свързан с физическото опазване на документите. Архивните документи стареят и губят своите физико-механични качества. Това стареене е смесен процес от няколко фактора: температура, влажност, светлина, атмосферни газове, биологически вредители, физическо натоварване и резки промени в условията на околната среда. Всяка промяна в условията на съхранение нарушава изграденото равновесие на системата архивен документ – околна среда.
Без подходяща техника на съхранение не може да се достигне добро опазване. В най-добрия случай документите трябва да се съхраняват при контролирани температура, относителна влажност на въздуха, ниво на светлинно въздействие и биологически вредители. Температурата и влажността са взаимо­свързани. При ниска температура влажността се увеличава и тя е опасна за документите, които са предразположени към образуването на петна от влага и плесени. При спадане на влажността под минимума хартията, пергаментът, кожата и особено лепилата, използвани за направата на подвързията на книгите, се повреждат и изсушават. Поддържането на стабилни условия за съхранение е изключително важно. Подходящи граници за температурата са 16–18°С и за влажността – 45–50 %.
Една от най-важните задачи е тази по създаване и поддържане на оптимални условия за съхранение на архивни документи.
Температурата и относителната влажност, техните колебания и крайностните им нива могат да окажат вредно въздействие върху запазването на архивните документи. До момента най-големи щети върху документите са причинени от бързите промени в относителната влажност.
Светлината също ускорява разрушителния ефект при архивни и библиотечни материали, тъй като действа като катализатор в процеса на тяхното окисление. Тя води до отслабване на хартията, пожълтяване, потъмняване, обезцветяване на мастилата и багрилата или до промяна на цветовете. Всяко излагане на светлина, дори за кратко време, е вредно и повредите са необратими. Макар и всички светлинни лъчи да са вредни, ултравиолетовото лъчение е особено разрушително за архивните документи поради високото енергийно равнище. Слънцето и изкуственото флуоресцентно осветление са едни от най-вредните светлинни източници поради излъчваните високи количества ултравиолетови лъчи. Препоръчва се осветление с обикновени лампи. Важно е да се знае, че осветлението в архивохранилищата трябва да бъде спряно, когато в тях не се работи, че наличните луминесцентни лампи трябва да са екранирани с цел предпазване на документите от енергетично богатите УВ лъчи, а стъклата на прозорците да са УВ непроницаеми.
Температурата, относителната влажност, светлината и качеството на въздуха влияят върху продължителността на съществуване на архивните документи.
Влиянието на изброените фактори не може да бъде преустановено. Необходимо е да се предприемат действия за създаване на възможно най-благоприятни условия за съхранение, включващи подходящи архивохранилища и оборудване, оптимален температурно-влажностен режим, ред и начин на използване и транспортиране на документите и др.
 
 
 
ІV. АРХИВНИ ДОКУМЕНТИ В РИСК
 
ІV.1. Определения на понятията
„заплаха“, „риск“ и „опасност“
ІV.1.1. „Заплаха“ – опасност, възможност за поява на нещо лошо. Заплахата е реален факт, проявено обстоятелство.
ІV.1.2. „Опасност“ – възможност или вероятност да се случи нещо лошо, някаква беда. Опасността се проявява в сферата на възможното.
ІV.1.3. „Риск“ – действие при неопределеност, вероятност за последици, опасно условие, вреда и загуба, начин на поведение. Рискът се дефинира като заплаха с неустановен срок, т.е. няма предварително определено време за настъпването му. Рискът може да се разглежда и като опасност, която подлежи на прогнозиране.
 
ІV.2.
Определение на понятието
„документи в риск“
Това са документи, които са в тежко физическо състояние или се съхраняват в условия, застрашаващи физическото им опазване, както и такива, изложени на заплаха от външни и вътрешни опасности – стихийни бедствия; терористични актове, нарушаване на условията и правилата за съхранение, на отчетната регистрация и използването им, на кражба, човешка небрежност или злонамереност за прикриване на документни престъпления и др. Всеки от посочените фактори на риск изиск­ва индивидуални или специфични методически, организационни и технически средства за защита, които могат да предот­вратят или намалят силата на тяхното действие.
ІV.2.1. Рискови фактори
Рисковите фактори на опасност, на чието въздействие реално може да бъде подложен архив или архивен документ, представляват действия или явления, които водят до увреждане или унищожаване. Рискът е състояние на системата за сигурност на архива, което в съответствие с условията на функционирането ѝ може обективно да не предотврати възникването на фактора опасност.
ІV.2.2. Сигурност на архивния документ
Сигурността на архивния документ е качествен показател, характеризиращ нивото на безопасността му, това е състоянието на защитеност от въздействието на различни фактори на опасност, възникващи при неблагоприятни условия на съхранение и различни заплахи.
ІV.2.3. Критерии за оценка на степента на риска
При определяне на критерии за оценка на степента на рис­ка трябва да се имат предвид обектът на контрол, каквито са юридическите лица, в резултат на чиято дейност се създават и съхраняват документи от НАФ, както и рискът или вероятността от увреждане или загуба на документи от НАФ с всички последствия, които произтичат от това.
В зависимост от степента на риск, архивните документи, обект на наблюдение и контрол, се обособяват в три основни групи: висока, средна и незначителна степен на риск. Първоначално всички архивни документи могат да бъдат отнесени към групата с незначителна степен на риск, тъй като е невъзможно да се предотвратят всички застрашаващи ги фактори.
Критерии за оценка на степента на риска са:
– нарушаване на изискванията за съставяне и оформяне на документите;
– нарушаване на изискванията за организация на документооборота;
– липса на утвърдена и внедрена номенклатура на делата, което води до нарушаване реда за формиране на дела и тяхното предаване в учрежденския архив;
– нарушаване на установените срокове за временно съхранение на документите от НАФ в учрежденски архив и на реда за тяхното предаване в държавен архив;
– нарушаване на реда за комплектуване на документите от НАФ;
– липса на утвърден инвентарен опис на документите за постоянно запазване и на опис на документите, определени като неценни, подлежащи на унищожаване;
– унищожаване на документи от НАФ умишлено и по непредпазливост;
– нарушаване на реда за регистрация и отчетност на архивните документи;
– нарушаване на условията за съхранение на документите;
– нарушаване на реда за изваждане на документите от архивохранилищата;
– липса на дневник за регистриране на температурно-влажностния режим в архивохранилищата и за физическото и химическото състояние на документите;
– нарушаване на правата и интересите на физически и юридически лица при използване на документи от НАФ за доказване на материален интерес.
 
ІV.3.
Анализ на основните
рискови фактори
ІV.3.1. Загуба на документи при природни бедствия
Основната препоръка на Европейската комисия с цел превенция на рисковете от загуба на документи поради наводнения, пожари или други бедствия, причинени от природни заплахи и човешка дейност, е проектирането и изграждането на специализирани архивни сгради, както и адаптирането на съществуващи такива, съобразно действащите международни стандарти.
ІV.3.2. Действия за намаляване загубите на документи при наводнения
ІV.3.2.1. При наводняване на архивохранилища най-нап­ред се изнасят документите, които се намират във водата или в непосредствена близост с нея.
ІV.3.2.2. Защита на повредените от водата документи срещу появата на плесени чрез изнасяне в помещения с постоянна вентилация.
ІV.3.2.3. Осигуряване на пространство за описване и пакетиране на документите и място за въздушно изсушаване на мокрите документи.
ІV.3.2.4. Установяване на количеството и вида на повредените документи.
ІV.3.2.5. Приоритетно определяне обема на необходимата консервационна работа и провеждане на консултации със специалисти-консерватори за определяне на най-подходящите методи за почистване и поправка на документите, както и необходимите финансови средства.
ІV.3.2.6. Разработване на план за защита на документи от наводнения със следните задачи (превантивни и последващи):
– регулярно проверяване и почистване на отводнителните инсталации на архивните сгради;
– съхраняване на документи на определено допустимо разстояние от водопроводни тръби, тръби на парно, тоалетни, съоръжения на климатични инсталации или други подобни източници;
– подреждане и съхраняване на документи върху стелажи най-малко на 10 см от пода;
– набелязване на мерки за спасяване на засегнати документи и ограничаване на щетите по време на наводнения, включително и при изнасянето им след увреждането;
– набелязване на график за поетапно възстановяване на документи, засегнати от наводнения, чрез прилагане на всички мерки за съхранение;
– осигуряване на постоянна информация за най-близките помещения с необходима техника и оборудване като сушилни, кабини за лиофолизиране, вакуумни камери за сушене и опушване, където да бъдат транспортирани увредените документи.
ІV.3.3. Загуба на документи при пожар
Пораженията, причинени от огън, са по-тежки от повредите, причинени от вода. Опожарените архивни документи обикновено са обгорени, покрити със сажди, чупливи поради високата температура, мокри от водата, използвана за потушаването на пожара, в крайната фаза са покрити с плесени.
Опасността от пожар е много по-малка в архивохранилища, построени от негорящи материали, отколкото при наличието на дървени подове и стелажи. Предпазните мерки срещу пожар са различни, в зависимост от типа на архивохранилището като постройка. Най-честите причини за възникване на пожари са късо съединение, изгаряне на електрически прибори, невнимателно боравене с огън, тютюнопушене.
ІV.3.3.1. Всички помещения трябва да бъдат оборудвани с пожароизвестителни инсталации, пряко свързани с противопожарните служби с 24-часово дежурство. В извънредни ситуации се налага използването на съвременни автоматични системи за пожарогасене. При избора на средства и начини за пожарогасене в архивите, където са концентрирани тонове хартия, дърво и други запалими материали, е изключително важно спазването на изискванията за минимално въздействие на пожарогасителния реагент върху защитаваните хартиени и други носители на информация. Специалните системи за защита от пожари в архивите включват използването на инертни газове (въглероден двуокис и органични съединения на хлора, наречени най-общо фреони), които при изпълване на архивохранилищата блокират достъпа на кислород и потушават огъня. Съвместно с противопожарните служби служителите от архивите разработват планове за пожарна безопасност, като всички рискови фактори се свеждат до минимум. Контролните органи в противопожарните служби организират по график проверки и противопожарни учения със служителите от архивите, които отиграват евакуационните процедури. Всяко архивохранилище се оборудва с необходимия брой преносими пожарогасители от сух (химически) тип и оперативна група, подготвена да ги използва.
ІV.3.3.2. В плана за предпазване от пожари трябва да се обърне внимание на:
– максимално изолиране на архивохранилищата от работните помещения, за да се предотврати прехвърлянето на пожара между различните части на сградата;
– осигуряване на огнеупорни каси или контейнери за съхранение на най-ценните документи, които едновременно ги предпазват и от кражба;
– определяне на мерки за борба срещу пожар в три посоки: предпазване, разкриване и потушаване.
ІV.3.4. Загуба на документи поради кражби
Обект на кражби са както цели архивни единици (албуми, книги и др.), така и отделни документи, марки, печати, автографи и др. Техническите средства за сигурност, строго ограниченият брой сътрудници, влизането при регламентиран пропускателен режим позволяват в архивните сгради да се осигури висока степен на сигурност за архивните документи.
Основните елементи на подобни системи са лицензираните пропускателни системи, включително и за видеонаблюдение, инсталирани на входовете в зоните за сигурност, и магнитните карти, идентифициращи притежателя им и нивото на достъп в охраняваните зони.
Първата група технически средства за защита позволява да се засече кражбата на документ преди момента на изнасянето му извън охраняваното пространство. Това са системите за видеонаблюдение, инсталирани в читалните, архивохранилищата и други помещения. Те подпомагат ефективния контрол на работата с документите.
Засилването на сигурността на съхранение на архивните документи изисква не само особено внимание и усилия от страна на длъжностните лица, но и допълнителни изследвания за преодоляване на опасностите за архивните документи в съвременните условия.
За да се постигне висока степен на предотвратяване на рис­ка от кражба, е необходимо да се осигури комплексен подход, който съчетава нормативни, административни, организационни, архитектурни и технически решения за всеки конкретен архив.
Реализирането на комплексен подход към създаване на система за защита на архивните документи от кражба предполага включване в плана за физическата им сигурност на следните дейности:
– предварителна работа за проучване на архива като защитен обект;
– преценка на различните фактори на опасност, които се проявяват в архива;
– определяне на необходимите технически средства за защита и изработване на схема за тяхното разположение с цел неутрализиране на опасността в даден участък.
ІV.3.5. Физическо увреждане на архивни документи
Степента на риска от физическо увреждане на архивните документи е в пряка зависимост от масовото използване на некачествени хартии и лепила, нарушаването на правилата на съхранение и др.
Нормативните параметри на светлинния, температурно-влажностния и санитарно-хигиенния режим на съхранение на документите се поддържат с помощта на специални средства (стелажи, шкафове, сейфове, кутии, папки и др.); непрозрачни и разсейващи светлината щори на прозорците; защита от агресивни примеси от въздушната среда (серен диоксид, сероводород, азотни оксиди); електромагнитно-йонизиращо въздействие. От съществено значение за създаването на оптимални климатични условия е проектирането и строителството на специализирани архивни сгради като защитен обект, далеч от промишлени предприятия, замърсен въздух и др.
Архивните фондове, респективно документи, могат да бъдат застрашени и от най-различни биологични вредители, които нанасят щети върху хартиени и други материали, като: плесени, гъби, гризачи и насекоми.
Повреждането на архивните фондове от плесени е сериозна заплаха, особено когато те се намират в архивохранилища, разположени близо до големи реки и водни басейни. Повредите от плесени могат да са унищожителни, което налага да се взимат мерки за недопускане развитието им като: поддържане на оптимален микроклимат с постоянни параметри на температура и относителна влажност, предотвратяване развитието на микрофлората от въздушната среда. Химическите средства трябва да се избягват, освен като последен изход. Новите технологии (като замразяване) притежават значителен потенциал като алтернатива на химическите средства.
 
ІV.4.
План за действие и управление при кризи
Анализът на посочените потенциални заплахи като съвкупност от фактори на опасност и степен на риск от загуби и унищожаване на архивни документи на всички етапи на съхранение и движение е един от основните елементи от организацията на сигурна система за защита на архивните документи.
ІV.4.1. Изготвяне на план за действие и управление при кризи
Въз основа на критерии за оценка на степента на риска, както и след обстоен анализ на основните рискови фактори, се изработва план за действие и управление при кризи. Могат да бъдат разработени общи планове за действие или отделни – при възникване на различни по вид рискови ситуации, свързани с природни бедствия или в резултат на човешка дейност.
Планът за действие и управление при кризи, разработен въз основа на резултатите от оценката на рисковете, може да бъде периодично преглеждан, обсъждан и при необходимост актуализиран. Във всеки план трябва да бъде заложена преценката на условията за съхранение и опазване на документите, което ще намали риска. За това е необходимо проучване на въздействието на климатичните промени върху документите и по-специално въздействието на микроклиматичните условия в архивохранилищата, т.е. степен на замърсяване (окиси, сяра), температура, влажност, архивни кутии/кашони/папки, летливи органични компоненти.
 
 
ІV.4.2. Методика за изготвяне на план за действие и управление при кризи
Методиката за изготвяне на план за действие и управление при кризи включва следните етапи:
– оценка на риска;
– идентифициране на вътрешните условия;
– оценка на предпазните мерки;
– готовност за действие;
– поемане на отговорност;
– установяване на щетите (количеството и видът на повредените документи).
ІV.4.3. Етапи в разработването на план за действие и управление при кризи
Етапите в разработването на план за действие и управление при кризи са:
– подготовка на инструкции за всички институции, създаващи и съхраняващи документи;
– разработване на мерки (планове и програми) за защита на документите и архивите на регионално и национално ниво;
– осъществяване на периодични прегледи на всички мерки за сигурност на архивохранилищата и архивните сгради.
Планът за действие и управление при кризи е важна интегрална част от програмата за съхранение на архивните документи. Той трябва да обхваща най-често проявяващите се ситуации (наводнение, пожар, кражба) и да предлага съответните действия и противодействия. Планът за действие е комплексен. Той се явява като краен резултат от многостранни предварителни проучвания, управленски решения и действия. Ефикасността и ефективността на целия процес са значително по-високи, когато той се извършва под контрола на длъжностно лице, на което са делегирани правата за организацията на неговото изпълнение.
Систематично организираният и разписан план дава възможност за ефективна и бърза реакция срещу бедствието, като се намалява опасността за служителите, за сградния фонд, както и количеството на повредените документи. Планът включва още мерките за съхранение, спасителните процедури, елементите на обучение на служителите, етапите на спасителните операции в тяхната последователност, източниците на помощ, необходимите материали и техника.
Процедурите за предпазване от риск, както и изработването на планове за действие и управление при кризи, се отнасят не само за архивните институции, но и за деловодствата и учрежденските архиви на всички институции и организации, чиито документи са бъдеща част от НАФ.


ПРИЛОЖЕНИЯ
 
Приложение № 1
Приложение № 2
Приложение № 3
Приложение № 4
Приложение № 5
Приложение № 6
Приложение № 7
Приложение № 8
Приложение № 9
Приложение № 10
Приложение № 11
Приложение № 12
Приложение № 13
Приложение № 14
Приложение № 15
Приложение № 16
Приложение № 17
Приложение № 18
Приложение № 19
Приложение № 20
Приложение № 21
Приложение № 22
Приложение № 23
Приложение № 24
Приложение № 25
Приложение № 26
Приложение № 27
Приложение № 28
Приложение № 29
Приложение № 30
Приложение № 31
Приложение № 32
Приложение № 33
Приложение № 34
Приложение № 35
Приложение № 36
Приложение № 37
Приложение № 38
Приложение № 39


Към свитък 4