DAA     Свитък І  |   Свитък ІІ  |   Свитък ІІІ  |   Свитък ІV  |   Свитък V  |   Свитък VІ


Свитък ІІ




Методически кодекс
Свитък ІІ
 
 
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ, ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКА ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ


Този продукт е създаден в рамките на проект Разработване, внедряване и оценка на въздействието на усъвършенствана политика в Държавна агенция „Архиви“, финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет“, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд, съгласно договор 11-13-5/18.09.2012 г., сключен между Министерство на финансите и Държавна агенция „Архиви“ за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по Оперативна програма „Административен капацитет“, Приоритетна ос І „Добро управление“, Подприоритет 1.3. „Ефективна координация и партньорство при разработване и провеждане на политики“, Бюджетна линия BG051PO002/11/1.3-06.
Цялата отговорност за съдържанието на продукта се носи от Държавна агенция „Архиви“ и при никакви обстоятелства не може да се счита, че той отразява официалното становище на Европейския съюз и Управляващият орган.


Методически кодекс
Свитък ІІ
 
 
 

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ, ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКА ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ
 
 
София, 2013 г.

 

ПРЕДГОВОР
 
Вторият свитък от Методическия кодекс е структуриран в съответствие с източниците за комплектуване на държавните архиви: държавни и общински институции; документи от личен произход; документи на политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества; архивни документи и копия на документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица. В отделна част са обособени процесите по научно-техническата обработка на архивни фондове, усъвършенстването и пресъставянето на инвентарни описи.
Държавните и общинските институции са основните източници за комплектуване на Националния архивен фонд (НАФ). Приемането на богати по състав и съдържание архивни фондове и документи от тези фондообразуватели в държавните архиви предполага сериозна организационна и методическа дейност в предархивното поле: организиране на деловодство и на учрежденски архив като специализирани структурни звена; назначаване на постоянно действаща експертна комисия; изготвяне на номенклатура на делата или списък на видовете документи със срокове за съхранение и внедряването им; съхранение на документите и предоставяне за използване; извършване на текуща, междинна и окончателна експертиза на ценността на документите и предаване на част от тях в държавен архив; методическа помощ и осъществяване на контрол от страна на държавните архиви и др.
Актуализирането и разработването на тези въпроси във втори свитък е извършено в съответствие със Закона за НАФ от 2007 г. и Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции от 2009 г.
Съдържанието на Свитъка е съобразено с новите положения в нормативната база и на първо място със значително увеличения срок за съхранение на документите в институциите от 5 и 10 години на 20 години. Това води до нарастване на отговорностите на ръководителите на съответните институции, осигуряване на допълнителна площ за архивохранилища, кадрово обезпечаване работата на учрежденския архив и др. По-продължителният срок за съхранение на документите в институциите води и до засилване на контролните функции на държавните архиви по опазването и организацията на работата с документите и прецизиране на процедурите за извършване на различните видове проверки, увеличаване на санкциите и др.
Функциите и отговорностите по отношение организацията на работата с документите са систематизирани на три нива – ръководители на държавните и общинските институции, държавни архиви и Държавна агенция „Архиви“. В съответствие с това са структурирани и трите експертни комисии, тясно свързани с процесите на експертизата на ценността на документите и комплектуването: Постоянно действаща експертна комисия във фондообразувателите, Експертно-проверочни комисии в държавните архиви и Централна експертно-проверочна комисия в Държавна агенция „Архиви“.
Специално внимание е отделено на: контролната дейност на държавните архиви, извършвана във фондообразувателите чрез основни, контролни, извънредни и инцидентни проверки; утвърждаването на номенклатурите на делата; утвърждаването на описите; изготвянето на становища по актове за унищожаване на неценни документи и др.
Във връзка с документооборота във фондообразувателите са разгледани процеси като: съставяне и оформяне на документите, регистрация, поставяне на резолюции и контрол по изпълнение на сроковете, от които зависи юридическата сила и ценността на документите като исторически извор.
Класификацията на документалния фонд, номенклатурите на делата и списъците на документите, тяхната разработка, актуализация и внедряване са изведени като важни процеси и условие за качеството на следващите процеси на работа с документите. Подчертана е важността на определянето на сроковете за съхранение на документите в номенклатурата, което по същество е първият етап на експертизата на ценността на документите, т.нар. текуща експертиза.
В свитъка са посочени изключително важните функции на Учрежденския архив, както и изискванията към условията за съхранение на документите. Разгледани са и следващите етапи при определяне ценността на документите – междинна и окончателна експертиза, както и предаването на документите за пос­тоянно запазване в държавен архив.
Специална част е посветена на научно-техническите документи, които са свидетелство за приноса на българските учени и проектанти в историческото развитие на науката и техниката, както и за значението на този принос за световния технически прогрес. Променените икономически и обществени условия налагат преосмисляне и уточняване на подхода и на някои термини при работата по контрола върху опазването и извършването на експертиза на научно-техническите документи за предаването им на държавно съхранение, които са отразени в текста.
Втората част на Свитък 2 се отнася до документите от личен произход, като процесите са обособени в две глави – комплектуване и научно-техническа обработка. В първата източниците за комплектуване са разширени с включването на антиквариатите и личните архиви на българите, живеещи в чужбина. Нов момент е изграждането на електронен вариант на картотеката на заведените на отчет лични фондове. В научно-техническата обработка е въведена нова позиция, отправяща към общите правила при описанието на архивните единици. Поставянето на номиналния признак в началото на заглавието на документите от творческата дейност, включително музикални произведения и произведения на изобразителното изкуство, е задължително условие, като се избягва както библиографското описание, така и поставянето на авторското име без инверсия на първо място. При описанието на снимков материал е необходимо да се вземат под внимание новите практики при работата със снимки на различни нови носители.
В третата част на Свитък 2 са застъпени документите на политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества с частен капитал, които не са включени в § 1, т. 11 от Допълнителните разпоредби на ЗНАФ. Това са потенциалните източници, които по закон не са задължени да предават документи в държавните архиви, но приемането им би допринесло за обогатяването на НАФ с ценни документи. Тези източници са перспективни и работата с тях е свързана с политиката на Държавна агенция „Архиви“ в областта на комплектуването.
В частта за архивните документи и копия на документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица са разработени нови и са допълнени текстове, свързани с издирването на сведения за документи, съхранявани в чужбина, както и с източниците и начините на комплектуването им. Посочени са видовете документи, формата на приемане в държавен архив, експертизата на ценността и фондирането на документите. Подробно е описан процесът на научно-техническа обработка на този вид документи и са посочени конкретни примери.
Последната част на Свитък 2 включва теми, които имат отношение към всички предходни части, а именно: научно-техническа обработка на архивни фондове и документи, приети в държавните архиви от различни източници на комплектуване в необработен вид; усъвършенстване на инвентарните описи и пресъставяне на инвентарните описи в държавните архиви.
 
І. Документи на държавни и общински институции
 
І.1. Административни документи

І.1.1. Общи положения

1. Нормативна база

Нормативната база за комплектуването на НАФ (НАФ) с документи от държавните и общинските институции са Законът за НАФ (ЗНАФ)[1] и Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции[2], наричана по-нататък „Наредбата“.

2. Комплектуване на архива

Комплектуването, като основен архивен процес, е системно попълване на държавните архиви с ценни документи в съответствие с техния профил.
2.1. Комплектуването включва:
– определяне на източниците за комплектуване;
– определяне на състава на документите, подлежащи на приемане в държавните архиви в резултат от извършена експертиза на ценността и научно-техническа обработка.
2.2. Основен източник за комплектуване на НАФ са определените за постоянно запазване документи, създадени от дейността на държавните и общинските институции.
2.2.1. Държавните и общинските институции се включват в списък на действащите фондообразуватели[3]. Те са:
– бюджетни организации – държавни и общински институции, техните структурни единици и всички икономически обособени лица, прилагащи бюджети, бюджетни сметки, извънбюджетни сметки и фондове по смисъла на Закона за държавния бюджет и Закона за общинските бюджети, както и държавни фондове и институции по задължителното обществено, здравно и друго осигуряване, държавни висши училища, Българска академия на науките, Българска национална телевизия, Българско национално радио и други юридически лица и структурни единици, чиито сметки и операции се включват в консолидирана фискална програма, включително разпоредителите със средства по програми на Европейския съюз;
– държавни предприятия по чл. 62, ал. 3 от Търговския закон – държавни предприятия, които не са търговски дружества и са образувани със закон;
– търговски дружества, в които държавата или общината притежават мажоритарен дял;
– търговски дружества с блокираща квота[4] държавно или общинско участие в капитала;
– търговски дружества, в които държавата притежава привилегирована акция („златна акция“)[5];
– неперсонифицирани дружества по Закона за задълже­нията и договорите[6], в които държавата или общината участват пряко или косвено в имуществото им.
2.2.2. В списъка се включват също:
– териториални структури на държавните органи, намиращи се на територията на съответните области и общини, които не са юридически самостоятелни;
– държавни и общински институции в ликвидация и приватизация, непредали документите, обект на НАФ, в държавните архиви.
2.2.3. В списъка фондообразувателите се подреждат по отрасли съгласно Класификатора на архивните фондове в НАФ.
2.2.4. Списъкът се оформя таблично и съдържа следните графи: номер по ред; индекс, съответстващ на отрасъла от Класификатора на архивните фондове; наименование, крайни дати на фондообразувателя и адрес; номер на фонда; година на последно комплектуване, период на последно комплектуване; крайни дати на приетите документи; година на последна номенклатура; година на последна проверка (основна, контролна, извънредна или инцидентна); фондообразувател, създаващ научно-технически документи (НТД); фондообразувател в приватизация с посочен процент държавно или общинско участие; фондообразувател в ликвидация; фондообразувател – приватизиран, с неприети документи; забележка.
2.2.5. Съставянето и актуализирането на списъка на действащите фондообразуватели се извършва от експертите в държавните архиви.
2.3. Определянето на фондообразувателите и разпределянето на документите по фондове се нарича фондиране. То включва следните процеси:
– определяне на самостоятелността на фондообразувателя;
– определяне на хронологичните граници на архивния фонд[7];
– определяне на фондовата принадлежност на документите.
2.3.1. Определянето на самостоятелността на фондообразувателя е проучване на дейността на институцията, нейните преобразувания, реорганизации и хронологични граници на съществуването ѝ. За целта се използват следните критерии: наличие на нормативен акт за създаване, наличие на самостоятелен бюджет и банкова сметка, щатно разписание, печат, самостоятелно деловодство. Важни критерии са също съставът и съдържанието на документите от документалния фонд и по-конкретно значимостта на информацията, съдържаща се в тях.
Наличието на всички посочени критерии не е задължително за определянето на самостоятелността на фондообразувателя.
2.3.1.1. При определяне на самостоятелността на фондообразувателя се спазват следните положения:
– при реорганизация на даден фондообразувател с предаване функциите му на новосъздадени институции, първият се ликвидира, а последните са нови фондообразуватели;
– при сливане на два или повече фондообразувателя и при възлагане ръководството на един от тях, последният продължава да съществува с разширени функции, а останалите се считат за ликвидирани;
– ако фондообразувателят през отделни периоди от съществуването си е губил своята самостоятелност и е ставал структурна част от друг фондообразувател, неговите документи от тези периоди остават във фонда на фондообразувателите, при които са възникнали, а в съответните описи задължително се правят препратки. Аналогично се постъпва и със структурни части, прехвърляни от един фондообразувател към друг или ставали самостоятелни за определен период от време;
– неприключени преписки при ликвидиране на даден фондообразувател и предадени за продължаване в друга институция се включват във фонда на институцията, която ги завършва;
– отделянето от институцията на една или повече структурни части или предаването на някои нейни функции на друга институция или обратно не е признак за ликвидиране на съществуващия фондообразувател;
– промените в наименованието на фондообразувателя, преминаването му от една институция към друга или въвеждането на нова структура, ако това не е съпроводено с коренни изменения в първоначалните функции на фондообразувателя, не са основания за създаване на нов фонд;
– документите на един фондообразувател, временно прекратил своята дейност и възстановил я след това без съществени промени във функциите и структурата, представляват един фонд.
2.3.1.2. Не се променя самостоятелността на фондообразувателя в следните случаи:
– при преминаване на цели административно-териториални единици от едно административно-териториално деление в друго;
– при преминаване на административния център на дадено административно-териториално деление от един населен пункт в друг (промяна претърпяват само наименованията на фондообразувателите);
– при промяна в територията на действие (разширяване или стесняване), без промени във функциите, институцията или административно-териториалната система;
– при промяна на собствеността.
2.3.1.3. Комисии, съвети и др., създадени към институции със статут на несамостоятелни, постоянни или временни органи за изпълнение на определени функции от кръга на дейността на съответната институция и действащи въз основа на нейните инструкции и заповеди, не са отделни фондообразуватели.
2.3.1.4. Комисии, съвети и др., образувани в качеството на самостоятелни органи, макар и прикрепени или подчинени на дадена институция, представляват отделен фондообразувател.
2.3.2. Определяне на хронологичните граници на архивния фонд е установяване крайните дати на създаване и ликвидиране на дейността на фондообразувателя. В тях се включва и времето на организационния и ликвидационния период.
2.3.2.1. На хронологичните граници на архивния фонд не влияят:
– промени в наименованието на институцията;
– промяна в подчинеността – преминаване от една институция в друга;
– промяна на подчинеността в рамките на една институция;
– изменение на местонахождението и структурата на институцията;
– разширяване или стесняване функциите и обема на дейността на институцията.
2.3.2.2. Хронологичните граници на фондообразувателя може да не съвпадат с хронологичните рамки на архивния фонд. Границите на фондобразувателя се определят от създаването и прекратяването на дейността му, а границите на фонда – от периода, за който има запазени документи.
2.3.3. Определянето на фондовата принадлежност на документите е установяване в резултат от дейността на кои институции са образувани те, т.е. на кой фондообразувател принадлежат.
2.3.3.1. Фондовата принадлежност на входящи документи се определя по: адресат, входяща регистрация или входящ щемпел на документи, резолюции, деловодни бележки, съдържание на документа.
2.3.3.2. Фондовата принадлежност на копия и изходящи документи се определя по: подпис или съдържание на документа.
Особено внимание се обръща на подписите на длъжностни лица, които се съпровождат с указание за названието на институцията.
2.3.3.3. Фондовата принадлежност на вътрешни документи се установява по: заглавие, подпис, съдържание.
2.3.3.4. Фондовата принадлежност на части от документи или документи в разпиляно състояние се установява по косвени приз­наци, включително почерк, мастило, хартия, водни знаци и др.
2.4. В държавните архиви архивните документи на държавните и общинските институции се организират по исторически или логически свързани комплекси в архивни фондове/архивни колекции[8].

3. Функции на Държавна агенция „Архиви“ по отношение на фондообразувателите

Институцията, която осъществява държавната политика по комплектуването на НАФ с документи от държавните и общинските институции, е Държавна агенция „Архиви“ (ДАА). Функциите на Агенцията по отношение на фондообразувателите имат надведомствен характер:
– Председателят издава методически указания и инструкции относно документите, обект на НАФ, които са задължителни за всички държавни и общински институции;
– Председателят определя критериите за експертиза на ценността на документите и документите за постоянно запазване;
– Председателят контролира изработването на номенклатури на делата или списъци на видовете документи със срокове за съхранение;
– Председателят утвърждава предложените срокове за временно съхранение на документите в държавните и общинските институции до предаването им в държавен архив съгласно номенклатурите на делата или списъците на видовете документи извън тези, посочени в закон.

4. Държавни архиви – научно-методическо ръководство и контрол

Структурите, които работят пряко с държавните и общинските институции, са държавните архиви. Държавните архиви осъществяват научно-методическо ръководство и контрол на организацията на работата с документите, тяхното съхранение, опазване и използване в държавните и общинските институции.
4.1. Научно-методическото ръководство се осъществява чрез:
– курсове, инструктажи и консултации на членовете на пос­тоянно действащите експертни комисии;
– експертно-методическа помощ при разработването на номенклатури на делата или списъци на документите със срокове за съхранение;
– консултации при създаването и организирането на уч­реж­денски архив;
– консултации при разработването на вътрешни правила за дейността на учрежденския архив;
– експертно-методическа помощ при експертизата на ценността на документите, съставяне и оформяне на описите;
– експертно-методическа помощ при съставянето на актове за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на съхранение.
4.2. Държавните архиви осъществяват контрол в държавните и общинските институции чрез:
– планови (основни и контролни), извънредни и инцидентни проверки;
– утвърждаване на изготвените номенклатури на делата или списъци на видовете документи със срокове за съхранение;
– утвърждаване на описите;
– съгласуване на вътрешни правила за дейността на учреж­денския архив;
– становища по изпратени актове за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на съхранение;
– становища по предложения на фондообразуватели за унищожаване на декласифицирани документи.
4.3. Държавните архиви приемат за постоянно съхранение ценните документи от държавните и общинските институции след експертиза и научно-техническа обработка.
 
5. Отговорности на органа на управление на държавната или общинската институция, произтичащи от ЗНАФ и Наредбата

Отговорността за организирането, опазването, текущото използване, научната експертиза и техническата обработка на документите, предаването в държавен архив на част от тях и унищожаването на неценните документи носи органът на управ­ление (ръководителят) на институцията.
5.1. За целта ръководителят е длъжен да:
– създаде деловодна служба;
– назначи постоянно действаща експертна комисия;
– създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна площ, съответстваща на обема на създаваните документи и необходимо оборудване;
– осигури длъжностно лице/а, отговарящо/и за учрежденския архив.
5.2. Ръководителят одобрява номенклатурата на делата или списъка на видовете документи, резултатите от експертизата и научно-техническата обработка и осигурява организация по предаването на ценните документи в държавен архив.
5.3. Ръководителят утвърждава актовете за унищожаване на неценните документи с изтекъл срок на съхранение и задължително информира съответния държавен архив.
5.4. Държавните и общинските институции не могат да унищожават документи, обект на НАФ.
5.5. При смяна на ръководителите на държавна или общинска институция, на структурни звена и на завеждащите учрежденски архиви, наличните документи се предават, съответно приемат с протокол и опис.
5.6. При преобразуване на държавни и общински институции ръководителите им, съгласувано с ДАА, съответно с държавните архиви, предприемат мерки за организация, опазване и използване на ценните документи, а при необходимост ги предават в съответния държавен архив.
5.7. При закриване на институцията и в случаите на приватизация на държавни и общински дружества, ръководителите им в шестмесечен срок от обявяването на ликвидацията, процедурата по несъстоятелност или откриването на процедура по приватизация са длъжни да предадат документите, обект на НАФ в съответния държавен архив.
5.8. При прекратяване на служебни или трудови правоотношения, служителите в държавните и общинските институции предават всички намиращи се при тях служебни документи на прекия ръководител с протокол.

І.1.2. Експертни комисии

За организирането, осъществяването и контрола на процесите по комплектуването и експертизата на ценността на документите са изградени експертни комисии на три нива – в държавните и общинските институции, в държавните архиви и към председателя на ДАА.

1. Постоянно действащи експертни комисии (ПДЕК)

1.1. За организиране на работата с документите в съответствие със ЗНАФ в държавните и общинските институции се създават ПДЕК. Те са помощен орган към ръководителите на институциите.
1.2. Съставът на ПДЕК се определя със заповед на ръководителя на институцията, състои се от председател и четен брой членове и зависи от обема на създаваните документи.
1.2.1. За председател се определя заместник-ръководителят на институцията, главният секретар или друго длъжностно лице с ръководни функции, отговарящо за работата с документите в институцията.
1.2.2. В ПДЕК се включват ръководители на структурни звена, ръководителят на деловодството и/или деловодителят и длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив.
1.3. ПДЕК заседава при наличие на кворум от повече от половината ѝ членове.
Решенията на комисията се вземат с обикновено мнозинство на присъстващите членове и се оформят с протоколи. Протоколите се заверяват с подписи на присъствалите и се одобряват от ръководителя на институцията.
1.4. Институциите, които създават и съхраняват научно-технически документи, създават за тях отделна ПДЕК.
1.5. ПДЕК изпълнява следните задачи:
– изготвя вътрешни правила за дейността на учрежденския архив, които се съгласуват с ръководителя на съответния държавен архив и се утвърждават от ръководителя на институцията;
– съставя номенклатура на делата или списък на видовете документи със срокове за съхранение и изготвя предложения за актуализирането им;
– организира внедряването на номенклатурата на делата;
– контролира предаването на документите в учрежденския архив;
– ежегодно проверява наличността и състоянието на документите с постоянен срок на запазване и тези със знак „ЕК“ в учрежденския архив, условията на съхранение и опазване на документите в институцията. Резултатите се отразяват в протокол, който се изпраща за сведение в съответния държавен архив;
– организира и участва в експертизата на ценността на документите;
– организира подготовката и предаването на ценните документи в съответния държавен архив;
– изготвя актове за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение.
1.6. При необходимост ПДЕК привлича консултанти от съответната област на знанието или от съответния държавен архив за определяне на ценността на някои видове документи.
1.7. ПДЕК осъществява своята дейност под методическото ръководство и контрол на съответния държавен архив.

2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК) при държавните архиви

2.1. Дейността на ЕПК се определя от Правилник, утвърден от председателя на ДАА, и обхваща въпроси по:
– експертизата на ценността и научно-техническата обработка на документите, постъпващи на съхранение в държавните архиви;
– определянето на сроковете на съхранение в номенклатурите на делата и списъците на документите;
– фондирането, допълнителната експертиза на документите, усъвършенстването и пресъставянето на инвентарните описи;
– регистрацията, съхранението и използването на документите.
Решенията на ЕПК имат задължителен характер за държавните и общинските институции.
2.2. Състав на ЕПК
2.2.1. Заповедта за състава на ЕПК се издава от директора на съответния държавен архив.
2.2.2. ЕПК се състои от председател, секретар и нечетен брой членове.
2.2.3. Членовете на комисията участват в работата ѝ лично и не могат да бъдат представяни от други експерти.
На заседанията на ЕПК могат да присъстват и членовете на ПДЕК на институцията, чиито документи се разглеждат, както и специалисти в качеството им на консултанти.
2.3. Председател на ЕПК
2.3.1. Председателят осъществява ръководство и контрол по дейността на комисията, като:
– определя материалите за разглеждане и дневния ред на заседанията. Връща неодобрените материали на вносителя с писмена аргументация за отхвърлянето им;
– насрочва и ръководи заседанията на комисията;
– при необходимост осигурява консултанти по възникнали спорни въпроси и въпроси, изискващи специфични компетентности;
– формулира решенията на комисията, които се вписват в протокол, който се утвърждава от директора на съответния държавен архив;
– предоставя протокола от заседанието на директора за утвърждаване и на началника на отдел „Държавен архив“ за сведение.
При отсъствие, председателят определя член от комисията, който ще го замества.
2.4. Секретар на ЕПК.
2.4.1. Секретарят на комисията участва в обсъждането на материалите и има право на глас.
2.4.2. Секретарят на комисията организира дейността ѝ, като:
– води отчет на получените материали, проверява дали отговарят на необходимите изисквания и ги предоставя на председателя на комисията;
– разпределя материалите между членовете на комисията и приема бележките по тях;
– уведомява членовете на комисията за датата и часа на заседанията;
– съставя протоколите от заседанията, вписва решенията на комисията и води кореспонденцията на комисията;
– съхранява оригиналите на дадените бележки, протоколите от проведените заседания и решенията към тях до изтичане мандата на комисията;
– изготвя препис-извлечения от решенията за изпращане до заинтересованите институции и длъжностни лица.
2.5. Членове на ЕПК
2.5.1. Членовете на комисията се запознават с предложените за обсъждане материали и изготвят писмено своите становища (въпроси, бележки, възражения, предложения за участие на външни консултанти).
2.5.2. Правят предложения пред комисията по въпроси, свързани с усъвършенстването на нейната дейност.
2.5.3. Член на комисията, който е възпрепятстван да участва в заседание, може предварително да изрази своето становище по предложените за обсъждане материали в писмен вид.
2.6. Провеждане на заседания на ЕПК и оформяне на резултатите
2.6.1. Заседанията на комисията се свикват и ръководят от нейния председател.
2.6.2. Заседанията се провеждат при присъствието на не по-малко от 2/3 от нейния състав, а решенията се вземат с явно гласуване и обикновено мнозинство.
2.6.3. Предложените материали се разглеждат в срок до един месец от датата на тяхното получаване. Писмените бележки на членовете се предоставят на секретаря най-късно до 5 работни дни от получаването на материалите.
2.6.4. Докладчици на разглежданите материали могат да бъдат експерти от съответния държавен архив или членове на ПДЕК на институцията.
2.6.5. ЕПК има право да изисква допълнително информация, експертни становища или проверка във връзка с разглежданите материали. Резултатите от проверките се вписват в протокола, а информациите и становищата се прилагат към него.
2.6.6. Решенията на ЕПК се формулират от председателя след изслушване мнението на присъстващите. Различията в становищата се отразяват в протокола.
2.6.7. Срокът за коригиране на разгледаните материали от институцията и връщането им за утвърждаване се определя на самото заседание на комисията.
2.6.8. В случай на необходимост от извънредно заседание, председателят на ЕПК съгласува със секретаря и членовете дата на провеждането му.
2.6.9. Протоколът от заседанието на ЕПК е с пореден номер и дата и включва: състав на комисията, дневен ред, мнения, разисквания и формулирани решения по точките от дневния ред. Той се изготвя в 5-дневен срок от заседанието, подписва се от председателя и присъствалите на заседанието членове на комисията и се утвърждава от директора на съответния държавен архив.

3. Централна експертно-проверочна комисия (ЦЕПК)

ЦЕПК е помощен орган към председателя на ДАА за решаване на принципни въпроси от теорията и практиката на експертизата на ценността и комплектуването на архивни документи.
Решенията на ЦЕПК имат задължителен характер.
3.1. Състав на ЦЕПК
3.1.1. ЦЕПК се състои от председател, секретар и нечетен брой членове.
3.1.2. Председател на ЦЕПК е главният директор на Главна дирекция „Архивна политика“.
3.1.3. Комисията се назначава със заповед на председателя на ДАА.
3.2. Председателят на ЦЕПК осъществява ръководството и контрола по дейността ѝ, като:
– определя материалите за разглеждане и съставя дневния ред на заседанията. Връща неодобрените материали на вносителя с писмена аргументация за отхвърлянето им от комисията;
– насрочва и ръководи заседанията на комисията;
– при необходимост осигурява консултанти по възникнали спорни въпроси и въпроси от по-широка компетентност;
– формулира решенията на комисията и следи за тяхното изпълнение;
– предлага протокола от заседание на ЦЕПК за утвърждаване от председателя на ДАА.
В отсъствие на председателя функциите му се изпълняват от определен от него член на комисията.
3.3. Секретарят на ЦЕПК участва в обсъждането на материалите, има право на глас и организира дейността на комисията, като:
– завежда получените материали, проверява дали отговарят на необходимите методически изисквания и ги предоставя на председателя на комисията;
– разпределя материалите между членовете на комисията и докладва на председателя получените бележки по тях;
– уведомява членовете на комисията за датата и часа на заседанията;
– съставя протоколите от заседанията и води преписката на комисията;
– при необходимост изготвя препис-извлечение от протокола, изписва „Вярно с оригинала“ и се подписва;
– съхранява оригиналите на обсъжданите материали, протоколите от проведените заседания и решенията към тях.
3.4. Членове на ЦЕПК
3.4.1. Запознават се с предложените за обсъждане материали и излагат писмено своите становища.
3.4.2. Правят предложения пред комисията по въпроси, свързани с усъвършенстването на нейната дейност.
3.4.3. Член на комисията, който е възпрепятстван да участва в заседание, може предварително да изрази своето становище по предложените за обсъждане материали в писмен вид.
3.5. Подготовка на заседанията на ЦЕПК.
3.5.1. Предложените материали се разглеждат в срок до един месец от датата на тяхното получаване. Те се размножават от секретаря и се предоставят на членовете на комисията след насрочване датата на заседанието.
3.5.2. Материалите, изпратени до комисията, задължително са придружени с докладна записка от вносителя и собствено виждане по поставения въпрос.
3.5.3. Писмените бележки на членовете се предоставят на секретаря най-късно до 10 работни дни от получаването на материалите.
3.5.4. В случай на необходимост от извънредно заседание, председателят на комисията съгласува със секретаря и членовете дата на провеждането му.
3.6. Провеждане на заседанието и оформяне на резултатите
3.6.1. Заседанията на комисията се свикват и ръководят от председателя ѝ.
3.6.2. Заседанията се провеждат при присъствие на не по-малко от 2/3 от нейния състав, а решенията се вземат с явно гласуване и обикновено мнозинство.
3.6.3. Докладчици могат да бъдат експерти от ДАА и представители на други държавни, общински и научни институции.
3.6.4. В случаите на връщане на материали за корекция, срокът за новото разглеждане се определя на самото заседание на комисията.
3.6.5. Резултатът от заседанието на комисията се оформя в протокол, в който се отразяват: пореден номер и дата на заседанието, имена на членовете на комисията, дневен ред, мнения, разисквания и формулирани решения по точките от дневния ред. Протоколът се изготвя в 5-дневен срок от заседанието и се подписва от председателя и присъствалите на заседанието членове на комисията.
3.6.6. Протоколът на комисията се утвърждава от председателя на ДАА.
3.6.7. За утвърдените от председателя на ДАА решения на комисията се уведомяват писмено директорите и председателите на ЕПК на съответните държавни архиви и заинтересованите страни.
3.6.8. Утвърдените от председателя на ДАА решения на комисията са задължителни за държавните архиви, както и за държавните и общинските институции.

І.1.3. Контролна дейност на държавните архиви в държавните и общинските институции

Превантивният, текущият и последващият контрол в държавните и общинските институции се осъществява от държавните архиви чрез основни, контролни, инцидентни и извънредни проверки.
1. Основна проверка
Основната проверка е осъществяване на контрол по изпълнението на задълженията на държавните и общинските институции, произтичащи от ЗНАФ и от Наредбата, и даване при необходимост на предписания със срокове за тяхното изпълнение.
Основната проверка обхваща действията по: установяване на спазването от съответните длъжностни лица на изискванията на ЗНАФ и Наредбата и други подзаконови нормативни актове, регламентиращи организацията на работата с документите; уточняване на данни за историята на институцията; установяване състоянието на документите, създавани в структурните звена на институцията, и годишния обем на документооборота; проучване на функционирането на учрежденския архив; наличността и състоянието на документите със срок „П“ и „ЕК“; условията на съхранение и опазване на документите в проверяваната държавна или общинска институция; създаване или допълване на досие на фондообразувателя; изпълнение на задълженията по експертизата за ценността и подготовката за предаване на документите за постоянно запазване в съответния държавен архив; съставяне на констативен протокол за резултатите от проверката, в който при необходимост се дават предписания със срокове за тяхното изпълнение.
1.1. Организация за извършване на основна проверка
1.1.1. Ръководителят на фондообразувателя се уведомява за предстоящата проверка.
1.1.2. Предварителната подготовка и проучване се извършва от длъжностното лице, което е натоварено с проверката, и включва:
– преглед на досието на фондообразувателя с цел запознаване с изготвените индивидуални номенклатури на делата или списъците на видовете документи, актове за унищожаване на документи, инструкции за организация на документооборота, вътрешни правила за дейността на учрежденския архив, кореспонденция с него и др.;
– проверка в източниците на информация за нормативни и поднормативни актове, за промени в регистрацията, преоб­разуване, предмет на дейност и структура на държавната или общинската институция, както и за видовете документи, които създава;
– запознаване с дело „А“ на фонда, ако държавната или общинската институция има регистриран фонд.
1.2. Извършване на основна проверка.
1.2.1. Срокът за извършване на основна проверка е в зависимост от местонахождението на държавната или общинската институция, обема на документооборота, условията и начина на съхранение на документите (централизиран или децентрализиран), видове документи, които се създават и съхраняват.
1.2.2. Проверяващото длъжностно лице:
– провежда среща с ръководителя на институцията или упълномощено от него лице;
– проверява в присъствието на служител/и от държавната или общинската институция учрежденския архив и местата, където се съхраняват документи;
– събира информация по всички раздели/въпроси в констативния протокол;
– при необходимост се запознава с докладите на вътрешни и външни одитори, инспекторати, Сметната палата и други контролни органи в частта им, отнасяща се до организацията и опазването на документите.
1.2.3. При необходимост се дават предписания със срокове за тяхното изпълнение.
1.3. Резултати от основната проверка
1.3.1. Получената информация от направените на място констатации по всички въпроси се обобщава и се изготвя Констативен протокол от основна проверка (Приложение № 1), който се подписва от двете страни.
1.3.2. Провежда се среща с ръководството на проверяваната институция за запознаване и обсъждане на резултатите от проверката и на дадените от длъжностното лице предписания.
1.4. Периодичност на основните проверки
1.4.1. Фондообразуватели, които имат териториални структури в страната, ръководят съответния отрасъл и създават сравнително голям обем от документи, са обект на основни проверки в срок не по-дълъг от 3 години.
1.4.2. Фондообразуватели на държавните архиви в страната, като: областна администрация, Районна митница, Апелативна прокуратура, Районна прокуратура, Апелативен съд, Окръжен съд, Областна дирекция Земеделие, РИОС, Регионално управление на горите, Регионален инспекторат по образование, Регионален исторически музей, Регионална библиотека, Териториално поделение на НОИ и др., са обект на основни проверки в срок не по-дълъг от 5 години.
1.4.3. Фондообразуватели, които имат мандатно или изборно ръководство, са обект на основни проверки непосредствено преди изтичането на мандата или непосредствено след провеждането на избора, т.е. на 4, 5, 7 години.
2. Контролна проверка
Контролната проверка е осъществяване на контрол по изпълнението на дадените в основната проверка предписания и спазването на заложените срокове.
2.1. Организация за извършване на контролна проверка
Контролната проверка се планира съобразно определените срокове за изпълнение на предписанията на длъжностните лица, отразени в протокола от основната проверка.
2.2. Извършване на контролна проверка
2.2.1. Срокът за извършване на контролна проверка е в зависимост от местонахождението на държавната или общинската институция и направените предписания.
2.2.2. Проверяващото длъжностно лице от държавния архив се среща с ръководителя на институцията или упълномощено от него лице.
2.2.3. Длъжностното лице извършва контрол по изпълнението на дадените предписания от основната проверка:
– констатира резултатите от вече изпълнени предписания;
– изяснява причините в случай на неизпълнени предписания;
– получава информация за хода на започнало, но незавършено в определения срок изпълнение на предписанията и при обективни причини удължава срока;
– получава и се запознава с документи, изготвени в изпълнение на дадени предписания (инструкции; правилници; описи; протоколи от предаване-приемане на документи при смяна на служители, ръководители; заповеди и др.).
2.2.4. При необходимост се правят и други констатации и бележки.
2.3. Резултати от контролната проверка
2.3.1. В резултат от контролната проверка се изготвя констативен протокол (Приложение № 2), който се подписва от двете страни.
2.3.2. При обективна необходимост се предприемат следните действия:
– определяне на нови срокове за неизпълнените по обективни причини предписания;
– отмяна на предписания.
3. Извънредна проверка
Извънредната проверка се извършва при структурни промени или при възникнали условия за изгубване, унищожаване или увреждане на документи и включва набелязване на мерки и оказване на методическа помощ за недопускане или отстраняване на рискове за опазването на документите в държавната или общинската институция.
Фондообразуватели, в които се извършва преструктуриране, преобразуване, ликвидация или закриване с правоприемник или обявяване в несъстоятелност и такива, в които се сменя ръководителят им, са обект на извънредни проверки още преди приключването на гореописаните процеси.
3.1. Организация за извършване на извънредна проверка
3.1.1. Извънредната проверка не се планира.
3.1.2. Длъжностното лице проучва фондообразувателя по реда за извършване на основна проверка.
3.2. Извършване на извънредна проверка
3.2.1. Проверяващото длъжностно лице се среща с ръководителя на институцията или упълномощено от него лице.
3.2.2. При необходимост се дават предписания за отстраняване, недопускане и намаляване на рискове за унищожаване или изгубване на документите, с посочване на срокове за изпълнение.
3.3. Резултати от извънредната проверка
3.3.1. В резултат от извънредната проверка се изготвя констативен протокол (Приложение № 3), който се подписва от двете страни.
3.3.2. Провежда се среща с ръководството на проверяваната институция за запознаване с резултатите от проверката.
4. Инцидентна проверка
Инцидентната проверка се извършва при аварийни ситуации, бедствия, пожари, наводнения и по сигнал за унищожаване или увреждане на документи и при други действия/бездействия, застрашаващи опазването на архивни документи или съставляващи извършване на нарушение, и включва набелязване на мерки и оказване на методическа помощ за недопускане или отстраняване на рискове за опазването на документите в държавната или общинската институция.
4.1. Организация за извършване на инцидентна проверка
4.1.1. Инцидентната проверка не се планира.
4.1.2. Длъжностното лице проучва фондообразувателя по реда за извършване на основна проверка.
4.2. Извършване на инцидентна проверка
4.2.1. Проверяващото длъжностно лице се среща с ръководителя на институцията или упълномощено от него лице с цел изясняване на обстоятелствата.
4.2.2. При аварийни ситуации, бедствия, пожари и наводнения се посещават местата на инцидента.
4.2.3. При необходимост се дават предписания за отстраняване на рисковете за документите и тяхното опазване с посочване на срокове за изпълнение.
4.3. Резултати от инцидентната проверка
4.3.1. В резултат от инцидентната проверка се изготвя констативен протокол (Приложение № 4), който се подписва от двете страни.
4.3.2. Провежда се среща с ръководството на проверяваната институция за запознаване с резултатите от проверката.
Държавните архиви осъществяват контрол в държавните и общинските институции и чрез: утвърждаване на изготвените номенклатури на делата; утвърждаване на описите; съгласуване на вътрешни правила за дейността на учрежденския архив; становища по изпратени актове за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на съхранение; становища по предложения на фондообразуватели за унищожаване на декласифицирани документи.
 
 
І.1.4. Организация на работата с документите
І.1.4.1. Документи – създаване, функции, видове
Документ[9] е материален обект с информация, фиксирана върху какъвто и да е носител, създадена/получена и запазена от институция или лице при изпълнение на задължения, определени със закон или произтичащи от действие.
Документите формират информационния ресурс на държавата и обществото. Той е неизчерпаем, изключително разнообразен по състав и съдържание, характерен е за всички облас­ти на човешката дейност и може да се използва многократно за различни цели – управленски, изследователски, справочни и др.
Комплектуването на държавните архиви с пълноценни фондове зависи от правилното съставяне и оформяне на документите, добрата организация на деловодната дейност и документооборота[10], наличието на номенклатури на делата или списъци на видовете документи със срокове за съхранение, от работата на ПДЕК и от дейността на учрежденските архиви на държавните и общинските институции.
1. Създаване на документите в държавните и общинските институции
1.1. Основания за създаването на документите.
Управлението на институциите се извършва посредством закони, укази, постановления, решения, разпореждания. Изпълнението на разпоредбите в тях води след себе си създаването на различни по вид документи.
Документирането на управленската дейност е свързано със записване на необходимата за управлението информация по установен ред и форма.
Основание за създаването на документи може да бъде и необходимостта от отговори на писма, получени от институции и граждани, отговори по искане на колективни ръководни органи, комисии и др.
1.2. Създаването на документа включва два етапа: съставяне и оформяне
Съставянето е творческо-логически процес, при който се формира съдържанието на документа (текста).
Оформянето е техническа дейност, която придава на документа вид, годен за използването му, като включва и поставянето на необходимите реквизити на определени места в документа.
От качеството на съставянето и оформянето на документите зависят:
– юридическата му сила;
– достоверността на съдържанието и пълнотата на информацията;
– изпълнението на документите и упражняването на контрол по изпълнението им;
– използването на документите в оперативната работа и в учрежденския архив;
– ценността на документите и тяхното значение като исторически извор.
1.3. Изисквания към съдържанието на документа
Съдържанието на документа се формулира точно, кратко и ясно, съобразно действащите закони и изисквания за юридическа сила на документа. Фактите в изложението се подреждат последователно, без повторения и противоречия.
Използването на чужди думи и изрази се допуска само в случай, че не могат да се заменят с български или се налага употреба на специфични термини. Допуска се и употреба на общоприети съкращения на думи.
1.4. Изисквания към оформянето на документите
Оформянето на документите се извършва съгласно действащите стандарти[11].
Основни реквизити, използвани при оформянето на административните документи, са:
Реквизит „Адресни данни на подателя-адресант“ – обикновено той е изписан на бланката на администрацията и включва: наименование, адрес, телефон/и за контакт, е-mail, факс, страница в интернет.
Реквизит „Адресни данни на получателя-адресат“ – включва изписване на длъжността и фамилията на ръководителя на институцията или длъжностното лице, до което се изпраща документът, както и пълното наименование на институцията. За въвеждането им се използва предлогът ДО.
Реквизит „Вид на документа“ – посочва се задължително, с изключение на кореспонденцията. Видът на документа до голяма степен определя неговото съдържание, структурата на тек­ста, необходимостта от други реквизити.
Реквизит „Относно“ – включва кратко описание, в което се уточнява въпросът/проблемът, изложен в документа.
Реквизит „На Ваш №“ – използва се с цел обвързване на преписката при оформянето на изходящи писма-отговор.
Реквизит „Към Наш №“ – използва се при оформяне на изходящи допълнителни писма към вече изведена преписка.
Реквизит „Обръщение“ – включва обръщение към ръководителя на институцията или длъжностното лице, до което се изпраща даден документ. Обръщението може да бъде по длъжност или поименно, неутрално или учтиво.
Реквизит „Текст“ – обикновено съдържа уводна част, изложение и заключение. Това е основната, същностна характеристика на документа.
Реквизит „Приложение/я“ – използва се в случаи, когато се допълва съдържанието на основния документ или когато се изпращат самостоятелни документи със съпроводително писмо. Всяко приложение се описва самостоятелно. В случай че приложенията са упоменати в текста, се изписва изразът – Приложение/я: съгласно текста.
Реквизит „Подпис“ – финализира работата по съставянето на документа, след поставянето на подпис от ръководителя на институцията не могат да се правят поправки по текста на документа.
Реквизит „Печат“ – печатът на институцията се полага върху оригинала след проверка на автентичността на подписа на изготвения документ, така че да не закрива целия подпис, а само част от него.
Реквизит „Съставил“ – освен личен подпис се посочват имената на автора на документа, длъжността и датата.
Реквизит „Съгласувал“ – освен лични подписи се посочват дата, имена и длъжности на служителите, одобрили съдържанието на проекта на документа преди неговото подписване.
Реквизит „Утвърждавам“ – включва длъжност и имена на лицето, което го утвърждава, подпис и дата на утвърждаване.
Реквизит „Одобрявам“ – включва длъжност и имена на лицето, което го одобрява, подпис и дата на одобряване.
Реквизит „Забележка“ – поставя се под черта на основния текст, с малки букви, изнесен вляво от текста на документа.
Реквизит „Препис“ – използва се при необходимост от изготвяне на извадка от документ. В този случай се прави препис само на тази част от документа, необходим на съответната администрация или лице. Реквизитът се изписва в горния ляв ъгъл на преписа на документа.
Реквизит „Вярно с оригинала“ – изписва се в долния десен ъгъл на документа или се използва щемпел „Вярно с оригинала“, който включва информация за длъжността на лицето, което има право да заверява документи, подпис и дата на заверката.
2. Функции на документите
Документите по своята същност са многофункционални и разграничаването им по функции в голяма степен е условно. Основните функции на документите са:
2.1. Информационна функция – присъща на всички документи. Свързана е с необходимостта да се фиксира и материализира определена информация. Най-общо информацията, съдържаща се в документите, може да се раздели на оперативна и ретроспективна.
2.2. Социална функция – определя се от факта, че документите съдържат информация за обществените процеси, т.е. отразяват случващото се в обществото. От друга страна, документите възникват, за да задоволят определени обществени потребности. Документите са не само продукт на определени социални отношения, но и сами могат да въздействат върху тези отношения.
2.3. Комуникационна функция – свързана е с предаването на информация във времето и пространството. Документите служат като посредник между гражданите в обществото, между гражданите и институциите и между различните елементи на обществените и държавните структури.
2.4. Управленска функция – произтича от характеристиката на документите като средство, инструмент за извършване на управленска дейност. Управленските документи отразяват различни етапи на управлението и оказват сериозно въздействие върху него. В управленската си функция документите се проявяват в регулативна, нормативна роля, като регулатор на различни страни от дейността на държавата, обществото и отделната институция.
2.5. Правна функция – основава се на доказателствения характер на документите. Една част от тях регламентират, изменят или прекратяват действието на правни разпоредби и правоотношения. Това са документи, от които произтичат юридически последствия; всички правни актове на органите на държавната власт и държавното управление; съдебни, прокурорски, нотариални и арбитражни актове, както и управленски актове, издавани от институцията; всички договорни документи; документи за удостоверяване. Друга категория документи могат да придобият правна функция с течение на времето, което им дава възможност да се използват като доказателство в съда, прокуратурата и т.н.
2.6. Историческа функция – дава възможност след определени срокове от създаването им част от документите да се превръщат в извори за историята на държавата или институцията. Изпълнили предназначението, за което са създадени, те изгубват постепенно деловия си характер и информацията, съдържаща се в тях, се превръща от оперативна в ретроспективна. Определянето на документите като исторически става след извършването на експертиза на ценността им. За осъществяването на историческата функция на документите са създадени държавните архиви като специализирана институция.
2.7. Културна функция – в една или друга степен отразява равнището на материалната и езиковата култура, нивото на образованието, нравственото състояние на обществото и държавата. С помощта на документите се предават от поколение на поколение културни традиции, ценностни системи, нравствени норми, обичаи, ритуали.
2.8. Отчетна функция – характерна е за финансово-счетоводната, банковата, статистическата, управленската, икономическата, стопанската и други видове документация.
Документите могат да изпълняват и други функции, като образователна, политическа, идеологическа, което им дава възможност да бъдат използвани за най-различни цели.
 
 
3. Видове документи
В документалния фонд на държавната или общинската институция се включват различни видове документи. Поради голямото си разнообразие по състав и съдържание документите трудно се поддават на типизация и класификация. Практиката е наложила определянето на отделни видове документи в зависимост от различни критерии: място в документооборота; произход; способ на документиране и носител на информация; съдържание; начин на оформяне; форма на представяне на съдържанието; отразена дейност; степен на разгласа и т.н.
3.1. В зависимост от документооборота:
– външни/входящи документи;
– изходящи документи;
– вътрешни документи.
3.2. В зависимост от произхода:
– служебни (официални) документи – създават се от определени длъжностни лица, по установен ред;
– документи от личен произход – техни автори са частни лица.
3.3. В зависимост от способа на документиране и носителя:
– ръкописни документи – написани на ръка с използването на най-обикновени средства за фиксация на информацията;
– машинописни – създадени с помощта на механически и електромеханически средства;
– фотодокументи – съдържащи информация, записана по фотографски начин (фотографии, диапозитиви, микрофилми и др.);
– фонодокументи – съдържанието е предадено чрез оптико-графически, магнитен, механичен или друг вид запис на звук;
– кинодокументи – създадени по кинематографски начин;
– електронни документи – създадени с помощта на компютърни програмно-операционни системи под формата на запис на един или няколко файла с цифров код;
– комплексни – едновременно са използвани няколко различни начина на документиране (ръкописно-печатен, изобразителен, звуков и т.н.).
3.4. В зависимост от съдържанието:
– прости документи – засягат само един въпрос;
– сложни документи – съдържат два и повече въпроса. Сложните документи биват едносюжетни (когато в рамките на една тема се засягат няколко въпроса) и многосюжетни (когато засягат много сюжети или теми).
3.5. В зависимост от начина на оформянето:
– оригинални – официални документи, които съдържат текст или изображение в окончателен вид и са оформени по установения начин (на бланки, с подписи, печати и т.н.). Оригиналният документ може да бъде в няколко идентични екземпляра;
– чернови – документи в предварителна редакция, които отразяват работата на автора или редактора на текста;
– копия – документи, възпроизведени графически, фотог­рафски или по друг начин, при запазване на реквизитите на копираните документи. Биват преписи, заверени преписи, преписи-извлечения, дипломатически копия, фотокопия, ксерокопия, дигитални копия и др.
3.6. В зависимост от формата на представяне на съдържанието:
– индивидуални – документи, при които всеки един се офор­мя по различен начин в зависимост от съдържащата се в него информация;
– типови – документи, отразяващи еднообразни функции, свойствени на много институции, независимо от тяхната ведомствена подчиненост. В тези документи се типизират идентични по смисъл фрази и цели текстове, които се допълват с конкретен текст. При съставянето на типови документи се спазват точно определен брой реквизити, които се разполагат в строга последователност;
– стандартни – документи, предварително отпечатани на бланки със стандартен текст и със свободно място за запълване с индивидуално съдържание.
3.7. В зависимост от отразената в тях дейност документите са: общоадминистративни, финансово-счетоводни, медицински, научно-технически и т.н.
3.8. В зависимост от степента на разгласа документите са публични и класифицирани.
В държавните и общинските институции се работи с административни документи: общоадминистративни и специализирани, които могат да бъдат разделени на две основни групи:
– организационно-разпоредителни документи – заповед, решение, инструкция, правилник и др.;
– справочно-информационни документи – доклад, докладна записка, информация, отчет, протокол, справка, служебни писма и др.
І.1.4.2. Деловодство
Деловодството е специализирана структура, чийто основен предмет на дейност е организацията на работата с документите, съхранението и използването им в държавните и общинските институции. В зависимост от документооборота всяка институция назначава необходимия брой квалифицирани длъжностни лица за работа в деловодството.
Деловодството организира работата с текущите документи на институцията до предаването им в учрежденския архив. Всяка институция изготвя Инструкция/Правила за деловодната дейност и документооборота.
1. Основни задачи на деловодството
Основните задачи на деловодството са:
– регистрация на входящи, изходящи и част от вътрешните документи;
– насочване на документите и осъществяване на контрол по изпълнение на сроковете;
– извършване на справки по документите;
– формиране на делата[12], заведени в деловодството, съг­ласно действащата номенклатура на делата;
– предаване на приключените дела в учрежденския архив.
2. Видове деловодство в държавните и общинските институции
Видовете деловодство в държавните и общинските институции са:
– централизирано;
– децентрализирано;
– смесено (комбинирано).
2.1. Централизираното деловодство – едно определено структурно звено на институцията организира работата с документите от тяхното регистриране до предаването им в учреж­денския архив.
2.2. Децентрализираното деловодство – операциите по организацията на документите (регистриране, класиране и др.) се извършват в определени структурни звена на институцията.
2.3. Смесено (комбинирано) деловодство – част от спомагателните операции по документите (приемане, регистриране, експедиране и др.) се осъществяват централизирано, а други (обособяване на делата и др.) – в структурните звена на институцията.
3. Регистрационни системи
Регистрационните системи са:
– автоматизирана;
– дневнична;
– картотечна.
3.1. Автоматизирана регистрационна система – форма на регистрация, при която записването на справочните данни и движението на документите се извършва автоматизирано в електронен вид.
3.2. Дневнична регистрационна система – форма на регистрация, при която записването на справочните данни за документите се извършва в дневник.
3.3. Картотечна (фишова) система на регистрация – форма на регистрация, при която записването на справочните данни за документите се извършва на регистрационно-контролни карти (РКК).
4. Регистрация на документите
4.1. Регистрацията на документите се осъществява чрез даване на: регистрационен номер на документа, дата на регис­триране, вид на документа, наименование на кореспондента, кратко съдържание на документа и индекс за класиране на документа в съответствие с номенклатурата на делата.
Всяка държавна или общинска институция посочва в Инструкциите/Правилата за деловодната дейност и документооборота или в отделен списък документите, които не подлежат на регистриране.
4.2. Основно изискване при регистрацията е еднократно регистриране на документите в деловодството на институцията, независимо от действащата в нея деловодна система и от мястото на регистриране. Под един входящ/изходящ номер се регистрират всички документи по даден въпрос. По този начин се извършва обвързване на документите в преписка още при тяхното регистриране.
4.3. Регистриране на входящи документи
В деловодството се регистрират всички входящи документи в деня на получаването им, с изключение на посочените в Инструкциите/Правилата за деловодната дейност и документооборота или в списъка на документите, които не подлежат на регистриране.
Не се регистрират и погрешно доставени, непълни или с нарушена цялост документи, които се връщат на подателя. Документи, които не могат да бъдат върнати, се съхраняват в деловодството.
При регистрирането на документите от външни кореспонденти се описват и съпътстващите ги материали. Пликовете, с които са получени документите, върху които е поставено пощенско клеймо и/или адресант, се прилагат към тях.
По всеки постъпил и обработен входящ документ се образува служебна преписка.
Длъжностните лица, на които са възложени деловодни функции, извършват проверка на:
– правилността на адресиране;
– целостта на пликовете;
– наличието на документите, посочени като приложения;
– пълнотата и целостта на документа.
При регистрация на документите, по които има вече образувана преписка, се записва регистрационният индекс на първоначалния документ и датата на новия документ.
Не се допуска предварително запазване на регистрационен номер, без да е постъпил документ.
След регистрирането на документа, длъжностните лица, на които са възложени деловодни функции, го предават на ръководните органи.
Служителите задължително приемат само документи, които предварително са регистрирани в деловодството.
Всички преписки подлежат на насочване чрез резолюция на ръководния орган.
Документите се резолират в горната част на първия лист.
Резолюцията съдържа:
– фамилните имена на изпълнителя/ите;
– съдържание на задачата, указания за изпълнителя/ите;
– срок за изпълнение;
– подпис на резолиращия;
– дата на резолиране.
Резолюцията не трябва да нарушава текста на документа. Резолюциите, които се нуждаят от по-дълги текстове, се поставят като на първата страница се подписва резолиращият с кратка бележка „М.О.“ (моля, обърни) и на гърба или на отделен лист се изписва целият текст на резолюцията.
Длъжностните лица, на които са възложени деловодни функции, насочват преписката, като регистрират резолюцията, задачата и срока за изпълнението на поставената задача.
Когато с резолюция са определени няколко изпълнители, длъжностните лица, на които са възложени деловодни функции, осигуряват размножаването на документа и изпращането на копия от него на останалите изпълнители по резолюцията.
Контролът по изпълнението на сроковете се осъществява от ръководния състав на институцията, съобразно възложените му функции и компетентност.
Когато не е определен срок за изпълнение, задачата се изпълнява в срок съгласно действащите нормативни актове.
В случай на необходимост от продължаване срока за изпълнение на възложена задача, изпълнителят е длъжен своевременно да уведоми прекия си ръководител преди изтичане на крайния срок.
Сроковете за изпълнение могат да бъдат продължени само от възлагащия ръководител при спазване на изискванията, предвидени в съответните нормативни актове.
Когато с резолюция са определени няколко изпълнители, водещ организирането и изпълнението на задачата е служителят, посочен на първо място. Следващите изпълнители са длъжни да му представят своите становища. Той ги обобщава и отчита изпълнението в деловодството.
Най-ефективен контрол за изпълнение на задачите се осъществява при централизираното деловодство.
4.4. Регистриране на изходящи документи
Всички изходящи документи се регистрират в деловодството на институцията, с изключение на посочените в Инструкциите/Правилата за деловодната дейност и документооборота или в списъка на документите, които не подлежат на регистриране.
Длъжностните лица, на които са възложени деловодни функции, извършват проверка на:
– правилността на адресиране;
– наличието на документите, посочени като приложения;
– пълнотата и целостта на документа.
Изходящите документи се изготвят в толкова екземпляра, колкото са адресатите, и един екземпляр за деловодството.
След регистрирането им те се изпращат по предназначение.
4.5. Регистриране на вътрешно-служебни документи
В деловодството на институцията се регистрират вътрешно-служебни документи, като: правилници, наредби, инструкции и вътрешни правила, становища, докладни записки и др., с изключение на посочените в Инструкциите/Правилата за деловодната дейност и документооборота или в списъка на документите, които не подлежат на регистриране.
Вътрешните документи се регистрират по общоприетия за институцията начин, в самостоятелни отчетни форми.
І.1.4.3. Класификация на документалния фонд. Текуща експертиза – номенклатура на делата/списък на видовете документи със срокове на съхранение
1. Документален фонд
Документалният фонд на всяка институция представлява съвкупност от всички документи, образувани при осъществяването на нейната дейност – за краткосрочно, дългосрочно и постоянно запазване, явни и поверителни, независимо от носителя (създадени от нея и постъпили отвън в процеса на дейността).
Документалният фонд на институцията може да се използва ефективно само когато образува исторически или логически изградена система. Такава система се постига чрез класификация на доку­ментите.
2. Класификация на документите
Класификацията на документите на институцията означава разпределяне на целия документален фонд на групи и под­групи въз основа на признаци за сходство и различие.
Средство за класификация на документите в една институция е номенклатурата на делата или списъкът на видовете документи със срокове за съхранение.
3. Номенклатура на делата със срокове за съхранение
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен списък на наименованията на делата, които предстои да се образуват от дейността на институцията, с посочени срокове за съхранението им, и обхваща всички явни документи, независимо от носителя, групирани в съответствие с класификационна схема.
Всяка институция е задължена от ЗНАФ да разработи своя номенклатура на делата или списък на видовете документи със срокове за съхранение и периодично да ги актуализира.
3.2. С номенклатурата на делата се извършва текуща експертиза и се определя ценността на документите в деловодството и структурните звена. Текущата експертиза се осъществява чрез:
– определяне на сроковете за съхранение на документите в институцията;
– групиране на документите в дела и поставяне върху тях на индекс по номенклатурата.
Текущото прогнозиране на ценността на документите (текуща експертиза) е първият етап на експертизата.
Номенклатурата на делата осигурява бързото търсене на документите по техния вид и съдържание.
3.3. Видове номенклатури: примерни, типови и индивидуални
3.3.1. Примерните номенклатури на делата се съставят като методическо пособие и целят унифициране на сроковете за съхранение на документи, създавани от общи дейности в страната. Имат препоръчителен характер и служат за ръководство (модел) при съставянето на индивидуални номенклатури на делата. Утвърждават се от председателя на ДАА.
3.3.2. Типовите номенклатури на делата се съставят за еднотипни институции – с еднакъв предмет на дейност и създавани документи. Те включват всички документи, с които работят институциите, и целят уеднаквяване на индексацията, сроковете за съхранение и критериите за определяне ценността на еднотипните документи.
Типовите номенклатури на делата се съставят от експертните комисии в ръководния орган на даден отрасъл и са задължителни за институциите от цялата система. Те се утвърждават от председателя на ДАА.
3.3.3. Индивидуалните номенклатури на делата се съставят за всички видове явни документи, с които работят институциите, независимо от носителя, с посочени срокове за съхранение.
Индивидуалните номенклатури на делата се изготвят от ПДЕК на институциите и са задължителни за цялата институция при провеждане на експертиза.
Проектът на номенклатурата се предоставя за разглеждане от ЕПК при съответния държавен архив. Окончателният ѝ текст се подписва от членовете на ПДЕК, одобрява се от ръководителя на институцията и се утвърждава от ръководителя на съответния държавен архив.
4. Съставяне на номенклатури на делата
4.1. Всяка институция е задължена от ЗНАФ да разработи и внедри своя номенклатура на делата и периодично да я актуализира.
Номенклатурите на делата се съставят въз основа на документите, създавани в институцията в съответствие със законодателството на страната, предишни номенклатури, инвентарни описи на документи за постоянно запазване и описи на документи с дългосрочно справочно значение от минали години, списъци на кореспондентите и др. Чрез тях се проучва съставът и съдържанието на документите, създавани при осъществяване на административните и специализираните дейности на институцията.
Номенклатурата обхваща и документите на временно действащи към институцията експертни, междуведомствени комисии, съвети и др., които служат за изпълнение на определени функции или за прекратяване дейността на институцията.
4.2. Редът за групиране на всички създадени дела в раздели и подраздели в логическа последователност се осъществява чрез класификационната схема на номенклатурата. В разделите и подразделите на класификационната схема делата се подреждат по важност и вид.
Класификационната схема е основа за систематизирането на делата в номенклатурата, в инвентарните описи на документи за постоянно запазване, в описите на документи с дългосрочно справочно значение, а също и в описите на документи, определени като неценни/актовете за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на съхранение.
4.2.1. Разделите на класификационната схема обхващат всички явни документи, с които институцията работи.
4.2.2. Те се оформят въз основа на следните принципи:
– структурен – групиране на делата по структурните части на институцията-фондообразувател;
– функционален – групиране на делата по видовете дейности, извършвани от институцията-фондообразувател;
– структурно-функционален (смесен) – групиране на делата чрез смесване на двата принципа.
4.2.3. В класификационна схема, изградена на структурен принцип, разделите са идентични със структурните части на институцията (управления, дирекции), а подразделите – с отделните подразделения на структурната част (отдели, сектори).
4.2.4. В класификационна схема, изградена на функционален принцип, разделите се определят от управленските функции или сфери/направления на дейност на институцията, подредени по значимост. За подраздели служат отделните поддейности.
Документите се разпределят в съответните раздели независимо от тяхната принадлежност към структурните части, в които са възникнали или получени.
4.2.5. В класификационна схема, изградена на структурно-функционален (смесен) принцип, част от разделите се определят от вида на осъществяваните дейности, а останалите – от структурните части.
4.2.6. На всеки раздел и подраздел от класификационната схема се дава индекс, който се нанася на обвивката на делото и се въвежда в деловодната система. Индексът е цифров, буквен или буквено-цифров.
4.2.7. При изменение във функциите или структурата на институцията, в класификационната схема се правят допълнения или промени.
4.2.8. Класификационната схема служи за съдържание на номенклатурата на делата с посочени страници за разделите и подразделите ѝ.
4.3. Номенклатурата на делата се оформя по образец съг­ласно Приложение № 5 и съдържа следните данни: индекс, наименование на делото, срок за съхранение, забележка.
4.3.1. В графа „Индекс“ се посочват индексът на раздела от номенклатурата и поредният номер на делото в рамките на раздела.
Индексът на раздела може да бъде буквен или цифров и се дава в съответствие с класификационната схема на номенклатурата. Ако в раздела има подраздели, след индекса на раздела се записва с арабски цифри поредният номер на подраздела, а след него, пак с арабски цифри – поредният номер на делото от подраздела.
Във всеки раздел (подраздел) номерацията на делата е самостоятелна, което позволява допълнително вписване на нови дела.
4.3.2. В графа „Наименование на делото“ се посочват наименованията (заглавията) на делата с документи.
Заглавията на делата задължително съдържат вида на документите (заповеди, протоколи, отчети, доклади, становища), с пояснение за: автор; конкретния вид дейност, за която се отнасят; кореспондент.
Заглавията на делата в номенклатурата са конкретни. Не се допускат заглавия като „Общи преписки“, „Дело разни“ и др.
4.3.3. В графа „Срок за съхранение“ – сроковете за съхранение на документите се съобразяват с действащото законодателство и с историческата и практическо-справочната стойност на съдържащата се в тях информация. Определени по този начин, сроковете за съхранение са:
4.3.3.1. За постоянно запазване:
– документи с научно-историческо значение, съдържащи информация за историческото развитие на институциите в държавата, за развитието на икономиката, науката, културата и се означават със срок за запазване „П“ (постоянен). Те са обект на НАФ и се определят съвместно с държавните архиви;
– документи с дългосрочно практическо значение за институцията. Те остават на съхранение в нея със срок за запазване „П“ (постоянен), като в графа „Забележка“ се уточнява „В институцията“.
4.3.3.2. За временно запазване:
– документи, които имат само временно оперативно-справочно значение и се означават със срокове за запазване – 1, 3, 5, 10, 20 г.;
– документи с дългосрочно справочно значение за институцията или уреждащи трудово-правни отношения на работници и служители, имотно състояние и други административни взаимоотношения и се означават със срокове за запазване 50, 100, 130 г. и т.н.;
– с временен срок за запазване и знак „ЕК“ (Експертна комисия). След изтичане на определените в номенклатурата срокове, те се подлагат на експертиза от ПДЕК на институцията, която според съдържащата се информация определя има ли сред тях документи с важно научно-историческо или практическо значение. Тези документи се организират в нови дела за постоянно съхранение. Останалите неценни документи могат да бъдат унищожени.
4.3.4. В графа „Забележка“ се вписват бележки, уточняващи сроковете за съхранение, наложени от нормативен акт; основания за унищожаване на документа – „след одит“, „след отмяна“; за местонахождение на документите в институцията и др.
4.4. Към номенклатурата се изготвят указание за прилагането ѝ и списък на използваните съкращения.
4.5. В указанието за прилагане на номенклатурата се разглеждат специфичните особености, структурата, подходът при класиране и индексиране на документите, сроковете за тяхното съхранение, начинът за прилагане на номенклатурата и др.
 
 
5. Списъци на документи със срокове за съхранение
Според предназначението си списъците на документи със срокове за съхранението им са: списък на видовете документи със срокове за съхранение; списък на типовите документи; списък на документи, задължително подлежащи на постоянно запазване.
5.1. Списък на видовете документи със срокове за съхранение
Списъкът се съставя за всички явни документи, с които работи институцията, независимо от носителя (Приложение № 6). Документите се подреждат по азбучен ред и/или по функции, като се посочват сроковете им за съхранение.
Изискванията по отношение на сроковете за съхранение на документите и необходимата забележка са както при съставянето на индивидуалните номенклатури.
Проектът на списъка се представя на ЕПК при съответния държавен архив за разглеждане. Окончателният му текст се подписва от членовете на ПДЕК, одобрява се от ръководителя на институцията и се утвърждава от ръководителя на държавния архив.
5.2. Списъкът на типовите документи е изграден на отраслов признак и съдържа систематично изброени документи, групирани по вид и съдържание. Състои се от раздели и подраздели, съответстващи на основните направления от дейността на институцията.
Сроковете за съхранение на документите се посочват поотделно за документите на централните и местните структури.
Списъкът цели уеднаквяване на сроковете за съхранение на документите и критериите, използвани при експертизата при определяне ценността на еднотипните документи.
Посочените в списъка срокове за съхранение на документите са задължителни при провеждане на експертиза на ценността на документите.
5.3. Списъкът на документите, задължително подлежащи на постоянно запазване, е своеобразен типов списък. В него са посочени най-ценните за историята на институциите и за тяхната управленска дейност видове документи, които трябва да се запазят за предаване в съответните държавни архиви. Изготвя се от ДАА.
6. Внедряване и актуализиране на номенклатурата на делата/списъка на документите със срокове за съхранение
За да улесни процесите на управление и да осигури бързо търсене на документите по вид и съдържание, номенклатурата на делата/списъкът на видовете документи със срокове за съхранение следва да се внедри в съответната институция. За целта във всяка структурна част се откриват толкова дела/класьори, колкото са описаните индекси към съответния раздел от номенклатурата на делата/списъка на видовете документи със срокове за съхранение. Това е особено необходимо за документите за постоянно запазване и със знак „ЕК“, които са обект на НАФ, за да са подготвени за предоставяне при проверка от държавния архив, както и за да бъде гарантирано предаването им в съответния държавен архив.
При извършване на структурни промени, промяна в предмета на дейност или необходимост от добавяне на документи, номенклатурата на делата/списъкът на видовете документи със срокове за съхранение се актуализира.
7. Формиране (обособяване) на делата по номенклатурата
7.1. Формирането на делата се осъществява в процеса на работа на институцията в рамките на една деловодна година. Изключения се допускат само за неприключените (незавършени) дела.
7.2. Делата се формират в деловодството, в структурните части, в комисиите, съветите, работните групи. Върху делото се поставя съответният индекс от номенклатурата.
7.3. Всяко дело съдържа документи с еднакъв срок за съхранение, чийто брой не надвишава 250 листа. Ако документите са повече, под същия индекс се формира друго дело (том).
7.4. Формирането на делата се извършва чрез групиране на документите в съответствие със заглавията в номенклатурата на делата.
7.5. Дело, формирано по предметно-въпросен (тематичен) признак като основен, съдържа документи по определени въп­роси или теми, подредени по хронология.
7.6. Дело, формирано по номинален признак като основен, съдържа документи от един вид. При формиране на дела по този признак се срещат следните особености:
– към протоколите от заседания на колегиуми, комисии, съвети и др. се прилагат всички материали по дневния ред – решения, доклади, информации, справки и др.;
– заповедите се групират съобразно тяхното предназначение – по дейността на институцията, за определяне на комисии и работни групи, за назначаване, уволняване, преназначаване, за командировки в чужбина, в страната, за отпуски, за наказания и др.;
– утвърдените планове, отчети, бюджети се групират отделно от техните проекти;
– нарежданията на висшестоящите органи се групират в отделни дела.
Вътре в делата документите се систематизират по хронология.
7.7. Дело, формирано по кореспондентски признак като основен, съдържа документи от точно определени кореспонденти, подредени по хронология.
7.8. Дело, формирано по географски признак като основен, съдържа документи от определени административно-териториални единици.
7.9. Делата се формират по един-единствен признак само по изключение. Основният признак се използва в съчетание с един или повече второстепенни признаци, като например: Отчетни доклади (номинален признак – основен) за дейността на основните училища (предметно-въпросен признак) във Варненска област (географски признак) за съответната година (хронологичен признак).
7.10. Систематизацията на документите вътре в делото се извършва при следните изисквания:
– разпоредителните документи се систематизират по хронология, заедно с отнасящите се към тях приложения;
– документите от заседания на колегиуми, стопански, дирекционни и други съвети се систематизират по заседания и по реда на разглежданите на заседанията въпроси;
– преписките се групират в дела през деловодната (или учебната) година и започват с инициативния документ. След този документ се поставят останалите отнасящи се до разглеждания в него въпрос. Систематизират се по хронология, като документът-отговор се поставя след документа-въпрос.
І.1.4.4.  Учрежденски архив
1. Създаване
1.1. За организирането, съхранението, използването, експертизата, обработването и предаването на документите, ръководните органи на държавните и общинските институции създават учрежденски архиви.
Документите, създадени от дейността на институцията, се съхраняват в учрежденския архив до изтичане на сроковете им и предаването в съответния държавен архив или унищожаването им.
Дейността на учрежденския архив се регламентира от вът­решни правила. Те се изготвят от ПДЕК, съгласуват се с ръководителя на съответния държавен архив и се утвърждават от ръководителя на институцията.
За осъществяване дейността на учрежденския архив ръководителят на институцията осигурява подходящи помещения за приемане, съхранение, обработване и използване на документите и определя длъжностно лице, което да отговаря за архива.
1.2. В учрежденския архив се съхраняват:
– приключилите в деловодството и структурните звена дела, подлежащи на дългосрочно и постоянно съхранение, до изтичане на сроковете им, извършване на експертиза научно-техническа обработка и предаването им в съответния държавен архив;
– документи с временно оперативно или справочно значение до изтичане на сроковете им, описване и предаване за унищожаване;
Могат да се съхраняват и документи на ликвидирани институции, влизащи в системата на дадена институция или нейните предшественици, след предварително уведомяване на съответния държавен архив.
Не се допуска изваждане от състава на документалния фонд на документи за попълване на други фондове, както и прибавяне към него на документи от други фондове.
Документите на една институция могат да бъдат включени в документалния фонд на друга в случай на ликвидиране на дейността на първата и предаване на започналите преписки за приключване в институцията-правоприемник на дейността ѝ. Приключените дела стават съставна част от документалния фонд на институцията-правоприемник.
При закриване на дадена държавна или общинска институция с правоприемници на дейността ѝ от няколко други институции, документалният ѝ фонд се предава на тази, която е правоприемник на основната ѝ дейност. Приемателно-предавателният протокол се подписва от ръководителя на институцията-правоприемник на дейността. Всички останали институции имат право да ползват документите на закритата институция съгласно утвърдени вътрешни правила.
При прехвърляне на някои структурни звена (дейности) от една институция в друга, създадените дотогава документи и приключени преписки остават в институцията, която ги е създала. Те могат да се използват от институцията-правоприемник на дейността съгласно утвърдени правила.
Приемането на документи от други институции се извършва с приемателно-предавателен протокол и се уведомява съответният държавен архив.
Ако в институцията се открият документи на други институции, несвързани с нейната дейност, те се съхраняват в учреж­денския архив и се водят на отчет, като за това се уведомява съответният държавен архив.
2. Функции на учрежденския архив
Учрежденският архив има следните функции:
– приемане на документи;
– регистриране на приетите документи;
– създаване на справочен апарат към документите;
– предоставяне на документите за използване и справки;
– извършване на експертиза по ценността на документите;
– съхранение на документи;
– предаване на ценните документи в съответния държавен архив.
2.1. Приключилите дела в деловодството и структурните звена на институцията се предават в учрежденския архив до края на текущата деловодна година, но не по-късно от средата на следващата деловодна година с приемателно-предавателен протокол (Приложение № 7).
2.2. След приемането на документи в учрежденския архив те се вписват в регистър на постъпленията (Приложение № 8).
Форми за регистриране и отчитане на приетите дела в учрежденския архив са регистрите на постъпленията и приемателно-предавателните протоколи, с които се приемат документите в учрежденския архив.
Регистрите се водят от длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив.
2.3. За осигуряване на пълноценно използване на документите за справочни цели се създава справочен апарат.
Справочният апарат включва справочници за състава, съдържанието и местонахождението на документите и отчетна документация на архива на институцията (класификационна схема, номенклатура на делата, описи, картотеки, указатели, исторически справки и др.).
2.4. Редът за използването на документите в учрежденския архив се определя от вътрешните правила за дейността му, утвърдени от ръководителя на институцията.
Достъп до учрежденския архив има само длъжностното лице, отговарящо за съхранението и използването на документите, а в негово присъствие – лица, оторизирани да извършват контрол по опазването и съхранението на документите.
Длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, води отчет на използваните документи в дневник (Приложение № 9).
На мястото на извадените за използване документи длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, поставя заместител (Приложение № 10).
Външни потребители използват документите след разрешение от ръководителя на институцията съгласно разпоредбите на Закона за достъп до обществената информация.
Изнасянето на документи извън институциите за нуждите на специализирани държавни органи се извършва съобразно действащото законодателство и след писмено разрешение от ръководителя на институцията.
За всяко изнасяне и връщане на документи извън институцията се изготвя предавателно-приемателен протокол, в който се описват документите, определя се срокът за използване и се декларира ангажиментът за връщането им в учрежденския архив.
Длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, проверява пълнотата и състоянието на документите преди и след използване.
При установяване на липси и увреждания след връщането на документите в учрежденския архив се съставя протокол и писмено се уведомява ръководителят на институцията, а за документите, обект на НАФ – съответният държавен архив.
2.5. Всички документи, създадени в институцията или постъпили отвън, подлежат на експертиза.
3. Условия за съхранение
Помещението, определено за учрежденски архив на административните документи, трябва да отговаря на следните изисквания:
– да е пожарообезопасено;
– да бъде сухо, леснопроветриво и изолирано от пряко действие на слънчеви лъчи;
– през него да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища;
– електрическата инсталация да е закрита; не се допуска използване на открити осветителни и отоплителни уреди;
– пространствената подредба да осигурява лесен и удобен достъп до съхраняваните документи;
– да е осигурено със средства за ограничаване на физичес­кия достъп чрез надеждни заключващи системи и със средства за авариен достъп.
В учрежденския архив се поддържат постоянно следните параметри на температурно-влажностен режим в зависимост от физическия носител:
– за документи на хартиен носител и позитиви: температура от 16° до 18°С и относителна влажност от 50 ± 5 на сто;
– филмови ленти: температура от 6° до 12°С и относителна влажност от 50 ± 5 на сто;
– магнитни носители: температура от 18°С и относителна влажност от 40 на сто.
За контрол на температурно-влажностните параметри е необходимо архивохранилището да има термометър и влагомер или термохидрограф, като данните се записват ежеседмично в дневник.
Архивохранилището на учрежденския архив се оборудва с метални стелажи или метални шкафове.
Два пъти годишно се извършва основно почистване на архивохранилището, съчетано с дезинфекция, дезинсекция и дератизация.
В помещението, определено за учрежденски архив, се съхраняват само документи.
Документите, постъпващи в учрежденския архив на институцията, са групирани в дела в съответствие с номенклатурата на делата. Подреждането им се извършва по структурни звена със стелажни указатели за идентифициране на местоположението на документите.
Делата с административни документи се поставят и съхраняват в твърди папки (класьори), подредени във вертикално положение или в кутии.
Оригинални документи с формат по-голям от А4 се съхраняват на рула или сгънати.
В общия план на институцията за управление при кризи се включва раздел за действията по отношение на учрежденския архив.
І.1.5. Експертиза и техническа обработка
І.1.5.1. Експертиза на ценността на документите
1. Същност и етапи
1.1. Експертизата на ценността е процес на определяне на ценността на документите въз основа на научнообоснавани критерии с цел категоризирането на едни документи за постоянно запазване и други за унищожаване.
1.2. Главната задача на експертизата на ценността на документите е осигуряване пълнотата и високата информативност на архивния фонд.
Когато липсват някои от основните документи, при възможност те се попълват с идентични документи от фондовете на еднородни, висшестоящи или други институции, в които са изпратени за сведение.
1.3. Експертизата включва следните етапи:
– текуща експертиза;
– междинна експертиза;
– окончателна експертиза.
1.4. Експертизата на ценността на документите в институциите се осъществява под научно-методическо ръководство и контрол на държавните архиви.
2. Критерии за определяне ценността на документите
Критериите за определяне ценността на документите са:
2.1. Съдържание на документа
Оценката на съдържанието се извършва въз основа на следните критерии:
– значимост на информацията – особено внимание се обръща на документите, съдържащи нови, обобщени или единствени сведения за събития;
– пълнота на информацията – най-ценни са документите, информиращи максимално пълно и цялостно за дадено събитие;
– повторяемост на информацията – ценността на документите се определя в зависимост от това, доколко в тях се съдържат сведения от други документи и доколко собствената им информация се съдържа в други документи. Този критерий засяга и дублетните, и многоекземплярните документи, които се запазват в повече от един екземпляр, но само при наличието на бележки и резолюции върху тях или при необходимост от попълване на други архивни фондове;
– цялостност и завършеност на текста – на държавно съхранение се приема завършената окончателна редакция на тек­ста. Попълването на архивния фонд с чернови, варианти и др. се допуска само в случай, че окончателната редакция на текста липсва;
– интензивност на документиране на събитието – ценността на отделния документ намалява с увеличаване броя на документите, в които е отразено определено събитие и се увеличава при намаляване на техния брой. Колкото по-малко документи са запазени за дадено събитие, толкова по-ценни са те.
2.2. Вид на документа – предпочитание се отдава на онези видове документи, които са предназначени за документиране на основните направления в дейността на институцията.
2.3. Оригиналност и оформление
2.3.1. Оригиналност или копийност – на държавно съхранение се приемат оригиналите на документите, в случай че те липсват – техни копия. При особено ценни документи се запазват 1–2 копия, независимо от наличието на оригинала.
2.3.2. Оформление:
– бележки и резолюции върху документа – в случай че определят характера на изпълнение или допълват съдържанието на документа, бележките повишават неговата научна и практическа ценност;
– външни особености при оформяне на документите, включително палеографски, художествени и др. Тяхното наличие увеличава ценността на документите, независимо от съдържанието им.
2.4. Значимост на институцията, автора и събитието
2.4.1. Значимост на институцията – ценността на документите на дадена институция пряко зависи от нейната роля в осъществяването на държавната политика, икономиката, културата и други области на обществения живот.
2.4.2. Значимост на автора – прилага се при определяне ценността на документи, възникнали в резултат от дейността на институции, изиграли историческа роля или притежаващи изключително важно значение през определен период от време, независимо от това доколко ценни са документите по съдържание.
2.4.3. Значимост на събитието, отразено в документа – прилага се при определяне ценността на незначителни по съдържание документи, възникнали при подготовката или протичането на особено важни исторически събития. В този случай дори неценни сами по себе си документи придобиват научна и историческа ценност и подлежат на държавно съхранение.
2.5. Време и място на създаване на документа
2.5.1. Време на създаване на документа:
– ценността на документите пряко зависи от това колко време след отразеното в тях събитие са създадени. Най-ценни са документите, възникнали едновременно или много скоро след събитието;
– документи, възникнали по време на събития или явления с важно историческо значение, както и през слабо документирани периоди, се предават в съответния държавен архив[13] без експертиза.
2.5.2. Място на създаване на документа – ценността на документите зависи от това дали са възникнали на мястото на събитието или не.
2.6. Физическо състояние на документите – съхраняват се оригиналите, дублетните или размножените екземпляри на документа, които са най-добре запазени.
2.7. Комплектност и пълнота – ценността на документите зависи от пълнотата на комплекта документи, отразяващ същността на определена дейност на институцията.
2.8. Юридическа сила на документа – наличие на реквизитите, определени в съответните нормативни актове.
Критериите за определяне ценността на документите се прилагат в тяхната взаимовръзка.
І.1.5.2. Междинна експертиза
1. Същност
1.1. Междинна експертиза се извършва от ПДЕК в учреж­денския архив при необходимост, в зависимост от утвърдените в номенклатурата списък на видовете дакументи срокове и с научно-методическото ръководство на държавните архиви.
1.2. Междинната експертиза включва:
– заделяне на неценни документи с изтекъл срок на съхранение;
– заделяне на документи за постоянно запазване.
2. Акт за унищожаване на неценни документи
Неценните документи с изтекъл срок на съхранение се заделят и описват в акт за унищожаване на неценни документи (Приложение № 11).
2.1. Актът за унищожаване се съставя в два екземпляра, подписва се от членовете на ПДЕК и се утвърждава от ръководителя на институцията.
2.2. Екземпляр от утвърдения акт се изпраща в двумесечен срок преди унищожаването на документите за сведение в съответния държавен архив.
2.3. Когато представеният акт не отговаря на нормативно-методическите изисквания, съответният държавен архив го връща за корекция с разписани указания.
2.4. В двумесечен срок от утвърждаване на акта съответният държавен архив по своя преценка може да извърши проверка на предложените за унищожаване документи.
2.5. При наличие в акта на ценни документи, обект на НАФ, съответният държавен архив извършва проверка на място и изготвя констативен протокол.
2.6. В случаите, когато в акта не са включени ценни документи по смисъла на ЗНАФ, съответният държавен архив приема акта за сведение и уведомява писмено институцията за становището си, след което може да се пристъпи към физичес­кото унищожаване на документите.
3. Работен опис на ценните документи
Документите, заделени за постоянно запазване, се оформят в дела и се описват в работен опис на ценните документи (Приложение № 12).
3.1. Работният опис на ценните документи се съставя в два екземпляра.
3.2. Екземпляр от описа се изпраща за сведение в съответния държавен архив.
В държавните архиви актовете за унищожаване на неценни документи и работните описи се поставят в досиетата на фондообразувателите.
І.1.5.3. Окончателна експертиза
1. Същност
1.1. Окончателната експертиза се извършва от ПДЕК след изтичане на посочения в ЗНАФ срок на запазване на документите, отразяващи основните дейности в държавните и общинските институции и предварително съгласувани със съответния държавен архив.
1.2. Окончателната експертиза включва:
– полистен преглед на делата със знак „П“;
– полистен преглед на делата със знак „ЕК“;
– определяне на делата, неподлежащи на запазване;
– преглед на документите с дългосрочно справочно значение.
1.3. В резултат на окончателната експертиза документите се систематизират в 3 групи:
– документи за постоянно запазване, подлежащи на предаване в съответния държавен архив, които образуват архивния фонд на институцията;
– документи с дългосрочно справочно значение, чиито срокове за съхранение не са изтекли и остават в институцията;
– документи, определени като неценни, подлежащи на унищожаване.
2. Формиране на архивните единици
2.1. Документите за постоянно запазване, подлежащи на предаване в съответния държавен архив, се оформят в архивни единици, на които се съставят заглавия.
2.2. Архивна единица е физически обособена група документи или отделен документ, вписана в инвентарен опис на архивен фонд със самостоятелен номер и приета в съответния държавен архив.
2.2.1. В архивната единица документите се подреждат с оглед на тяхната взаимна връзка и хронологична последователност.
2.2.2. Архивната единица може да съдържа не повече от 250 листа. При по-голям брой листове се оформят няколко тома, като всеки том се обособява в отделна архивна единица. На архивните единици се поставя общо заглавие, включващо и поредния номер на съответния том.
3. Заглавие на архивната единица
3.1. Заглавието на архивната единица включва:
– вид на документите (протоколи, доклади, отчети);
– автор;
– адресат;
– въпрос или въпроси, разглеждани в документите;
– място и дата на събитието/ята, отразени в документите;
– оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености, ако е необходимо.
3.2. В заглавията на архивните единици се избягва употребата на съкращения.
3.3. Документите се датират по датата на създаването им. Укази, закони, постановления, разпореждания и др. нормативни актове се датират по датата на тяхното обнародване.
3.3.1. Денят и годината в заглавието на архивната единица се изписват с арабски цифри, а имената на месеците се съкращават (ян., февр., март, апр., май, юни, юли, авг., септ., окт., ноем., дек.).
3.3.2. Когато документите в архивната единица не са датирани, датите се определят по съдържанието, съпътстващите документи и др. Предполагаемите дати се изписват в квадратни скоби.
3.3.3. При невъзможност да се установят датите на документите в архивната единица се отбелязва „без дата“ (Б.д.).
3.4. Езикът, на който са написани документите, се посочва в заглавието – само ако той е чужд. В случай че документите са на няколко езика, се изброяват всички езици, като на първо място се изписва български (бълг.ез., англ.ез, нем.ез., рус.ез., фр.ез. и др.).
4. Техническа обработка
Техническата обработка на архивните единици се извършва в учрежденския архив на институцията и се състои в номериране, почистване от метални крепители, съставяне и поставяне на заглавен лист и заверителен надпис. На обвивката на всяка архивна единица се изписва номерът ѝ от инвентарния опис.
4.1. Номерирането на листовете в архивните единици се извършва в горния десен ъгъл на листа с черен молив, така че да не засяга текста. Всеки лист, върху който има текст, получава отделен пореден номер. Не се номерират празните листове, листовете разделители и обвивките на архивните единици.
4.1.1. Ако в архивната единица има печатни и книжни тела със собствена номерация, тя се запазва. В архивната единица всяко от тях се номерира като един лист, което се отбелязва в заверителния надпис и се вписва броят на страниците/листовете, който съдържа.
4.1.2. Листове от всякакъв формат, независимо от сгъването им, се номерират като един лист. Сгънати и пришити през средата листове се номерират като два листа. Ако към листа са залепени само от единия край други документи (преводи, изрезки и др.), те се номерират отделно.
4.1.3. Снимки, скици, рисунки, илюстрации и пощенски картички се номерират от обратната страна, в горния ляв ъгъл с черен молив.
4.1.4. Когато при номерирането на документите са допуснати грешки, коригирането може да стане чрез добавяне на индекси: а, б, в и т.н. за пропуснатите листове или чрез преномериране. Индексите се прибавят към последния номериран лист или след първия повторен номер. При преномерирането старите номера се зачертават, така че да могат да се четат.
Всички грешки, поправки и особености в номерирането се отбелязват в заверителния надпис на архивната единица.
4.2. За всяка архивна единица се съставя заглавен лист (Приложение № 13). Той включва: номер на архивната единица; наименование на институцията в момента на създаване на документите; заглавие на архивната единица по инвентарния опис; крайни дати на документите, включени в архивната единица и брой листове.
4.3. В края на всяка архивна единица се поставя заверителен надпис (Приложение № 14). В него се вписват съответният държавен архив, номерът на архивния фонд, номерът на инвентарния опис, номерът на архивната единица, броят на листовете (с цифри и думи) и се отбелязват физическото състояние на листовете, поправки в номерацията и др. Заверителният надпис се подписва от съставителя и се посочва датата на съставяне.
При преномериране на листовете в архивната единица се съставя нов заверителен надпис. Старият заверителен надпис се зачертава, но не се унищожава.
5. Класификационна схема на инвентарен опис
Архивни единици, на които са съставени заглавия и са технически обработени, се систематизират в съответствие с класификационната схема. Класификационната схема е план, който определя реда за групиране на архивните единици в раздели и подраздели. В разделите и подразделите на класификационната схема архивните единици се подреждат по важност, вид и хронология.
6. Инвентарен опис на документи за постоянно запазване
6.1. Архивните единици, систематизирани по съответната класификационна схема, се описват в инвентарен опис на документи за постоянно запазване (Приложение № 15).
6.2. Инвентарният опис се състои от заглавен лист и описателна част с рекапитулация.
6.2.1. Заглавният лист на инвентарния опис на документи за постоянно запазване съдържа:
– наименованието на съответния държавен архив;
– наименованието на фонда – пълното и съкратеното наименование на институцията-фондообразувател в момента на регистриране в съответния държавен архив;
– промените в наименованието на институцията в хронологична последователност (от създаването до момента на експертизата) и крайните дати на всяка от тях;
– номер на фонда (фонд №...) – попълва се по списъка на фондовете в съответния държавен архив;
– пореден номер на инвентарния опис (дава се от съответния държавен архив);
– начална и крайна дата на включените в инвентарния опис документи;
– брой на листовете в инвентарния опис.
6.2.2. В описателната част на инвентарния опис за всяка архивна единица се включва:
– пореден номер;
– индекс по класификационната схема;
– заглавие;
– крайни дати на документите, включени в архивната единица;
– брой листове;
– забележка.
6.2.2.1. В графа „Забележка“ се посочват особености на документите, включени в архивната единица.
6.2.2.2. В края на инвентарния опис се прави рекапитулация на общия брой описани архивни единици, изписан с цифри и думи.
6.2.3. При необходимост, към инвентарния опис се изготвят списък на съкращенията, подредени по азбучен ред, и указатели (тематичен, именен, географски, смесен).
 
 
7. Опис на документи с дългосрочно справочно значение
7.1. Делата с дългосрочно справочно значение, чиито срокове не са изтекли и остават в институцията, се описват в опис на документи с дългосрочно справочно значение (Приложение № 16).
7.2. Описът на документи с дългосрочно справочно значение се състои от заглавен лист и описателна част с рекапитулация.
7.2.1. Елементите в заглавния лист на описа на документи с дългосрочно справочно значение са идентични с тези в инвентарния опис.
7.2.2. Описателната част на описа на документите с дългосрочно справочно значение включва:
– пореден номер;
– заглавие;
– крайни дати;
– брой дела;
– срок за съхранение;
– забележка.
7.2.2.1. В графа „Крайни дати“ се отбелязват началната и последната година на делата, включени в един пореден номер и с едно заглавие.
7.2.2.2. В графа „Срок за съхранение“ се вписва срокът на съответното дело, определен в номенклатурата на делата.
7.2.2..3. В края на описа на документите с дългосрочно справочно значение се прави рекапитулация на общия брой описани дела, изписан с цифри и думи.
8. Опис на документи, определени като неценни
8.1. Делата, определени като неценни, които подлежат на унищожаване, се описват в опис на документи, определени като неценни (Приложение № 17).
8.2. Описът на документи, определени като неценни се състои от заглавен лист и описателна част с рекапитулация.
8.2.1. Елементите в заглавния лист на описа на документи, определени като неценни, са като тези в предходните два описа.
8.2.2. Описателната част на описа на документите, определени като неценни, включва:
– пореден номер;
– заглавие;
– крайни дати;
– брой дела;
– забележка.
8.2.2.1. В графа „Крайни дати“ се отбелязват началната и последната година на делата, включени в един пореден номер и с едно заглавие.
8.2.2.2. В графа „Забележка“ се посочват основанията, въз основа на които делата подлежат на унищожаване (без научно и справочно значение, копия и др.).
8.2.2..3. В края на описа на документите, определени като неценни, се прави рекапитулация на общия брой описани дела, изписан с цифри и думи.
9. Историческа справка
9.1. При първо предаване на документи за постоянно запазване в съответния държавен архив се съставя историческа справка. Историческата справка се състои от две части: история на фондообразувателя и история на фонда.
9.1.1. В история на фондообразувателя се посочват:
– дата на създаване на институцията и нормативен акт, ведомствена подчиненост, предмет на дейност;
– структура и функции на институцията;
– промени в наименованието, функциите, структурата и подведомствената подчиненост на институцията с посочване на съответните дати и нормативни актове;
– обстоятелства и дата на закриване/заличаване на институцията и съответните нормативни актове.
9.1.2. В история на фонда се посочват:
– поредност и период на експертизата;
– номер на инвентарния опис;
– крайни дати;
– брой архивни единици и физическо състояние на документите в тях;
– сведения и причини за липсващи ценни документи.
9.2. При всяко последващо предаване след първоначалното се съставя Допълнение към историческата справка, като в частта История на фондообразувателя се отразяват само промените, настъпили в периода след последното предаване на документи за постоянно запазване в съответния държавен архив.
10. Протокол на ПДЕК
Резултатите от експертизата се отразяват в протокол за работата на ПДЕК, в който последователно се отбелязват:
– състав на комисия с посочени имена и длъжност на председателя и на всеки от членовете ѝ;
– номер на заповедта, с която е назначена комисията;
– основания за извършване на експертизата;
– използвани нормативни актове по време на експертизата;
– номер на инвентарния опис, крайни дати и брой архивни единици;
– номер на описа на документи с дългосрочно справочно значение, крайни дати и брой дела;
– номер на описа на документи, определени като неценни, крайни дати и брой дела;
– местонахождение на документите от справочен характер;
– основания за унищожаване на документите;
– особени случаи, срещнати при експертизата, и тяхното разрешаване;
– липсващи ценни документи (ако има такива) и причините за това;
– окончателни решения на експертната комисия.
11. Разглеждане на резултатите от експертизата от ЕПК
11.1. Подготвеният от ПДЕК комплект документи: протокол, историческа справка, класификационна схема и описи, се представят в съответния държавен архив за разглеждане от ЕПК.
11.2. ЕПК на съответния държавен архив разглежда комплекта документи, съставен в резултат от извършената окончателна експертиза, дава становища и взима решения за нанасяне на корекции, ако е необходимо.
12. Одобряване и утвърждаване на описите
12.1. След нанасяне на корекциите в съответствие с решенията на ЕПК, протоколът на ПДЕК и описите, изготвени в три екземпляра, се подписват от председателя и членовете на експертната комисия и се одобряват от ръководителя на институцията.
12.2. Инвентарният опис на документи за постоянно запазване, описът на документи с дългосрочно справочно значение и описът на документи, определени като неценни, се утвърждават от ръководителя на съответния държавен архив.
12.3. Два екземпляра от изготвения, подписан, одобрен и утвърден пълен комплект документи се съхраняват в съответния държавен архив, приемащ документите за постоянно запазване, а един екземпляр се връща на институцията-фондообразувател.
13. Предаване на определените за постоянно съхранение документи в държавен архив
13.1. Предаването става с разписка за приемане/предаване по Приложение № 18. Тя се съставя в два екземпляра – за институцията и за съответния държавен архив.
13.2. В държавните архиви документите се приемат след проверка на наличността и физическото им състояние.
13.3. Подготовката на документите и транспортирането им до архивохранилището на съответния държавен архив се извършват от институцията за нейна сметка.
Документите, определени като неценни, се унищожават по начин, който не позволява възстановяване на съдържащата се в документите информация или част от нея.
 
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение № 1
Приложение № 2
Приложение № 3
Приложение № 4
Приложение № 5
Приложение № 6
Приложение № 7
Приложение № 8
Приложение № 9
Приложение № 10
Приложение № 11
Приложение № 12
Приложение № 13
Приложение № 14
Приложение № 15
Приложение № 16
Приложение № 17
Приложение № 18


І.2. Научно-технически документи
І.2.1. Видове научно-технически документи
1. Определение
Научно-технически са документите, които отразяват процесите и резултатите от научните изследвания, техническите и технологичните разработки при проектирането и конструирането, както и направленията и методите на внедряването им.
2. Видове
2.1. Според решените в тях технически задачи научно-техническите документи са: научноизследователски, проектни, конструкторски, технологични, геодезически и картографски, геоложки и хидроложки документи, документи за изобретения и рационализации, патентна документация, стандарти и нормали и други.
2.1.1. Научноизследователските документи отразяват процеса и резултатите от научните и приложните изследвания във всички сфери на науката и техниката.
Към научноизследователските документи се отнасят:
– отчети за научноизследователски разработки (НИР);
– заключения, мнения, рецензии, отзиви за НИР;
– монографии, дисертации, хабилитационни трудове, студии, статии, автореферати и рецензии за тях;
– отчети и доклади от научни експедиции, конференции, симпозиуми, командировки в чужбина и в страната, прогнози, концепции и др.;
– програми, технико-икономически обосновки, доклади и други по научноизследователска работа;
– записки, таблици, схеми и други документи от лабораторни и експериментални анализи и изпитвания.
2.1.2. Проектните документи в областта на строителството характеризират в графична и текстова форма инвестиционното проучване, архитектурата, конструкцията и инсталациите на сградите и съоръженията, технико-икономическите показатели и стойността на извършените работи по строителството, реконструкцията, разширението и възстановяването на обекти с производствено и непроизводствено предназначение.
„Обект“ е строеж с определено наименование и месторазположение.
Обекти с производствено предназначение са всички обекти с производствено-стопанска дейност. Обекти с непроизводствено предназначение са самостоятелните обекти на културно-битовото, обществено-административното и жилищното строителство.
2.1.3. Конструкторските документи – текстови и графични, поотделно или заедно с други документи, отразяват цялостната информация, всички необходими данни за изделието и неговите съставни части, които осигуряват нормалната му работа и поддържане в определен експлоатационен период от време.
2.1.4. Технологичните документи – текстови и графични, поотделно или заедно с други документи, отразяват цялостната информация за технологичните процеси в икономиката.
2.1.5. Документите за открития, изобретения и рационализации са декларации и дипломи за откритие, заявки за изобретение, авторски свидетелства, патенти и други.
2.2. Научно-техническите документи са и нормативно-технически и ръководно-технически и определят задължителни или препоръчителни изисквания, норми и методи за проектиране, изработване, изпитване, експлоатация и ремонт на изделия, технологични процеси, вещества и материали, обекти по капиталното строителство и други съоръжения.
2.2.1. В нормативно-техническата документация влизат следните документи:
– стандарти и нормали;
– правилници;
– наредби;
– инструкции;
– ценници и ценоразписи.
2.2.2. В ръководно-техническата документация влизат следните документи:
– указания;
– норми;
– методики.
2.3. В зависимост от техниката на създаване, научно-техническите документи са:
– ръкописни или печатни – документи, написани на ръка или с помощта на пишещи или печатащи машини;
– изобразителни (графични) – чертежи, схеми, карти, диаг­рами, графики и др.;
– документи на електронни или други видове технически носители – дискове, дискети и др.;
– комплексни – документи, в които се ползват няколко различни начина на документиране едновременно (ръкописно-печатен, изобразителен и др.).
Основните видове документи, характеризиращи комплектността, съставянето, оформянето и организирането на научно-техническата документация, са регламентирани от действащите нормативни актове.
І.2.2. Организация на работа с научно-технически документи
І.2.2.1. Постоянно действаща експертна комисия
1. Създаване и състав
1.1. За организиране на работата с научно-техническите документи във фондообразувателите се създава ПДЕК.
1.2. Председател на ПДЕК за научно-техническите документи е един от ръководителите на институцията (заместник-директор по научната част, главен инженер, главен конструктор). В състава ѝ влизат водещи специалисти и експерти по съответната научно-техническа документация и завеждащият Техническия архив.
2. Функции на ПДЕК за научно-техническите документи
ПДЕК за научно-техническите документи има следните функции:
– да съставя Вътрешни правила за дейността на Техническия архив на институцията;
– периодично да следи, съгласно изискванията, за правилното оформяне на научно-техническите документи при специалистите и тяхното ежегодно предаване в Техническия архив на институцията;
– да извършва междинна експертиза на научно-техничес­ките документи с изтекли срокове за съхранение и да изготвя актове за унищожаването им;
– да провежда научна експертиза по ценността на документите в Техническия архив и да съставя списъци, инвентарни описи на научно-техническите документи, подлежащи на постоянно запазване, исторически справки и протоколи към тях;
– да извършва техническата обработка на научно-техничес­ките документи за предаването им на държавно съхранение.
І.2.2.2. Технически архив на институцията
1. Създаване
1.1. За осигуряване съхранението, отчитането и използването на научно-техническите документи в институциите, които ги създават или използват в своята дейност, се създават структурни звена, наричани „Технически архив“, независимо от учрежденския архив за административната документация. Техническият архив се организира в подходящи помещения, отговарящи на нормативните изисквания за доброто съхранение и използване на научно-техническите документи, и се определят компетентни длъжностни лица, които да отговарят за него.
Броят на длъжностните лица, структурата и организацията на работа в Техническия архив се определят в зависимост от обема на документите, характера на работа и други специфични особености и в съответствие с изискванията на висшестоящите институции и на органите за управление на НАФ.
1.2. Всяка институция разработва Вътрешни правила за дейността на Техническия архив, които съдържат описание на условията и начина за приемане, съхранение и използване на научно-техническите документи. Правилата се утвърждават от ръководителя на институцията и се съгласуват със съответния държавен архив.
1.3. В Техническия архив се съхраняват създадените в структурните звена или постъпили отвън научно-технически документи.
2. Функции на Техническия архив на институциите
Техническият архив на институциите изпълнява следните функции:
– приема, отчита и съхранява оригиналите и копията на научно-техническите документи;
– проверява комплектността и пълнотата на приеманите и върнатите от ползване научно-технически документи;
– разработва необходимите справочници към научно-техническите документи в институцията;
– установява реда и организира използването на научно-техническите документи;
– организира размножаването и разпращането на научно-техническите документи на заявителите;
– контролира допълването на научно-техническите документи с нови изменения по тях;
– издирва и изисква възстановяването на липсващите научно-технически документи;
– провежда експертизата на научната и практическата ценност на научно-техническите документи: съставя списъци, описва резултатите от експертизата, научно-техническото обработване и предаването на ценните научно-технически документи в държавните архиви;
– участва в разработването на методически указания, инструкции и др. по работата с научно-техническите документи;
– участва в мероприятия за повишаване на квалификацията по работата с научно-техническите документи;
– организира реставриране на научно-техническите документи.
2.1. При приемането на оригиналите на научно-техничес­ките документи се проверява комплектността по спецификацията или друг съпроводителен документ и наличието на необходимите подписи, печати и дата.
2.2. Приетите в Техническия архив научно-технически документи се водят на отчет.
2.2.1. Основната отчетна единица в Техническия архив е „дело“. Делото е съвкупност от научно-технически документи (том, папка с текстова част, папка с текстова част и чертежи, папка с чертежи, руло с чертежи, чертежи в разгънат вид), които се отнасят за определен въпрос или отделен документ със самостоятелно значение, обособени в отделна папка. В едно дело се обединяват документи за един етап, стадий, фаза, част на проекта или за една научноизследователска разработка. Всяко дело може да съдържа до 50 листа чертежи или текстови документи до 200 листа. При по-голям брой листове делото се оформя в няколко тома.
Делата в Техническия архив според вида на документите в тях съдържат:
– за научноизследователските документи – отчет по тема, дисертация, автореферат или друг вид документ, обособен в том или папка, независимо от техническия носител;
– за проектните документи – част на проекта, лист-чертеж със самостоятелно значение, текстови документи, обособени в том или папка, независимо от техническия носител;
– за конструкторските и технологичните документи – лист-чертеж, текстови документи, независимо от техническия носител.
Всяко дело се регистрира под самостоятелен номер.
2.2.2. Основна форма за регистриране и отчитане на научно-техническите документи в Техническия архив е инвентарната книга.
2.2.2.1. В инвентарните книги (Приложение № 1) научноизследователските документи се регистрират по реда на постъпването, като се вписват следните данни: инвентарен номер, дата на постъпване, шифър или № на темата, наименование на темата, автор или ръководител на темата и съответният колектив, който я е разработил, година на разработване, брой листове (текстови и графични поотделно), име и подпис на приемащия документите и забележка, ако е необходимо.
2.2.2.2. В инвентарните книги (Приложение № 2) проектните документи се регистрират по реда на постъпването, като се вписват следните данни: инвентарен номер, дата на постъпване на документите, шифър или означение на обекта (съгласно приетата в институцията система на индексация), наименование на обекта и на подобекта, фаза, част, година на проектиране, брой листове (текстови и графични поотделно), формат, автор, име и подпис на приемащия документите и забележка, ако е необходимо.
За оригиналите на проектните документи всеки отделен лист носи самостоятелен инвентарен номер по реда на постъпването му в рамките на отделните части на проекта.
2.2.2.3. В инвентарните книги конструкторските (Приложение № 3) и технологичните (Приложение № 4) документи се регистрират по реда на постъпването, като се вписват следните данни: инвентарен номер, дата на постъпване на документите, шифър или означение на изделието или технологичната разработка (съгласно приетата в институцията система на индексация), наименование на изделието или технологичната разработка, стадий, година на проектиране, брой  листове (текстови и графични поотделно), формат, автор, име и подпис на приемащия документите и забележка, ако е необходимо.
2.3. Използване на научно-техническите документи в Техническия архив на институцията. Научно-справочен апарат.
2.3.1. В Техническия архив на институцията научно-техническите документи се използват предимно за практически нужди – за създаване на нови разработки, нови проекти на обекти или изделия, за нови технологии, за реконструкция, модернизация, преоборудване и др.
2.3.2. Научно-техническите документи се използват от всички сътрудници на институцията в съответствие с установения във Вътрешни правила за дейността на Техническия архив ред.
2.3.3. От външни лица документите се използват само в Техническия архив след представяне на писмена молба от заинтересованите лица и получено разрешение от ръководителя на институцията, съхраняваща документите.
2.3.4. Научно-справочният апарат в Техническия архив на институцията се състои от инвентарни книги и описи на приети на съхранение научно-технически документи.
3. Организационно-методическо ръководство и контрол на държавните архиви върху състоянието на техническите архиви на институциите
3.1. Осъществява се на основание на ЗНАФ и свързаните с него поднормативни актове.
3.2. Целите на организационно-методическото ръководство и контрол върху работата с научно-техническите документи в институциите са:
– правилно изпълнение на функциите и задачите на Техническия архив на институциите;
– осигуряване приемственост в методите на работа на Техническия архив на институциите и държавните архиви;
– осигуряване на пълнота и качество на научно-техничес­ките документи, приемани на държавно съхранение.
3.3. Организационно-методическото ръководство на държавните архиви по дейността на техническите архиви на институциите се осъществява чрез:
– оказване на методическа помощ при разработването на индивидуални Вътрешни правила за дейността на техническите архиви на институциите;
– провеждане на консултации със сътрудниците от техническите архиви на институциите за работата по съхранение и опазване на научно-техническите документи в тези архиви;
– оказване на практическа помощ при експертизата и научно-техническата обработка на научно-техническите документи в институциите за предаването им на съхранение в държавните архиви.
3.4. Контролът над работата на институциите, създаващи научно-технически документи, се осъществява чрез периодични проверки, от които се изготвят протоколи (Приложение № 5).
І.2.3. Експертиза и техническа обработка на научно-техническите документи
1. Източници за комплектуване на научно-техническите документи
Източниците за комплектуване на научно-техническите документи са:
– институциите, които създават и съхраняват научно-технически документи;
– личните сбирки от документи на български граждани – изтъкнати дейци на науката и техниката, изобретатели, рационализатори и др.
1.1. Научно-технически документи с национално значение се комплектуват от ДАА.
1.2. Научно-технически документи с национално значение се комплектуват и от Научния архив на Българската академия на науките, Централната научно-техническа библиотека, Държавния геодезически, картографски и кадастрален фонд, Централната патентна библиотека, Националния документален архив на паметниците на културата и др.
1.3. Научно-техническата документация на обекти с национално и местно значение, която е създадена от институции, намиращи се в различни региони на страната, се комплектува от съответния териториален държавен архив.
2. Същност на експертизата и критерии за определяне ценността на научно-техническите документи
2.1. Експертизата на ценността на научно-техническите документи в Техническия архив на институцията се провежда за установяване на тяхното научно-историческо и практическо значение въз основа на критерии за ценност с цел подбор на документите за предаване в съответния държавен архив. Извършва се след изтичане на определените законови срокове за съхранението им в институцията-автор.
2.2. Критериите за определяне ценността на научно-техническите документи са:
2.2.1. Принципна новост или уникалност на решението на научно-техническите проблеми, изразени в научно или техническо изследване, проучване и идея, конструкция, инженерно или строително-архитектурно решение, технология, в това число с реализиране на откритие, изобретение или рационализация. Критерият се прилага за времето на създаване на даденото решение и разработка в конкретния отрасъл (подотрасъл) на науката, техниката, строителството, производството.
2.2.2. Оптималност на технико-икономическите и експлоатационните показатели за решения с висока производителност на труда, с икономично използване на суровини, материали, енергия и горива; за решения, водещи до комплексна механизация и автоматизация; за ефективни решения и решения с високи потребителски качества.
2.2.3. Значение и влияние на научно-техническата идея за развитието на дадена област на науката, техниката, строителството, производството.
2.2.4. Награждаване на разработките с международни, държавни, отраслови и специални награди от конкурси, изложби и др.
2.2.5. Авторство на научно-техническите документи – за организации или лица с изключително важно значение или принос в определен период от време, независимо от практическата и историческата ценност на самите документи.
2.2.6. Комплектност на научно-техническите документи – ценността на научно-техническите документи зависи от оптималния комплект, отразяващ същността на научно-техническата идея, принцип и решение.
2.2.7. Степен на типизация на научно-техническите документи.
2.2.8. Юридическа валидност на научно-техническите документи – спазване на законната форма на документа и наличие на реквизитите, изисквани от съответните нормативи.
2.2.9. Оригиналност, копийност и физическо състояние на научно-техническите документи – приемат се за съхранение онези от оригиналите или копията, които са в най-добро физическо състояние и могат да издържат най-дълъг срок на съхранение.
Критериите за определяне на ценността на научно-техническите документи се прилагат комплексно, при което те взаимно се допълват. Критериите са основополагащи при мотивирането на подбора на научно-техническите документи за постоянно запазване в НАФ.
2.3. Експертизата на ценността на научно-техническите документи се състои в изучаването им въз основа на критериите за ценност с цел определяне на срокове за съхранението им и отделяне на част от тях за постоянно запазване. Тя се извършва от ПДЕК.
2.4. На експертиза подлежат всички научно-технически документи, създадени и съхранявани в Техническия архив на институцията от момента на създаването ѝ. Всички научно-технически документи се описват в списък с мотиви за постоянно запазване по критериите за определяне на ценността им.
2.5. При определяне ценността на научно-техническите документи за постоянно съхранение в държавните архиви се вземат предвид следните особености:
2.5.1. От научноизследователските документи се приемат както заключителни отчети, така и междинни отчети, със самостоятелно научно значение и отнасящи се за уникални проблеми или създадени от изтъкнати дейци на науката и техниката.
2.5.2. От конструкторските документи се приемат документите на базовото изделие в стадий работна документация. Допуска се в отделни случаи приемане на документи от предшестващи стадии. При подбирането на изделия се отчита и степента на тяхната модификация, като за държавно съхранение се приемат документите на съставните части на модифицираното изделие, които се променят.
2.5.3. От технологичните документи се приемат документите за дадено изделие или предмет в стадий работна документация заедно с документацията по технологичната подготовка за производството. При особено важни изделия се приема и технологичният паспорт.
2.5.4. От проектните документи се приемат документите на уникални обекти по всички фази и части на проекта. За отделни обекти се допуска да се приемат за държавно съхранение само онези части на подобекти, в които има принципно нови научни и технически решения. Особено внимание при подбирането за постоянно съхранение трябва да се обръща на перспективните проучвания, генералните планове, изчислителните записки, геодезичните, инженерно-геоложките, хидрогеоложките, хидроложките и климатичните проучвания, генералните сметки, разработките по типизация и каталогизация, документите за териториално-устройственото планиране, досиетата на обектите.
2.5.5. От документите по открития, изобретения, рационализации и икономически ефективни предложения се приемат всички документи за открития и изобретения и документите за онези рационализации и икономически ефективни предложения, които имат най-значим технико-икономически, експлоатационен и социален ефект.
3. Формиране и систематизиране на архивните единици на научно-техническите документи
3.1. След извършване на научната експертиза определените за постоянно запазване научно-технически документи се систематизират в архивни единици.
3.2. Систематизацията на научно-техническите документи се състои в определяне принадлежността на документите към даден проект на обект, изделие,  технология или към даден отчет по тема.
3.3. Систематизацията на документите вътре в проекта на обекта, изделието или технологията, в отчета по тема, се регламентират от действащите нормативни актове.
3.4. Архивната единица е съвкупност от научно-техничес­ки документи от един етап, стадий, фаза, част на проекта или за една научноизследователска разработка (том, папка с текстова част, папка с текстова част и чертежи, папка с чертежи, руло с чертежи, чертежи в разгънат вид).
Всяка архивна единица може да съдържа до 50 листа чертежи, приравнени към формат А4, или до 150 листа текстови документи. При по-голям брой листове се оформят няколко тома, които се обработват като отделни архивни единици.
4. Техническа обработка на архивните единици на научно-техническите документи
Техническата обработка на архивните единици на научно-техническите документи се извършва в Техническия архив на институцията и се състои в номериране и премахване на металните крепители, съставяне и поставяне на заглавна страница и заверителен надпис. На обвивката на всяка архивна единица се изписва номерът ѝ от инвентарния опис.
4.1. Номерирането на архивните единици се извършва в горния десен ъгъл на листа с черен молив. Всеки лист получава отделен пореден номер. Не се номерират празните листове, листовете-разделители и обвивките на архивните единици. Графичните документи се номерират както текстовите, в горния десен ъгъл с черен молив.
Когато при номерирането на документите са допуснати грешки, коригирането може да стане чрез прибавяне на индек­си: а, б, в и т.н. за пропуснатите листове или чрез преномериране. Старите номера се зачертават така, че да могат да се четат. Всички грешки, поправки и особености в номерирането се отбелязват в заверителния надпис на архивната единица.
4.2. За всяка архивна единица се съставя заглавен лист (Приложение № 13 към първа глава), който включва: номер на архивната единица; наименование на институцията в момента на създаване на документите; заглавие на архивната единица; крайни дати на включените в архивната единица документи; брой листове.
4.3. В края на всяка архивна единица се поставя съставен предварително заверителен надпис (Приложение № 14 към първа глава). В заверителния надпис се вписват държавният архив, който ще я съхранява, номерът на архивния фонд, номерът на инвентарния опис, номерът на архивната единица, броят на листовете (с цифри и думи) и се отбелязват физическото състояние и характерните особености на документите така, че да се получи цялостна представа за състоянието на архивната единица. Заверителният надпис се подписва от съставителя и се посочва датата на съставянето му.
Заверителният надпис се поставя свободно само към дела, състоящи се от чертежи в руло или в разгънат вид.
При преномериране на листовете в архивната единица се съставя нов заверителен надпис. Старият заверителен надпис се зачертава, но не се унищожава.
5. Описание на архивните единици на научно-техническите документи
Описанието на всяка архивна единица, наречено описателна статия, има следните елементи:
5.1. За научноизследователските документи – временен номер; шифър, определя се в процеса на разработване на задачата, заглавие на архивната единица – наименование на разработката или на отчета, етап на разработката, оригиналност, език и други особености; автор; година на създаване – попълва се годината, в която е завършена разработката; брой листове (текстови и графични); институция-автор; забележка (в нея се отразяват непълноти в архивната единица, бележки по оформянето ѝ и др.).
5.2. За конструкторските документи – временен номер; означение, определено в процеса на разработване на изделието; заглавие на архивната единица – наименованието на изделието, оригиналност, език и други особености; стадий на разработката; година на създаване – попълва се годината, в която е завършена разработката; брой листове (текстови и графични); институция-автор; забележка.
5.3. За технологичните документи – временен номер; означение, определено в процеса на разработване на технологията; заглавие на архивната единица – наименование на технологичния процес, оригиналност, език и други особености; стадий на разработката; година на създаване – попълва се годината, в която е завършена разработката; брой листове (текстови и графични); институция-автор; забележка.
5.4. За проектните документи – временен номер; шифър  означение, определен в процеса на проектирането на обектите; заглавие на архивната единица – наименование на проекта (обекта, подобекта), мястото, за което се отнася съдържанието на документите, оригиналност, език и други особености; фаза на проектиране; частта на проекта; година на създаване – попълва се годината, в която е завършен проектът; брой листове (текстови и графични); институция-автор; забележка.
В заглавията на архивните единици не се употребяват сък­ращения. При необходимост се използват общоприетите.
6. Класификационна схема на инвентарните описи на научно-техническите документи
Описаните и технически оформените архивни единици се групират в раздели от класификационна схема, при което получават окончателен пореден номер в инвентарния опис. Класификационната схема е план-списък, който определя реда на систематизиране на архивните единици в раздели и подраздели на инвентарен опис според определени техни общи признаци в съответствие с изискванията за систематизация на научно-техническите документи.
Проектите на обекти или изделия се систематизират по предметен признак.
Научноизследователските документи се систематизират по хронологичен, тематичен или авторски признак.
7. Инвентарни описи на научно-техническите документи
7.1. Описаните, технически оформени и систематизирани по съответната класификационна схема архивни единици с научно-технически документи се описват в инвентарни описи.
7.2. Според вида на научно-техническите документи, инвентарните описи са:
7.2.1. Инвентарен опис на проектите на изделията за постоянно запазване (за конструкторската документация) (Приложение № 6).
7.2.2. Инвентарен опис на отчетите по теми за постоянно запазване (за научноизследователските документи) (Приложение № 7).
7.2.3. Инвентарен опис на проектите на обектите за постоянно запазване (за проектните документи) (Приложение № 8).
7.2.4. Инвентарен опис на технологичните разработки за постоянно запазване (за технологичната документация) (Приложение № 9).
За документи по рационализации и икономически ефективни предложения се ползва съответният инвентарен опис съобразно вида на научно-техническите документи.
За регулационни и кадастрални планове се ползва инвентарен опис на проектите на обектите за постоянно запазване.
За документи по открития, изобретения и за нормативно-техническа документация се ползва инвентарният опис за научноизследователските документи.
7.3. Инвентарните описи се състоят от:
– заглавен лист;
– систематизирани в класификационна схема описателни статии на архивните единици;
– рекапитулация.
7.4. Заглавният лист на инвентарния опис съдържа:
– наименование на съответния държавен архив;
– наименование на фонда;
– промени в наименованието на институцията-фондообразувател (от създаването до момента на експертизата) и крайни дати на промените;
– фонд № ... (попълва се по списъка на фондовете в държавния архив);
– пореден номер на инвентарния опис и вид на научно-техническите документи в него;
– крайни дати на включените в инвентарния опис документи;
– брой на листовете в инвентарния опис.
7.5. Систематизираните в класификационна схема описателни статии на архивните единици определят съдържанието на инвентарния опис.
7.6. В края на всеки инвентарен опис се прави рекапитулация на общия брой описани архивни единици, изписан с цифри и думи.
7.7. При необходимост, към инвентарните описи се изготвят и справочници: списък на съкращенията, използвани в инвентарния опис, подредени по азбучен ред; указатели (тематичен, именен, географски, смесен).
8. Историческа справка
Историческата справка се съставя в две части: „История на фондообразувателя“ и „История на фонда“.
8.1. В „История на фондообразувателя“ се посочват нормативни актове за създаване, преструктуриране и закриване/заличаване на институцията, ведомствена подчиненост, предмет на дейност и др.
8.2. В „История на фонда“ се посочват сведения за историята на архивния фонд и начина на формирането му, номер на инвентарния опис, крайни дати, брой архивни единици и физическо състояние на документите в него.
8.3. При всяко последващо предаване, след първоначалното, се съставя „Допълнение към историческата справка“, като в частта „История на фондообразувателя“ се отразяват само промените, настъпили в периода след последното предаване на документи в държавен архив.
9. Протокол на ПДЕК
Протоколът отразява работата на ПДЕК при извършване на експертизата и резултатите от нея. Протоколът съдържа данни за: състава на комисията с посочени имена, длъжност на председателя и членовете ѝ; използвани по време на експертизата нормативни актове; номер на инвентарния опис с крайни дати и брой архивни единици; особени случаи, срещнати при експертизата и тяхното разрешаване; окончателни решения на комисията.
10. Разглеждане на резултатите от експертизата от ЕПК
10.1. Проектът на комплекта документи, съставен в резултат от извършената експертиза (инвентарен опис, протокол на ПДЕК, историческа справка, класификационна схема и, при необходимост, справочници) се изпраща на съответния държавен архив на хартиен и електронен носител за разглеждане от ЕПК.
10.2. ЕПК на съответния държавен архив разглежда проекта на комплекта документи, съставен в резултат от извършената експертиза по ценността на документите, дава становища и взима решения за нанасяне на корекции, ако е необходимо.
11. Одобряване и утвърждаване на описите
11.1. След нанасяне на корекциите в съответствие с решенията на ЕПК, инвентарният опис и протоколът на ПДЕК се подписват от председателя и членовете от дадената институция. След одобряването на инвентарния опис и протокола от ръководителя на институцията, ръководителят на съответния държавен архив утвърждава инвентарния опис.
11.2. Два екземпляра от изготвения в резултат от извършената експертиза по ценността на документите комплект се съхраняват в съответния държавен архив, а един екземпляр се връща на институцията.
12. Предаване на определените за постоянно съхранение научно-технически документи в държавните архиви
12.1. Предаването в държавните архиви на определените за постоянно съхранение, описани и технически обработени научно-технически документи става по утвърдения инвентарен опис и с разписка за приемане-предаване (Приложение № 18 към глава първа). Разписката се съставя в два екземпляра – за институцията и за съответния държавен архив.
12.2. В държавните архиви научно-техническите документи се приемат след проверка на наличността и физическото състояние на документите.
12.3. Подготовката на научно-техническите документи и транспортирането им до архивохранилището на държавните архиви се извършват от институцията за нейна сметка.
Отделените като неподлежащи на постоянно съхранение в държавните архиви научно-технически документи, които не са изгубили практическото си значение, остават на разположение на институцията.
13. Акт за унищожаване на научно-технически документи
Отделените като неподлежащи на постоянно съхранение в държавните архиви научно-технически документи, които са изгубили практическото си значение, се описват в акт за унищожаване на научно-технически документи (Приложение № 10).
13.1. Актът за унищожаване на научно-технически документи се състои от:
– заглавен лист;
– описателни статии;
– рекапитулация.
13.1.1. На заглавния лист на акта за унищожаване на научно-технически документи се вписват:
– пълното и съкратеното наименование на институцията-фондообразувател;
– имената и длъжностите на членовете на ПДЕК;
– номерът на заповедта за назначаване на ПДЕК.
13.1.2. Данните за описване на делата и документите в акта за унищожаване съставят описателните статии, които съдържат:
– пореден номер;
– наименование на обекта, изделието, технологията, темата – допуска се под един номер да се описват еднотипни дела, документи, отнасящи се към една разработка (тема, изделие, обект, подобект);
– крайни дати – посочват се годините (начална и последна) на делата, документите, включени в един пореден номер от акта;
– брой на папките (чертежите) – посочва се общият брой дела, документи;
– забележка – отразяват се допълнителни данни, доказващи загубването на практическото значение на делата, документите, както и наличието на дублетни, анулирани и променени екземпляри.
13.1.3. В края на акта се прави рекапитулация на общия брой дела и на документите за унищожаване.
13.2. Актът за унищожаване на научно-технически документи с изтекло практическо приложение и без историческо значение се съставя в два екземпляра, подписва се от членовете на ПДЕК и след утвърждаване от ръководителя на институцията се предоставя на съответния държавен архив за сведение.
13.3. Съответният държавен архив по своя преценка може да извърши проверка на предложените за унищожаване документи.
13.3.1. При наличие в акта на ценни документи, обект на НАФ, съответният държавен архив извършва проверка на място с цел предотвратяване на тяхното унищожаване.
13.3.2. В случаите, когато в акта не са включени ценни документи, обект на НАФ, съответният държавен архив приема акта за сведение и уведомява писмено институцията за становището си, след което може да се пристъпи към физическото унищожаване на документите.
 
 
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение № 1
Приложение № 2
Приложение № 3
Приложение № 4
Приложение № 5
Приложение № 6
Приложение № 7
Приложение № 8
Приложение № 9
Приложение № 10
 
ІІ. ДОКУМЕНТИ на физически лица
 
ІІ.1. КОМПЛЕКТУВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ ОТ ЛИЧЕН ПРОИЗХОД
1. Общи положения
1.1. Източници за комплектуване на архивите с документи могат да бъдат и личните архиви и колекции на значими за обществото личности.
1.2. Личните архиви представляват комплекс от документи, свързани с живота и дейността на физически лица, създадени и събрани от тях, на членовете на техните семейства, както и получени като дарение или по наследство.
1.3. Личните архиви на държавни, политически, обществени, военни и стопански дейци, дейци на науката, техниката, литературата, изкуствата и други лица, определени за постоянно запазване по смисъла на ЗНАФ, независимо от времето, носителя, начина на създаване, мястото на съхраняване и формата на собственост, представляват съставна част от НАФ. В това си качество те са фондообразуватели на държавните архиви.
1.4. Постъпилите в държавните архиви документи от личен произход се организират в лични архивни фондове. В зависимост от наличието и обема на отделните групи документи, личният фонд може да носи името на отделна личност, семейс­тво, род или документите да бъдат организирани в колекция.
1.5. В държавните архиви се комплектуват и документи или копия на документи от личен произход за историята на България, получени от чуждестранни физически лица.
1.6. Целта на комплектуването на документи от личен произход е разширяване на изворовата база за историческата наука. Тези документи се различават от официалните не само по произход, но и по предназначение, видове и специфика на ретроспективната информация, която носят.
1.7. Нормативно-методическа база за комплектуването на НАФ с документи от личен произход са: ЗНАФ, Устройственият правилник на Държавна агенция „Архиви“, правилниците за задачите, състава и организацията на дейността на Централната експертна оценителна комисия и експертните оценителни комисии към държавните архиви и Типовият правилник за състава, организацията и дейността на Експертно-проверочните комисии (ЕПК) на държавните архиви.
1.8. ДАА осъществява държавната политика и по комплектуването на НАФ с документи от личен произход.
1.9. Комплектуването на документи от личен произход обхваща:
– определяне на източниците (физически лица-фондообразуватели) за попълване на документалния състав на архивите;
– подбор на личните архиви и колекции на личности за държавно съхранение и разпределението им по архивната мрежа според признаците за класификация на НАФ;
– извършване на експертиза на ценността;
– приемане на лични архиви и колекции на физически лица в архивите, извършване на научно-техническа обработка и фондиране (определянето на фондообразувателите и разпределяне на документите по фондове).
2. Източници за комплектуване на документи от личен произход
Източници за комплектуване на документи от личен произход са:
– лични архиви на физически лица;
– сбирки на колекционери;
– институции, учреждения и организации, с чиято дейност главно е била свързана дейността на съответния фондообразувател (физическо лице);
– творчески съюзи, землячески организации, различни дружества;
– антиквариати;
– устна история;
– лични архиви на физически лица, вписани в Регистъра на НАФ.
2.1. Издирване на източници на лични архивни фондове и колекции на физически лица
Комплектуването на лични архивни фондове и колекции е сложен и продължителен процес. Дейността изисква: исторически и краеведски познания; комуникативни умения; добра информираност за личността при установяване на контакт; умения да убеждаваш за ценността и важната роля на предадените документи; изграждане на доверие в архивната институция; търпение за постигане на резултати; познаване на нормативните документи, регламентиращи откупуването на ценни документи, защитата на правата и законните интереси на гражданите и др.
2.2. За комплектуване на НАФ с лични архивни фондове и колекции ДАА изготвя програмни документи като част от бюджетната прогноза на Агенцията.
В работата по издирване на лични архивни фондове и колекции, държавните архиви изпълняват следните задачи:
– съставят списъци на физическите лица, чиито лични архиви или колекции представляват интерес и могат да постъпят на държавно съхранение;
– създават специализирана електронна картотека (картони обр. 4) за източниците на комплектуване на фондове и колекции на физическите лица чрез изграждане на трайни контакти с потенциални фондообразуватели, чрез посещения, запознаване със съществуващата литература, събиране на информация от съвременници и потомци;
– привличат сътрудници от обществени организации и творчески съюзи, организират срещи с читатели, извършват разяснителна дейност за ролята на личните архивни фондове и колекции като уникални извори;
– организират издирването и регистрирането на лични архивни фондове и колекции на физическите лица, представляващи интерес за науката и социалното управление, в Регистъра на НАФ;
– включват в годишните си планове задача за комплектуване на ценни документи от личен произход.
 
3. Разпределение на документите по профила на архивите
3.1. Разпределението на лични архивни фондове и колекции на физически лица, приемани за държавно съхранение по профила на архивите, се извършва на базата на принципа за единство и недробимост на архивните фондове и според приз­наците за класификация на документите от НАФ, а именно: принадлежност на документите към отделните архивни масиви, към комплекси от фондове с национално или местно значение, към определени административно-териториални единици, към определени отрасли на обществената и държавната дейност и техниката на създаване на документите.
3.2. За осигуряване на правилно комплектуване на НАФ с лични архивни фондове и колекции и разпределянето им в държавните архиви, ДАА определя профила на архивите в страната:
– документалното наследство на личности от национално значение, определени за постоянно запазване, са обект на комплектуване от Централния държавен архив (ЦДА);
– документалното наследство на изтъкнати военни дейци, определени за постоянно запазване, са обект на комплектуване от Държавния военноисторически архив (ДВИА);
– документалното наследство на значими личности от местно значение, определени за постоянно запазване, са обект на комплектуване от държавните архиви в страната.
3.3. Архиви, които комплектуват документи на НАФ от личен произход освен държавните архиви, са:
– Български исторически архив при Националната библиотека „Св. св. Кирил и Методий“ (БИА – НБКМ) – комплектува документалното наследство на личности от Българското възраждане (до 1878 г.);
– Научен архив на Българската академия на науките (НА БАН) – комплектува документите на членовете на Академията, както и на научни работници от системата на БАН;
– архивни сбирки на държавни и общински музеи и библиотеки;
– архивни сбирки на читалища и религиозни институции;
– архиви и архивни сбирки на други културни и публични институции;
– частни архиви.
4. Експертиза на документи от личен произход
4.1. При определяне на категориите и видовете документи в личните архиви, които подлежат на държавно съхранение, се отчитат:
– възможностите за използване на документите с цел проучване на определен исторически процес;
– възможностите за използване на документите с цел изследване живота и дейността на дадена личност.
За част от документите от личен произход е характерна принадлежност както към личния фонд, така и към фонда на учреждението или организацията, в която лицето е работило или членувало. Оригиналите на учрежденските документи се отнасят към фонда на учреждението или организацията, като във фонда на фондообразувателя-лице се прави препратка към фонда на съответното учреждение или организация.
4.2. Основните критерии за експертиза на ценността на документите от личен произход не се отличават от тези за останалите видове документи. Тяхната специфика и многоаспектност налагат прилагането и на специфични критерии за оценка на научната им, историческата и практическата ценност, като:
– роля и значение на лицето – автор или адресат на документа;
– съдържание на документа, произтичащо от връзката му с живота и дейността на определена личност;
– реликвеност на документа;
– уникалност на документа;
– време и място на създаване на документа;
– физическо състояние на документа.
4.3. Подходът при извършването на експертиза на ценността на документите от личен произход е индивидуален към всеки фондообразувател.
4.3.1. При експертиза на ценността на документалното наследство на най-изявените личности в съответната област – държавници, обществено-политически, стопански и военни дейци, духовници, представители на науката и изкуствата, чиито живот и дейност исторически са най-отдалечени във времето, се приемат на държавно съхранение максимален брой документи. Като неценни се отделят само дублиращи се машинописни копия без бележки по тях (могат да се оставят до 2 копия), непопълнени бланки, пощенски картички без писмен текст и др., които не са част от колекция към фонда.
Документите, като: ученически тетрадки, записи на телефони и адреси, изрезки от книги, вестници и списания, медицински рецепти, театрални билети, квитанции за получени суми и др. се запазват, в случай че след прецизна експертиза на ценността се установи връзката им с документите на фонда и имат научна, реликвена или друга ценност.
Непопълнени бланки, ако имат отношение към живота и дейността на фондообразувателя, се запазват във фонда. Ако имат друга историческа стойност, се отнасят към колекция, частично постъпление или друг архивен фонд, а ако нямат – се унищожават.
4.3.2. Експертиза на ценността се извършва на документалното наследство на фондообразуватели от новата и най-новата история на държавата, като:
– обществено-политически и стопански дейци, представители на науката, литературата и изкуството, чиито живот и дейност имат приносен характер;
– последователи на изтъкнати личности, творчески доразвили начинанията им;
– лица в родствени, приятелски или близки връзки с изтъкнати съвременници, очевидци на значими събития, колекционери и др., запазили документи и спомени за съответните лица и събития.
При тези фондообразуватели от гледна точка на съдържанието не се запазват следните видове документи:
– от биографичните документи – ученически тетрадки, детски рисунки, конспекти на учебници, театрални билети, медицински анализи, рецепти;
– от имуществено-стопанските документи – писма и съобщения за битово обслужване, ремонти и др.;
– от творческите материали – не всички чернови и варианти на литературни или научни разработки, особено при наличие на завършени техни ръкописи или публикации;
– ръкописи на произведения, доклади, съобщения, които не съдържат допълнителна ценна информация за разглеждания проблем, както и чернови и подготвителни материали към тях;
– от служебните документи – тези, които се дублират във фондовете на съответните учреждения или нямат особена научно-историческа ценност и не съдържат нови сведения за историята или дейността на учреждението;
– от материалите, събрани от фондообразувателя – изрезки от печатни издания без отношение към творчеството и биографията му, случайни броеве от вестници, включително и с бележки по тях без отношение към творчеството му, кулинарни и други рецепти.
4.4. Експертизата на ценността на документите от личен произход може да премине през три етапа. Това произтича от юридическия статут на документите, които са собственост на една или друга личност. Те постъпват в държавните архиви на базата на доброволно споразумение между държавния архив и собственика на документите с определяне или не на условия за използването им и др.
4.4.1. Първи етап на експертизата на ценността на документите от личен произход е т.нар. предварителна експертиза. Тя може да се извърши при първоначалното приемане на документите в архива, но е задължителна, когато документите са постъпили срещу възнаграждение за техните създатели, нас­ледници или лица, които са ги придобили.
4.4.2. Втори етап на експертизата на ценността на документите от личен произход се извършва в държавния архив като част от научно-техническата обработка. Тя е съобразена с посочените по-горе възможности за използване на документите и всички критерии за определяне на научно-историческата и познавателната ценност на документите от личен произход.
4.4.3. Трети етап на експертизата на ценността на документите от личен произход е т.нар. допълнителна експертиза. Тя се извършва в случай на усъвършенстване и пресъставяне на описите. Унищожават се многоекземплярни, повтарящи се документи и документи, които с течение на времето се оказват неценни или чието оставяне на държавно съхранение е нецелесъобразно в резултат на новокомплектувани документи.
4.4.4. При втори и трети етап на експертизата на ценността, определените като неценни документи се описват и с решение на ЕПК се унищожават. Ако документи от фонда, определени като неценни, могат да намерят място в архивни сбирки в музеи или библиотеки, те се предлагат на тези институции. Информацията се включва в историята на фонда.
След приключване на експертизата на ценността и приемането на инвентарните описи на заседание на ЕПК на архива и утвърждаването им, се изготвят всички отчетни форми, а информацията се въвежда в Информационната система на държавните архиви (ИСДА). Решенията на екпертните комисии се прилагат към дело „А“ на фонда.
5. Постъпване на документи от личен произход в държавните архиви
5.1. Основни начини за постъпване на документи от личен произход, собственост на физически лица, са: дарение, завещание или срещу възнаграждение.
5.1.1. Дарителят може да предоставя документи на държавните архиви срещу определени условия, които се вписват в договора за дарение. Архивите са задължени да спазват предявените от дарителя условия по отношение на съхранението и използването на документите:
– да запази изключителните си права за публикуване в определен по договореност срок;
– да запази правото си да ограничи използването на отделни документи за определен по договореност срок;
– да забрани използването на отделни или на всички документи за определен по договореност срок;
– да предаде отделни документи при условие да му се предоставят безвъзмездно копия от тях;
– ако дарителят изрази желание да предаде също книги, списания и течения на вестници, нямащи пряко отношение към архива му, подборът и приемането на тези книги, списания и вестници се извършва от завеждащия библиотеката на архива.
5.1.2. Предадените със завещание документи от личен произход остават в архива, посочен от завещателя.
5.1.3. Ценността на дарените или завещани документи от личен произход се определя от ЕПК на съответния държавен архив.
5.1.4. За предложени безвъзмездно документи, експертът-вносител изготвя опис по образец (Приложение № 1) и ги регистрира в ЕПК. След решение на комисията за приемането на документите в държавен архив като ценни се сключва договор за дарение по образец (Приложение № 2) между физическото лице, предоставило документите, и съответния държавен архив.
5.1.5. При предложени срещу възнаграждение документи от личен произход стойността на възнаграждението се определя от ЕОК при съответния държавен архив в зависимост от историческата, научно-справочната и друга стойност на документите, от пълнотата на фонда или колекцията, от уникалността, оригиналността, авторството и степента на запазеност на документите, от това дали са публикувани, от перспективите за използване на фонда и т.н.
5.1.6. Към Държавна агенция „Архиви“ функционира Централна експертна оценителна комисия (ЦЕОК), която разглежда предложенията за възнаграждение, чийто размер надхвърля правомощията на ЕОК.
5.1.7. Задачите, съставът и организацията на дейността на ЕОК и ЦЕОК се уреждат с правилници.
5.1.8. В случаите, когато се предлагат документи срещу възнаграждение, експертът-вносител представя в ЕОК докладна записка по образец (Приложение № 3), опис на документите по образец (Приложение № 1) и декларация по образец (Приложение № 4) за правата върху документите, с които разполага лицето, което ги е предложило. Решенията на ЕОК се утвърждават от председателя на ДАА, след което се сключва договор за придобиване срещу възнаграждение (Приложение № 5).
5.1.9. Фондообразувателят и неговите наследници запазват авторските права върху предадените документи съгласно действащото в страната законодателство за авторските права, независимо че са загубили собствеността върху тях.
5.1.10. Всички документи по придобиването на архивните постъпления се отлагат в дело „А“, включително и копия от документите за изплащане на възнагражденията.
5.2. Фондиране на документални постъпления от личен произход
5.2.1. Определянето на фондообразувателите и разпределянето на документите по фондове се нарича фондиране.
5.2.2. В резултат на фондирането се създават архивни фондове, групови, семейни и родови архивни фондове и архивни колекции.
5.2.3. Груповият архивен фонд е съвкупност от документи на фондообразуватели-лица, свързани с родствени, професионални и други отношения. Създава се в границите на един архив.
5.2.4. Семейният архивен фонд се състои от документи, създадени в резултат от дейността на членове от едно семейство (не повече от три едновременно живели поколения – основният фондообразувател, родителите и децата му).
5.2.5. Родовият архивен фонд се състои от документи, създадени в резултат от дейността на сменящи се по права линия 2–3 поколения от един род или роднини по съребрена линия, свързани с основния род чрез имуществени или други отношения.
5.2.6. Архивната колекция е съвкупност от отделни документи, създадени в резултат от дейността на различни фондообразуватели-лица и обединени по един или няколко признака.
5.2.7. Фондовете от личен произход не подлежат на деление. За крайни дати се приемат датите на раждане и смърт на фондообразувателя, а самият фонд се съхранява в архива, на чийто профил съответства преобладаващата част от документите му. Документите на фондообразуватели от личен произход, чиято основна дейност се отнася към периода до 1945 г. или са родени преди 1911 г., се регистрират в масив „К“.
5.2.8. Фондирането на документите при фондовете от личен произход се извършва както по време на комплектуването им, така и при научно-техническата им обработка.
5.2.9. Хронологичните граници на архивния фонд от личен произход могат да не съвпаднат с границите на живота на фондообразувателя в следните случаи:
– ако в състава на личния фонд влизат документи на родственици на фондообразувателя по възходяща или низходяща линия. Хронологичните граници на фонда в този случай се определят от най-ранната и най-късната дата на техния живот. По същия начин се определят хронологичните граници и на семейните и родови фондове;
– ако във фонда се включват документи за фондообразувателя, възникнали след неговата смърт, свързани с издаването или екранизацията на негови произведения, спомени и статии за него, документи за увековечаване паметта на фондообразувателя, за юбилейни чествания, документи, свързани с имуществено и друго наследство и др.;
– ако във фонда се включва колекция или отделни, събрани от фондообразувателя, документи за време, предшествало неговото раждане.
5.2.10. Документите на отделни представители на рода или семейството, изтъкнати дейци в различни области на знанието или стопанския живот, образуващи значителен по обем комплекс, който се отличава по своя състав от другите семейни или родови документи, и са слабо свързани с тях, могат да се отделят в самостоятелни фондове от личен произход, в тематични и други колекции или в частични постъпления в зависимост от обема и характера на документите.
5.2.11. Документи от служебната и обществената дейност на фондообразувателя, постъпили в архива в състава на фонд от личен произход или от други източници, могат да останат във фонда в случаите, когато са адресирани до фондообразувателя като член на комисия, сътрудник на обществени начала и пр. и когато има ясни доказателства за участието на фондообразувателя в създаването на тези документи (справки, бележки и т.н.).
Документи, свързани със служебната и обществената дейност на фондообразувателя, които са оригинали, създадени в деловодството на определено учреждение, се отнасят в учреж­денския фонд, ако той се съхранява в архива, а ако няма такъв фонд, той може да се създаде при наличие на достатъчно документи за това.
Оригиналите на писмата се включват във фонда на получателя. Черновите (копирните тетрадки), бележките, изпратените писма – във фонда на автора на писмата.
Към фонда на фондообразувателя принадлежат също и неговите оригинални писма, намиращи се във фонда по различни причини.
5.2.12. В самостоятелни фондове от личен произход, колекции или частични постъпления се отделят и документи на отделни лица, постъпили в архива, заедно с документи на други фондообразуватели, предадени им по желание на собствениците или останали там поради смъртта им. Намиращите се във фонда по някаква причина комплекси от документи на други лица, връзката с които не може да бъде установена, също се изваждат като самостоятелен фонд, ако техният обем и характер позволяват това.
5.2.13. Печатните произведения с ръкописни бележки по тях (приписки) са също съставна част от фонда. Те се фондират както документите.
Подарените с автограф печатни произведения принадлежат към фонда на лицето, на което са подарени. Ако такъв фонд липсва, материалите се присъединяват към фонда на дарителя (в края на фонда). Ако липсва и фонд на дарителя, формира се колекция от книги с автографи.
Ако книгите и печатните материали не са много на брой и имат отношение към дейността и творчеството на фондообразувателя, се отнасят към раздел „Ползвани материали“.
Книгите, теченията на вестници и списания и другите печатни материали от библиотеките на фондообразувателите-лица, които нямат ръкописни бележки или автографи, но имат висока историческа, научна, художествена стойност или стойност, определена от значимостта на времето, през което са написани и отпечатани, или са библиографска рядкост, се описват в отделен инвентарен опис. Освен в делото на фонда, екземпляр от него се предава в библиотеката на архива, заедно с печатните материали.
5.2.14. Частичните постъпления на документи от личен произход периодически се преглеждат и се отнасят към архивни фондове или колекции.
5.2.15. Новите постъпления на отделни документи или групи документи се присъединяват към съществуващите вече фондове от личен произход или колекции в съответствие с изложените по-горе принципи.
5.3. Наименование на постъпления от личен произход
5.3.1. Наименованието на фонд от личен произход включва фамилното, собственото и бащиното име на лицето-фондообразувател и годините на раждането и смъртта, поставени в скоби. Когато тези години не могат да се определят, се поставя въпросителен знак „?“. Фондовете на личности, известни с бащиното си име, се именуват по него, а пълното име се поставя в скоби.
Например:
Василев, Григор (Григор Василев Гьорев) (1883–1942)
5.3.2. Архивните фондове на лица, известни повече с псевдонима си, получават наименование по псевдонима, а в скоби се добавят трите имена на лицето.
Например:
Змей Горянин (Светозар Акендиев Димитров) (1905–1958)
Ако псевдонимът е след собственото име на лицето, в наименованието на фонда псевдонимът се изнася пред собственото, а трите имена (собствено, бащино и фамилия) се изписват в скоби.
Например:
Багряна, Елисавета (Елисавета Любомирова Белчева) (1893–1991)
Волен, Илия (Марин Христов Стаменов) (1905–1982)
Фондовете на личности като Владимир Димитров – Майстора, Петър Димитров – Рудар, Коста Митев – Адмирала, в наименованието на фонда псевдонимът се изписва с тире веднага след фамилията.
Например:
Димитров – Майстора, Владимир (Владимир Димитров Поппетров) (1882–1960)
Димитров – Рудар, Петър (Петър Димитров Келов) (1906–1994)
5.3.3. Ако фондообразувателят е жена, променила фамилното си име, за наименование на фонда се приема името, с което лицето е най-известно. По-малко известното фамилно име се отделя с тире.
Например:
Морфова-Лукаш, Христина Василева (1889–1936)
Определението „личен фонд“ не се изписва.
5.3.4. При семейните и родовите фондове пред наименованието на фонда се изписва „семеен фонд“ или „родов фонд“. Наименованието се състои от фамилното име и прякора (ако има такъв) на семейството или рода. При семейните фондове след това се посочват имената на членовете на семейството, представени със свои документи във фонда.
Например:
Семеен фонд Денкови, Ненка и Гаврил (1895–?)
Семеен фонд Петров, Петър и Михаила Стайнова
5.3.5. Служебно или обществено положение, звания и титли на лицата не се посочват. Единствено за лица от царски произход или представители на духовенството се посочват титлата и санът, като за представителите на духовенството се изписва и светското име на лицето.
Например:
Йосиф І, Български екзарх (Лазар Йовчев) (1840–1915).
ІІ.2. НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКА ОБРАБОТКА (НТО) НА АРХИВНИТЕ ФОНДОВЕ ОТ ЛИЧЕН ПРОИЗХОД. СЪЩНОСТ И ОРГАНИЗАЦИЯ
ІІ.2.1. Основни етапи
1. Общи положения
1.1. НТО на документите от личен произход в държавните архиви е задължително условие за тяхното правилно съхранение и пълноценно използване.
1.2. НТО обхваща следните процеси:
– проучване на фондообразувателя и на фонда и съставяне на историческа справка и класификационна схема;
– фондиране на документите;
– провеждане на систематизация на документите в съответствие с класификационната схема;
– експертиза на ценността на документите;
– описание на архивните единици;
– техническо оформяне на архивните единици;
– съставяне на инвентарни описи;
– индексиране на архивните единици.
2. Предварително проучване на фондообразувателя и фонда и съставяне на историческа справка и класификационна схема
2.1. При предварителното проучване на фондообразувателя и фонда за съставяне на историческа справка и класификационна схема се издирват и използват всички източници за живота и дейността на фондообразувателя и историята на фонда. За това е необходимо:
– проучване на литературата и документите за фондообразувателя и фонда;
– проучване на обстановката и историческите обстоятелства, при които е протичала дейността на фондообразувателя;
– проучване на документите във фонда за получаване на максимално подробни данни за фондообразувателя;
– запознаване с описа на документите, съставен от експерта-вносител за приемането им в архив, с поставените условия на фондообразувателя (ако има такива);
– преглед на документите във фонда за уточняване на неговата пълнота и организация (систематизация на документите) и проверка на наличността по предварителния опис, изготвен за приемане на документите в архива.
При предварителното проучване не се допуска разместване и изваждане на отделни документи от папките и нарушаване на органическата им връзка.
В резултат на проучването се съставят историческа справка и класификационна схема на фонда.
2.2. Историческата справка на фонд от личен произход се състои от два раздела: биография на фондообразувателя и история на фонда.
2.2.1. В „Биография на фондообразувателя“ се посочват:
– официално пълно име на фондообразувателя, както и псевдоними и прозвища, с които е известен;
– дата и място на раждане;
– основни моменти от неговия живот и дейност – образование, заемани служебни длъжности, членство в обществени и политически организации, постижения в областта, в която работи, награди и др.;
– дата и място на смърт;
– библиографски данни за литературни и други източници за фондообразувателя.
Ако фондът е семеен или родов, се съставя биографична справка за всеки член от семейството или рода.
При колекция от документи от личен произход се съставят биографични справки за лицето, за което се отнасят документите, и за лицето, което ги е събрало и съхранило.
2.2.2. В „История на фонда“ се посочват:
– дата на постъпление;
– от кого са предадени документите;
– начин на приемане в архива, ако е чрез дарение или завещание; ако фондът е постъпил срещу заплащане, това не се отбелязва;
– пълнота и информационна стойност на фонда или документите;
– предадени документи на фондообразувателя в други архиви, музеи, галерии, читалища и др.;
– предадени документи от фонда, определени при експертизата на ценността в архива като неценни, в архивни сбирки в музеи или библиотеки;
– физическо състояние на документите.
Историческата справка се подписва от съставителя-експерт и е неразделна част от основните документи в делото на фонда.
2.3. Класиране на документите във фонда от личен произход се извършва на два етапа:
2.3.1. Първоначално класиране – систематизиране на документите по основните групи в съответствие с типовата класификационна схема на фонд от личен произход. Тя се състои от следните раздели:
I. Документи от биографичен характер
1. автобиографични
2. биографични
3. имуществено-стопански
4. материали за фондообразувателя
II. Документи от творческа дейност
III. Документи от служебна и обществена дейност
1. административно-стопанска
2. обществено-политическа
IV. Лична кореспонденция
1. от него
2. до (за) него
V. Изобразителни, фото-, фоно- и видеодокументи
VI. Документи на други лица, свързани с фондообразувателя
1. на родственици
2. на странични лица.
2.3.2. Класификационната схема на всеки отделен личен фонд се разработва в зависимост от вида на фонда (личен, семеен или родов), основната дейност на фондообразувателя, вида на документите и пълнотата на фонда. Въз основа на типовата класификационна схема се разработват допълнения и изменения, подходящи за всеки даден фондообразувател.
2.3.3. Разпределение на документите в основните групи.
2.3.4. Към раздел „Документи от биографичен характер“ се отнасят:
– автобиографични: автобиографии, автобиографични очер­ци, дневници, тефтерчета, бележници и др., писани от самото лице;
– биографични: лични документи (актове и удостоверения за раждане, брак, смърт, образование, родословни таблици, документи за научни степени и звания, грамоти, дипломи и патентни удостоверения, паспорти, съдебни призовки, членски, делегатски и читателски карти, некролози и др.). Тук може да бъдат отнесени ученически тетрадки, студентски конспекти и записки на фондообразувателя.
Дневници, пътни бележки, спомени и др., в зависимост от тяхното съдържание, могат да се отнесат както към биографичните, така и към творческите, обществено-политическите или служебните документи на фондообразувателя.
– имуществено-стопански и битови документи – документи, отразяващи икономическото положение и материалните условия на живот на фондообразувателя: актове за покупко-продажби, аренди, дарения и наследено имущество и документи за управление на имуществата, финансови документи (полици, чекови книжки, лични сметки и др.), преписки с учреждения по битови и стопански въпроси, разписки и квитанции от частен характер, документи за придобиване на различни стоки за лично потребление и др.;
– материали за фондообразувателя: спомени и статии за него, материали, посветени на него по случай юбилейни чествания, документи по увековечаване паметта на фондообразувателя, програми, афиши, покани, стенограми и протоколи за тържествени вечери и събрания, посветени на неговата памет; преписки за посмъртно издаване на негови произведения; ръкописи и печатни материали с посвещения от авторите им и др.
2.3.5. Към раздел „Документи от творческа дейност“ се отнасят:
– ръкописи на неговите трудове (обществено-политически, научни, литературни, музикални) в различни стадии на работа върху тях – план, скица (проект), проспект, варианти, чернови и белови текст, коректури, книги, подготвени за преиздаване с авторски поправки и допълнения, отпечатъци на статии и авторски екземпляри на книги и брошури, доклади и изказвания, лекции, библиография на произведения на фондообразувателя, беседи или интервюта с фондообразувателя;
– във фондове на дейци на науката и техниката, художници, архитекти и скулптори, към творческите документи освен изброените се отнасят планове, карти, чертежи, рисунки, архитектурни проекти, етюди, ескизи, скици и други изобразителни материали, изпълнени от фондообразувателя;
– във фондове на режисьори, кинорежисьори и актьори, към творческите документи се отнасят режисьорски екземпляри на пиеси, опери и други постановки, авторски заявки на сценарии и снимки от филми, режисьорски разработки и бележки, пиеси и отметки по тях от фондообразувателя, текстове на роли, ескизи на декори и костюми, снимки на отделни сцени, монтажни листове, план за музикално озвучаване и др.;
– към групата на творческите материали могат да бъдат отнесени също и подготвителни материали, събрани от фондообразувателя за неговата работа – документи (оригинали, копия и преписи), извадки, конспекти, ръкописи и отпечатъци от работи на други автори, картотеки, библиографии, изрезки от вестници и списания, изобразителни материали и др.;
– ако събраните от фондообразувателя документи, отпечатъци, изрезки и изобразителни материали не са свързани непосредствено или тематично с неговата работа, те се отделят в самостоятелна група „Ползвани материали“;
– документи, свързани с издаване на произведенията на фондообразувателя, внедряване на негова рационализация, изо­бретение, научно откритие, постановка на филм, спектакъл, организация на изложба и др., се отнасят в раздел „Документи от творческа дейност“;
– в отделна група към раздел „Документи от творческа дейност“ се обособяват рецензии и отзиви за трудове на фондообразувателя, статии за неговото творчество или дейност, книги с отзиви за изложби, стенограми и протоколи за обсъждане на неговата работа и др.
2.3.6. Към „Документи от служебна и обществена дейност“ се отнасят документите, свързани с работата на фондообразувателя в различни учреждения, предприятия, със заемане на изборни длъжности, участие в обществени организации и т.н. Това са заповеди за назначаване и уволняване на фондообразувателя, военна и трудова книжка, анкети, служебни удостоверения, мандати, чернови и копия от негови доклади, отчети, рапорти, служебни записки и проекти, негова служебна преписка с различни лица и учреждения, покани, съобщения, копия от протоколи, заповеди и др.; устави, правилници, писма, окръжни, отчети и др. на обществени организации.
При фондове на стопански и финансови дейци, в зависимост от размера и характера на тяхната стопанска дейност, от пълнотата на документите и тяхното възпроизвеждане, материалите по управлението на търговско-промишлените, селскостопанските и финансовите учреждения и предприятия могат да се изнесат в класификационна схема на фонда на второ място.
За малки по обем фондове, чиито документи не позволяват разделяне на биографични, служебни документи и документи за обществената дейност, всички изброени в тези раздели документи се отнасят към биографичните.
2.3.7. Към раздел „Лична кореспонденция“ се отнасят писма на други лица до фондообразувателя, а също и копия и чернови на негови писма, копирни книги или негови оригинали, върнати от получателя.
В случаите, когато кореспонденцията на фондообразувателя по служебни и обществени въпроси ясно се разграничава от личната, тя се отнася в групата на документите от служебната и обществената дейност.
2.3.8. В раздел „Изобразителни, фото-, фоно- и видеодокументи“ (с изключение на творческите и на тези, които са приложени към някои документи от други раздели) се отнасят снимки, рисунки, гравюри, картички, албуми, грамофонни плочи, киноленти, фоно и видеозаписи на електронен носител и др.
2.3.9. Материалите на други лица, свързани с фондообразувателя, се подреждат след всички негови документи по същите раздели на схемата, като първо се подреждат документите на близките на фондообразувателя (родители, деца), а след това – на други лица.
2.3.10. Наименованията и последователността на разделите в схемата се определят в зависимост от характера на основната дейност на фондообразувателя и съдържанието на документите във фонда.
Разположението на творческите ръкописи и материалите от служебната и обществената дейност може да варира в зависимост от значението на творческите материали във фондовете на държавни, обществени и стопански дейци.
2.3.11. Типовата класификационна схема на документите от семеен или родов фонд се състои от следните раздели: документи по история на рода; лични фондове на членове на семейството или рода (в хронологична последователност на лицата); документи, общи за фонда – семейна кореспонденция, материали на предприятия, кантори и др., изобразителни материали, колекции.
В семейния фонд на първо място се систематизират документите на основния фондообразувател, след които се разполагат документите на членовете на семейството по степен на родство (родители, жена, деца и т.н.).
Материалите на всеки член от семейството или рода се систематизират в зависимост от характера на неговата дейност.
Личната кореспонденция се систематизира по получатели и се отнася към съответния раздел от схемата на всяко лице от рода. В случаите, когато семейната кореспонденция не може да се раздели по получатели или е адресирана до няколко членове от семейството едновременно, тя се присъединява към документите на най-старшото по рода лице или се отделя в отделна група. Например, от писмата на родителите, общи по съдържание, се формира една архивна единица.
Имуществено-стопанските материали в семейните и родовите фондове, ако не са разделени по лица, образуват една обща група за цялото семейство или род.
Материалите на търговски, промишлени и други кантори, влизащи в състава на семейни и родови фондове, съставят отделна група имуществено-стопански документи. Документите на управляващите (ако не съвпадат с фондообразувателя) и на други служебни лица в канторите представляват отделна структурна група и се систематизират след материалите на кантората, в която те са служили или са били подведомствени (ако за тях не са обособени отделни фондове).
ІІ.2.2. Формиране на архивните единици и отнасянето им по раздели
Архивната единица може да се състои от един документ или от група документи, обединени по няколко признака. Всеки от признаците може да бъде взет за основен и да се използва както самостоятелно, така и в съчетание с един или няколко други признака.
Във формираните архивни единици документите се разполагат с оглед на тяхната взаимна връзка и хронологична последователност.
Обемът на архивните единици е целесъобразно да не превишава 40–50 листа, а за оригинални рисунки и чертежи – 10–15 листа.
Нестандартните по размери и специфичните по вид документи (звукозаписи и др.) се описват с другите документи в съответните раздели, а се съхраняват отделно от тях при специални условия.
В случаите, когато част от архивните единици във фонда са формирани от самия фондообразувател, при създаването на новите архивни единици се взема предвид съществуващата система на формирането им.
Когато корицата на архивната единица е надписана от фондообразувателя, съдържа негови бележки или има художествена или историческа ценност, се поставя нова обвивка, а старата корица се съхранява и номерира заедно с другите листове.
1. Документи от биографичен характер
Документите от биографичен характер може да бъдат систематизирани по номинален (автобиографии, почетни грамоти), тематичен (документи за образование, за гражданско състояние), предметно-въпросен (документи от съдебен процес, документи, свързани с придобиването и стопанисването на даден имот) или хронологичен признак. Материалите за фондообразувателя (спомени, статии за фондообразувателя, материали за увековечаване на паметта, некролози и др.) се обединяват по номинален, тематичен или авторски признак, а вътре се подреждат по хронология.
Когато се формират архивни единици с документи от биографичен характер в семеен или родов фонд, документите първо се разпределят по отделните фондообразуватели, а след това се систематизират.
При незначително количество биографични документи се допуска обединение в една архивна единица по хронологията на отделните събития и факти, отразени в тях. В такъв случай свидетелството за раждане се поставя винаги на първо място, дори когато е издадено по-късно (дубликат).
В случай че има документи за владение и стопанисване на различни имоти, предприятия и т.н., документите се систематизират по отделните стопанства, предприятия, дружества и т.н., а вътре – по хронология.
Документите от съдебни процеси не се разделят.
В зависимост от състава и количеството им, документите на фондообразувателя могат да се подредят само по хронология или да се отнесат в една или друга група на раздела.
2. Творчески материали
Творческите материали се систематизират в зависимост от основния вид дейност на фондообразувателя.
2.1. Във фондовете на писатели ръкописите се групират по жанрове. Редът за подреждане се определя от основния жанр в творчеството на фондообразувателя. Например, за поета на първо място се поставя поезията, на второ – произведенията от други жанрове. Вътре във всеки жанр материалите се подреждат по хронология или по азбучен ред.
Във фондовете на научните работници ръкописите се групират по вид, тема, хронология или по азбучен ред.
Материалите към всяко произведение се систематизират в следния ред: завършен труд, отпечатък, белова, чернова, план, бележки, библиография и др.
Авторският ръкопис на едно произведение се съединява с всички варианти и редакции в една архивна единица по тематичен признак.
Ако произведението е голямо по обем, то може да се раздели на части в отделни архивни единици. Броят на листовете за всяка архивна единица може да е различен, но не повече от 250 листа, като се съблюдава смисловият завършек на отделната част. Отделните варианти на текста се събират заедно с първоначалния вариант и се отделят един от друг с вътрешна обвивка.
Ако ръкописът на произведението е малък по обем, в една архивна единица се събират всичките варианти на произведението, като всеки вариант се поставя във вътрешна обвивка.
Когато е невъзможно да се установи към кое произведение принадлежат ръкописите, те се подреждат на края на групата на ръкописите по дадена тема.
При формиране на архивни единици от ръкописи на едноименни произведения от един автор, но различни по жанр, всеки представлява самостоятелна архивна единица.
Допуска се обединяване в една архивна единица по тематичен, номинален или хронологичен признак на ръкописите на различни произведения с неголям обем.
Сборници от произведения или трудове, подготвени от автора или някоя редакция за печат, не подлежат на разформироване.
Дневниците, спомените и бележниците, които са творчес­ки материали, се групират по вида на документите, а документите от един вид – по хронология.
Материалите, използвани като източници за написване на научни и литературни произведения, се систематизират по отделните произведения. Ако не може да се определи към кое точно произведение се отнасят изрезките, извадките, библиографиите и т.н., те могат да се систематизират по тематичен, номинален и хронологичен признак след ръкописа или отделните части на произведението.
Материалите, написани на съвсем малки листове или малки изрезки, се поставят в пликове преди да бъдат систематизирани в архивната единица.
Картотеките, съставени от фондообразувателя, се съхраняват в чекмеджета и образуват отделна архивна единица. При голям обем на картотеката всяка отделна част от нея (раздел, подраздел) може да бъде отделна архивна единица.
Нотните ръкописи на композиторите се систематизират в архивни единици по аналогичен начин.
2.2. Творческите документи във фондовете на артисти, театрални и кинорежисьори се систематизират по постановки, които по-нататък се подреждат по хронология или в друг ред.
Групирането на документите на отделна постановка може да се извърши по следния ред: режисьорски екземпляри на пос­тановката, режисьорски разработки и монтаж, текст на ролите или на концертния репертоар, изобразителни материали, образувани от творческата дейност на фондообразувателя (ескизи на костюмите, декорите и грима, снимки на фондообразувателя в роля и на сцената), план и дневник на снимките, надписи на филм, план на музикално озвучение, покани, афиши.
Снимките на фондообразувател-артист в дадена роля се класират в една архивна единица.
В случаите, когато в отделни снимки не може да се установи съответната роля, те се обединяват в една архивна единица.
Снимки на сцени от пиеси и филми, поставени от фондообразувателя, се обединяват в архивни единици по спектакли, филми, отделни актове и сцени.
2.3. Творческите изобразителни документи във фондовете на художници, скулптори, архитекти се групират по жанр (карикатури, илюстрации на книги и т.н.), техника на изпълнение (с молив, туш, акварел), по тема, по азбучен ред на авторските названия на произведенията и по хронология. Фотокопията и репродукциите се подреждат след оригиналите.
2.4. Във фондовете на архитекти при формирането на архивни единици с материали от архитектурни проекти, всички проекти за един архитектурен обект се обединяват в отделна архивна единица, ако обемът позволява. В случай че обемът на архивната единица е много голям, самостоятелни архивни единици се формират за отделните фази на проекта, части на обекта и пр. Този принцип се прилага и при формирането на архивните единици от творчески материали на инженери, конструктори и т.н.
3. Документи от служебната и обществената дейност
Документите от служебната и обществената дейност се групират по вид дейност, като се взема предвид коя от тях е най-характерна за фондообразувателя. Използват се също номиналният, географският и хронологичният признак, самостоятелно или в съчетание.
3.1. В случаите, когато във фонда има документи за дейност на фондообразувателя в различни учреждения, документите за всяко учреждение се отделят в отделна група, а групата се систематизира по хронология, като може да се приложат и авторският (доклади, изказвания), и номиналният признак (планове, отчети, протоколи). Ако документите са малко по обем, те се подреждат по въпросно-предметния признак и вътре по хронология.
Документите от редакторската работа на писател или научен работник се разглеждат и като документи от служебната и обществената работа, и като творчески.
3.2. Редакторските документи, отнесени към документите от служебната и обществената дейност, се групират по издателства или периодични издания, където е сътрудничил фондообразувателят, а вътре се подреждат па хронология или в азбучен ред по автори, чиито произведения са редактирани.
4. Кореспонденция
Кореспонденцията в личните фондове се дели на две групи:
– писма от фондообразувателя:
до лица;
до учреждения;
– писма до фондообразувателя:
от лица;
от учреждения.
При формиране на архивни единици от кореспонденция с най-голяма точност се определят името на кореспондента, псевдонимът и прозвището му, точното наименование на учреждението или организацията адресант. При пълна невъзможност да се установи името на кореспондента, писмата се систематизират по външни белези, почерци, стил и др., за да се групират пак по кореспонденти или в краен случай по хронология.
Архивните единици с писма на фондообразувателя от и до лица се подреждат по азбучен ред, а от и до учреждения – по хронология. Когато има писма от и до фондообразувателя и един и същ кореспондент, документите от двете рубрики се събират в една архивна единица в раздела „Писма от фондообразувателя“. Вътре в архивните единици писмата се подреждат по хронология.
Писмата на различни кореспонденти (лица или учреждения) по един и същ въпрос или тема могат да се обединят по тематичен признак в една архивна единица, а кореспондентите – по азбучен ред.
Приложенията (снимки, визитни картички, покани, звукозаписи и др.) не се отделят от писмата.
Писма на фондообразувателя до неустановени лица и писма от неустановени лица до фондообразувателя се групират в отделни архивни единици. Ако е възможно, такива писма се обединяват по почерка, а писмата, написани с един почерк, се подреждат по дати.
Ценните по съдържание писма от и до неустановени лица се отделят в отделни архивни единици.
Писмата и приложенията към тях се разгръщат в нормалния размер на листа, а пликовете се поставят непосредствено след съответните документи.
Визитните и илюстрованите картички с текст се класират така, както и писмата.
Визитните картички без текст, ако принадлежат на лица, от които има писма във фонда, се присъединяват към тези писма.
Визитните картички на лица, от които във фонда няма писма, се обединяват в една архивна единица и се подреждат по азбучен ред на лицата.
При хронологичното подреждане на писмата най-напред се поставя точно датираното писмо, а след него останалите пос­ледователно, според точността на датировката.
Подреждането на документите по хронология става по възходящ ред на годините, месеците и дните.
Когато липсват дати, те се установяват по съдържанието, по споменатите в писмата исторически или свързани с лицето събития, чрез съпоставяне на съдържанието с датирани писма, въз основа на публикации, по водните знаци върху хартията и т.н.
Писмата, на които не може да се установи датата, се подреждат след датираните писма.
Годините на документите, дадени в чужди летобройни ери, по възможност се изчисляват в нашата летобройна ера по сравнителни таблици.
В семейните и родовите фондове кореспонденцията на всеки член на семейството или рода се систематизира по същия начин, както в личния фонд.
В семейната преписка писмата на родителите, общи по съдържание, могат да се обединят в една архивна единица.
Писмата, подвързани по една или друга причина от фондообразувателя или друг техен собственик, не се разкъсват. На всеки подвързан том се съставя вътрешен опис. Ако подвързаните писма са от един кореспондент, те се подреждат на своето азбучно място; подвързаните писма от различни кореспонденти се подреждат преди другите кореспонденти или след тях, в целесъобразна за случая последователност.
5. Изобразителни, фото-, фоно- и видеодокументи
В този раздел се систематизират рисунки, печатни изобразителни материали, снимки, видео и фонозаписи, които не са приложения към някои от документите от другите раздели.
Албумите и снимките се систематизират по тематична група.
Индивидуалните снимки на фондообразувателя се обединяват и се класират в началото на раздела; след тях се класират снимките му с роднини (с майка, баща, съпруга, деца, внуци и пр.); следват снимките на фондообразувателя с други лица; снимките на роднини, на други лица; снимки, правени по време на исторически събития, от пътувания, събрания, чествания и др. (по хронологичен ред).
Позитивите и негативите (на лента или стъкло) на една и съща снимка се класират заедно. Ако липсват позитиви, негативите се класират като позитиви.
Рисунките, намиращи се във фонда, се систематизират по автори и по жанр (портрети, карикатури, пейзажи, детски рисунки и т.н.).
Печатните изобразителни документи се групират по вида на изданията (гравюри, картички, илюстрации на книги и др.) и по тематични групи. Отделните групи се подреждат вътрешно по хронология, по азбучен ред на имената на художниците, по наименование на местността или друг признак в зависимост от характера на тези документи.
6. Материали на близки и родственици
Материалите на близки и родственици се систематизират по лица и по същите раздели, както документите на фондообразувателя.
7. Колекции
Колекция, създадена от фондообразувателя в процеса на неговата работа и състояща се от отделни видове документи (автографи, позиви, картички, албуми, афиши, програми, изрезки от вестници и др.), се систематизира по вида на документите, а вътре – в зависимост от вида, по азбучен, тематичен или хронологичен признак.
Колекциите, събирани по отделни теми (материали за националноосвободителното движение, по история на литературата и т.н.), се систематизират по тематичен, географски, номинален, азбучен, хронологичен и друг признак, в съчетание на два или повече признака, или се запазва редът, даден от създателя на колекцията.
8. Отнасяне на архивните единици по раздели
Практическата работа по групиране и разполагане на документите във фонда се извършва по два начина:
8.1. Чрез непосредствена систематизация. Архивните единици физически се групират по основните раздели, по групите и подгрупите на класификационната схема.
8.2. Чрез фишова систематизация. Всяка архивна единица се описва на фиш. Посочват се всички необходими елементи на описанието и се поставят временни номера на фиша и на архивната единица. Така съставените фишове се групират по схемата и се номерират още веднъж. Накрая се групират и самите архивни единици.
Фишовият начин на систематизация се прилага при големи по обем и сложни по състав фондове, както и при разкъсани архивни единици (с цел минимално повреждане на документите).
ІІ.2.3. Описание на архивните единици
1. Същност и цел
Описанието на архивните единици е съставна част от научно-техническата обработка на архивните фондове. На описание подлежат всички архивни единици от архивните фондове от личен произход. Стандартизираното описание осигурява въвеждането им в бази данни, улеснява търсенето, повишава информационната стойност както на инвентарния опис, така и на съставяните на неговата основа други архивни справочници.
2. Общи правила при описанието на архивните единици
Научното описание на архивните единици представлява комплекс от дейности по атрибуцията на документите и текстологичен анализ: установяване на вида на документите, авторството, заглавията, жанра, съдържанието; възстановяване на пълните текстове от разпилени от времето листове; анотиране на най-важните документи; установяване на оригиналността (оригинал, копие, препис) и на начина на възпроизвеждане на текста (ръкопис, машинопис, печат и др.), крайните дати, броя на листовете и публикувани ли са документите.
2.1. Заглавието на архивната единица трябва максимално сбито да представя вида и съдържанието на включените в нея документи.
В заглавията на архивни единици, съставени от разнородни документи, обединени по съдържание и тема, се изброяват най-важните документи.
Редът на подреждането на отделните елементи на описание в заглавието на архивната единица за всички видове документи е следният: вид на документа, автор и съдържание.
Когато автор на документите в архивната единица е някое лице, в заглавието се вписва неговото пълно име, като по възможност се отбелязва в какво качество се явява.
Например:
Приветствена реч от Александър Огнянов – министър на правосъдието, произнесена на конгрес на Съюза на адвокатите. София. 1937. Копие. Машинопис.
Общоприетите добавки към името на автора, като научни степени и звания, професионална квалификация, военни и политически чинове, благороднически титли и частици за благородство (доктор, професор, свещеник, хаджи, граф, фон, дьо и др.) се пишат в заглавието на архивните единици пред името на автора в съкратена форма и без инверсия.
Например:
д-р Константин Стоилов, проф. Асен Василиев, ген. Са­ва Савов, х. Генчо, Бонзо ди Волфредо, Винсент ван Гог, принц Карл Антон фон Хоенцолерн
Когато автори на документи са лица от царски произход или представители на духовенството, се посочват титлата и санът, като за представителите на духовенството се посочва в скоби и светското име.
Например:
цар Борис ІІІ, митрополит Климент (Васил Друмев), патриарх Максим (Марин Минков)
При документи на жени, променили фамилното си име, се посочва името, с което съответната жена е най-известна.
Например:
Адриана Будевска, Екатерина Краснополска
При лица, известни с псевдоними и прозвища, в заглавието на архивната единица се вписва този псевдоним, с който са подписани документите в нея.
Например:
Писма от и до Георги Попхристов (Виктор) и Наум Томалевски (Смиле) за разцеплението във ВМРО, дейността на помирителната комисия, убийства и арести на македонски дейци, за свикване на общ конгрес, набавяне на средства, наз­начаване на работа, за издаване на вестник „Свобода или смърт“ и др. Б.м. Оригинал. Ръкопис, машинопис.
Имената на чужденци се пишат в българска транскрипция и със съвременен правопис, а в скоби – на оригиналния език.
Например:
Ф. С. Архенхолд (F. S. Archenhold), Констанс Бойл (Constance Boyle), Бери Халахан (Bery Halahan)
Имената на много известни чуждестранни писатели, дейци на науката, културата и изкуството се пишат само в българска транскрипция и със съвременен правопис.
Например:
Уилям Шекспир, Алфред дьо Мюсе, Хайнрих Бьол
Препоръчва се имената на учрежденията и организациите да се изписват цялостно, с изключение на общоприетите абревиатури: БАН, БТА и др. Ако се използват и други съкращения, за тях към описа се изготвя списък на съкращенията.
Авторските заглавия се запазват в кавички.
При съставянето на заглавия имената, датите, авторските заглавия на документите и други данни, които са спорни или въобще не са упоменати в документа, но по пътя на изследване и анализ могат да се установят, се поставят в квадратни скоби. Установени безспорни сведения не се поставят в квадратни скоби.
2.2. След заглавието на документа, отделени с точка, се посочват пълнотата на текста, например „част“, „без начало“, „без край“, мястото на съставяне на документа, оригиналността, копийността, начинът на възпроизвеждане или изписване.
За крайни дати на документите в архивната единица се изписват денят, месецът и годината на най-ранния и най-късния документ, разделени с тире. Крайни дати на архивните единици, състоящи се от един документ, са датата на неговото написване; при много документи – датите на написване на първия и последния документ. Ако точната дата не е установена, документът се датира приблизително: „не по-рано от 1953“, „не по-късно от 1967“. Ако датите са с известна степен на вероятност, се изписват в квадратни скоби. При архивни единици, съдържащи копия, за крайни дати се приемат датите на оригинала, а датата на копието (ако е известна) се отразява след думата „Копие“ в текста.
Ако към документите в архивната единица има приложения, те се посочват.
3. Особености при описанието на различните видове документи от личен произход
3.1. Описание на архивни единици, съдържащи творчески материали.
3.1.1. При съставяне на заглавия на архивни единици, съдържащи литературни, научни, публицистични произведения, на първо място се отбелязват видът на документите, жанрът, името на автора или псевдонимът му, а след това заглавието на произведението.
Например:
Стихотворения от Петър Динеков „Зов“ и „Бъдни вечер“, публикувани в сп. „Ученически подем“, бр. 3, 4. София. 9 февр. 1928. Печат.
Авторското заглавие се запазва, като се поставя в кавички. Ако заглавието на произведението или отделни думи от него са зачертани от автора, зачертаните думи се възстановяват и тези особености се отбелязват.
Когато архивната единица се състои от документи, групирани по номинален и тематичен признак, на първо място се изнася видът на документите, следват имената на авторите и след това се разкрива съдържанието.
Например:
Отзиви от Христо Ясенов, Симеон Радев, Трифон Кунев, Светослав Камбуров, Н. Кантемиров, П. Д. (Павел Делирадев), Водю и Сюнгю за първата самостоятелна изложба на Константин Щъркелов, публикувани във в. „Вечерна поща“, „Напред“, „Воля“, „Стрела“, „Ден“, „Мир“ и сп. „Бисери“. София. Септ.–окт. 1911. Копия. Машинопис, печат.
Спомени и статии от Борис Вапцаров, Георги Куршум­джиев, Младен Исаев за Никола Вапцаров, публикувани в Списание на БАН и в. „Работническо дело“. София. 1953–1959. Печат.
Когато ръкописът на публикувано произведение няма заглавие, то се установява по печатни източници.
В случай че архивна единица включва само един документ – стихотворение, и заглавието на стихотворението липсва, в заглавието на архивната единица се изписва първата строфа.
Когато в архивна единица, състояща се от цикъл стихотворения, липсва наименование на цикъла, в заглавието се посочват заглавия на отделни стихотворения.
Например:
Стихотворения и скици от Константин Щъркелов: „Чам кория“, „Защо си намръщен“, „Дошел е той“ и др. Вар­на. 16 септ. 1933. Оригинал. Ръкопис. Молив.
3.1.2. При съставяне на заглавията на архивни единици, съдържащи сценични произведения, се посочва наименованието, дадено им от автора (трагедия, драма, комедия, фарс, водевил и т.н.). Когато жанрът е трудно определим, посочва се обобщено „пиеса“, а ако ръкописът е само откъс – съответното действие, ако е посочено конкретно.
 
 
Например:
Трагедия от Хого фон Хофманстол „Електра“, поставена от Николай О. Масалитинов в Народния театър. София. 1929–1930. Препис. Ръкопис. Рус.ез.
Програма и ІІ картина от пиесата на Гогол „Женитба“, поставена от Николай О. Масалитинов в Народния театър. София. 1945. Печат.
При архивни единици, съдържащи сценарии за кинофилми и представления, се посочва точното заглавие на сценария. Когато сценарият е написан по произведение на друг автор, посочва се името на автора и жанрът на използваното произведение.
Например:
Сценарий от Никола Кондарев за документален филм „Васил Левски“ по случай 80-годишнината от смъртта му. София. Копие. Машинопис.
В заглавията на архивни единици, състоящи се от либрето, освен авторът на либретото, се посочва композиторът, заглавието и жанрът на произведението.
3.1.3. В заглавията на архивни единици, съдържащи рецензии, се посочва авторът и заглавието на рецензията, а също авторът и заглавието на рецензирания труд.
Например:
Рецензии от Пантелей Зарев, Илия Конев и В. Иванов за труда на Никола Кондарев „Идеологията на Любен Каравелов“. София. 1979. Оригинал, копие. Машинопис.
3.1.4. При архивни единици, състоящи се от лекции, изказвания, доклади и техните планове или тезиси, се посочват: вид на документите, автор и заглавие. В случай че липсва заглавието, се посочва темата.
Например:
Доклад на Никола Кондарев „Българският революционен централен комитет в Букурещ през 1869–1874 г. – най-висок израз на революционнодемократичната идеология и дейност на Л. Каравелов“, изнесен на научна сесия, посветена на 90-годишнината от смъртта на Любен Каравелов. София. Оригинал. Машинопис.
Слово на Петър Динеков, произнесено при откриването на V Международен конгрес на славистите. София. 17 септ. 1963. Оригинал. Машинопис.
3.1.5. При архивни единици, състоящи се от преводи, се посочват: жанр или вид на документите, автор на произведението, заглавие, дадено от преводача, име на преводача, от какъв език е направен превод.
Например:
Разказ от Любомир Дойчев „Йоско“, преведен на руски език от Чобанов, публикуван във в. „Вологодский комсомолец“. Вологда. 8 септ. 1959. Печатно.
Ако за определен фонд тематично и смислово преводът е по-важен от оригинала на произведението, например когато фондообразувателят е преводач, тогава произведението е самият превод, а авторът – преводачът.
Например:
Превод от Валери Петров на „Фауст“, трагедия в две части от Йохан Волфганг Гьоте.
3.1.6. При архивни единици, състоящи се от документи, подготвени за публикуване, се посочват заглавията на публикациите и имената на съставителите.
Например:
Сборник „Народните читалища в България“, т. ІІ, свитък І, съставители Никола Кондарев, Станьо Сираков и Петър Чолев. София. 1974. Оригинал. Машинопис.
3.1.7. При архивни единици, състоящи се от мемоари, се посочват: име на автора, заглавие, вид на мемоарите и хронологични граници.
Например:
Спомени от Никола Кондарев за участието му в борбите на БОНСС. София. 27 март 1958. Оригинал. Машинопис.
В заглавията на архивни единици, състоящи се от дневници, се дават тези на дневниците (ако има такива) или се дават сведения за съдържанието им.
Например:
Дневник на Константин Щъркелов „По изложбата ми“. [София]. 26 март – 10 апр. 1915. Оригинал, копие. Ръкопис.
3.1.8. При архивни единици, състоящи се от работни и подготвителни материали, се посочва темата, за която се отнасят материалите, и техният вид.
Например:
Статии, информации и очерци за банковото дело, търговията, въздушния военен флот, отражението на световната криза, административното устройство на Франция и др., събирани от Христо Силянов за специалния брой на „Вестник на вестниците“, посветен на Франция. Париж, б.м. 28, 30 апр. 1932, б.д. Оригинал, копие. Машинопис. Фр.ез.
3.1.9. В заглавията на архивни единици, състоящи се от интервюта или беседи с фондообразувателя или за него, се посочва кой е водил беседата, къде, с кого и по какви въпроси.
Например:
Интервю на Аспарух Панов с Ангелина Огнянова по повод изложбата на Константин Щъркелов с творби от частната колекция на баща ѝ Григор Василев, публикувано във в. „Век 21“. София. 16 апр. 1992. Печат.
3.1.10. При описанието на музикални произведения – нотни ръкописи – партитури, щимове (нотни записи на отделен глас от многогласна композиция), нотни листове, нотни тетрадки, освен жанр на произведението и автор се посочват: наименование на произведението, номер, тоналност, инструмент/и, на който/ито се изпълнява произведението, части (броят им), автор на текста, посвещение (ако има такова).
При музикални произведения за хор – еднороден (женски или мъжки) и смесен, и за вокален ансамбъл се посочва за какви гласове е произведението и видът на ансамбъла – дует, трио, квартет.
Например:
Песен за алт по музика и текст на Илия Кръстеняков „Спомени“ („Отлитащи лебеди“), оp. 505, с посвещение на певицата Вера Въжарова. Нотен щим. Б.м. 14 ян. 1937 – 3 март 1968. Оригинал. Ръкопис.
Песен за три гласа от Илия Кръстеняков „С детска радост ражда се зората“, ор. 231, по текст на Христо Ясенов. Партитура. Б.м. Б.д. Чернова. Ръкопис.
При солови вокални произведения се отбелязват: жанр, автор, наименование, за какъв вид глас (сопран, алт, тенор, баритон, бас), съпровод, номер на произведението (ако е в цикъл), автор на текста.
Например:
Песен за мецосопран от Илия Кръстеняков „Зимен път“, op. 363, из цикъла „Самотна пътека“ по текст на Методи Вечеров с бележки за преработка на песента за бас. София. 1 февр. 1939 – 14 февр. 1956. Оригинал. Ръкопис.
Песен за соло-тенор, мъжки хор и пиано от Илия Кръстеняков „Посвещение“, оp. 255, по текст на Христо Ясенов. Партитура. Б.м. 12 юли 1952. Оригинал. Ръкопис.
При обработките на народните песни се отбелязва видът на обработката.
Например:
Песен от Дора Букурещлиева за женски хор „Родопска китка“. Партитура. [София]. Б.д. Печатно.
При архивни единици, съдържащи ръкописи на опери, оперети и балети, описанието обхваща освен задължителните елементи, също и брой на действията, брой на картините, автор на либрето, език на либрето (ако текстът е на чужд език), наименование на частта (ако ръкописът е непълен). Ако частите са повече на брой, се прави вътрешен опис.
Например:
Оперета от Панчо Владигеров „Калоян“, II действие, II картина. Партитура. Берлин. 1932. Ръкопис.
Симфонична поема за балет от Илия Кръстеняков „Пан“ по стихотворение на Христо Ясенов. Партитура, скица. Б.м. 28 март 1943. Оригинал. Ръкопис.
При описанието на архивни единици, състоящи се от ръкописи на инструментални произведения, се отбелязват: жанр, основна тоналност, състав на оркестъра, автор на сюжета, номер на произведението, брой на частите.
Например:
Пиеса за пиано от Панчо Владигеров „Менует“, ор. 2, посветена на приятеля му Мика. Б.м. Б.д. Ръкопис.
Пиеса за виола и пиано от Хераклит Несторов „Ноктюрно“, ор. 4. Б.м. 30 септ. 1928. Оригинал. Ръкопис.
В архивни единици, обхващащи камерни и симфонични произведения, освен оркестъра се посочва за какви инструменти е написано произведението, т.е. за симфоничен или духов оркестър, за джаз-оркестър, за инструментален ансамбъл, за пиано, за народни инструменти и т.н. При инструменталния ансамбъл се обозначават и инструментите, като: трио за пиано, цигулка и виола; квартет за флейта, пиано, цигулка и виолончело.
Например:
Пиеса за флейта, английски рог и пиано от Илия Кръстеняков „Песен“, оp. 193. Партитура. Б.м. 31 окт. 1946. Оригинал. Ръкопис.
Песни за мъжки хор от Любомир Пипков и Георги Димит­ров с оркестрация за духов оркестър от Асен Карастоянов. Партитури. София. Б.д. Ръкопис. Печатно.
При ръкописи на кантати и оратории се отбелязват съставът на хора, солистите и съпроводът.
Например:
Пролетна кантата за пиано, сопрани и тенори от Асен Карастоянов по текст на Иван Бурин. София. 1952. Пе­чатно.
3.1.11. При режисьорски екземпляри и разработки на пиеси и други материали, които са свързани с работата на режисьора над спектакъла (монтаж, мизансцен, планиране и др.), се посочват: вид на документите, име на режисьора, заглавие на спектакъла, име на автора на пиесата, театър, в който е поставен спектакълът.
Например:
Разбор и мизансцени от Н. Масалитинов на пиесата на Йордан Йовков „Милионерът“ за постановката ѝ в Народния театър. София. [1929–1930]. Оригинал. Ръкопис. Рус.ез.
В заглавията на архивни единици, състоящи се от снимки на артисти в различни постановки, се посочват: имена на актьорите, роли, които изпълняват, заглавие на постановката, име на режисьора, театър, в който е поставен спектакълът, сезон и брой на документите.
Например:
Снимки на Иван Димов в ролята на Разколников и на Дора Дюстабанова в ролята на Соня Мармеладова в драматизация по романа на Ф. М. Достоевски „Престъпление и наказание“, поставена в Народния театър от Николай О. Масалитинов. София. 1931–1932. Цяла и полуфиг. 12/17. 2 бр.
При роли, изпълнявани в киното, се посочват: роля и заг­лавие на филма, име на режисьора, име на артиста и година на производството на филма.
При разкази, стихотворения и др., четени от актьор на сцена, се посочват: автор на произведението и място на изпълнението.
3.1.12. В заглавието на архивните единици, съдържащи произведения на изобразителното изкуство, се посочват: жанр, име на автора, авторско заглавие, ако има такова, описание на изображението, оригиналност, степен на завършеност, техника на изпълнение, размер и брой на документите.
Например:
Живопис от Бистра Винарова „Пазар“, фигурална композиция. София. 1953. Оригинал. Маслени бои, платно. 56/64.
Живопис от Бистра Винарова, портретна композиция на жена с бална рокля. Б.м. Б.д. Оригинал. Маслени бои, платно. 91/66.
Скици от Иван Пенков с флорални и зооморфни орнаменти, женски фигури в национални носии и проекти на пътепоказател за почивна станция „Рабис“, Боровец, на лампи, мебели и др. София, Сливен и др. 1955–1957. Оригинал. Молив. 18/14.,4; 16.5/12; 19/14.
Метален барелеф от Борис Шац на княз Борис ІІІ. Б.м. 1896. Оригинал. Месинг. 24/8/12.
В случай че авторът е неизвестен, в заглавието на архивната единица се пише „неизвестен автор“ и след изкуствоведски анализ, извършен от специалист, се указва приблизително епохата (периодът), през която е създадено произведението, като се съди по стилистичните особености или други ориентировъчни данни.
Например:
Портретна рисунка от неизвестен автор на Константин Щъркелов. Б.м. Оригинал. Молив. 10/16.
Карикатури от художник с псевдоним Тома „Ангелът на мира в Сарай – 1915“ и „Сарай 1917“. Б.м. 1917. Оригинал. 18/12.
Карикатура на мъж с нечетлив подпис. Б.м. Б.д. Оригинал. Туш. 16/19.
Портрет от Константин Щъркелов на Сава Огнянов в ролята на Наполеон от комедията „Мадам Сан-Жен“, постановка на Народния театър и неуточнена роля. София. Б.д. Оригинал. Молив. 16/25.
Пейзажи [от Македония] на Константин Щъркелов. Оригинал. Молив. 19/28.
При описание на архивни единици с произведения на изобразителното изкуство задължително се отбелязват: оригиналност или техника на копиране – печат, дигитално копие, ксерокс, принт, факс, индиго, циклостил и пр.; техника и материал – за живописните творби се отбелязва основата, върху която авторът е рисувал, например платно, дъска, шперплат, картон, хартия, ламарина, стъкло, кожа, пластмаса и др., както и видът на боите, които са употребени: маслени бои, темпера, гваш, акварел и др. Ако е приложена смесена техника, се отбелязва „смесена техника“ и се добавя пояснение за употребените материали при тази техника: „темпера и маслени бои“, „акварел и гваш“ и т.н.
Например:
Пейзаж от Никола Аръшев. Картон, акварел. 12/16. Авторски подпис долу дясно.
Живопис на Бистра Винарова с портрет на Симеон Радев в кабинета си. Б.м. Оригинал. Маслени бои, платно. 42.5/33.5.
За графичните творби се отбелязва техниката, в която е изпълнена графиката – литография, офорт, суха игла, дърворез, линолеум, смесена техника и др.
Например:
Графики от Бистра Винарова „Слънчеви лъчи“, планински пейзажи с туристи, паркове с пейки и разхождащи се хора, мъжки и женски фигури в интериори, приказен сюжет с горски нимфи и сатир. Б.м. Оригинал. Гравюра на дърво. 25/15; 7,8/10,3; 11,7/16,5.
Рисунките, които е прието да се причисляват към графиката, се вписват в заглавието на архивната единица с определението „рисунка“, след което се добавя съответно според случая „въглен“, „креда“, „пастел“, „сангин“, „молив“ и др. Ако е употребен инструмент за нанасяне на материала, се отбелязва „перо и туш“, „клечка и туш“ и др. Материалите акварел, гваш, темпера и маслена боя, които обикновено се нанасят с четка, също се отбелязват. Смесената техника също се отбелязва: „перо, туш и акварел“, „акварел и гваш“, „акварел и сангин“, „акварел и пастел“ и др. Творбите, изпълнени с акварел, темпера, пастел, маслена боя и др. върху хартия, картон, платно и др., се описват като графики-рисунки, само ако имат характер на такива.
Например:
Рисунки на Бистра Винарова на мъжки и дамски портрети. Б.м. Оригинал. Въглен, молив, пастел, туш, акварел, четка. 31.5/30; 38/49.5; 39/52; 48/35.
Портретни скици и подготвителни рисунки на Бистра Винарова към живописни композиции – „Симеон Радев в кабинета си“, „Строежът на Партийния дом в София“, „Лаборатория“, „Игра на шах“, „Обущарски цех“ и др. Б.м. Въглен, молив, картон, хартия, пергамент. 35/49; 52/36 и др.
Сложно изградените колоритно и тонално творби с посочените материали се описват като живописни произведения. Документи – произведения на изобразителното изкуство, за които е трудно да се определи към какъв жанр се числят – графика или живопис, се представят за атрибуция от експерт.
При графичните творби се измерват височина и широчина на оригиналния лист хартия, върху която са отпечатани или рисувани (както при живописта), а така също и размерите на изображението върху листа. При графиките в техниката на литографията, офорта и др. се измерват височина и широчина по размерите на плочата, които личат върху листа след отпечатване, независимо от това, че в някои случаи художникът не е запълнил с изображение цялата площ на плочата или литографския камък. При графичните творби, където няма ясно геометрично очертание на изображението, а така също няма следи от плочата (както при рисунките), като основни размери на височината и широчината се посочват разстоянията между най-крайните точки на изображенията ляво и дясно, горе и долу.
Например:
Гравюра на дърво от Утамаро Кунийоши с портрет на гейша от Едо. Цветна гравюра на дърво. 39/29.
На живописните творби, рисувани на платно, опънато на подрамка, се отбелязват размерите на платното, като се измерва само лицевата страна, върху която е рисувано. Подгънатите части на платното, чрез които то е заковано на подрамката, не се вземат под внимание. Ако творбата е рисувана върху платно, което е без подрамка, тогава се измерва цялата му височина и широчина, включително и крайните части, които са определени за подгъв при опъването върху подрамката. При отбелязване на размерите на живописните творби, рисувани върху други материали (дъска, картон, хартия и др.), се вземат размерите на плоскостта, върху която е рисувано, независимо от това, че краищата в някои случаи могат да бъдат непокрити с живописен слой. При вписването на размерите на творбите най-напред се описва размерът на височината, а след това – на хоризонталната част (широчината). Измерването става от средата на горната страна до средата на долната страна, от средата на лявата до средата на дясната страна на картината.
Например:
Живопис на Бенчо Обрешков с натюрморт с лалета и плодове на черен фон. Б.м. Оригинал. Маслени бои, платно. 94/74.5.
При вписването на размерите на творби, рисувани върху дебели основи (например икони), след височината и широчината се посочва и размерът на дебелината на картината. За измерване на скулптурните творби се отбелязват крайните точки, по които се вземат основните размери – височина и широчина.
Например:
Икона с изображение на „СТЬЙ В: М: ДИМИTРЇА“. Авторски надпис горе – Св. ВМ. Димитър и долу дясно ктиторски надпис: Подаряват „подаряватъ Каре БоNевъ/1894“. Темпера, м.б, дърво. 44/32.8/4.
Когато архивната единица се състои от етюди, рисунки, скици, ескизи на картини, скулптури, графики, графично оформление, илюстрации, проекти и декоративни елементи – титул, винетки, заглавки, концовки към периодични издания, книги, албуми, декорации, костюми и грим към театрални спектакли или филми, в заглавието се посочват: наименование на картината, фрагмент на литературното произведение или спектакъл, брой на рисунките и скиците, включени в архивната единица.
Например:
Скици на костюми от Евгени Ващенко за постановките „Смъртта на Пазухин“, „Вей ветрок“, „Годеници“ на Народния театър – Пловдив, Народния театър – София и ­ВИТИЗ. Б.д. Молив, акварел. 15/27; 18/27; 25/34.
Скици на Иван Пенков с флорални и зооморфни орнаменти, женски фигури в национални носии и проекти на пътепоказател за почивна станция „Рабис“, Боровец, на лампи, мебели и др. София, Сливен и др. 1955–1957. Молив. 15/27; 18/27; 25/34.
При илюстрации към литературно произведение се посочват: жанр, художник, наименование и автор на литературното произведение.
Например:
Илюстрации на Вадим Лазаркевич към книгата „Писмо от Артек“ от Никола Марангозов. София. 1951. Оригинал. Маслени бои. 16/20, 12/15.
При албуми с рисунки от един художник се посочват: наименование на албума (дадено от автора или от съставителя), автор на рисунките и вид на документа (албум). Ако в албума се намират рисунки от различни автори, посочва се името на притежателя на албума и на авторите на отделните произведения. На по-големите по обем албуми се съставя вътрешен опис.
Например:
„Приказна България“. Художествен албум с известни акварели от Петър П. Морозов. София. Печатно. 45/37.
При описание на архивни единици, съдържащи документи от творческата дейност на фондообразувателите, от стилистични съображения може авторското заглавие да се постави в кавички пред вида на документа. С цел унифициране на заглавията за всеки отделен инвентарен опис се избира един от двата начина на подреждане на елементите на описание, от който се отстъпва по изключение (при липса на някой от елементите или по смислови и редакционни причини).
3.2. В заглавията на архивните единици, състоящи се от документи от служебната и обществената дейност на лица, се посочват: вид на документа, име на учреждението, в което е съставен или от което е изпратен този документ, и въпрос (предмет), за който се отнася.
Например:
Заповеди и писма от Христо Чернокожев – секретар на ИК на СГНС, Пейо Бербенлиев – зам.-председател на КИК, и арх. Ив. Николов за назначаването и преназначаването на Васил Пандурски за член на Съвет за опазване паметниците на културата. София. 31 дек. 1960 – 17 юли 1978. Оригинал, копие. Машинопис.
Авторско заглавие на официални отчети, доклади, проекти и др. се вписва в заглавието на архивната единица в кавички.
Например:
Доклад от Любен Златаров „Палестинският въпрос“, изготвен по нареждане на Петко Стайнов – министър на външните работи. София. 25 май 1948. Оригинал, копие. Машинопис.
3.3. В описанията на архивните единици, съдържащи писма и телеграми, се посочват: вид на документите, имена и фамилии на кореспондентите и адресати. При възможност се посочват техните роднински връзки, длъжности, звания, служебно положение към момента на преписката, ако те характеризират съдържанието на писмата.
Ако архивната единица съдържа писма между двама кореспонденти, се използва изразът „от и до“.
Например:
Писма от и до Петър Динеков и Николай Стайков с анализ на двете книги на Динеков „Похвала на старата българска литература“ и „Между фолклора и литературата“. София. 13 окт., 17 ноем. 1980. Копие. Ръкопис, машинопис.
При архивни единици, състоящи се от писма от различни лица, които са обединени по тематичен признак, се посочва групата на кореспондентите и засегнатите въпроси. Ако има писма от известни лица, техните имена се отбелязват в заглавията.
При колективни писма се посочват имената на 3–5 от най-известните или на първите по азбучен ред подписали се лица. В отделни случаи имената на авторите на колективни писма се обединяват в заглавието с подходящо общо определение или общо име.
3.4. Описанието на документите в раздел „Изобразителни, фото-, фоно- и видеодокументи“ се подчинява на същите принципи, както и описанието на другите видове документи.
3.4.1. Описанията на архивни единици, състоящи се от снимки, включват: имена на изобразените лица, обекти и събития; поза на фотографираните лица – цели или полуфигури, изписани със съкращение („цели фиг.“ и „полуфиг.“); вид на облеклото (духовни одежди, военна униформа, театрално облекло, фрак, народна носия); ако лицето е в цивилни дрехи, това не се отбелязва. Посочват се размерите на снимките и броят им в архивната единица.
Например:
Снимка на Милена Стамболийска. Полуфиг. Б.м. Б.д. 8/13.
Ако на снимката е посочено името на фотоателието, то се отразява в заглавието на архивната единица.
Например:
Снимка на Константин Теодоров. Полуфиг. Русе. Б.д. Фото „Ад. Комермон и Хр. Дашков“. 7/11. 2 бр.
Снимки на Васил Чернаев по време на концерти в Германия. Цели фиг. Фрак. [Евергреен], Берлин. Б.д. 11/15; 11/17.
При групови снимки в заглавието на архивната единица се изреждат имената на заснетите лица.
Например:
Снимки на Аспарух Лешников с Ервин Бьоц, Колин, Фромерман, Цизовски, Биберти – членове на групата „Комедиен Хармонист“. Цели фиг. Берлин, Амстердам. 1 ян. 1978, б.д. 1/17; 3/8; 8/12. 11 бр.
Снимки на Ото Либих със Саша Попов, Давид Ойстрах, Стефан Пенчев и др. Б.м. 1936–1940. 6 бр.
Описанието на архивни единици със снимки на артисти в роли от театрални и оперни постановки включва: имена на артистите, роли, които изпълняват, наименование на постановката, име на режисьора, имена на актьорите, театър, в който е поставен спектакълът, и сезон. В тези случаи театралното облекло не се отбелязва.
Например:
Снимка на Евгений Ждановски – бас, в ролята на Иван Ховански от операта „Хованщина“ от Модест Мусоргски, поставена на сцената на Миланската скала, с посвещение на артистката Зорка Йорданова. Милано, София. 10 юни 1933, 11/15.
Снимка на Стефан Савов в ролята на Гавраил, Петя Герганова – Албена, и Кръстьо Сарафов – Куцар в сцена от пиесата „Албена“ на Йордан Йовков. Цели фиг. София. 1928. 12/18.
Снимки на Събчо Събев в ролята на „Риголето“ от едноименната опера на Джузепе Верди и на княз Елецки в „Дама Пика“ от Пьотр И. Чайковски. Цели фиг. София. 1931. 9/14; 16/22.
Снимки на сцени от операта „Аида“ на Джузепе Верди с участието на Стефан Македонски, Констанца Кирова, Михаил Попов, режисьор Христо Попов. София. 1925. 5/9.
Когато снимките са само позитиви, това не се отразява в описанието. Ако в архивната единица има позитиви и негативи, се отбелязва.
Например:
Снимки от среща на Тодор Живков с японска делегация, гостуваща в България. Б.д. Позитив, негатив. 18/24, 5/5,5. 7 бр.
Ако снимките се намират в друг раздел от класификационната схема на личен фонд, например в раздел „Кореспонденция“ или в „Служебна дейност“, те остават на същото място, т.е. в документа, в който са намерени към съответния раздел на схемата. В случая след описанието на съответния документ се добавя: „Приложена снимка на ...“.
Албумите със снимки се поставят в една самостоятелна архивна единица. В случаите, когато в албума снимките са подредени по тема, описанието се извършва както при група снимки, включени в отделна архивна единица.
Например:
Албум със снимки на Иван Кюлев като студент в Казан, директор на Българската гимназия в Цариград и на Педагогическата гимназия в Неврокоп и др. Казан, Цариград, Нев­рокоп (Гоце Делчев). 1902–1955.
Албум със снимки от постановки на Народния театър с участието на артистите Зорка Йорданова, Георги Стаматов, Стефан Савов, Кръстьо Сарафов, Иван Димов, Невена Буюклиева. София. 1931–1954.
Ако в албума снимките не са по теми, а са разнородни (на видни обществено-политически, културни, научни и др. дейци, някои от снимките с автографи), може да се изготви допълнителен вътрешен опис. Екземпляр от този опис се оставя в архивната единица.
3.4.2. Заглавията на архивни единици, съдържащи фоно- и видеозаписи, включват: вид на физическия носители – грамофонна плоча, видеокасета, електронен носител (оптичен дисков носител (CD-R), оптичен дисков носител (DVD +/- R), магнитни лентови устройства от типа Linear Tape Open – LTO (DAT и DLT лента), твърд диск (Hard disk drive), RAID масиви); вид или жанр на записаното събитие или произведение; автор и участващи лица.
 
 
ПРИЛОЖЕНИЯ
 
Приложение № 1
Приложение № 2
Приложение № 3
Приложение № 4
Приложение № 5
 
 
 
ІІІ. ДОКУМЕНТИ НА ПОЛИТИЧЕСКИ ПАРТИИ, ЮРИДИЧЕСКИ ЛИЦА С НЕСТОПАНСКА ЦЕЛ И ТЪРГОВСКИ ДРУЖЕСТВА
 
1. Общи положения
1.1. Политическите партии, юридическите лица с нестопанска цел и търговските дружества са потенциални източници на комплектуване на държавните архиви.
1.2. Приемането на документите им за постоянно съхранение в държавните архиви е в съответствие с политиката за обогатяване на НАФ с документи на фондообразуватели от частния сектор с обществено значима дейност.
1.3. Нормативната база за комплектуването на НАФ с документи на политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества се осигурява от ЗНАФ.
2. Източници за комплектуване
2.1. Политическите партии, юридическите лица с нестопанска цел и търговските дружества, предали документи в държавните архиви или заявили желание за това, се включват в списъка на действащите фондообразуватели.
2.1.1. Обект на този списък могат да бъдат:
– политически партии;
– търговски дружества[14];
– обществени организации;
– синдикални организации;
– професионални и творчески съюзи;
– фондации;
– кооперативни сдружения;
– туристически дружества;
– спортни клубове и др.
2.1.2. Списъкът се оформя таблично и съдържа следните графи:
– номер по ред;
– индекс, съответстващ на отрасъла от Класификатора на архивните фондове;
– наименование, крайни дати на фондообразувателя и адрес;
– номер на фонда (в случай на предадени документи);
– крайни дати на приетите документи;
– година на последен установен контакт;
– забележка.
2.2. Съставянето и актуализирането на списъка на действащите фондообразуватели се извършва от експертите в държавните архиви.
3. Методическа помощ и сътрудничество
3.1. Държавните архиви могат по своя инициатива или при поискване от страна на политически партии, юридически лица с нестопанска цел, търговски дружества и други да провеждат работни срещи, резултатите от които се оформят с протокол (Приложение № 1).
3.2. Политическите партии, юридическите лица с нестопанска цел и търговските дружества, включени в списъка на действащите фондообразуватели, могат да заявят необходимост от методическа помощ от страна на държавните архиви.
4. Приемане на документи в държавните архиви
4.1. В държавните архиви се приемат определените за постоянно съхранение документи, създадени от дейността на политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества, декларирали (писмено или устно) желанието си за предаване на документи в държавните архиви.
4.2. Методиката на извършване на експертиза на ценността и техническа обработка на документите на политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружес­тва, включени в списъка на действащите фондообразуватели, е идентична с тази на държавните и общински институции.
4.3. Условията по приемането, съхраняването и използването на документите в държавните архиви може да се определи с договор.
 
ПРИЛОЖЕНИЯ
 
Приложение № 1
 
 
ІV. ДОКУМЕНТИ И КОПИЯ НА ДОКУМЕНТИ ОТ ЧУЖДЕСТРАННИ АРХИВИ, ИНСТИТУЦИИ И ЧАСТНИ ЛИЦА
 
1. Нормативна база
Нормативната база за попълване на НАФ с документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица е ЗНАФ.
1.1. Източници за комплектуване на архивите с документи могат да бъдат и документи или копия на документи от чуждестранни архиви, музеи, библиотеки, други институции, както и от българи и български организации в чужбина.
1.2. Документи или копия на документи, издирени в чуждестранни архиви и други институции чрез финансиране от българската държава, постъпват за съхранение в Централния държавен архив (ЦДА).
1.3. Документи или копия на документи от българи и български организации в чужбина могат да постъпят в избрания от тях архив след писмено декларирано желание за това и след извършването на експертна оценка от ДАА.
1.4. Условията по приемането, съхраняването и използването на документите в архивите, предадени от българи и български организации в чужбина, се определят с договор.
2. Източници, комплектуване и обработка на документи или копия на документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица
2.1. Документите, които допълват НАФ, се издирват от:
– архиви;
– библиотеки;
– музеи;
– институти (за история и икономика);
– банки или финансови министерства;
– частни архивни колекции;
– учреждения;
– политически и международни организации;
– архивни сбирки на българи-емигранти;
– лични архивни документи на чуждестранни дипломати, живели и творили на Балканския полуостров;
– архивни колекции на манастири;
– архивни колекции на религиозни ордени и организации.
2.2. Придобитите документи допълват НАФ и подпомагат пълното и многостранно изясняване на историческите събития и факти.
3. Видове документи
3.1. По обхват чуждестранните документи са:
– копия или оригинали на цели архивни фондове и колекции или на техни части;
– тематични комплекси от документи или копия, възникнали в резултат на издирвания по конкретни теми;
– копия или отделни документи.
3.2. По начин на възпроизвеждане и носител на информацията чуждестранните документи са:
– оригинални документи;
– микрофилми – умалени копия на групи от документи върху ролкова фотолента (ролков микрофилм), върху част от ролкова фотолента (микрофилмов отрязък), върху микрофиш, получени по фотографски път;
– фотокопия (факсимилета) – копия на документи върху хартия, получени по фотографски път в размери, позволяващи използването им без оптични уреди;
– ксерокопия или принтер копия – копия на документи върху хартия или получени по електрофотографски път от мик­рофилм;
– дигитални документи – CD;
– мулажни копия.
4. Издирване на документи от чуждестранни архиви
Издирването на документи от чуждестранни архиви за българската история, икономика или култура става по предварително съставена план-програма от архивиста експерт, отговарящ за съответната страна, в която ще се проведе издирването.
4.1. Начини на издирване на документи за българската история:
а) издирване на място:
– издирване по тема
Когато изследовател или архивист работи по тема и има нужда от определени документи от даден архив. В този случай експертът референт на колекцията документи от архива, в който ще се търсят документи по темата, най-напред проверява какви документи има в наличната колекция от архива на съответната страна в ЦДА. В случай че наличността не е достатъчна, се прави справка за съответния архив в справочния апарат, който се намира в читалнята за чужди архиви. Набелязват се документите, които отговарят на диренията на изследователя и се съставя програма за издирване. В този случай трябва да се подходи внимателно, за да може бъдещата поръчка на документи да допълва постъплението, което вече е налице в ЦДА.
Експертът архивист съставя програма за издирване, в която внимателно изписва на съответния език оригиналните искови данни на документите, и прави проучване за цената на копията в съответния архив. В докладна записка до председателя на ДАА изрично се посочва темата на изследователя, обемът на документите за копиране и цената на едно копие (кс.к., кадър мф, файл). След одобрение от страна на председателя на ДАА се пристъпва към писмено уведомяване на архива в съответната страна за ползване и копиране на документи, съхранявани в него. След получаването на отговор от архива на съответната страна изследователят може да определи датата на посещението си. В края на командировката си всеки изследовател е длъжен в 10-дневен срок да направи доклад за свършената от него работа, да отчете копираните документи и да предаде копия от доклада си и финансовия отчет на референта за съответната страна, който поставя доклада и отчета в досието на съответната страна.
– планирано издирване се прави, когато в Стратегията за обогатяване на НАФ в частта за чуждестранни архиви предварително е включена програма за издирване от определени държави, архиви, институции и частни лица. При планираното издирване на документи финансовата страна е предварително пресметната и е залегнала в плана на Агенцията. Целта на планираното издирване е допълване на определени масиви, серии или групи от документи и обогатяване на НАФ.
б) издирване от разстояние:
– по кореспондентски път – когато изследователят е сигурен в оригиналните искови данни и желае да направи поръчка за копиране на документи чрез ДАА или поради липса на време не е направил поръчки за копиране и допълнително изпраща желанието си до съответния архив чрез ДАА. В този случай ДАА чрез нарочна преписка със съответния архив се договаря за условията за копиране на документи и прави изплащане на копията чрез посолството на Р България в съответната страна.
– по електронен път чрез интернет сайта на съответния архив.
5. Експертиза на ценността и фондиране на документи. Критерии и принципи на експертизата и фондирането
– ценност на съдържанието – комплектуваните документи не трябва да се дублират с други документи, вече комплектувани от даден архив;
– взаимовръзка с домашните източници – целта е документите да изясняват и допълват някои бели петна в българската история, както и да допринасят за обогатяването на НАФ;
– значимост на събитието – събитията, описани в комплектуваните документи, да допълват отзвука за дадено събитие, значимостта му от гледна точка на европейската общественост, да допълва известни вече факти или да го осветляват;
– известност на автора на документа – когато е намерен документ от известен автор, това прави събитието още по-значимо;
– място на създаване на документите – дава по-голяма яснота по даден проблем;
– време на създаване на документите – допълва известните вече факти по даден въпрос;
– физическо състояние на документите – от особена важност за копирането на самия документ. В зависимост от него микрофилмовото копие става още по-ценно за българския изследовател;
– палеографски особености – доизясняват една или друга версия за създаването и съдържанието на даден документ;
– уникалност – когато фактите в даден документ не са известни и дават по-точна информация по даден проблем, тогава документът е уникален със своето съдържание.
6. Научно-техническа обработка на архивни документи и копия на документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица
На получените от чужбина документи (на хартиена основа, на микрофилм, диск или микрофиш) се изработва комплект от:
1. дубълнегатив и дубълпозитив, ако оригиналните копия са в негатив;
2. дубълнегатив и дубълпозитив, ако оригиналните копия са в позитив.
Работен комплект се осигурява и на дигиталните копия, на фотокопията, ксерокопията и принтеркопията.
Дубълнегативът се използва за изваждане на позитиви, а позитивните работни копия се предоставят на изследователите за работа в читалнята.
Работните копия се изработват върху 35 мм микрофилм или на микрофиш.
Фотолабораториите са отговорни за качественото изпълнение на поръчките и осигуряват охрана на предадените им за размножаване копия или документи. Качеството на работните копия се проверява непосредствено след изработването им. При установяване на непоправими дефекти те се унищожават, а оригиналният документ или копие се копира отново.
В ЦДА копията се подлагат на повторна проверка. Некачествените копия се връщат във фотолабораториите за корекция.
Не се допуска нарязване на оригиналния микрофилм на архивни единици.
Работните копия се поставят в кутии, върху които се изписват: искови данни на микрофилма, брой кадри и вид на мик­рофилма (позитив или негатив).
Фотокопията, ксерокопията, принтеркопията се обособяват в папки по комплексите, в които са били организирани оригиналните документи (архивна единица, картон, серия, дело и т.н.).
Дарените оригинали или копия на документи от личен произход от чуждестранен дарител се обработват съгласно Методическия кодекс на ДАА.
Работните копия получават инвентарния номер на оригинала или оригиналното копие.
Описване:
Всеки получен документ или група документи по реда на постъпването се регистрира в съответната колекция и получава инвентарен номер.
В картон се описват следните данни:
– държава и град – изписани на съответния език
Например:
Great Britain (държава)
London (град)
– архив-хранител на оригиналните документи
Например:
Archives Nationales
или
British Library
или
Bibliothèque Nationale
Département des Arts du Spectacle
– шифър на документите
Например:
Department of Manuscripts
Gladstone Papers Vol. CCCLXVII
или
R0 9947
или
B 31578
– заглавие на архивната единица, изписано на съответния език, като се спазват всички индекси или номерация, ако има такава:
Например:
Add Ms. 44452
1. Letter from Strossmayer to Mr. W. Gladstone 18.12.1876
2. Review on the book of Irechek „The History of the Bulga­rians“, published in „The Academy“ 1 October 1876
3. Letter from Mavrocordato to W. Gladstone – 1876
или
Rameau:
„Le maître a danser qui enseigne la manière de faire tous le différens pas de Danse dans toute la régularité de l’Art, & de conduire les bras á chaque pas …”(така е в оригинала)
При липса на заглавие, такова не се съставя и полето остава празно.
– крайни дати – определят се след цялостен преглед на документите в архивната единица. Това са най-ранната и най-късната дата открити в съдържанието на документите в архивната единица. В случай че текстът е без дата и е невъзможно да се определят приблизителни дати, в полето се изписва „без дата“;
– език на документите – отбелязват се всички езици в документите;
– степен на заснемане – при прегледа на документите се установява дали са копирани изцяло или подборно;
– име на лицето, издирило документите. В случай че име не е посочено, но се знае коя е институцията, се изписват инициалите или цялото заглавие на институцията;
– забележка – отбелязват се особеностите на документите, ако има такива;
– архив хранител на копията – отбелязват се само инициалите ЦДА;
– шифър на копията – с инициали и номер се отбелязват колекцията, към която са записани документите, инвентарният номер на постъплението и, при положение че е с по-голям обем, зад наклонена черта се записват отделните му части;
– вид на копията – микрофилм, ксерокопие, дигитално копие, микрофиш, фотокопие или диапозитив;
– формат – обикновено се отбелязват милиметрите на мик­рофилма (35 мм);
– приет през – тук се отбелязва датата на записване на копията в инвентарната книга;
– брой на кадрите – отбелязва се броят на кадрите в мик­рофилма, на файловете в диска или на кадрите в микрофиша;
– характеристика на заснетите документи – представлява разширено резюме на копираните документи. Посочват се видът на документите, и, ако е дипломатическа преписка, по-известните имена на дипломатите или на съответната институция и др. Внимателно се изчита архивната единица, като се отбелязват само най-важните теми, засегнати в документите.
Например:
Монсеньор Рамо, учител по танци на пажовете на Нейно Величество Испанската кралица: „Учебник по танци, който показва стъпките на танца, по всички правила на изкуството, както и начина на движение на ръцете по време на танц” – учебникът е придружен с рисунки, представящи различните движения по време на танца. Предназначен е не само за младежта, но също и за благородниците, които желаят да се научат на финес, добра стойка, на правилата на добрата походка и т.н. Учебникът е издаден в Париж от издателска къща Ролен и синове през 1768 г. по поръчка и с одобрението на краля.
или
Политически доклади от дипломатическите постове на Белгия в Гърция, о. Крит, Цариград, София и Санкт Петербург за политическата ситуация в Гърция през 1897 г.; проект за възстановяване на апостолическата нунциатура в Швейцария; отношенията в Тройния съюз и Италия; гръцка, българска, турска и сръбска дейност в Македония; Критско въстание; военни приготовления в Австрия; външна и вът­решна политика на Гърция; позиции на великите сили по Критския въпрос; положението на Балканите и намесата на Гърция; въоръжаване на България; финансови въпроси на Турция; преговори за о. Крит; външната политика на Германия, Австрия, Русия, Великобритания и Франция; гръцко-турски конфликт – уреждане на конфликта, преговори, кандидатури за поста губернатор на Крит. Действия на Русия в Близкия Изток.
При цитиране се посочват:
Инициалите на архива, съхраняващ документите или копията, индексът на държавата, инвентарният номер на документа и оригиналните искови данни на документите съставляват архивния шифър на документите. Например: ЦДА, КМФ 12, инв. № 393, АМАЕ, Bulgarie vol. 14.
Във всяка колекция фишовите описи в картотеката се систематизират съгласно оригиналните искови данни на съответния архив хранител и съгласно архивната структура на съответната държава (държава, град, архив, серия или фонд, опис, архивна единица).
При нови постъпления картотеката на всяка държава се допълва периодично.
На всички документи или копия на документи, комплектувани от чуждестранни архивохранилища, библиотеки, музеи, учреждения, организации и частни лица, се обособява самостоятелно дело. В него се отлагат актове за приемане и предаване, съпроводителни писма, сведения за съответния научно-справочен апарат, за предоставяне на работни копия на други архиви и на частни лица, актове за проверка на наличието, на техническото състояние, справки за профилактична обработка, актове за външно ползване и др.
 
V. НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКА ОБРАБОТКА В ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
 
V.1. Научно-техническа обработка
на архивните фондове.
Същност и организация
1. Същност
1.1. Научно-техническата обработка (НТО) на архивните фондове се извършва в случаите, в които документите на фонд или част от фонд на дадена институция, организация, партия, съюз или др. са приети в държавните архиви без необходимата научно-техническа обработка.
1.2. НТО обхваща следните процеси:
– проучване на документите и съставяне на класификационна схема;
– експертиза на ценността на документите;
– оформяне и описване на архивните единици;
– техническа обработка на архивните единици;
– съставяне на инвентарни описи;
– съставяне на описи на документи, определени като неценни (ако има такива);
– проучване на фондообразувателя и фонда и съставяне на историческа справка (допълнение към историческата справка).
2. Съставяне на класификационна схема
Съставяне на класификационна схема – приетите документи се разглеждат и в зависимост от съдържанието им се изготвя класификационна схема. Класификационната схема определя реда за групиране на архивните единици в раздели и подраздели.
3. Експертиза на ценността на документите
На приетите в архивите документи се извършва експертиза. Експертизата е процес, при който се определя ценността на документите въз основа на научнообосновани критерии с цел категоризирането им за постоянно запазване или за унищожаване. Критериите са същите, както при експертизата на документите в държавните и общинските институции.
4. Формиране и систематизация на архивните еди­ници
 Документите за постоянно запазване се оформят в архивни единици, на които се съставят заглавия.
Архивна единица е физически обособена група документи или отделен документ, вписана в инвентарен опис на архивен фонд със самостоятелен номер.
В архивната единица документите се подреждат с оглед на тяхната взаимна връзка и хронологична последователност.
Архивната единица може да съдържа не повече от 250 листа. При по-голям брой листове се оформят няколко тома, като всеки том се обособява в отделна архивна единица. На архивните единици се поставя общо заглавие, включващо и поредния номер на съответния том.
4.1. Формиране на архивните единици:
– по предметно-въпросен (тематичен) признак – съдържа документи по определени въпроси или теми, подредени по хронология;
– по номинален признак – съдържа документи от един вид. При формиране на дела по този признак се срещат следните особености: към протоколите от заседания на колегиуми, комисии, съвети и др. се прилагат всички материали по дневния ред – решения, доклади, информации, справки и др.; заповедите се групират съобразно тяхното предназначение – заповеди по дейността на институцията, за определяне на комисии и работни групи, за награждаване и др.; утвърдените планове, отчети, бюджети се групират отделно от техните проекти; нарежданията на висшестоящите органи се групират в отделни дела и др.
Вътре в архивната единица документите се систематизират по хронология.
– по кореспондентски признак – съдържа документи от точно определени кореспонденти, подредени по хронология;
– по географски признак – съдържа документи от определени административно-териториални единици.
Формирането на архивните единици се извършва в съчетание с един или повече признаци.
Например:
Годишни планове (номинален признак) за дейността на средните училища (предметно-въпросен признак) в Старозагорска област (географски признак) за съответната година (хронологичен признак).
Архивните единици се формират по един-единствен приз­нак само по изключение.
4.2. Систематизация на документите вътре в архивната единица се извършва при следните изисквания:
– разпоредителните документи се систематизират по хронология, заедно с отнасящите се към тях приложения;
– документите от заседания на колегиуми, стопански, дирекционни и други съвети се систематизират по заседания и по реда на разглежданите на заседанията въпроси и др.
5. Заглавие на архивната единица
5.1. Заглавието на архивната единица включва:
– вид на документите (протоколи, доклади, отчети);
– автор;
– адресат;
– въпрос или въпроси, разглеждани в документите;
– място и дата на събитието/ята, отразени в документите;
– оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености, ако е необходимо.
5.2. В заглавията на архивните единици се избягва употребата на съкращения.
5.3. Документите се датират по датата на създаването им. Укази, закони, постановления, разпореждания и др. нормативни актове се датират по датата на тяхното обнародване.
5.4. Денят и годината в заглавието на архивната единица се изписват с арабски цифри, а имената на месеците се съкращават (ян., февр., март, апр., май, юни, юли, авг., септ., окт., ноем., дек.).
5.5. Когато документите в архивната единица не са датирани, датите се определят по съдържанието, по съпътстващите документи и др. Предполагаемите дати се изписват в квадратни скоби.
5.6. При невъзможност да се установят датите на документите в архивната единица се отбелязва „без дата“ (б.д.).
5.7. Езикът, на който са написани документите, се посочва в заглавието – само ако той е чужд. В случай че документите са на няколко езика, се изброяват всички езици, като на първо място се изписва български (бълг.ез., англ.ез, нем.ез., рус.ез., фр.ез. и др.)
Архивни единици, на които са съставени заглавия, се систематизират в съответствие с класификационната схема.
6. Техническа обработка на архивните единици
Техническата обработка на архивните единици се състои в номериране, почистване от метални крепители, съставяне и поставяне на заверителен надпис, изписване върху обвивката на архивната единица на номера ѝ от инвентарния опис.
6.1. Номерирането на архивните единици се извършва в горния десен ъгъл на листа с черен молив, така че да не засяга текста. Всеки лист, върху който има текст, получава отделен пореден номер. Не се номерират празните листове, листовете разделители и обвивките на архивните единици.
6.1.1. Ако в архивната единица има печатни и книжни тела със собствена номерация, тя се запазва. В архивната единица всяко от тях се номерира като един лист, което се отбелязва в заверителния надпис и се вписва броят на страниците/листовете, който съдържа.
6.1.2. Листове от всякакъв формат, независимо от сгъването им, се номерират като един лист. Сгънати и пришити през средата листове се номерират като два листа. Ако към листа са залепени само от единия край други документи (преводи, изрезки и др.), те се номерират отделно.
6.1.3. Снимки, скици, рисунки, илюстрации и пощенски картички се номерират от обратната страна, в горния ляв ъгъл с черен молив.
6.1.4. Когато при номерирането на документите са допуснати грешки, коригирането може да стане чрез добавяне на индекси: а, б, в и т.н. за пропуснатите листове или чрез преномериране. Индексите се прибавят към последния номериран лист или след първия повторен номер. При преномерирането старите номера се зачертават така, че да могат да се четат.
Всички грешки, поправки и особености в номерирането се отбелязват в заверителния надпис на архивната единица.
6.2. За всяка архивна единица се съставя заглавен лист (Приложение № 13 към първа част), който включва: номер на архивната единица; наименование на институцията в момента на създаване на документите; заглавие на архивната единица; крайни дати на включените в архивната единица документи; брой листове.
6.3. В края на всяка архивна единица се поставя заверителен надпис (Приложение № 14 към първа първа). В него се вписват: наименование на съответния държавен архив, номер на архивния фонд, номер на инвентарния опис, номер на архивната единица, брой на листовете (с цифри и думи), физическо състояние на листовете, поправки в номерацията и др. Заверителният надпис се подписва от съставителя и се посочва датата на съставяне.
При преномериране на листовете в архивната единица се съставя нов заверителен надпис. Старият заверителен надпис се зачертава, но не се унищожава.
7. Инвентарен опис
Архивните единици, систематизирани по съответната класификационна схема, се описват в инвентарен опис на документи за постоянно запазване (Приложение № 1).
7.1. Инвентарният опис се състои от заглавен лист и описателна част с рекапитулация.
7.1.1. Заглавният лист на инвентарния опис на документи за постоянно запазване съдържа:
– наименование на съответния държавен архив;
– наименование на фонда – пълното и съкратеното наименование на институцията, организацията, партията, съюза или др. в момента на регистриране в съответния държавен архив;
– промени в наименованието (ако има такива) на институцията, организацията, партията, съюза или др. в хронологична последователност и крайните дати на всяка от тях;
– фонд № ... (попълва се по списъка на фондовете в съответния държавен архив);
– пореден номер на инвентарния опис (дава се от съответния държавен архив);
– начална и крайна дата на включените в инвентарния опис документи;
– брой на листовете в инвентарния опис.
7.1.2. В описателната част на инвентарния опис за всяка архивна единица се включва:
– пореден номер;
– индекс по класификационната схема;
– заглавие;
– крайни дати на документите, включени в архивната единица;
– брой листове;
– забележка.
7.1.3. В графа „Забележка“ се посочват особености на документите, включени в архивната единица.
7.1.4. В края на инвентарния опис се прави рекапитулация на общия брой описани архивни единици, изписан с цифри и думи.
7.2. При необходимост към инвентарния опис се изготвят списък на съкращенията, подредени по азбучен ред, и указатели (тематичен, именен, географски, смесен).
8. Опис на документи, определени като неценни
При наличие на документи, определени като неценни, които подлежат на унищожаване, те се описват в опис на документи, определени като неценни (Приложение № 2). Той се състои от заглавен лист и описателна част с рекапитулация.
8.1. Елементите в заглавния лист на описа на документи, определени като неценни, са като тези при инвентарния опис.
8.2. В описателната част на описа на документите, определени като неценни, се включва:
– пореден номер;
– заглавие;
– крайни дати;
– брой дела;
– забележка.
8.3. В графа „Крайни дати“ се отбелязват началната и пос­ледната година на делата, включени в един пореден номер и с едно заглавие.
8.4. В графа „Забележка“ се посочват основанията, въз основа на които делата подлежат на унищожаване (Например: без научно и справочно значение, копия и др.).
8.5. В края на описа на документите, определени като неценни, се прави рекапитулация на общия брой описани дела, изписан с цифри и думи.
9. Историческа справка
9.1. При първа научно-техническа обработка на документи за постоянно запазване в съответния държавен архив се съставя историческа справка. Историческата справка се състои от две части: история на фондообразувателя и история на фонда.
9.1.1. В история на фондообразувателя се посочват:
– дата на създаване на институцията и нормативен акт, ведомствена подчиненост, предмет на дейност;
– структура и функции на институцията;
– промени в наименованието, функциите, структурата и подведомствената подчиненост на институцията с посочване на съответните дати и нормативни актове;
– обстоятелства и дата на закриване/заличаване на институцията и съответните нормативни актове.
9.1.2. В история на фонда се посочват: начин на придобиване на документите, поредност и период на експертизата, номер на инвентарния опис, крайни дати, брой архивни единици и физическо състояние на документите в тях.
9.2. При всяко последващо постъпление след първоначалното се съставя Допълнение към историческата справка, като в частта „История на фондообразувателя“ се отразяват само промените, настъпили в периода след последното предаване на документи за постоянно запазване в съответния държавен архив.
10. Разглеждане на резултатите от експертизата от ЕПК
10.1. Подготвеният комплект документи: историческа справка (допълнение към историческата справка), класификационна схема и описи се представят за разглеждане от ЕПК на съответния държавен архив.
10.2. ЕПК на съответния държавен архив разглежда комплекта документи, съставен в резултат от извършената научно-техническа обработка, дава становища и взима решения за нанасяне на корекции, ако е необходимо.
11. Утвърждаване на описите
След нанасяне на корекциите в съответствие с решенията на ЕПК, описите, изготвени в два екземпляра, се подписват от съставителя им и се утвърждават от ръководителя на съответния държавен архив.
12. Предаване на документите в архивохранилището на съответния държавен архив
Технически оформените архивни единици се предават в архивохранилищата на съответния държавен архив с разписка за приемане/предаване (Приложение № 18 към първа част).
 
Документите, определени като неценни, се унищожават по начин, който не позволява възстановяване на съдържащата се в документите информация или част от нея.
ПРИЛОЖЕНИЯ
 
Приложение № 1
Приложение № 2

V.2. УСЪВЪРШЕНСТВАНЕ НА ИНВЕНТАРНИ ОПИСИ
1. Същност
Усъвършенстването на инвентарните описи е процес, при който се извършва редактиране на текста и се съставят нови заглавия на архивните единици, съставя се справочен апарат и се препечатва описът (или описите, когато са повече от един за даден архивен фонд), като не се нарушава структурата на класификационните схеми на описите, не се променят номерата на архивните единици.
2. Определяне на описите, подлежащи на усъвършенстване
Определянето на описите, подлежащи на усъвършенстване, се основава на:
2.1. Интензивност на използване на фондовете. Предимство се дава на описите на най-често използваните фондове, особено на фондообразуватели, чиято компетенция е широка, а съдържанието на документите – многоаспектно и недостатъчно отразено в съществуващите справочници.
Имат се предвид и описите на фондовете, към които се прогнозира засилване на обществения интерес.
2.2. Качество на описанието, съобразено с действащите методически изисквания за него. Към усъвършенстване на описанието се пристъпва, когато заглавията на архивните единици не отговарят на методическите изисквания за описание, липсват някои от задължителните елементи на описание, заглавията се нуждаят от осъвременяване на стила и т.н.
2.3. Подготовка на инвентарния опис за публикуване или въвеждане в Информационната система на държавните архиви.
2.4. Нестандартните, ръкописните и с угасващ текст опи­си се препечатват, при което се извършва стилова редакция на текста и се допълват липсващите елементи на описанието в заглавието на архивната единица.
Усъвършенстването на описите се планира ­предварително.
 
 
3. Основни етапи
Усъвършенстването на инвентарните описи включва:
3.1. Редактиране на заглавията
3.1.1. Уточняване и допълване на заглавията в съответствие със съдържанието на документите в архивната единица и съставяне на анотации.
3.1.2. Съставяне на вътрешни заглавия. На архивните единици на интензивно използвани фондове може да се съставят и вътрешни заглавия. В тях се изброяват основните теми (въпросите), за които се отнасят документите в архивната единица.
3.1.3. Уточняване и допълване на задължителните елементи на описанието, стилова редакция на текста.
3.1.4. Редактирането на заглавията на архивните единици в инвентарния опис се осъществява задължително с преглеждане на документите.
3.2. Допълване на справочния апарат.
3.2.1. Съставяне на историческа справка или пресъставяне на съществуващата.
3.2.1.1. Историческа справка се съставя, когато към описа няма такава.
3.2.1.2. Към пресъставяне на историческата справка се пристъпва, когато тя е фактологически неточна, непълна, неправилно отразява историческите процеси, схематично представя историята на фондообразувателя и фонда или се нуждае от редактиране.
3.2.1.3. В случаите, когато се усъвършенстват всички опи­си на ликвидирал фондообразувател, се съставя обща историческа справка, която се прилага към всички описи или се прави препратка към съответния опис, в който тя се намира.
3.2.1.4. Историческата справка носи всички белези на историческо изследване със задължително цитиране на използваните при разработването ѝ публикации и документи.
3.2.2. Съставяне на указатели към инвентарния опис.
3.2.2.1. Видът, формата и количеството указатели към инвентарния опис се определят от характера на дейността на фондообразувателя, качеството на описанието, степента на детайлизиране на информацията в заглавията на архивните единици, класификацията и систематизацията им в описа.
3.2.2.2. Най-често разпространените видове указатели към инвентарните описи са: предметен, географски, именен (като разновидност на предметния) и хронологичен.
Указателите могат да се съставят както към всеки отделен опис на фонда, така и общ към всички описи на фонда.
3.2.3. Съставяне на списък на съкращенията.
4. Разглеждане на резултатите от усъвършенстването от ЕПК
След завършване на работата по усъвършенстването на инвентарния опис, той се разглежда от ЕПК на архива и се утвърждава от неговия ръководител.
След усъвършенстване старите описи не се унищожават, а се запазват в първо дело (дело „А“) на фонда.
При усъвършенстване на описи на действащи фондообразуватели един екземпляр от новия опис се изпраща на архива на съответната институция.
 
V.3. ПРЕСЪСТАВЯНЕ НА ИНВЕНТАРНИ ОПИСИ
1. Същност
Пресъставянето на инвентарните описи е процес, който включва: пресъставяне на класификационната схема, съставяне или уточняване на заглавията на архивните единици и систематизирането им по новата схема. При необходимост се провежда допълнителна експертиза на ценността, уточнява се фондовата принадлежност и се променя количеството и номерацията на архивните единици.
По същество пресъставянето на инвентарния опис е повторна научно-техническа обработка на фонда.
2. Основни етапи
2.1. При пресъставянето на инвентарните описи се до­пуска:
– обединяване на няколко описа на приключил фондообразувател в един нов, в случай че те са малки по обем и близки по хронология или съдържание и се нуждаят от преработка;
обособяване на нови архивни единици или обединяване на две или повече архивни единици в една.
2.2. При необходимост от допълнителна експертиза се извършва:
– отчисляване на явно неценни документи по смисъла на ЗНАФ;
– отчисляване на дублетни документи;
– привеждане на анотациите на архивните единици в съответствие със съдържанието на документите.
2.3. Допълнителната експертиза се извършва на основата на общоприетите за експертиза на ценността на документите принципи и критерии и на специфичните критерии за оценка на документите с повтаряща се информация.
2.4. Към пресъставените инвентарни описи се прилагат преводни таблици на старите и новите номера на архивните единици.
2.4.1. Преводната таблица има графичен вид и включва:
– номер на архивната единици по стария опис;
– номер на архивната единица по новия опис;
– забележка.
В случай че пресъставянето на инвентарния опис е прид­ружено с разформироване на архивните единици, в преводната таблица се предвижда графа за промяна номерата на листовете в новите архивни единици спрямо старите.
Ако в пресъставения опис са обединени няколко описа, то преводната таблица съдържа и графа за номерата на описите.
2.4.2. Преводната таблица може да се състави:
– за всички описи на фонда, ако документите са били пресистематизирани и количеството на описите се е изменило;
– за всеки опис поотделно, ако пресистематизацията се е извършила само в рамките на отделните описи.
2.5. Към пресъставените инвентарни описи се създава необходимият справочен апарат или се коригира и уточнява съществуващият в съответствие с направените изменения.
2.6. В резултат от допълнителната експертиза се съставят описи на документи, определени за неценни. За всеки архивен фонд по описи се съставя отделен опис.
За дублетните документи, в графа „Забележка“ е необходимо да се направят препратки към дублетните документи, оставени на постоянно съхранение.
Описите на отделените за унищожаване документи се подписват от съставилия ги експерт, разглеждат се от ЕПК и се утвърждават от ръководителя на съответния държавен архив.
2.7. В случаите, когато количеството на отчислените, новосформираните или обединените архивни единици в описа не е голямо и не налага изменения в неговата класификационна схема, се допуска оставяне на празни номера или използването на буквени индекси след номера на архивната единица, за да се избегне преномерирането. В рекапитулацията се вписва реалното количество архивни единици, като номерата с буквен индекс или празните номера се отбелязват в забележка на пос­ледния лист на инвентарния опис.
2.8. Всички промени в систематизацията, описанието и номерирането на архивните единици в резултат на пресъставяне на инвентарните описи се нанасят съответно върху обвивките на архивните единици и в справочниците на архива, с изключение на каталозите, при които търсенето се осъществява с помощ­та на преводната таблица.
3. Разглеждане на резултатите от пресъставянето от ЕПК
След завършване на работата по пресъставянето на инвентарния опис, той се подписва от експерта, който го е пресъставил, разглежда се от ЕПК на архива и се утвърждава от ръководителя на съответния държавен архив. Протоколът на ЕПК служи и като основание за внасяне на съответните изменения в останалите отчетни документи. На последната страница на инвентарния опис се отбелязва, че той е пресъставен и се посочва номерът на протокола от заседанието на ЕПК.
След пресъставяне старите описи не се унищожават, а се запазват в първо дело (дело „А“) на фонда.
При пресъставяне на описи на действащи фондообразуватели един екземпляр от новия опис се изпраща на архива на съответното учреждение.
При провеждането на допълнителна експертиза се решават и задачи, свързани с попълването на някои фондове с липсващи документи. Попълването им може да се извърши чрез копия на документи, съхранявани в други институции.


[1] В сила от 13.07.2007 г., обн. ДВ, бр. 57 от 13 юли 2007 г., изм. ДВ, бр. 19 от 13 март 2009 г., изм. ДВ, бр. 42 от 5 юни 2009 г., изм. ДВ, бр. 78 от 2 октомври 2009 г., изм. ДВ, бр. 92 от 20 ноември 2009 г., изм. ДВ, бр. 93 от 24 ноември 2009 г., изм. ДВ, бр. 103 от 29 декември 2009 г., изм. ДВ, бр. 43 от 8 юни 2010 г., изм. ДВ, бр. 59 от 31 юли 2010 г., изм. ДВ, бр. 101 от 28 декември 2010 г., изм. ДВ, бр. 38 от 18 май 2012 г., изм. ДВ, бр. 15 от 15 февруари 2013 г.
[2] В сила от 06.03.2009 г., приета с ПМС № 41 от 18.02.2009 г., обн. ДВ, бр. 17 от 6 март 2009 г., изм. ДВ, бр. 8 от 27 януари 2012 г.
 
[3] Фондообразувател е държавна и общинска институция, физичес­ко или юридическо лице, които създават или за които са създадени документи, подлежащи на постоянно запазване в архив.
[4] Блокираща квота е участие на държавата или общината в капитала на търговското дружество в размер не по-малко от 34 %.
[5] Съгласно чл. 182 от Търговския закон привилегированите акции могат да осигуряват гарантиран или допълнителен дивидент или дял в дружественото имущество при ликвидацията, както и други права, предвидени в този закон или в устава; „златна акция“ е акция, запазена от държавен орган, отговарящ за приватизирано държавно предприятие, преобразувано в акционерно дружество. Такава акция дава на държавния орган решаващ глас на общото събрание на акционерите, което е необходимо за запазване на влиянието на държавата над предприятия, чиято дейност силно засяга държавните и обществени интереси.
[6] Неперсонифициран субект е гражданско дружество по чл. 357 от Закона за задълженията и договорите. С договора за дружество две или повече лица се съгласяват да обединят своята дейност за постигане на една обща стопанска цел.
[7] Архивен фонд е част от документалния фонд на държавна или общинска институция, която е определена поради ценността си за постоянно запазване. Групови фондове могат да се създават от документи на еднородни по предмет на дейност и функции институции, действащи на една територия и създаващи еднотипна документация.
 
[8] Архивна колекция е съвкупност от документи на един или няколко фондообразуватели, обединени по тема, събитие, вид, оформяне и др.
[9]  § 1, т. 6 от Допълнителни разпоредби на ЗНАФ. Терминът „документ“ има латински произход („documentum“) и означава доказателство, свидетелство. В редица чужди стандарти документът се определя като фиксирана на материален носител информация с реквизити, позволяващи нейната идентификация. Едно от общоприетите определения гласи, че документът е материален обект с информация, фиксирана върху какъвто и да е носител, предназначена за предаване във времето и пространството.
[10] Документооборот е движението на документите от създаването им до предаването им в държавните архиви или унищожаването им.
[11] Стандарт БДС 06.04.1985 г., който влиза в сила през 1985 г. и е общ за цялата държавна администрация. От няколко години в практиката на публичната администрация се налага един нов начин на оформяне на административната документация, свързан с лявото подравняване на основните реквизити с изключение на вида на документа, който се разполага центрирано. Този нов начин на оформяне на документи е регламентиран с Постановление № 123 от 25.05.2009 г. на Министерския съвет и Инструкция № 1 за институционалната идентичност на администрациите от 11.06.2009 г. и Практическа инструкция за оформяне на документи в администрацията, разработена от Министерството на държавната администрация и административната реформа и Института за български език при БАН.
[12] Дело е група документи с еднакъв срок за съхранение, свързани по вид, тематика и/или по друг признак.
 
[13] „Забранен период“ е до 1900 г., а за териториите, освободени в резултат на Балканската война – до 1912 г.
 
[14] С изключение на включените в § 1, т. 11 от Допълнителните разпоредби на ЗНАФ.


Към свитък 3