DAA      Свитък І  |   Свитък ІІ  |   Свитък ІІІ  |   Свитък ІV  |   Свитък V  |   Свитък VІ


Свитък І




Методически кодекс
Свитък І
 
 
УПРАВЛЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ НА НАЦИОНАЛНИЯ АРХИВЕН ФОНД И АРХИВНАТА МРЕЖА
 

 
Този продукт е създаден в рамките на проект Разработване, внедряване и оценка на въздействието на усъвършенствана политика в Държавна агенция „Архиви“, финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет“, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд, съгласно договор 11-13-5/18.09.2012 г., сключен между Министерство на финансите и Държавна агенция „Архиви“ за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по Оперативна програма „Административен капацитет“, Приоритетна ос І „Добро управление“, Подприоритет 1.3. „Ефективна координация и партньорство при разработване и провеждане на политики“, Бюджетна линия BG051PO002/11/1.3-06.
Цялата отговорност за съдържанието на продукта се носи от Държавна агенция „Архиви“ и при никакви обстоятелства не може да се счита, че той отразява официалното становище на Европейския съюз и Управляващият орган.
 

Методически кодекс
Свитък І
 
 
 
 
УПРАВЛЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ НА НАЦИОНАЛНИЯ АРХИВЕН ФОНД И АРХИВНАТА МРЕЖА
 
 
СОФИЯ, 2013 г.
 
I. ПРЕДГОВОР
 
 
През 1982 г. в чест на 30-годишнината от създаването на централизираното архивно дело в страната екип от Главно управление на архивите при Министерския съвет (ГУА при МС) издава първия Методически кодекс, „предназначен за архивистите от държавните архиви и ведомствените архиви с постоянен състав на документи, както и за работниците от музеите с права на органи за управление на Държавния архивен фонд“. Изданието е посветено на 1300-годишнината на Българската държава и 30-годишнината на централизираното архивно дело в България. В предговора е подчертано, че: „Тридесетгодишното постъпателно развитие на централизираното архивно дело в страната ни стана възможно не само в резултат на самоотвержената работа на първото поколение български архивисти, но и като следствие на една много интензивна за този малък колектив научноизследователска, методическа и учебна дейност. Завареното през октомври 1951 г. в методическата област беше повече от скромно, а българска научна литература по архивистика въобще не съществуваше.
Тридесетте години труд за овладяване на професията породиха както научни изследвания, така и цяла редица методически указания, инструкции, писма, примерни номенклатури и списъци със срокове за съхранение на документите, класификационни схеми, стандарти и отраслови нормали, които трябваше да осигурят единна организация на работата и единни нейни методи за всички архиви в страната. Успехът беше несъмнен.
В същото време, към края на третото десетилетие от създаването на държавните архиви стана съвсем осезателна необходимостта нарасналото количество да премине в ново качество и Колегиумът на Главно управление на архивите взе решение за подготовката и публикуването на настоящия Методически кодекс. Крайно затруднено беше вече, и за най-сведущ архивист, боравенето със сто и петте действащи методически указания, инструкции и други подобни документи.“
Разработването на Методическия кодекс започва в началото на 1979 г., а излизането му от печат е през май 1982 г. Важен етап от нормативно-методическото осигуряване са приетите през 1982 и 1987 г. две наредби № 1 за класификация, научно-техническа обработка, съхраняване и използване на общоадминистративните и на научно-техническите документи в организациите и учрежденията.
В съпоставка с динамиката на времето с по-бавни темпове върви преосмислянето и осъвременяването на законовата и нормативно-методическата база. Още през 1991 г. започва работа по проект за нов закон и за нов, актуализиран вариант на действащия Методически кодекс. Създадената работна група подготвя официален проект, представени са и няколко алтернативни варианта на нов закон. Впоследствие задачата е временно изоставена на втори план, а през 1997 г. е пренасочена към преработка на Правилника за приложение на действащия Закон за Държавния архивен фонд (Закон за ДАФ). Междувременно през 1993 г. са приети негови изменения и допълнения, които по същество се свеждат до следното – т.нар. ведомствени архиви с постоянен състав на документите вече не фигурират като органи за управление на Държавния архивен фонд (ДАФ) и е дадено право на партии, организации, юридически и физически лица да изискат по съдебен ред връщането на документи, „неправомерно включени в Държавния архивен фонд или конфискувани от държавата или които считат, че депозирани от тях документи се използват не според тяхната воля“.
Още в началото на 90-те години се очертават типичните направления на архивна дейност, които оформят облика на последното десетилетие на ХХ в. Те водят логично и до необходимостта от актуализирането на цялостната методическа база, в това число и на Методическия кодекс. В условията на раздържавяване и смяна на собствеността приоритет е комплектуването на фондовете на ликвидирани и приватизиращи се предприятия. Друго предизвикателство е приемането на документите на политическите партии, създадени до 1989 г. Специалисти от архивите участват в комисията, създадена по силата на политическо споразумение от 3 януари 1991 г., която се запознава с наличността на документите в Централния партиен архив (ЦПА) и на ПП на БЗНС, подготвят становище за приемането им на държавно съхранение и съответен проект на ПМС № 127 от 4 юли 1991 г. По отношение на използването архивите реагират на изострените обществени очаквания за либерализиране на достъпа и разсекретяване на поверителните документи. Поредицата закони за реституирането на земеделските и горските земи, на градска и друга собственост, за обезщетяване на бежанците и др. увеличава многократно търсенето на документи за доказване на собствеността и изготвяне на други граждански справки.
Тридесет години след издаването на първия Методически кодекс, веднага след отбелязване на 60-годишнината на организираното архивно дело в страната, започва работа по втория Методически кодекс. Той включва актуализирани части на първия кодекс, най-доброто от методиката, създадена през годините, както и нови части, чиято поява е продиктувана от масовото навлизане на информационните технологии.
Целта на актуализирането на Методическия кодекс е да се конкретизират и разпишат всички изменения и нововъведения, които определят основните насоки в архивните дейности, да се отстранят текстове, които не са приложими в съвременната практика.
В Първи свитък „Управление и организация на Националния архивен фонд и архивната мрежа“ е посочено, че архивното дело е сектор в развитието на държавата и обществото и обхваща правни, теоретични, методически и практически дейности и политики, свързани с организацията и управлението на архивните документи. Неговите основни функции са комплектуване, регистриране, съхранение и опазване на ценните за държавата и обществото документи, както и осигуряване на достъп и използването на архивните документи. За да се осъществяват основните му функции, са необходими архивно законодателство, държавни архиви, специализирано образование и квалифицирани кадри.
В свитъка особено значение има определението за Национален архивен фонд (НАФ) и посочването на източниците за попълването му. НАФ е исторически формирала се и постоянно попълваща се съвкупност от ценни документи, отразяващи материалния и духовния живот на обществото. Създава се за осигуряване с документална информация управлението на държавата, развитието на науката и културата и защитата на правата и законните интереси на гражданите. НАФ е носител на историческа памет и е част от културното наследство на страната, подлежи на постоянно запазване, регистрация, грижа и закрила от страна на държавата. Същевременно е самостоятелна информационна система, която е част от националния информационен ресурс и има важно значение за осигуряване на потребностите от информация на обществото и държавата. Държавата полага грижи за опазването на документите от НАФ чрез: регистриране, отчитане и контрол върху наличността им; осигуряване на съхранението им в сгради със съвременно оборудване, лаборатории за реставрация и консервация и застрахователно копиране; осигуряване на квалифицирани кадри за работа с тях; бюджетно финансиране.
В състава на НАФ се включват архивни фондове и архивни документи, независимо от времето, носителя, начина на създаване, мястото на съхранение и формата на собственост, включително и постъпилите на законно основание документи и копия от документи от чужбина. Те са създадени от дейността на държавните и общинските институции и други юридически и физически лица или са документи или копия на документи за историята на България, получени от чуждестранни архиви и от други чуждестранни юридически и/или физически лица. 
Важен акцент в свитъка е посочването на източниците за попълване на НАФ, каквито са учрежденските архиви на държавните и общинските институции; лични архивни сбирки и колекции на значими за обществото личности; архиви на политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества, декларирали желанието си за предаване на документи; чуждестранни архиви, други чуждестранни институции, българи и български организации в чужбина, заявили съгласието си за предоставяне на оригинали и/или копия на документи.
В свитъка са конкретизирани ролята и дейността на Държавна агенция „Архиви“ (ДА „Архиви“) в управлението на НАФ. Това е организирана и целенасочена дейност по определяне на единни принципи за развитие на архивното дело, планиране и насочване дейността на архивите в интерес на държавата и обществото, методическо ръководство и контрол на институциите-фондообразуватели, издаване на методически указания, осъществяване на международно сътрудничество в областта на архивното дело, подпомагане подготовката на архивни кадри.
За решаването на принципни въпроси от теорията и практиката на архивното дело в ДА „Архиви“ действат следните специализирани комисии: Централна експертно-проверочна комисия (ЦЕПК), която разглежда и предлага на председателя решаването на въпроси по експертизата на ценността и комплектуването на архивните документи и други методически и практически въпроси; Централна експертна оценителна комисия (ЦЕОК), която се занимава с въпроси за ценността на документите, които се предлагат на ДА „Архиви“ от физически и юридически лица срещу възнаграждение и за определяне на неговия размер. За първи път е създадено и Читателско експертно-консултативно звено, което подпомага ДА „Архиви“ при решаването на актуални въпроси по използването и популяризирането на НАФ и мониторинг на условията за работа в читалните.
Посочени са архивите, които съхраняват документи от НАФ: държавни архиви; архиви и архивни сбирки на културни и други публични институции; архивни сбирки на държавни и общински музеи и библиотеки; архивни сбирки на читалища и религиозни институции; частни архиви.
В свитъка е отделено място за планиране и отчитане на дейността на ДА „Архиви“ и нейните структурни звена, както и на научноизследователската и методическата работа в Агенцията и нейните структурни звена. Тези дейности обхващат теоретични и приложни изследвания и изработването на методически пособия с цел научно обосноваване и повишаване на ефективността и качеството на работа. В тази част от свитъка има съществени изменения в сравнение с Методическия кодекс, издаден през 1982 г., тъй като правилата, действали тогава, отговарят на различна структура на архивното управление, в която съществува самостоятелно научно звено. 
Вторият свитък от Методическия кодекс „Източници за комплектуване на държавните архиви, организация, експертиза и научно-техническа обработка на документите“ е структуриран в съответствие с източниците за комплектуване на държавните архиви: държавни и общински институции; документи от личен произход; документи на политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества; архивни документи и копия на документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица. В отделна част са разгледани процесите по научно-техническата обработка на архивни фондове, усъвършенстването и пресъставянето на инвентарни описи.
Безспорно държавните и общинските институции са основните източници за комплектуване на НАФ. Приемането на богати по състав и съдържание архивни фондове и документи от тези фондообразуватели в държавните архиви предполага сериозна организационна и методическа дейност в предархивното поле: организиране на деловодство и на учрежденски архив като специализирани структурни звена; назначаване на постоянно действаща експертна комисия; изготвяне на номенклатура на делата или списък на видовете документи със срокове за съхранение и внедряването им; съхранение на документите и предоставяне за използване; извършване на текуща, междинна и окончателна експертиза на ценността на документите и предаване на част от тях в държавен архив; методическа помощ и осъществяване на контрол от страна на държавните архиви.
Актуализирането и разработването на тези въпроси във Втори свитък е извършено в съответствие със Закона за Националния архивен фонд (Закон за НАФ) от 2007 г. и Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции от 2009 г.
Съдържанието на свитъка е съобразено с новите положения в нормативната база и на първо място със значително увеличения срок за съхранение на документите в институциите от 5 и 10 години на 20 години. Това води до нарастване на отговорностите на ръководителите на съответните институции, осигуряване на допълнителна площ за архивохранилища, кадрово обезпечаване работата на учрежденските архиви и др. По-продължителният срок за съхранение на документите в институциите води и до засилване на контролните функции на държавните архиви по опазването и организацията на работата с документите и прецизиране на процедурите за извършване на различните видове проверки, увеличаване на санкциите и др.
Функциите и отговорностите по отношение организацията на работата с документите са систематизирани на три нива – ръководители на държавните и общинските институции, държавни архиви и ДА „Архиви“. В съответствие с това са структурирани и трите вида експертни комисии, тясно свързани с процесите на експертизата на ценността на документите и комплектуването: Постоянно действаща експертна комисия (ПДЕК) във фондообразувателите, експертно-проверочни комисии (ЕПК) в държавните архиви и ЦЕПК в ДА „Архиви“.
Специално внимание е отделено на: контролната дейност на държавните архиви, извършвана във фондообразувателите чрез основни, контролни, извънредни и инцидентни проверки; утвърждаването на номенклатурите на делата; утвърждаването на описите; изготвянето на становища по актове за унищожаване на неценни документи и др.
Във връзка с документооборота във фондообразувателите са разгледани процеси като: съставяне и оформяне на документите, регистрация, поставяне на резолюции и контрол по изпълнение на сроковете, от които зависи юридическата сила и ценността на документите като исторически извор.
Класификацията на документалния фонд, номенклатурите на делата и списъците на документите със срокове на съхранение, тяхната разработка, актуализация и внедряване са изведени като важни процеси и условие за качеството на следващите процеси на работа с документите. Подчертана е важността на определянето на сроковете за съхранение на документите в номенклатурата, което по същество е първият етап на експертизата на ценността на документите, т.нар. текуща експертиза.
В свитъка са посочени изключително важните функции на Учрежденския архив, както и изискванията към условията за съхранение на документите в него. Разгледани са и следващите етапи при определяне ценността на документите – междинна и окончателна експертиза, както и предаването на документите за постоянно запазване в държавен архив.
Специална част е посветена на научно-техническите документи, които са свидетелство за приноса на българските учени и проектанти в историческото развитие на науката и техниката, както и за значението на този принос за световния технически прогрес. Променените икономически и обществени условия налагат преосмисляне и уточняване на подхода и на някои термини при работата по контрола върху опазването и извършването на експертиза на научно-техническите документи за предаването им на държавно съхранение, които са отразени в текста.
Втората част на Свитък 2 се отнася до документите от личен произход, като работата с тях е представена в две глави – комплектуване и научно-техническа обработка. В първата източниците за комплектуване са разширени с включването на антиквариатите и личните архиви на българите, живеещи в чужбина. Нов момент е изграждането на електронен вариант на картотеката на заведените на отчет лични фондове. В научно-техническата обработка е въведена нова позиция, отправяща към общите правила при описанието на архивните единици. Поставянето на номиналния признак в началото на заглавието на документите от творческата дейност, включително музикални произведения и произведения на изобразителното изкуство, е задължително условие, като се избягва както библиографското описание, така и поставянето на авторското име без инверсия на първо място. При описанието на снимков материал са взети под внимание новите практики при работата със снимки на различни нови носители.
В третата част на Свитък 2 са застъпени документите на политически партии, на юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества с частен капитал, които не са включени в § 1, т. 11 от Допълнителните разпоредби на Закона за НАФ. Това са потенциалните източници, които по закон не са задължени да предават документи в държавните архиви, но приемането им би допринесло за обогатяването на НАФ с ценни документи. Тези източници са перспективни и работата с тях е свързана с политиката на ДА „Архиви“ в областта на комплектуването.
В частта за архивните документи и копия на документи от чуждестранни архиви, институции и частни лица са разработени нови и са допълнени текстове, свързани с издирването на сведения за документи, съхранявани в чужбина, както и с източниците и начините на комплектуването им. Посочени са видовете документи, формата на приемане в държавен архив, експертизата на ценността и фондирането на документите. Подробно е описан процесът на научно-техническа обработка на този вид документи и са посочени конкретни примери.
Последната част на Свитък 2 включва теми, които имат отношение към всички предходни части, а именно: научно-техническа обработка на архивни фондове и документи, приети в държавните архиви от различни източници на комплектуване в необработен вид; усъвършенстване на инвентарните описи и пресъставяне на инвентарните описи в държавните архиви.
В Третия свитък „Регистрация и отчетност, съхранение и опазване на архивните документи“ е посочено, че всички документи от състава на НАФ, независимо от оригиналност, време, начин на създаване и носител, подлежат на регистрация и отчетност, която се води на две нива – в държавните архиви и в Централната фондова картотека (ЦФК). Отчетността в държавните архиви се осъществява чрез определени отчетни единици и форми, които са архивният фонд и приравнените към него групов фонд и архивна колекция; частичното постъпление и споменът, когато е извън състава на архивния фонд.
В този свитък за първи път в архивната методика се въвеждат изисквания за регистрация и отчетност на ценните електронни документи. Посочено е, че приетите за постоянно съхранение ценни е-документи в държавните архиви се регистрират в Специализираната информационна система на държавните архиви с генериран уникален архивен шифър, включващ код на съответния държавен архив; номер на фонда, в състава на който е включен даден е-документ; номер на инвентарния е-опис; номер на архивната единица.
Разгледан е Регистърът на НАФ, създаван и поддържан от ДА „Архиви“. Целта на Регистъра е съсредоточаване на информацията за съществуващите ценни документи в страната и извън нея, подпомагане опазването и съхраняването им и разширяване на възможностите за тяхното използване.
Важна част на свитъка е описанието на архивната сграда като комплекс от помещения, отговарящи на определени условия и предназначени за постоянно съхранение на архивни документи и публичен достъп на потребителите до тях. Тук са посочени най-съвременните изисквания към архивните сгради, като всички цитирани цифрови стойности отговарят на националните и европейските изисквания за опазване на националното архивно богатство.
В свитъка са разработени подробно начините и особеностите на съхранение на различните видове архивни документи като комплекс от мероприятия и дейности по създаване и поддържане на оптимални условия за архивните документи с оглед постоянното им запазване и конкретните им особености. Подробно са разписани изискванията към паспортизацията на архивните фондове, която е проверка на наличието и състоянието на документите във фонда, извършвана периодично или при промяна на условията и мястото на съхранението им.
Значително внимание е отделено на въпросите на опазването като съвкупност от дейности и процедури, целящи укрепване на архивните документи, предпазване от повреди и унищожаване, с цел съхраняване на съдържащата се в тях информация. За първи път в методиката се посочва, че за опазване се счита и пренасянето (реформатирането) на информацията от документите върху друг носител, което отговаря на масовото навлизане на модерните технологии в архивните практики.
Разработени са както класически, така и съвременни методи за опазване на архивните документи, сред които важно място заемат микрофилмирането, дигитализацията и фотокопирането. По отношение на консервацията и реставрацията на архивни документи е акцентирано на проблемите при работа с документи на хартиена основа, както и на спецификата на лабораторните условия.
Значително място е отделено на режима за съхранение на архивните документи, който е тясно свързан с физическото опазване на документите, които стареят и губят своите физико-механични качества като резултат от фактори като температура, влажност, светлина, атмосферни газове, биологически вредители, физическо натоварване и резки промени в условията на околната среда. За да се продължи физическото им съществуване, е наложително съхраняване при контролирани температура, относителна влажност на въздуха, ниво на светлинно въздействие и биологически вредители.
В свитъка за първи път е включена методическа разработка, посветена на проблема „архивни документи в риск“, т.е. на архивни документи, които са изложени на заплахата на външни и вътрешни опасности като: стихийни бедствия; терористични актове, нарушаване на условията и правилата за съхранение, на отчетната регистрация и използването им, на кражба от страна на сътрудници или външни лица, човешка небрежност или злонамереност за прикриване на документни престъпления и др. Всеки от посочените фактори на риск изисква индивидуални или специфични методически, организационни и технически средства за защита, които могат да предотвратят или намалят силата на тяхното действие. Рисковите фактори на опасност, на чието въздействие реално може да бъде подложен архивен документ или архив, представляват действия или явления, които водят до увреждане или унищожаване. Рискът е състояние на системата за сигурност на архива, което в съответствие с условията на функционирането ѝ може обективно да не предотврати възникването на фактора опасност. Сигурността на архивния документ е качествен показател, характеризиращ нивото на безопасността му, това е състоянието на защитеност на архивните фондове от въздействието на различни фактори на опасност, възникващи при неблагоприятни условия на съхранение. При определяне на критерии за оценка на степента на риска трябва да се имат предвид обектът на контрол, каквито са юридическите лица, в резултат на чиято дейност се създават и съхраняват документи от НАФ, както и рискът или вероятността от увреждане или загуба на документи от НАФ с всички последствия, които произтичат от това.
При анализа на основните рискови фактори са разработени потенциални възможности като загуба на документи при наводнение, пожар, кражби, поради физическо увреждане и пр. След обстойния анализ на различните потенциални възможности се разработва и план за действие при бедствени ситуации. Първата стъпка е методиката за изготвяне на план за действие при бедствия, която изисква разработване на етапи като оценка на риска; идентифициране на вътрешните условия; оценка на предпазните мерки; готовност за действие; поемане на отговорност; установяване на щетите (количеството и видът на повредените документи). Етапите в разработването на план за действие при бедствия са: подготовка на инструкции за всички институции, създаващи и съхраняващи документи; разработване на мерки (планове и програми) за защита на документите и архивите на регионално и национално ниво; осъществяване на периодични прегледи на всички мерки за сигурност на хранилищата за документи и архивните сгради.
При разработването на Свитък ІV „Научно-справочен апарат, достъп и използване на архивните документи“ са следвани няколко основни принципа. В голяма степен е спазена приемствеността по отношение на видовете справочници и техните първоначални формати, като са отчетени възможностите на съвременните информационни технологии и добрите архивни практики. Текстовете са професионално ориентирани, но същевременно достъпни до широкия кръг потребители на архивна информация с цел бързата им ориентация в научно-справочния апарат (НСА) за улесняване достъпа и използването на архивните документи.
Научно-справочният апарат е система от справочници, които подпомагат търсенето на документи и информация в архивен фонд, в отделен архив, в група архиви и в архиви, които съхраняват документи от НАФ. Отделните видове справочници имат определено предназначение, взаимно се допълват и не се дублират. Те имат определена форма за архивите, съхраняващи документи от НАФ, отговаряща на предназначението на дадения вид справочник.
Като нови форми в НСА са въведени справочниците по документите от група архиви извън границите на Република България, както и Регистърът на НАФ като централизирана база данни, публична и достъпна чрез интернет страницата на ДА „Архиви“.
В този свитък от Методическия кодекс са описани и възможностите за осигуряване на публичен достъп до архивните документи на всички потребители съобразно техните възможности и потребности, както и организацията на работа и използване на документите. Формулирани са, съобразно действащите нормативни документи и добри практики, изискванията, на които трябва да отговарят читалните и прилежащите към тях помещения.
Пета част на Методическия кодекс „Информационна и по­­пу­ляризаторска дейност“ включва три обособени части/раздела, свързани с информационната и популяризаторската дейност на архивите, публикуването на архивни документи и тяхното дигитализиране. Популяризирането на НАФ е една от основните, законово определени дейности на архивите. Насочена е, от една страна, към повишаване информираността на обществото и формиране на разбиране за значението и функциите на архивната институция. От друга, към предоставяне на потребителите в общодостъпна форма на архивни документи от обществен интерес и информация за тях. В голяма степен ролята и значението на архивите в живота на обществото се определя от степента на използване на грижливо съхраняваното от тях архивно историческо наследство.
Популяризирането на архивите и архивните документи се осъществява чрез съвкупност от информационни и комуникационни дейности, насочени към широк спектър от заинтересовани лица и институции. Те са пряко свързани с обществения, политическия и културния живот и рефлектират върху възпитанието, образованието, науката и културата.
В структурата и общите принципи на раздела за информационната и популяризаторската дейност са отразени настъпилите промени в архивната практика през последните десетилетия. До голяма степен те са свързани с много по-широките възможности за оптимизиране на административното обслужване на гражданите, държавното управление и бизнеса с архивна информация и осигуряване на публичен достъп и използване на съхраняваните документи чрез прилагане на съвременните комуникационни и информационни технологии. Използването на Интернет безкрайно улесни и разшири комуникациите с потребителските аудитории. Наред с традиционните популяризаторски направления и форми като приоритетни днес се разглеждат редица нови информационни и комуникационни дейности като поддържане на сайтове, социални мрежи и др. В същото време технологиите оказаха много силно въздействие и върху методиката на работа при традиционните популяризаторски форми на архивите – издателската дейност (издаване на документални сборници, справочници и периодични издания), както и експонирането на изложби.
Текстовете, свързани с информационната и популяризаторската дейност, са подготвени и обсъдени в работната група по Свитък 5. Като цяло запазват основната структура на Методическия кодекс, но в съответствие с общата концепция и целта на разработката са:
– актуализирани някои остарели изисквания и особености и са формулирани нови, които съответстват на съвременните условия;
– включени са някои нови форми и средства за осъществяване на популяризаторската дейност, свързани най-вече с навлизането на информационно-комуникационните технологии в работата на архивите;
– актуализиран и унифициран е стилът и използваната терминология.
Частта за публикуването на документи е разработена на основата на съществуващите правила с актуализиране на принципи и изисквания, които не отговарят на съвременната практика, и допълването им предвид изключително силното въздействие на съвременните информационно-комуникационни технологии. Нов момент е разделът „Публикуване на специална документация“ с подраздели „Научно-техническа документация“ и „Фотодокументи“.
През последните десетилетия дискусията за необходимостта от нов вариант на правилата периодично се подновява в средите най-вече на архивната колегия. Идеята е свързана пряко, от една страна, с няколкото опита за актуализиране или написване на нов Методически кодекс. От друга страна, практиката при реализирането на документални публикации е силно повлияна от съвременните информационни и комуникационни технологии.
Сегашният вариант на правилата в общи линии запазва основната структура, като в съответствие с общата концепция на Методическия кодекс целта, предназначението и техният обхват са обособени в раздел „Общи положения“. Полиграфското оформление на публикациите и изискванията към ръкописите намериха по-логично място в частта за информационната и популяризаторска дейност на архивите в точка „Организация на издаването на публикация“, като са обхванати всички форми на архивни публикации, а не само документалните. Прецени се, че не е необходимо обособяването на отделен раздел за специалните документи, доколкото и при тяхната подготовка се следват общите принципи и изисквания. Отделни по-специфични особености при научно-техническите и фотодокументите са намерили място в съответните подраздели (избор и начин на възпроизвеждане на текст, заглавие на документ, легенда и др.). Разработен е нов раздел, в който е направен опит да бъдат обхванати основните проблеми, възникващи при подготовката на електронните публикации на документи.
Правилата за дигитализация на архивни документи имат за цел да унифицират процесите и параметрите за изготвяне дигитални копия на документи от НАФ и съответните метаданни. Обхванати са основните стъпки и дейности от процеса на дигитализация и са посочени минималните параметри, необходими за изготвяне на дигитални копия с необходимото качество.
Наличието на единна методическа основа е особено важно в тази област по няколко причини. Една от най-важните е спецификата на архивните документи – уникални документи, в много случаи в застрашено физическо състояние. Затова е необходимо качеството на изготвените дигитални копия да съответства на максимален брой възможни употреби. Това изисква контролиран процес и контрол на качеството и определяне на минимално допустими технически параметри на файловете с дигитални образи. От друга страна, дигитализацията изисква значителни ресурси, което налага гарантиране на последователност в качеството и съответствие на резултатите с актуалните или потенциалните специфични нужди на организацията. Освен това наличието на унифицирана методика може да компенсира до голяма степен недостатъчната квалификация на персонала, ангажиран с дейностите по дигитализация.
Правилата отчитат факта, че различните институции имат специфики, свързани с особеностите на съхраняваните архивни документи, технологичното осигуряване, административната структура, кадровия потенциал, достъпните ресурси, целите и др. По тази причина, където е възможно, са разширени границите на необходимите параметри и при някои от стъпките са посочени алтернативни решения.
Въпреки че ДА „Архиви“ започна работа по проекти за дигитализация на архивни документи едва през 2008 г., в последните години тази дейност е сред нейните приоритети. В основата на правилата са разработки, утвърдени като методика в рамките на Агенцията – Концепция за изграждане на дигитален архив на Държавна агенция „Архиви“ ; Изисквания за дигитално представяне на архивни документи – дигитални мастер обекти; Инструкция за проверка на дигитални мастер обекти; Инструкция за извършване на корекции на дигитални мастер обекти; Схема за наименования на файлове с дигитални образи за дигитални обекти от дигиталния архив на ДА „Архиви“ . Отчетена е спецификата и на други български институции, съхраняващи части от НАФ, както и техният опит при дигитализацията на културно-историческото наследство.
Шестият свитък на Методическия кодекс „Електронни документи“ определя общи принципи, основни правила и маркира методически указания за работа с електронни документи. За целта са изследвани международни и национални нормативни документи, разработки и стандарти на международни и национални организации, форуми и др. Тематиката е в процес на постоянна промяна и развитие и този факт определя бъдещи изменения в настоящия свитък. Нормативните промени, свързани с е-документите, и натрупването на практически опит неминуемо ще доведе до промени и актуализация. В настоящия текст се разглеждат т.нар. електронно родени документи (digital born documents). Дигитализираните аналогови документи не са предмет на настоящите указания.
В съвременното общество архивната институция е крайният пазител на информация. Архивната институция се грижи за опазването и използването на наличния информационен ресурс дълго след като създателите му са престанали да се интересуват от него или са преустановили своето съществуване. Информацията (независимо от носителя – хартиен или електронен) се създава, за да осигурява управлението на държавата, развитието на науката, културата и защитата на гражданските права и интереси. Това е целта на НАФ като постоянно попълваща се съвкупност от ценни документи, отразяващи материалния и духовния живот на обществото. Също така архивите са отговорни и за осигуряването на достъп до съхраняваната информация, което да отговаря на динамично променящите се очаквания и изисквания за по-ефективно и модерно обслужване на институции и граждани.
Степента на навлизане и използване на съвременните информационни технологии, както и свързаната с това цифровизация на формите на комуникация, променят безвъзвратно начините на общуване. Тези процеси предизвикват и промяна в комуникацията в архивната среда, между архиви и фондообразуватели, между архиви и потребители на архивна информация. Развитието на информационните технологии оказва влияние върху ролята на архивната институция и професията на архивиста. Архивните теория и практика сега се ориентират към принципите на документалния и архивен мениджмънт в областта на електронното управление. Следва да се отчете необходимостта от преоценка на основни принципи и методи, свързани с процеси по опазване, съхранение и достъп до информационни ресурси и промяна в традиционното разбиране за документ. 
Според Международния съвет на архивите (МСА) документът представлява записана информация, създадена или получена от иницииране, извършване или приключване на институционална или индивидуална активност, включваща в съдържание, контекст и структура, доказателства за активност, независимо от формата или носителя. Съдържанието на е-документ е записано върху физически носител и в символи (двоична система), за разчитането на които е необходима подходяща технология.
МСА дава четири основни препоръки относно стратегии, които архивите следва да прилагат по отношение на е-документите:
1. Архивите да са включени в целия жизнен цикъл на електронните системи, които създават и съхраняват е-документи, с цел да се гарантира тяхната автентичност, надеждност и използваемост.
2. Архивите да имат гаранциите, че създателите на документи спазват принципите за автентичност, надеждност и използваемост.
3. Архивите да управляват процеса на експертиза на е-документи и да упражняват интелектуален контрол върху архивираните е-документи.
4. Архивите да са отговорни за съхранението и достъпа до е-документи след приемането им, гарантирайки тяхното разчитане и предоставяне за използване. 
 
І.1. Към историята на архивното дело в България

След Освобождението на България и възстановяването на българската държавност през 1878 г., благодарение на усилията на Министерството на народното просвещение (МНП), Българското книжовно дружество постепенно се превръща в действителна национална академия на науките с отделянето на три различни клона – Историко-филологически, Природо-медицински и Държавно-научен. В устава на дружество от 1884 г. изрично се предвижда създаване на „една архива, която съдържа преимуществено документи за старата и новата българска история, политическа и книжовна“.
През 1903 г., като министър на народната просвета, Иван Шишманов се заема да осъществи идеята за създаване на архивна сбирка за Българското възраждане към Народния музей в София. Задачите ѝ са формулирани в правилника за ръководство от 1906 г.: „да сгрупира на едно място и тури в ред всичко, що се отнася до духовния живот на българите през ХVІІІ–ХІХ в. та да може въз основа на събрания материал да се проучи по-обстойно Българското Възраждане“. Година по-късно Архивът на Възраждането е прехвърлен към новоизградения Народен етнографски музей. Въпреки че излизат извън очертания профил на създадения към него Исторически отдел, през 1914 г. са приети и документи за периода след Освобождението (за Съединението). Мотивите: „понеже няма друго учреждение освен архива, което да ги запази и при мисълта, че сегашният архив на възраждането ще послужи за бъдещия ни Държавен архив“. Проф. Шишманов си сътрудничи с проф. Димитър Агура, който е командирован в Париж през 1905 г. Проф. Агура е трябвало да проучи уредбата на световноизвестната Школа на хартите, програмите ѝ, както и възможностите за обучение на българи там. Мисията на професора завършва с възторг от постигнатото в образователно отношение от водещата по архивни въпроси нация. 
След Балканските войни се поставят основите на Военноисторическия архив от формираната към Щаба на действащата армия Военноисторическа комисия. Така по различен повод и в различно време възникват архивни сбирки към Народната библиотека, Пловдивската библиотека, Светия Синод, читалища, училища, Софийската община и др. Но вниманието на повечето от създадените архивни средища е или ведомствено ограничено към собствената документация, или насочено към издирване и запазване на предосвобожденското документално наследство.
Действащите държавни учреждения променят с времето чисто практическия си подход и започват да ценят документацията си с оглед на нейното историческо значение. Успоредно с това в края на ХІХ в. вече са се натрупали значителни масиви стари документи, които нямат оперативно или исторически значение. Появява се неотложна необходимост от тяхното прочистване. Но в България липсва специализирано законодателство и държавно учреждение, което да регулира тези проблеми. През 1894 г. Министерството на финансите внася в Министерски съвет доклад с искане да се въведе общовалиден ред за унищожаване на ненужни архивни материали. Предложението е одобрено от правителството, което задължава Министерството да състави комисия за проучване на въпроса, набелязване на мерки за запазване на ценните документи и изготвяне на съответен правилник.
Някои от ведомствата решават проблема след проучване на западноевропейската архивна практика. Министерството на правосъдието си осигурява с посредничеството на българските дипломатически агентства екземпляри от правилници за вътрешния ред, за деловодство и архив на различни институции от Румъния, Франция, Австро-Унгария, Германия и други страни. Под въздействие на европейското архивно законодателство и практиката в европейските архиви в края на ХІХ и началото на ХХ в. българските интелектуалци и администраторите избират верния път – да се създаде в страната държавен архив, който да приема на определен период от време материалите на действащите държавни учреждения. През 1901 г. Министерският съвет назначава тричленна комисия с представители от различни министерства, която „да изучи въпроса за унищожаване на непотребните книжа в архивите на всички ведомства и да представи по това писмен доклад“. Две години по-късно председателят на комисията д-р Д. Минков представя своя доклад на министъра на правосъдието: „При обсъждането на въпроса моите колеги от комисията изказаха мнение, че преди всичко и у нас трябва да се основе Държавна архива по образеца на държавните архиви в другите цивилизовани страни. Тази архива трябва да бъде учреждение, подведомствено на Министерството на народното просвещение, което и трябва да приготви нужния законопроект за нейната организация и функциониране, след като вземе, разбира се, мнението на компетентните лица по разните ведомства. В закона за Държавната архива трябва да се предвидят правила, както за запазването на ценните документи, така и за унищожаването на непотребните книжа.“ Днес този доклад се съхранява в ЦДА, Фонд 242К, оп. 1, а.е. 244, л. 143.
Д. Минков предлага като временно решение до приемането на съответния закон и уреждането на общ Държавен архив да се приеме закон за архивите по съдебното ведомство. Той разработва и проект, в който се посочва кои документи подлежат на запазване – тези с историческо значение или представляващи интерес в етнографско, статистическо, топографско, съдебно, медицинско или друго научно или политическо значение.
На общодържавно ниво изпълнителната и законодателната власт също се спират на временно решение – исторически ценните архиви на действащите учреждения да се предават и съхраняват в Народната библиотека. Постепенно тя се превръща в централно архивно средище за всички ценни държавни архиви – „исторически“ и „правителствени“. Всъщност това е първата стъпка към институционализиране на идеята за Държавен архив. Вариантът е логичен, тъй като тук вече е създадена най-голямата архивна сбирка с материали от периода на Възраждането, турски архив и дори са приети някои документи от следосвобожденската епоха (през 1882 г. постъпват всички дела и регистри от архивите на І и ІІ ОНС и ръкописните стенографски протоколи от заседанията).
В контекста на европейската практика на фона на сравнително обстоен преглед на архивното дело във Франция, Германия, Италия и Румъния специална парламентарна комисия, чиито членове са Владимир Дякович и Тома Васильов, приема за свое задължение да предложи на Народното събрание изграждането в София на самостоятелен Държавен архив към Министерския съвет със собствена сграда и ръководство, в който на определен период да се пренасят „всички важни книжа, имащи историческо значение или друга някоя стойност“. Препоръчва се и създаване на обособени учрежденски архиви към някои централни ведомства и местни архиви към окръжните съвети и общините. Твърде високи изглеждат изискванията, на които би трябвало да отговаря ръководителят на една такава архивна служба. Например този при Министерството на външните работи и изповеданията, доколкото ще му бъде поверена „Тайната архива“, трябва да е доверен човек, с умствена и морална дисциплина, изпитано и вещо лице. Но не е достатъчно само това. За да може да организира опазването на така ценното за отечеството документално наследство, той трябва да притежава и други качества, да има и чувство, и знания, и подготовка (образование, чужд език, административен опит, стаж като уредник в продължение на 13 години и пр.).
Вл. Дякович и Т. Васильов предлагат организацията на работата в архива, включително и редът за ползване на документите, да се уреди чрез специален закон, според който след изтичането на определения законов срок в Държавния архив се изпращат всички документи от държавните учреждения и се разпределят в три отдела – административен, правосъден и културно-исторически. Документите с историческо значение от периода до Освобождението, които към момента са разпръснати по разни учреждения, библиотеки и музеи, се обявяват за държавна собственост и също се предават в културно-историческия отдел.
Войните от началото на ХХ в. не позволяват развитието на тези проекти, но идеята е възобновена веднага след края на Първата световна война. В началото на 20-те години в структурата на Народната библиотека е създаден Архивен отдел, който изпълнява функциите на държавен архив до самостоятелното му обособяване. Това е законодателно регламентирано и в новия Закон за народното просвещение от 1921 г.
През 1924 г. Архивът на Възраждането е прехвърлен от Етнографския музей в Народната библиотека, след което предвиденият от Закона Архивен отдел е официално открит. В началото на 1926 г. са събрани около 80 000 документа. През същата година е приет и Правилник на Народната библиотека, който конкретизира функциите на Архивния отдел, механизмите за контрол над частните и обществените архиви и внася промени в организацията на архивните документи, като ги класифицира в две основни групи – „обществени“ и „частни“ архиви. Регламентирани са начинът на описание на документите, поддържането на основен и предметен каталог и каталог за изрезки от български и чужди вестници и списания. Но последствията от подобен вид „съхранение“ са много тежки. За музея и даже за библиотеката архивната сбирка е чужда част, за която ще се полагат минимални грижи. Светът или поне Европа отдавна е въвела пофондовото съхранение на документите, принципът на „уважение към фонда“ датира от 1841 г. А в България до средата на ХХ в. даже постъпили в цялост фондове изкуствено се раздробяват и се инвентира документ по документ, което е моделът на работа в библиотеките или музеите. Всъщност архивната колегия в целия свят отдавна е приела като свое кредо факта, че отделният архивен документ има нисък информационен потенциал, че съхранението му има смисъл само ако е в комплекса, в който е възникнал.
През 1932 г. учителят Коста Косев предлага на МНП проект за организиране в Народната библиотека на служба по отделянето на ценните архиви, за да „дочакат времето, когато държавата ще може да отдели потребните кредити за Държавен архив“. Отговорът до ръководството на библиотеката е показателен: „Съобщава Ви се, господине директоре, че по бюджетни причини ходатайството Ви не може да се уважи“.
Периодично (1926, 1932, 1934, 1939, 1942 г.) Министерският съвет издава постановления за преглеждане и унищожаване на старите архиви в държавните и общинските учреждения. Даваните указания са най-общи, между тях задължително се среща едно и също нареждане относно процедирането с документите, имащи отчетно-историческо значение (закони, наредби, преписки за развитието на учрежденията и пр.) – да се предават в Народната библиотека. 
Всъщност никак не е лесно да се създаде нова институция, ако тя няма предшественик на национално равнище. Създаваните в европейските страни държавни архиви се опират на съществуващите от векове главни политически архиви, архиви на короната, съкровищници на хартите, архиви на парламентите и др., за които централната държавна власт е полагала грижи заради управлението на държавата. Естествено, тези архиви не са били публични, достъп до тях са имали само определени длъжностни лица, натоварени с определени служебни задачи. Но тези архиви съществуват, те функционират и в резултат от революционните преобразувания ще се превърнат в публични. 
Заради официалното откриване на Градския архив на София, на 1 декември 1941 г. литературният критик и историк Иван Богданов провежда двумесечен курс по архивистика за служителите от Столичната библиотека, музей и архив. Разяснява им необходимостта от спазване на принципа на произхода (уважението към фонда) и въвежда в българската архивна теория и практика термините „архивен фонд“, „фондообразувател“ и „архивна единица“. Съставя заедно със служителите в архива класификационни схеми и въпросници за събиране на сведения и документи от видни личности, а в края на 1944 – началото на 1945 г. изработва подробен и изключително стойностен проект на „Наредба-закон за българските народни архиви“. Поради съпротивата на Архивния отдел на Народната библиотека обаче проектът не бил придвижен.
На известното съвещание за състоянието на историческата наука през пролетта на 1948 г., инициирано от Комитета за наука, изкуство и култура, Петър Миятев, по това време ръководител на Архивния отдел на БАН, обръща сериозно внимание на историческата гилдия и на държавното ръководство на страната за необходимостта от спешни мерки за развитието на архивистиката и архивното дело. В края на същата година ген. Благой Пенев представя доклад с програмно значение за създаването, структурата и функционирането на държавните архиви в България.
През периода 1947–1949 г. Управителният съвет на БАН обсъжда няколко пъти състоянието на архивите. През ноември 1949 г. е свикано научно съвещание на академичните среди, на което присъстват представители на Комитета за наука, изкуство и култура. Направено е мотивирано предложение да се пристъпи незабавно към реорганизация на разпокъсаното архивно дело и създаване на Централно управление на архивите и Централен държавен архив, чиято основна задача да бъде събирането, запазването и обработката на архивните документи за новата и най-новата история на България. Но и тази инициатива остава без последствия, тъй като влиятелният среден ешелон в КНИК смята за достатъчно да включи няколко текста за архивите в подготвяния там общ Закон за паметниците на културата, а всъщност – закон за музеите. Отказват да приемат предложението на Градския архив към КНИК да бъде създаден сектор „Държавен архив“ (редом със съществуващите сектори „Музеи“ и „Библиотеки“) и оставят без последствие изработения от Градския архив (със съдействието на Иван Богданов) проектозакон за архивите на страната.
През 1950 г., по време на подготовката на конгреса на МСА, от Секретариата на конгреса е разпространен въпросник за състоянието на архивното дело в отделните страни. На въпросите от първия, най-важен раздел – за контрола над учрежденската документация, нашата страна е отговорила по следния начин: „В България няма централен държавен архив, но съществува един добре организиран главен архив при Държавна библиотека „Васил Коларов“. В него се предават от време на време официални документи с историческо съдържание от някои министерства“ и „Прибирането на архиви от ведомствата е случайно и не е периодично“. На въпроса за стопанските архиви отговорът е: „Материалите от стопански характер се намират предимно в стопанските министерства. Архивният отдел при Държавната библиотека прибира и пази архивни материали от частен характер като тефтери на частни лица, на еснафи и пр.“. В раздела за микрофотографирането е отговорено: „Държавната библиотека не притежава ателие за микрофилми, няма никакви микрофилми и приспособления за работа с тях. Проектира се устройството на подобно ателие.“
Професор Иван Дуйчев, който несъмнено има огромен принос в развитието на българската наука и в частност на архивистиката, отбелязва в своите лекции по архивистика, че е много полезно да се проведе анкета „относно състава и съдържанието на архивите“ и да се „проучи тяхната организация: например как са обзаведени, дали се помещават в отделна сграда, нарочно изградена или случайна, каква е тази сграда, как се запазват архивните материали, колко чиновници има при съответния архив, какви са тези чиновници и пр. Но даже и без да бъде извършена анкета, не е трудно да си дадем един общ отговор: състоянието на нашето архивно дело е твърде печално, за да не кажем дори плачевно“.
 Основаването на държавни архиви в България е свързано с издаването на Указ № 515 на Президиума на Народното събрание от 10 октомври 1951 г. за създаване на Държавния архивен фонд (ДАФ) на Народна република България. В него са определени основните принципи за централизирано държавно организиране на архивното дело – обхватът на ДАФ, системата и организацията на държавните и учрежденските архиви, взаимоотношенията между тях, редът за работа с документите, сроковете за тяхното съхранение. На основа на Указа е създадено Архивно управление като отдел към Министерството на вътрешните работи (МВР). Архивното управление влиза в структурата на МВР, поради което не се разрешава публикуването на Указа в „Държавен вестник“. Години наред текстът на Указ № 515 е добре познат преди всичко на специалистите, тъй като остава секретен чак до 1965 г. В него е определен обхватът на ДАФ: „всички документални материали, които имат политическо, научно и практическо значение, независимо от тяхното времепроизхождение, съдържание, оформление, техника и начин на възпроизвеждане“.
С Постановление № 344 от 18 април 1952 г. на МС са регламентирани организацията, функциите и профилът на държавните архиви. През същата година към Архивното управление са изградени Централен държавен исторически архив (ЦДИА), Централен държавен архив на Народна република България (ЦДА на НРБ) и териториални държавни архиви в 12-те окръжни центъра. След промяната на административно-териториалното устройство на страната в периода 1959–1963 г. се организират държавни архиви и в новосъздадените 15 окръга. В периода 1961–1992 г. териториалните архиви са на пряко подчинение на народните/общинските съвети. През 1974 г. е създаден трети централен архив – Централен държавен технически архив (ЦДТА).
След обявяването на началото на централизирано архивно дело в страната през 1951–1952 г. само Градският архив при Столичната община сравнително леко прераства в Софийски градски и окръжен държавен архив (СГОДА), като част от събраните лични фондове на дейци с национално значение веднага са предадени на ЦДИА. 
Сред основните принципи за изграждане на архивната система са: централизация на документалното наследство и единство и недробимост на архивните фондове, принадлежност към историческа епоха. Друг важен принцип е разпределението на фондовете да става по комплекси и оттам – формирането на отделните звена на системата е извършено на първо място в зависимост от тяхното общонационално или местно значение. През опита на Русия в българската архивистика навлиза и пруската вътрешнофондова класификация чрез номенклатури на делата. На тази основа се създават централните и местните (окръжни) държавни архиви. На второ място – съгласно хронологичния принцип, т.е. делене на ДАФ по епохи на два комплекса с разграничителна дата 9 септември 1944 г., което предполага изграждането на двата централни архива – ЦДИА и ЦДА на НРБ, и съответно на два отдела във всеки окръжен архив. На 1 януари 1974 г. е създаден ЦДТА съгласно критерия за специфичния начин за създаване на научно-технически документи. Архивът събира документите, създадени след 1944 г., които са от национален мащаб и са загубили своето практическо значение, а към окръжните архиви са създадени технически секции.
Десетилетия минават докато архивната институция успее да се стабилизира и се впише трайно в структурата на държавните органи. От 1 ноември 1961 г. отдел „Архивен“ е прехвърлен от МВР към Министерството на просветата и културата (МПК). На негово пряко подчинение остават само двата централни архива, а окръжните променят структурата си: в методическо отношение са подчинени на Архивния отдел, а в административно, бюджетно и кадрово преминават към окръжните народни съвети. Това двойно подчинение се запазва до началото на 90-те години на ХХ в.
След разделянето на МПК през 1963 г. Архивният отдел остава под ведомството на Комитета за култура и изкуство (ККИ). От 1971 г. Архивният отдел е преименуван на Централно управление на архивите (ЦУА) и преминава с двата централни архива към Министерството на информацията и съобщенията. Поредното изменение на ведомствената подчиненост датира от юли 1976 г., когато ЦУА преминава към Министерския съвет, а през април следващата година на негова основа е създадено Главно управление на архивите при Министерския съвет (ГУА при МС)
Приетият през 2007 г. Закон за Националния архивен фонд определя днешния статут и наименование на Държавна агенция „Архиви“. Редица важни дати и събития определят развитието на институцията в нейната 60-годишна история.
 
І.2. Архивната система в дати и събития

1884 г. – В Устава на Българското книжовно дружество изрично се предвижда създаване на „една архива, която съдържа преимуществено документи за старата и новата българска история, политическа и книжовна“.
1906 г.  Проф. Иван Шишманов поставя началото на изграждането на архивна сбирка за Българското възраждане към Народния музей в София. Издаден е правилник за нейното ръководство.
1909 г.  Обнародван е Закон за народната просвета – урежда се нормативно поемането на част от функциите на един държавен архив от Народната библиотека.
1911 г. – Обнародван е Закон за старините – Народната библиотека се превръща в централно архивно средище за всички ценни държавни архиви – „исторически“ и „правителствени“.
1912 г.  Издадено е на български език „Ръководство за класиране и описание на архивите“ на Мюлер, Фейт и Фруин.
1914 г. – Към Историческата комисия на Генералния щаб е създаден Военноисторически архив (ВИА), предшественик на Централния военен архив и днешния Държавен военноисторически архив.
1924 г.  Архивът на Възраждането е прехвърлен от Етнографския музей в Народната библиотека, официално е открит предвиденият от Закона Архивен отдел. В началото на 1926 г. вече са събрани около 80 000 документа.
1926 г. – Приет е Правилник на Народната библиотека, който конкретизира функциите на Архивния отдел, механизмите за контрол над частните и обществените архиви.
1935 г.  Комисия, създадена от Министерския съвет, проучва състоянието на документацията в страната. Заключението ѝ е тежко, но справедливо: „такова отношение към нашата история не са имали и най-големите врагове на отечеството ни“. Комисията предлага създаването на специален закон за държавния архив.
1941 г. – Открива се официално Градският архив на София, чието начало е поставено с решение на Софийска община през 1928 г. Предшественик е на днешния Държавен архив – София. През декември 1941 – януари 1942 г. там е проведен първият в България курс по архивистика за висшисти под ръководството на литературния критик и историк Иван Богданов.
1947 г. – Сбирката от документи и ръкописи при БАН се оформя като отдел, преобразуван две години по-късно в самостоятелен Архивен институт. Поставя се началото на развитие на архивната наука, на разработването на отделни теоретични и методически аспекти на архивното дело.
1947–1949 г.  Управителният съвет на БАН многократно обсъжда състоянието на архивите в България и не без основание разглежда като свое постижение създаването на държавен архив в страната.
1949 г.  Партийният архив при ЦК на БКП е преименуван в Централен партиен архив (ЦПА) на ЦК на БКП със задача: „да събира всички партийни документи, а също ръкописи, писма, бележки, печатни произведения, брошури, вестници, списания, позиви, художествени произведения, фотографии, знамена и други такива, които се отнасят за цялата история на партията и засягат борбите, живота и дейността, които тя е водила от времето на нейното създаване“.
1951 г. – На 11 август е назначена комисия за подготвяне на необходимите нормативни документи. След два месеца комисията предоставя проекти и варианти на всички актове, регламентиращи създаването на ДАФ, структурата и компетенциите на неговите органи за управление. Работата завършва с аналитичен доклад, към който е приложен и проект на указ за създаване на ДАФ.
1951 г. – Издаден е Указ № 515 от 10 октомври 1951 г. на Президиума на НС за създаване на Държавен архивен фонд на НРБ. Определя се обхватът на ДАФ като „всички документи и материали, които имат политическо, научно и практическо значение, независимо от тяхното времепроизхождение, съдържание, оформление, техника и начин на възпроизвеждане“.
1952 г. – Обнародвано ПМС № 344 от 18 април 1952 г. за организиране на ДАФ и одобряване Правилник за организация на архивите при учрежденията, организациите и предприятията, разработен от Архивното управление при МВР. Уреждат се и конкретни въпроси по организацията, функциите и профила на държавните архиви.
1952 г.  Обнародвано е Постановление № 807 на МС за Централния архивен фонд на народната армия.
1952 г., 20 януари – Назначен е първият архивен служител на управлението – Михаил Алексиев. Утвърден е щат от 300 души.
1952 г. – Създадени са ЦДИА, ЦДА на НРБ и териториални държавни архиви в 12-те окръжни центъра: София, Благоевград, Бургас, Варна, Велико Търново, Враца, Плевен, Пловдив, Русе, Стара Загора, Хасково, Шумен – обхватът на техния профил е комплектуване на учрежденски и лични фондове от окръжно, околийско и местно значение от двете епохи – преди и след 1944 г.
1952 г. – По силата на т. 10 от ПМС № 344 в Софийския държавен университет към Философско-историческия факултет се открива специалност „Архивистика“ с петгодишен срок на обучение, трансформирана през 1956 г. в профил към специалността „История“.
1952 г., на 18 юли са утвърдени от министъра на вътрешните работи първите нормативни актове. Архивното управление прави сериозни опити да бъде признато за научен институт. Започва въвеждането на типови и примерни класификационни схеми и номенклатури.
1952 г. – В т. 9 на ПМС № 344 се възлага на Архивно управление задачата да съхранява и „всички печатни произведения, които имат научно-историческо значение, а така също официална преса, плакати, позиви, лозунги“. Печатниците в страната започват да изпращат по един безплатен екземпляр от изданията си, като с това се поставя началото на справочните библиотеки към Управлението и всички окръжни архиви.
1952 г. – В края на годината на отчет са заведени 33 080 фондообразуватели.
1953 г. – Организиран е първият тримесечен квалификационен курс с откъсване от работа за архивисти от цялата страна.
1954 г.  Започва издаването на научна периодика, първоначално като вътрешноведомствен бюлетин. Това е началото на сп. „Архивен преглед“ – първото българско архивно списание, представящо постиженията на архивната теория и практика в страната и в чужбина.
1955 г. – Централният архивен фонд на БНА (със седалище във Велико Търново) се преименува на Централен военен архив. Успоредно с него до 1971 г. продължава да съществува и Военноисторическият архив в София.      
1956 г.  Излиза Разпореждане № 678 на МС за създаване на Архив за съхранение на международни актове към Министерството на външните работи (МВнР).
1956 г. – Специалността „Архивистика“ е трансформирана в профил към специалността „История“.
1957 г. – Взето е Решение на Секретариата на ЦК на БКП за създаване на окръжни партийни архиви в съществуващите 13 окръга.
1957 г.  Започва издаването на второто архивно списание – „Известия на държавните архиви“. Списанието излиза два пъти годишно като научно-теоретично документално издание, предоставящо за първо публикуване уникални документи за историята на България и Балканите.
1957 г. – Излиза от печат „Пътеводител на Централен държавен исторически архив“ – първият пътеводител в архивната система.
1958 г. – Създава се Фотолаборатория за микрофилмиране на документи, предимно за създаване на застрахователен фонд.
1958 г. – За преодоляване на изоставането се преминава към масово комплектуване на фондовете на учрежденията, организациите и предприятията. Издава се директива за ускорена първична обработка на документите, за да могат да бъдат предоставяни за използване.
1959 г. – Излиза Разпореждане № 63 на МС за реда, начина и срока за ликвидиране дейността, имуществата и архивите на закритите министерства и ведомства.
1959 г. – Създадени са териториални държавни архиви в Габрово, Перник, Сливен, Ямбол.
1959 г. – Излиза Разпореждане № 1759 на МС с разрешение за членуване на българските държавни архиви в Международния съвет на архивите (МСА).
1960 г. – Създадени са териториални държавни архиви във Видин, Кърджали, Ловеч, Пазарджик, Толбухин (дн. Доб­рич).
1960 г.  Изпълнителният комитет на МСА приема Архивния отдел като свой институционален член. За първи път български представител участва в VІ Международен конгрес на МСА в Стокхолм.
1961 г.  Първо участие на български архивисти в VІ Международна кръгла маса на архивите във Варшава.
1961 г. – Обнародвано е ПМС № 206 от 26 октомври 1961 г. за преминаване на отдел „Архивен“ при МВР към Министерството на просветата и културата (МПК).
1961 г. – На 1 ноември отдел „Архивен“ е прехвърлен от МВР към МПК. На негово пряко подчинение остават само двата централни архива, а окръжните променят структурата си: в методическо отношение са подчинени на Архивния отдел, а в административно, бюджетно и кадрово те преминават към окръжните народни съвети. Това двойно подчинение се запазва до началото на 90-те години на ХХ в.
1963 г.  Обнародван е Указ № 396 от 25 май 1963 г. за разделяне на МПК на Министерство на народната просвета (МНП) и Комитет за култура и изкуство (ККИ), като Архивният отдел преминава под ведомството на ККИ. Окръжните държавни архиви продължават да са на двойно подчинение – на ИК на ОНС, а методически – на Архивния отдел.
1963 г. – Създадени са окръжни държавни архиви в Кюстендил, Михайловград (дн. Монтана), Разград, Силистра, Смолян, Търговище. Утвърдилите се с времето 27 местни архива не са засегнати от административно-териториалните реформи и определят облика на съвременния архивен модел.
1963 г. – Обособени са читални помещения в окръжните архиви във Велико Търново, Габрово, Бургас и София, а останалите все още посрещат ползвателите в работните стаи.
1963 г.  Указ № 463 на Президиума на Народното събрание за изменение на Указ № 515 за създаване на ДАФ и за преминаване на документите на Министерство на външните работи (МВнР) под негово разпореждане
1964 г.  Официално се възлага на архивите организирането на централизирано и съгласувано между различните учреждения издирване, копиране и използване на копията на документи за българската история от чуждестранните ар­хиви.
1965 г. – Създава се Лабораторията за реставрация и консервация на документи в София. В края на 80-те години вече функционират лаборатории и ателиета за микрофилмиране, консервация и реставрация, снабдени с по-съвременно техническо оборудване, в Благоевград, Бургас, Варна, Велико Търново, Габрово, Михайловград (дн. Монтана), Пазарджик, Плевен, Пловдив, Смолян и Шумен.
1966 г.  В изпълнение на решение на колегията на ККИ за първи път в България се провежда Седмица на архивите.
1967 г.  Павел Матев – председател на ККИ, разпорежда да се изработи национален план за издирване на документи за българската история в чуждестранните архиви.
1968 г.  Разпореждане № 328 на МС за създаване на Дом-архив „Симеон Радев“ в структурата на ЦДИА.
1971 г. – Издадено е Разпореждане № 355 на МС от 14 юли 1971 г., с което Архивният отдел е преименуван на Централно управление на архивите (ЦУА) и преминава към Министерството на информацията и съобщенията (МИС), и два централни архива с ранг на управления.
1972 г.  В концепцията за развитие на архивното дело се извежда като приоритет изграждането на научната, информационната и материалната база на архивите.
1973 г. – Създадено е Централно бюро за информация като част от изграждането на автоматизирана информационна система на архивите (АИСА). Започва автоматизацията в българските архиви.
1974 г. – Издадена е Заповед № 3 от 2 януари 1974 г. на МИС за създаване на Централен държавен технически архив (ЦДТА).
1974 г. – Обнародван е Закон за Държавния архивен фонд (ДВ, бр. 54 от 1974 г.).
1974 г. – Обнародвано е ПМС № 125 от 20 декември 1974 г. за утвърждаване на Правилник за прилагане на Закона за ДАФ.
1975 г. – Приети са основните положения за въвеждане на Единната държавна система за деловодство (ЕДСД) във всички учреждения, предприятия и организации като опит да се решат проблемите с документите на държавата.
1975 г. – На 6–8 септември България е домакин на Годишна сесия на Изпълнителния комитет на Международния съвет на архивите, проведена във Варна, в курорта „Златни пясъци“. Едно от важните решения на сесията е за създаването на Международен информационен център за извори по история на Балканите и Средиземноморието (СИБАЛ).   
1976 г. – Издаден е Указ № 1192 от 30 юли 1976 г. за изменение на Закона за ДАФ и преминаване на ЦУА към Министерския съвет. През април следващата година на негова основа е създадено Главно управление на архивите при Министерския съвет (ГУА при МС).
1977 г. – Обнародвано е ПМС № 32 от 27 април 1977 г. „За по-нататъшното развитие и усъвършенстване на архивното дело в НР България“.
1977 г. – Издаден е Указ № 564 от 21 април 1977 г. за изменение на Закона за ДАФ, с което на основата на ЦУА се създава ГУА при МС.
1978 г. – Сп. „Архивен преглед“ става теоретико-методически орган на ГУА като запазва периодичността си.   
1978 г. – Към ГУА са създадени Научноизследователска лаборатория по архивознание и документознание (НИЛАД) и Научно-методически кабинет.
1978 г. – Към ЦДИА е създадено Национално хранилище за микрофилми, въведени са единни изисквания за описание на копията. Към Централната фондова картотека (ЦФК) е изградена Национална сводна картотека.
1979 г. – По призива на МСА в България се провежда Международна седмица на архивите.
1980 г. – Обнародвана е Инструкция № 1 за работа с копия на чуждестранни документи (ДВ, бр. 71 от 1980 г.).
1982 г.  Излиза от печат Методическият кодекс. Като негово продължение през същата година и през 1987 г. са приети двете Наредби № 1 за класификация, научно-техническа обработка, съхраняване и използване на общоадминистративните и на научно-техническите документи в организациите и учрежденията. 
1982 г. – до края на годината са издадени над 420 пътеводители, инвентарни описи, каталози и сборници от документи.
1983 г. – Направление „Културно-историческо наследство“ преминава от МВнР към ГУА при МС. Направлението, заедно със значителен финансов ресурс и сериозни програми за отделните държави, координира издирването и придобиването на копия на документи от чуждестранни архивохранилища и библиотеки, отнасящи се за българската история.
1983 г. – Разпореждане № 19 на Бюрото на МС за осигуряване необходимите условия за по-нататъшното развитие на СИБАЛ. ГУА и Секретариатът на СИБАЛ оборудват специализирана читалня със справочна библиотека за използване на копията на документи от чуждестранните архиви, ул. „Московска“ № 47.
1984 г. – Въвежда се лекционен курс по основи на архивознанието във Великотърновския университет.
1984 г. – Централната експертно-проверочна комисия (ЦЕПК) приема примерна Единна номенклатура на делата за общите дейности в учрежденията, организациите и предприятията в страната.
1985 г. – През м. септември във Варна е проведено съвместно заседание на комитетите по квалификация при МСА и Международната федерация на библиотечните асоциации (ИФЛА).
1986 г. – Техническият съвет на АИСА одобрява „Основни насоки за по-нататъшното развитие на автоматизираната информационна система на архивите (АИСА) през 1986–1990 г. и до 2000 г.“
1986 г. – Излиза от печат националният пътеводител „Архивите на България“.
1987 г.  Приет е Закон за изменение и допълнение на Закона за ДАФ, който осъвременява нормативните предпоставки за по-добро взаимодействие между държавните архиви и фондообразувателите, гарантира се централизацията на архивното дело. Указ № 2212 на НС (ДВ, бр. 55 от 1987 г.).
1987 г. – Наредба № 1 за класифицирането, научно-техническото обработване, съхраняването и използването на научно-технически документи в организациите (ДВ, бр. 67 от 1987 г.).
1989 г. – Обнародвано е ПМС № 14 за приемане Правилник за прилагане на Закона за ДАФ (ДВ, бр. 36 от 1989 г.).
1990 г. – Годишна среща на Комитета по архивна репрография към МСА, проведена в София.
1991 г. – Обнародвано е Решение № 204 на МС от 9 юли 1991 г. за преминаване на Българския изследователски институт във Виена на пряко подчинение на ГУА при МС. Институтът издава две периодични списания – „Miscelanea Bulgarica“ и „ Mitteilungen“.
1991 г. – Започва работа по проект на нов закон и нов, актуализиран вариант на действащия Методически кодекс.
1991 г. – Обнародвано е ПМС № 61 за опазване на документите с явен и поверителен характер.
1992 г. – Обнародвано е ПМС № 268 от 30 дек. 1992 г. за обединяване на трите централни архива в Централен държавен архив (ЦДА); териториалните държавни архиви преминават от общинските съвети към ГУА при МС.
1992 г. – С Решение № 604 на МС от 30 дек. 1992 г. на ГУА при МС е предоставена сградата на ул. „Московска“ № 5 в София.
1993 г. – Сключен е Договор от 8 юли 1993 г. между ГУА при МС и Висшия съвет на БСП за предоставяне за съхранение и използване от държавата на архивния фонд на БКП.
1993 г.  Приети са изменения и допълнения на Закона за ДАФ, с които ведомствените архиви с постоянен състав на документите вече не фигурират като органи на ДАФ и е дадено правото на партии, организации, юридически и физически лица да изискат по съдебен ред връщането на документи, неправомерно включени в ДАФ (ДВ, бр. 12 от 1993 г.).
1997 г. – Започва преработка на Правилника за прилагане на Закона за ДАФ.
1997 г. – Открита е изложбена зала „Архиви“ в сградата на ул. „Московска“ № 5. Първата изложба, открита на 3 юли, е „Константин Щъркелов – непознатият“.
1998 г. – Започва издаването на документалната поредица „Архивите говорят“.
1999 г. – Архивите получават своя територия в националния телевизионен ефир. Съвместната рубрика на ГУА и БНТ „Архивите говорят“, правена по документи с архивисти като водещи, излъчва над 55 предавания.
1999 г. – Обнародвано е ПМС № 237 от 21 декември 1999 г. за преминаване на Управление „Военни архиви“ и ЦВА – Велико Търново от Министерство на отбраната към ГУА при МС.
2000 г. – Излиза ПМС № 69 от 2 май 2000 г. за приемане на Устройствен правилник на ГУА при МС.
2000 г. – Започва издаването на поредицата „Архивни справочници“.
2001 г.  ГУА става инициатор и посреща в София ръководителите на архивните институции от Югоизточна Европа. Това е стъпка към учредяването на Югоизточен клон към Европейското бюро на МСА.
2002 г. – Стартира първата официална интернет страница на ГУА при МС.
2007 г. – Обнародван е Закон за Националния архивен фонд, ДВ, бр. 57 от 2007 г.
2007 г. – Обнародвано е ПМС № 246 от 10 октомври 2007 г. за приемане на Устройствен правилник на Държавна агенция „Архиви“ (ДВ, бр. 84 от 2007 г.).
2009 г. – Закрит е Българският изследователски институт във Виена.
2010 г.  Променена е структурата на ДА „Архиви“ – с новия Устройствен правилник 27-те държавни архива на територията на страната се групират в 6 регионални дирекции със седалища София, Бургас, Варна, Велико Търново, Монтана и Пловдив. 
 
І.3. История и развитие на нормативната база на държавните архиви

Първият законодателен акт, посветен на цялостната организация на архивното дело у нас, е издаден едва през 1951 г. Това e Указ № 515 от 10 октомври на Президиума на Народното събрание. Вторият акт – Законът за Държавния архивен фонд (ДАФ), е приет през 1974 г. През периода до 1951 г. български интелектуалци и учени правят немалко за изграждането на отделни архиви в страната и за събирането на ценни архивни колекции.
Указ № 515 и Законът за ДАФ, както и постановленията на правителството, свързани с архивното дело в периода до 2007 г., показват, че за 56 години в много отношения те изиграват положителна и градивна роля:
– по законодателен път е изградена стройна архивна мрежа в страната и се утвърждава нейното управление;
– създават се условия за единство в методиката на работа с документите, което намира израз в Методическия кодекс от 1982 г.;
– регламентират се отговорностите на учрежденията и техните ръководители по опазването на документите и взаимодействието между държавните и учрежденските архиви;
– дават се значителни възможности за прилагането на основни принципи на архивистиката – единство и недробимост на архивните фондове, уважение към фонда и др. Насърчено е дарителството.
Тридесет години по-късно редица причини от обективен и субективен характер налагат приемането на нов закон през 2007 г. Сред тях би следвало да се споменат:
– настъпилата промяна на обществено-икономическите отношения след 1989 г.;
– наложителното съгласуване на архивния закон с европейското законодателство и настъпилите промени в българското законодателство в редица други аспекти;
– разширяването на достъпа до архивна информация и либерализирането на използването ѝ за защита на правата на гражданите, за научни изследвания и други цели;
– подобряването на условията за учрежденско съхранение на документите и тяхното по-рационално и продължително използване за текущи и управленски цели.
Тези и редица други причини налагат разработването на нов закон, приет през 2007 г. Това е четвъртият по ред от официалните проекти, обсъждани през годините, след приемането на първия закон.
Законът за НАФ, приет през 2007 г., е с разширен обхват, като понятието „Държавен архивен фонд“ се заменя с „Национален архивен фонд“, регламентира се неговият състав, организация и опазване. НАФ се определя като съвкупност от ценни документи, отразяващи материалния и духовния живот на обществото, създадени от дейността на държавни и общински институции и други юридически и физически лица, независимо от времето, носителя, начина на създаване, мястото на съхраняване и формата на собственост. Същественото тук е, че формата на собственост върху тези документи и мястото им на съхранение не се променят. За първи път се регламентират създаването и статутът на частните архиви като част от архивната система.
Като източници за попълване на НАФ се включват не само копията от документи, получени от чуждестранни институции, но и документи от българи, живеещи в чужбина, с което се цели събирането на архивите на емиграцията.
Със Закона се разширява и усъвършенства съществуващата архивна мрежа и управлението на НАФ, като се дава статут на специализираните държавни архиви на архивни центрове извън структурата на ДА „Архиви“. Създава се Държавна агенция „Архиви“ (ДА „Архиви“) към Министерския съвет като правоприемник на Главно управление на архивите (ГУА).
Регламентира се създаването на Национален архивен съвет – координиращ орган при осъществяването на държавната политика за опазване на НАФ и за развитие и усъвършенстване на архивното дело и архивната система.
Променя се структурата на ДА „Архиви“: на пряко подчинение са двата централни архива – Централен държавен архив (ЦДА) със седалище София и Държавен военноисторически архив (ДВИА) във Велико Търново, както и 27-те териториални държавни архива, които през 2009 г. с поправка в Закона са административно обединени в 6 регионални дирекции. 
От ведомствените архиви, постоянно съхраняващи своите документи, отпадат архивите на МВР и МВнР, които получават статут на учрежденски архиви. Те се задължават след изтичане на 20-годишния срок регулярно да предават ценните си документите в ЦДА.
Законът дава статут на специализирани архиви на архивни центрове извън структурата на ДА „Архиви“. Регламентира се съхраняването и използването на архивни документи – държавна собственост в специализираните архиви на други държавни институции. Това са: архивът към Националната библиотека „Св. Св. Кирил и Методий“, Научният архив на Българската академия на науките, архивите на Българската национална телевизия, Българското национално радио, Националния институт на паметниците на културата, Българската национална филмотека и Геокартфонд. Тези специализирани архиви съхраняват постоянно архивните документи и не предават документи на държавните архиви. Архивите на МВР и МВнР стават фондообразуватели на ЦДА и трябва да предават регулярно документи в най-големия български държавен архив, подобно на другите министерства и централни ведомства.
В държавните и общинските музеи и библиотеки, в читалищата, в културните, религиозните и други публични институции също се съхраняват исторически формирали се архивни сбирки и документи, които се включват в състава на НАФ със задължението да се предоставят за публично използване.
Важен момент в Закона е, че ДА „Архиви“ има задължението да оказва методическа помощ на всички архивни структури извън нея.
Либерализиран е процесът на достъп и използването на документите. Държавните архиви осигуряват еднакъв достъп до архивните документи както за български, така и за чуждестранни граждани. С премахването статута на ведомствени архиви с постоянен състав на архивите на МВР и МВнР и с приемането на архивите на БКП и ЦВА към държавните архиви значително се облекчи използването на документите им.
По отношение на документи, съдържащи класифицирана информация, приетите до влизането в сила на Закона за НАФ документи, съдържащи такава, са в процес на разсекретяване, осъществяван съвместно с Държавната комисия по сигурността на информацията (ДКСИ), при спазване изискванията на закона. В резултат на това в държавните архиви има постъпили документи, които са декласифицирани и са достъпни за използване. Новият Закон не предвижда в държавните архиви да се приемат документи, съдържащи класифицирана информация. Приемането на ценни документи с класифицирана информация става след декласифицирането им. 
Законът за защита на личните данни не се прилага за информацията, която се съхранява в НАФ, като документите, които са били предоставяни за използване до влизането в сила на Закона, продължават да бъдат достъпни по общия ред. Редът и правилата за използване на документите в държавните и в публичните архиви са разписани в Наредбата за реда за използване на НАФ.
За първи път се регламентира създаването на Регистър на НАФ. Целта е изграждането на централизирана база данни в електронен формат, съдържаща съвкупност от взаимосвързани сведения за документите от НАФ, независимо от тяхната собственост и мястото на съхранението им. Чрез Регистъра се централизира информацията за съществуващите ценни документи в страната и извън нея с цел да се подпомогне опазването и съхраняването им, както и да се разшири възможността за тяхното използване. Условията и редът за водене на Регистъра на НАФ са посочени в Наредба, изготвена на основание на Закона за НАФ.
През март 2009 г. е приета Наредба за условията и реда за водене на Регистър на НАФ. През 2012 г. са изработени правилата за функциите, състава и организацията на дейността на Специализираната комисия за определяне на особено ценните и уникални документи в НАФ. В правилника са конкретизирани понятия като „документ“, „особено ценен документ“ и „уникален документ“. Данните за особено ценните и уникалните документи се вписват в Регистъра на НАФ (Национален електронен регистър на архивите – НЕРА), като се спазват изискванията на Наредбата за условията и реда за водене на НЕРА и Ръководството за потребителя на НЕРА.
Със Закона за изменение на Закона за Националния архивен фонд от 2009 г. (ДВ, бр. 103 от 2009 г.) е актуализирана структурата на ДА „Архиви“ и е приведена в съответствие със Закона за регионалното развитие. Оптимизирани са административните и архивните дейности на Агенцията на територията на цялата страна. През двугодишния период след приемането на Закона за НАФ е изготвен анализ на ефективността от неговото приложение.
С ПМС № 41 от 18 февруари 2009 г. (ДВ, бр. 17 от 2009 г.) са приети предвидените в Закона за НАФ Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции и Наредба за реда за използване на документите от Националния архивен фонд.
През 2011 г. се правят редица изменения и допълнения в Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, като се актуализира регламентирането на правомощията и дейността на ДА „Архиви“ по отношение на реда и контрола над организирането, експертизата, съхраняването, използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции и по предаването им на съхранение в държавните архиви, общият методически контрол и системният контрол върху дейността на учрежденските архиви.
Предложените изменения и допълнения на Наредбата за реда за използване на документите от Националния архивен фонд целят оптимизиране на условията, улесняване на реда, съкращаване на сроковете и увеличаване на формите за предоставяне и за използване на архивни документи и на копирни услуги от потребителите на архивна информация, наложени както от практиката, така и от бързо изменящата се информационна среда.
Измененията в обществения живот на страната през последното десетилетие и технологичното развитие водят до чести промени и допълнения в нормативната база на ДА „Архиви“. Законът за НАФ претърпява няколко последователни изменения, това усъвършенстване и актуализиране ще продължи и в бъдеще.
 
І.4. Българските държавни архиви като част от световната архивна колегия

Само няколко години след началото на организираното архивно дело в страната, поставено през 1951 г., българските държавни архиви се включват в дейностите на световната и европейската архивни колегии. Подписани са първите международни договори и споразумения, а през пролетната сесия на 1960 г. Изпълнителният комитет на Международния съвет на архивите (МСА) – международна неправителствена организация към ЮНЕСКО, приема Архивния отдел като институционален член. През същата година български представител взема участие в Международен конгрес на МСА, проведен на 17–20 август 1960 г. в Стокхолм.
Като член категория А (ДА „Архиви“ е национална архивна институция, което определя категорията на представителството), ДА „Архиви“ участва в дейността на МСА и организираните от него международни форуми: конгреси, конференции на кръглата маса на архивите и др. Самостоятелно или съвместно с български и чужди архивни и научни институти се работи по документални сборници, изложби, радио- и телевизионни предавания, подготвят се статии за научния и ежедневния периодичен печат, посветени на важни исторически събития и личности. С формирането на Европейски регионален клон на МСА (European Regional Branch of the International Council on Archives – EURBICA) през 2000 г., ДА „Архиви“ става негов постоянен член, а от 2008 г. е представена в неговия управителен орган.
Представители на българските архиви са ръководили заседания на МСА, били са членове на Изпълнителния комитет на МСА, членове и председатели на комитетите по професионалната подготовка, личните фондове, електронната документация, на Комитета по репрография, както и членове на редакционната колегия и кореспонденти на сп. „Arhivum“ (сега „Comma“), и на други издания на МСА. 
Международният съвет на архивите също се развива през годините като променя и обогатява структурата си. На 27 май 1999 г. в Кобленц, Германия се провежда първото заседание на Европейския борд на националните архивисти (ЕБНА) на страните членки на Европейския съюз (ЕС). Конференциите на Борда се провеждат два пъти годишно в страната, която е актуален председател на ЕС. По време на общите срещи националните архивисти и генералните директори на архивите дискутират по стратегически професионални въпроси като опазване на електронните документи, дигитализация, кражби и природни бедствия, нанасящи щети на документалното наследство и пр. След влизането на България в ЕС през 2007 г. ръководителят на ДА „Архиви“ е редовен член на Борда и участва пълноправно в заседанията и при вземането на решения. ЕБНА работи активно с Групата на европейските архиви към Европейската комисия, която е най-новият участник в областта на архивните дейности в ЕС.
След 2007 г. и присъединяването на страната ни към европейските структури, архивната политика на българските държавни архиви е съобразена с архивната политика на ЕС, която е част от цялостната стратегия за управление на информацията (an Information management strategy for EU internal security). Тази политика е основана на принципите на прозрачност, заложена в текста на Регламент 1049/2001 за достъпа до документите, и определя информацията като един от най-ценните ресурси на общността.
Политиката на ЕС за управление на документите и архивите се развива едва след подписването на Маастрихтския договор през 1992 г. Почти десет години след Регламент 354/83 от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия, се утвърждава принципът на прозрачност, определя се политиката за достъп до информация, чрез което да се укрепи демократичният характер на учрежденията на ЕС и да се повиши доверието на европейците в тяхната работа. Израз на тази политика съгласно Препоръка 2005/835/ЕС на Съвета на ЕС относно приоритетни действия, които следва да се предприемат за засилване сътрудничеството в сферата на архивното дело в Европа, на 14 ноември 2005 г. е взето решение да се създаде Група на европейските архивисти по въпросите на архивното дело, която да се състои от експерти, предложени от държавите членки, и от представители на институциите на ЕС. Целта е да се осигури необходимата координация и сътрудничество в съответствие с общата рамка на архивното дело.
Първоначално българският представител има статут на наблюдател (2006–2007 г.) без право на глас, но от 2007 г. ДА „Архиви“ има свой редовен пълноправен представител в Групата на европейските архивисти към Европейската комисия. От 2006 г. досега дейността на групата е съсредоточена около пет приоритетни области: консервация на архивите и превенция на евентуални щети, засилване на интердисциплинарното сътрудничество на европейско ниво в областта на документите и електронните архиви, създаване и поддържане на портал в Интернет, даващ достъп до документите и архивите на Европа, насърчаване на обмен на най-добрите практики по отношение на законодателството на европейската общност за управлението на документите и архивите и достъп до тях (създаване на опис на съществуващите архиви и на законодателството в разширена Европа), приемане на мерки за превенция срещу кражби на документи и архиви. Тези пет приоритета следва да се имат предвид при определянето на стратегиите на архивните институции на страните членки на ЕС.
Международната дейност на ДА „Архиви“ се ръководи от принципите на взаимноизгодно сътрудничество с чуждестранни архивни институции, на откритост и равнопоставен достъп до архивните фондове за българските и чуждестранните изследователи, както и на развитие на българските архиви и тяхната цялостна дейност в съответствие с прогресивните промени в информационните технологии, отразяващи се пряко на предмета на архивна дейност и методите на архивната работа.
ДА „Архиви“ развива международни отношения на основата на подписани двустранни договори за сътрудничество с архивните институции на Австрия, Албания, Армения, Германия, Грузия, Естония, Италия, Македония, Молдова, Полша, Румъния, Русия, Сърбия, Турция, Черна гора, Чехия и Хърватия.
 
IІ. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
 
ІІ.1. Архивно дело

ІІ.1.1. Архивното дело е сектор в развитието на държавата и обществото и обхваща правни, теоретични, методически и практически дейности и политики, свързани с организацията и управлението на архивните институции и архивните документи.
ІІ.1.2. Архивното дело включва дейността на държавните архиви, други институции и организации и граждани по съхранението, комплектуването, отчета и използването на документите на НАФ. 
ІІ.1.3. Основни предпоставки за осъществяване на основните функции на архивното дело са:
– наличие на архивно законодателство;
– наличие на държавни архиви;
– наличие на специализирано образование и квалифицирани кадри.
ІІ.1.4. Архивното дело е обект на изследване и изучаване от страна на съвременното архивознание. Архивознанието обслужва архивното дело във взаимовръзка с документознанието, историята, историята на институциите, изворознанието, помощните исторически дисциплини, информатиката, химията, биологията и др. 
 
ІІ.2. Нормативни документи

Организацията и управлението на архивното дело в Република България се регламентират от законови, подзаконови и вътрешно-административни актове, най-важните от които са:
Закон за Националния архивен фонд (обн. ДВ, бр. 57 от 2007 г.; изм. ДВ, бр. 10 от 2010 г., изм. ДВ, бр. 38 от 2012 г.);
Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (обн. ДВ, бр. 17 от 2009 г., изм. ДВ, бр. 8 от 2012 г.);
Наредба за реда за използване на документите от НАФ (обн. ДВ, бр. 17 от 2009 г., изм. ДВ, бр. 8 от 2012 г.);
Наредба за условията и реда за водене на Регистър на НАФ (обн. ДВ, бр. 17 от 2009 г.);
– Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите (обн. ДВ, бр. 48 от 2008 г., изм. ДВ, бр. 58 от 2010 г., изм. ДВ, бр. 102 от 2010 г., изм. ДВ, бр. 47 от 2011г., изм. ДВ, бр. 106 от 2011 г., изм. ДВ, бр. 21 от 2012 г., изм. ДВ, бр. 49 от 2012 г.);
– Устройствен правилник на Държавна агенция „Архиви“, в сила от 6 март 2010 г. (обн. ДВ, бр. 10 от 2010 г., изм. ДВ, бр. 8 от 2012 г., изм. ДВ, бр. 22 от 2012 г., изм. ДВ, бр. 36 от 2012 г.).
 
 
 
IІІ. НАЦИОНАЛЕН АРХИВЕН ФОНД И ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕТО МУ

 
ІІІ.1. Основни положения

ІІІ.1.1. Националният архивен фонд (НАФ) е исторически формирала се и постоянно попълваща се съвкупност от ценни документи, отразяващи материалния и духовния живот на обществото. Създава се за осигуряване с документална информация управлението на държавата, развитието на науката и културата и защитата на правата и законните интереси на гражданите.
Като носител на историческа памет, национална идентичност и поради научната си и културна стойност, НАФ е част от културното наследство на Република България и подлежи на постоянно запазване, регистрация, грижа и закрила от страна на държавата.
НАФ е самостоятелна информационна система, която е част от националния информационен ресурс, и има важно значение за осигуряване на потребностите от информация на обществото и държавата.
ІІІ.1.2. Държавата полага грижи за опазването на документите от НАФ чрез:
– регистриране, отчитане и контрол върху наличността им;
– осигуряване на съхранението им в сгради със съвременно оборудване, лаборатории за реставрация и консервация и застрахователно копиране;
– осигуряване на квалифицирани кадри за работа с тях; бюджетно финансиране.
ІІІ.1.3. Държавата полага грижи за опазването на документите, които са вписани в Регистъра на НАФ и са собственост на физически лица.
При опазването на документите, които са вписани в Регистъра на НАФ и се намират извън територията на страната, на територията на друга държава, се спазва нейното вътрешно законодателство, както и влезлите в сила международни договори, по които Република България е страна.
 В състава на НАФ се включват архивни фондове и архивни документи, независимо от времето, носителя, начина на създаване, мястото на съхранение и формата на собственост, включително и постъпилите на законно основание документи и копия от документи от чужбина. Те подлежат на постоянно запазване в архивите.
 
ІІІ.2. Класификация на Националния архивен фонд

С класификацията на документите на НАФ се извършва групирането им по определени признаци с цел по-добрата им организация и използването им за управленски, научни и други цели. В теорията и практиката на архивознанието в България са се утвърдили три последователни степени на класификация на документите на НАФ в зависимост от обхвата на обектите на класификация:
ІІІ.2.1. Класификация на документите на НАФ като цяло, с помощта на която се определя мрежата от архиви, които съхраняват документите на НАФ;
ІІІ.2.2. Класификация на документите в границите на съответните архиви се извършва по архивни фондове.
ІІІ.2.3. Класификация в рамките на архивните фондове, която определя организацията на документите вътре във всеки фонд по архивни единици.
ІІІ.2.4. Основна класификационна и отчетна единица на документите от НАФ е архивният фонд. „Архивен фонд“ е тази част от документалния фонд на държавна организация/физическо или юридическо лице, която е определена поради ценността си за постоянно запазване и е приета в архив с постоянен състав. Към архивния фонд се приравнява „Архивната колекция“, която представлява сформирана съвкупност от документи, исторически и/или логически свързани помежду си
ІІІ.2.5. При класификацията на документите по архиви и по архивни фондове изключително важно е прилагането на принципа за единство и недробимост на фондовете и на принципа за произхода.
Класификацията на документите от НАФ дава възможност да се осъществят организацията, основните процеси на работа с документите, тяхното търсене, изучаване и използване.
ІІІ.2.6. За определяне принадлежността им към НАФ документите от различните източници за комплектуване се подлагат на експертиза на ценността въз основа на научно обосновани критерии и се предават за постоянно запазване в архивите в съответствие с техния профил.
 
ІІІ.3. Източници за комплектуване на Националния архивен фонд

ІІІ.3.1. Националният архивен фонд се попълва с:
– определените за постоянно запазване документи, създадени от дейността на държавните и общинските институции и други юридически и физически лица;
– документи или копия на документи за историята на България, получени от чуждестранни архиви и от други чуждестранни юридически и/или физически лица.
ІІІ.3.2. Източниците за комплектуване на НАФ са:
– учрежденските архиви на държавните и общинските институции;
– лични архивни сбирки и колекции на значими за обществото личности;
– архиви на политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества, декларирали желанието си за предаване на документи;
– чуждестранни архиви, други чуждестранни институции, българи и български организации в чужбина – на оригинали и/или копия на документи.
Комплектуването, отчетът, съхранението и използването на документите от НАФ се извършва на основата на единна методика, принципи и контрол за тяхното спазване.
ІІІ.3.3. Документите от НАФ се водят на централизиран отчет в Регистър на НАФ, който включва информация за състава и съдържанието на архивните документи, техния собственик, мястото на съхранението им, достъпа до тях и вида на носителя им.
Чрез Регистъра на НАФ се осигурява публичност на документите, включени в него, и разширяване възможностите за тяхното използване и опазване.
Документите от НАФ са публично достъпни, освен ако със закон не е предвидено друго.
За осигуряване на достъпа до документите от НАФ се създава и поддържа система на научно-справочен апарат, който е публичен.
 
 
 
ІV. ДА „АРХИВИ“ И УПРАВЛЕНИЕТО НА НАЦИОНАЛНИЯ АРХИВЕН ФОНД

 
ІV.1. Роля на ДА „Архиви“ в управлението на Националния архивен фонд

Управлението на НАФ от ДА „Архиви“ е организирана и целенасочена дейност по: определяне на единни принципи за развитие на архивното дело, планиране и насочване дейността на архивите в интерес на държавата и обществото, методическо ръководство и контрол на институциите-фондообразуватели, издаване на методически указания, осъществяване на международно сътрудничество в областта на архивното дело, подпомагане подготовката на архивни кадри.
ІV.1.1. ДА „Архиви“ е специализирана институция, която провежда държавната политика в областта на подбора, комплектуването, регистрирането, обработването, опазването, съхранението, използването и популяризирането на документите от НАФ и разработва стратегия за развитието и усъвършенстването на архивното дело.
Разпорежданията и указанията на ДА „Архиви“ относно документите от НАФ са задължителни за всички организации.
ІV.1.2. ДА „Архиви“ осъществява управлението на НАФ като:
– разработва проекти на нормативни актове по архивно дело, методически указания, инструкции и стандарти по архивните дейности и дава становища по проекти на нормативни и административни актове на държавни органи, обществени организации и други юридически лица в частта им по организацията и опазването на документите;
– изготвя стратегически документи за развитие на сектора архивно дело;
– осъществява методическо ръководство по подбора, комплектуването, регистрирането, отчитането, обработването, съхранението, опазването, използването и популяризирането на документите от НАФ и създаването на научно-справочен апарат към тях;
– планира, отчита и контролира цялостната дейност на архивите в своята структура;
– контролира опазването на документите в деловодните служби на държавните и общинските институции и осъществява научно-методическото ръководство и контрол на организацията на работата с документите, тяхното опазване и използване в учрежденските архиви;
– създава и поддържа Регистър на НАФ в електронен формат и поддържа Информационна система на държавните архиви (ИСДА);
– проучва, анализира и организира внедряването на съвременните постижения в областта на дигитализацията, реставрацията, консервацията и микрофилмирането на архивни документи;
– осъществява издателска и популяризаторска дейност;
– сътрудничи със сродни чуждестранни институции и членува в Международния съвет на архивите; Европейското бюро на националните архивисти, Групата на европейските архиви към Европейската комисия и други международни организации;
– извършва научноизследователска дейност по документалистика, архивистика, история на институциите и др. сродни, свързани с архивистиката, дисциплини;
– организира и провежда квалификационни курсове, семинари, конференции и други форми на обучение за постоянното повишаване на квалификацията на служителите си;
– организира и провежда курсове, семинари и други форми на обучение за работещите в учрежденските архиви и за членовете на експертните комисии в държавните и общинските институции и им издава сертификати.
 
ІV.2. Специализирани комисии в държавните архиви

ІV.2.1. Към държавните архиви в структурата на ДА „Архиви“ действат специализирани комисии:
– Експертно-проверочни комисии – по експертизата на ценността и комплектуването на архивните документи и по други методически и практически въпроси от обхвата на съответния държавен архив;
– Експертни оценителни комисии – по ценността на документите, които се предлагат от физически и юридически лица срещу възнаграждение, и за определяне на неговия размер.
ІV.2.2. За решаването на принципни въпроси от теорията и практиката на архивното дело в ДА „Архиви“ действат следните специализирани комисии:
– Централна експертно-проверочна комисия – принципни въпроси по експертизата на ценността и комплектуването на архивните документи и други методически и практически въпроси;
– Централна експертна оценителна комисия – по ценността на документите, които се предлагат на ДА „Архиви“ от физически и юридически лица срещу възнаграждение, и за определяне на неговия размер;
– Издателско експертно-консултативно звено – по издателската политика на ДА „Архиви“;
– Читателско експертно-консултативно звено – по актуални въпроси по използването и популяризирането на НАФ и мониторинг на условията за работа в читалните.
ІV.2.3. Функциите, структурата и организацията на работата на ДА „Архиви“ се определят с Устройствен правилник, приет от Министерския съвет.
Дейността на ДА „Архиви“ се осъществява от служители на ръководни длъжности, експерти с аналитични и контролни функции и специалисти.
В своята дейност служителите в ДА „Архиви“ се ръководят от следните основни принципи и правила на професионално и личностно поведение:
– осигуряване целостта и опазването на поверените им за съхранение документи, съставна част на НАФ;
– осигуряване максимално широк публичен достъп до архивните документи при еднакви условия за всички потребители;
– защита на интересите на държавата, обществото и архивната институция като не се възползват от служебното си положение в свой или чужд интерес;
– стремеж към висок професионализъм;
– сътрудничество с представители на сродни професии в България и чужбина с цел осигуряване съхранението и използването на документалното наследство.
 
ІV.3. Национален архивен съвет

За координация при осъществяването на държавната политика за развитие и усъвършенстване на архивното дело и на мерките за опазване на НАФ към ДА „Архиви“ функционира Национален архивен съвет.
Националният архивен съвет е междуведомствен консултативен орган, който:
– обсъжда и дава становища по проекти на стратегии, програми и нормативни актове, свързани с НАФ и с развитието и усъвършенстването на архивното дело в страната, и прави предложения пред Министерския съвет за тяхното приемане;
– координира взаимодействието между учрежденските и държавните архиви, както и между ДА „Архиви“ и архивите извън нейната структура;
– съдейства за попълването и системното водене на Регистъра на НАФ;
– съгласува изискванията за комплектуването, воденето на отчет и съхранението на архивните документи в архивите и за тяхната консервация, реставрация, дигитализация и предоставянето им за използване;
– предлага мерки за осигуряване на съвременна материално-техническа база и съответно финансиране за опазване на НАФ, както и на особено ценните и уникални документи и на документите в риск.
 
V. АРХИВИ, КОИТО СЪХРАНЯВАТ ДОКУМЕНТИ ОТ НАЦИОНАЛНИЯ АРХИВЕН ФОНД

 
Документите от НАФ се съхраняват в:
– държавни архиви;
– архиви и архивни сбирки на културни и други публични институции;
– архивни сбирки на държавни и общински музеи и библиотеки;
– архивни сбирки на читалища и религиозни институции;
– частни архиви.
 
V.1. Държавни архиви в структурата на ДА „Архиви“

Държавните архиви в структурата на ДА „Архиви“ са изградени в съответствие с принципа на деление на документите по комплекси с национално и местно значение и административно-териториалното устройство на страната.
V.1.1. Централен държавен архив със седалище София – за документите на централните структури на държавните органи и на други държавни и обществени институции; за документалното наследство на личности от национално значение, както и за документи за историята на България, съхранявани в чуждестранни архивохранилища и други чуждестранни институции.
V.1.2. Държавен военноисторически архив със седалище Велико Търново – за документите на Министерството на отбраната, Българската армия и на структурите на подчинение на министъра на отбраната, както и за документалното наследство на значими личности, свързани с тях.
V.1.3. Държавни архиви, изградени в съответствие с административно-териториалното устройство на страната, със седалище във всеки областен център – за документите на областните администрации, на общините на територията на съответния регион, на териториалните структури на държавните органи и на други държавни и общински институции на територията на региона; на органи и организации с местно значение, както и на документалното наследство на значими личности от местно значение.
V.1.4. Държавните архиви в структурата на ДА „Архиви“ съхраняват документи, независимо от времето, начина и техниката на създаване на документите.
Държавните архиви в структурата на ДА „Архиви“ осъществяват следните дейности:
– определят източниците за комплектуване в рамките на своята компетентност;
– контролират опазването на документите в деловодните служби на държавните и общинските институции и осъществяват методическо ръководство и контрол на организацията на работата с документите, тяхното опазване и използване в учрежденските архиви;
– следят промените в законодателството, които се отнасят до дейността на фондообразувателите, и отговарят за своевременното им прилагане;
– оказват експертно-методическа помощ при изработването на номенклатури на делата и/или ведомствени списъци със срокове за съхранение в държавните и общинските институции;
– организират и провеждат курсове, семинари и други форми на обучение за работещите в учрежденските архиви и за членовете на експертните комисии в държавните и общинските институции относно работата с документите;
– регистрират и водят на отчет архивните документи и предоставят данни за Централната фондова картотека, за Регистъра на НАФ, както и на уникалните, особено ценните и документите в риск;
– извършват експертиза и научно-техническа обработка на архивните документи от личен произход и на приети по изключение необработени учрежденски документи;
– създават научно-справочен апарат към съхраняваните архивни документи и поддържат Информационната система на държавните архиви (ИСДА);
– осигуряват достъп и предоставят за използване архивните документи и научно-справочния апарат към тях;
– участват в популяризацията на архивните документи чрез подготовка на документални сборници и публикации, изложби, медийни прояви, информация за интернет страницата на Агенцията и др.;
– осигуряват опазването и съхранението на архивните документи;
– определят архивните документи за изграждане на Застрахователен фонд; за реставрация и консервация;
– извършват подбор и дигитализация на архивните документи;
– участват в научноизследователски разработки, в подготовката на методически указания, инструкции и други, свързани с архивната дейност;
– осигуряват условия за провеждане на стажове и практически занимания при обучението по архивистика и документалистика.
 
V.2. Архиви извън структурата на ДА „Архиви“

Архивите извън структурата на ДА „Архиви“ са изградени въз основа на принципите на принадлежност на документите към определен исторически период, към отделни сектори на държавната и обществената дейност и по начин на създаване на документите. Архивите извън структурата на ДА „Архиви“ осъществяват своята дейност в съответствие с действащото архивно законодателство и законодателството в своя сектор и съгласно методическите указания на ДА „Архиви“.
ДА „Архиви“ оказва методическа помощ на архивите извън нейната структура.
Архивите извън структурата на ДА „Архиви“ вписват данни за съхраняваните от тях ценни документи в Регистъра на НАФ.
V.2.1. Направление „Ръкописно-документално и книжовно наследство“ на Националната библиотека „Св. св. Кирил и Методий“ – за документите на българската държава и на видни общественици, писатели, културни и научни дейци до 1878 г.
Направлението осъществява следните основни дейности:
– подбор, комплектуване и обработване на колекциите от български, славянски, ориенталски и други чуждоезични ръкописи, архивни документи, редки и ценни старопечатни книги;
– създава научно-справочен апарат към съхраняваните документи;
– осигурява достъп и предоставя за използване документите и научно-справочния апарат към тях;
– популяризира документите чрез подготовка на сборници и публикации, изложби, медийни прояви;
– изработва сводни описи на ръкописното книжовно и литературно наследство и предоставя данни за вписване в Регистъра на НАФ;
– осигурява опазването и съхранението на документите;
– определя документите за реставрация, консервация и дигитализация.
V.2.2. Научен архив на Българската академия на науките – за документите на Българското книжовно дружество и на институтите и сътрудниците на Българската академия на науките.
Научният архив на БАН осъществява следните основни дейности:
– комплектува документи от поделенията на БАН, лични фондове на академици, член-кореспонденти и ст.н.с. в Академията;
– оказва методическа помощ на поделенията на БАН по работата на техните деловодства и учрежденски архиви;
– извършва научно-техническа обработка, експертиза на ценността и реставрация на документите;
– осигурява използването на документите, подготвя документални публикации, изложби и др.
V.2.3. Българска национална филмотека – за българските игрални, документални, хроникални, научнопопулярни и анимационни филми; за документацията по тяхното произвеждане и разпространение, както и за популяризиране на киноизкуството и кинематографичната култура у нас и за съхраняване на „движещите се образи“.
Българската национална филмотека осъществява следните основни дейности:
– комплектува, реставрира, консервира, съхранява и дигитализира филмови и нефилмови архивни ценности от националното и световното киноизкуство с документално-историческа и художествена значимост;
– обработва филмовите и нефилмовите фондове и създава справочен апарат за тях;
– осигурява използването на филмовите и нефилмовите фондове за научни, изследователски, учебно-образователни и културни цели, популяризиране и прожектиране на филми.
V.2.4. Архив на Българската национална телевизия (Телевизионен фонд на БНТ) – за кино- и телевизионни филми, видеофилми, звукозаписи и фотодокументи с художествена и историческа ценност, както и съпровождащи документи.
Архивът на БНТ осъществява следните основни дейности:
– комплектува, дигитализира и съхранява архивни материали, продуцирани от БНТ, копродуцирани от нея, както и на външни продуценти;
– категоризира архивните материали с цел определяне на сроковете за тяхното съхранение;
– обработва архивните материали и създава справочен апарат към тях;
– осигурява използването на архивните материали за нуждите на БНТ и на външните потребители.
V.2.5. Архив на Българското национално радио – „Златният фонд“ за фонодокументи.
Архивът на БНР осъществява следните основни дейности:
– комплектува, дигитализира и съхранява фонодокументи със записи на художествено-литературни и музикални произведения, спектакли у нас и в чужбина; исторически събития; изявления и интервюта на значими личности и др.;
– обработва и дешифрира фонодокументите, създава съпровождащи документи и справочен апарат;
– осигурява използването на архивните материали за нуждите на БНР и на външните потребители.
V.2.6. Държавен геодезически, картографски и кадастрален фонд (Геокартфонд) на Агенцията по геодезия, картография и кадастър – за геодезически, картографски и кадастрални документи.
Държавният геодезически, картографски и кадастрален фонд осъществява следните основни дейности:
– комплектува, дигитализира и съхранява каталози (регистри) с координати, надморски височини, гравиметрични данни и др.; филми от аерозаснемане; космически снимки; кадастрални регистри; топографски и тематични карти, кадастрални и комасационни планове и др. документи, създадени в резултат от геодезическите, картографските и кадастралните дейности, възлагани от държавата след 20-те години на ХХ в.
– осигурява използването на архивните документи.
V.2.7. Архив на Националния институт за недвижимото кул­турно наследство (Националния документален архив на НИНКН) – за декларирани недвижими обекти и недвижими културни ценности, както и за обекти, свързани с българската история и култура извън територията на страната, включени в Националния регистър на недвижимите културни ценности.
Архивът на Националния институт за недвижимото културно наследство осъществява следните основни дейности:
– подбор, комплектуване, обработване и съхраняване на документи за недвижими културни ценности;
– води публичен регистър на недвижимите културни ценности;
– предоставя за публично използване документите за недвижими културни ценности, издава дубликати и изготвя справки, организира изложби;
– поддържа и развива информационна система за недвижимото културно наследство.
V.2.8. Архив на Министерството на вътрешните работи – за документи, създадени в резултат от оперативно-издирвателната дейност на структурите в Министерството.
Архивът на МВР осъществява следните основни дей­ности:
– приема, регистрира, обработва и опазва документи, създадени в резултат от оперативно-издирвателната дейност на структурите на МВР;
– създава фондове за временно и постоянно запазване;
– реставрира и консервира архивни документи и създава застрахователен фонд;
– предоставя информация и документи на структурите на МВР, на държавни органи, юридически лица и граждани.
V.2.9. Архивни сбирки на държавни и общински музеи и библиотеки, читалища, културни, религиозни и други публични институции – за исторически формирали се архивни сбирки и за архивни документи, притежание на юридически и физически лица, постъпили с писмено изразено желание от страна на собствениците им.
Държавните и общинските музеи и библиотеки, читалищата, културните, религиозните и други публични институции осъществяват следните дейности:
– приемат, регистрират, обработват и съхраняват архивни документи в съответствие със своя тематичен обхват и нямат право да приемат ценни документи от държавни и общински институции, обект на комплектуване от държавните архиви;
– предоставят данни за съхраняваните от тях документи за вписване в Регистъра на НАФ.
Архивите и архивните сбирки на държавните и общинските музеи и библиотеки, читалища, културни, религиозни и други публични институции осъществяват своята дейност в съответствие с действащото архивно законодателство и законодателството в своя сектор и съгласно методическите изисквания на ДА „Архиви“ за публично използване на съхраняваните от тях документи.
V.2.10. Частни архиви – за документи, създадени или законно придобити от физически или юридически лица.
Частни архиви се създават и финансират от физически или юридически лица.
Документи, съставна част на НАФ, за историята на България, съхранявани в частните архиви, се декларират пред ДА „Архиви“ или пред нейни структури.
Експерти на ДА „Архиви“ извършват оценка на ценността на документите, съхранявани в частните архиви
Определените като ценни документи от частните архиви се вписват в Регистъра на НАФ и се предоставят за публично използване.
Частните архиви нямат право да приемат за постоянно съхранение ценни документи от държавните и общинските институции, обект на комплектуване от държавните архиви, а могат временно, по изключение, да предоставят архивохранилищна площ за съхранението им до приемането за постоянно запазване в държавните архиви.
ДА „Архиви“ и нейните структури подпомагат методически частните архиви и осъществяват контрол по спазването на разпоредбите на действащото архивно законодателство.
 
 
 
VI. ПЛАНИРАНЕ И ОТЧИТАНЕ НА ДЕЙНОСТТА НА ДА „АРХИВИ“ И НЕЙНИТЕ СТРУКТУРНИ ЗВЕНА

 
VІ.1. Единна структура за планиране и отчитане в държавните архиви

Планирането и отчитането на дейността на ДА „Архиви“ и нейните структурни звена произтича от стратегическите и оперативните цели на Агенцията и приоритетните задачи за съответната година. 
Обект на планиране и отчитане е цялостната дейност на ДА „Архиви“.
Изготвянето на плановете, отчетите и приложенията към тях се определя с Единна структура за планиране и отчитане на държавните архиви.
Плановете могат да се актуализират еднократно през годината, след мотивирано предложение от ръководителите на структурните звена.
ДА „Архиви“ ежегодно изготвя обобщен доклад-анализ за дейността на агенцията и на нейните структурни звена, който е публично достъпен.
 
 
VІI. НАУЧНОИЗСЛЕДОВАТЕЛСКА И МЕТОДИЧЕСКА РАБОТА В ДА „АРХИВИ“ И НЕЙНИТЕ СТРУКТУРНИ ЗВЕНА

 
VІІ.1. Научноизследователска работа

Научноизследователската и методическата работа в ДА „Архиви“ и нейните структурни звена обхваща теоретични и приложни изследвания и изработване на методически пособия с цел научно обосноваване и повишаване на ефективността и качеството на работа.
VІІ.1.1. Основни форми на научноизследователска и методическа работа са:
– провеждане на научни изследвания, подготовка на научни доклади, статии, аналитични обзори, документални сборници, архивни справочници, бази данни;
– разработване на методически пособия;
– рецензиране на научни и методически разработки;
– организиране и участие в научни, научно-практически конференции и симпозиуми;
– обсъждане на теоретични и практически проблеми на развитието на архивното дело;
– решаване на методически въпроси от работни групи, експертни комисии и методически съвещания;
– проучване, обобщаване и разпространение на добри практики;
– методически консултации.
VІІ.1.2. Научноизследователската и методическата работа се провежда от висококвалифицирани експерти в ДА „Архиви“ и нейните структурни звена самостоятелно или съвместно с научни или други сродни организации в съответствие със стратегическите цели на Агенцията.
Научноизследователска и методическа работа се провежда и въз основа на проекти, финансирани от национални, чуждестранни и международни фондове.
Научноизследователската работа се осъществява в съответствие с общоприетите законови разпоредби за научните изследвания в България.
VІІ.1.3. Научноизследователската работа в ДА „Архиви“ и нейните структурни звена обхваща следните научни дисциплини:
– архивознание;
– история на архивите и организация на архивното дело;
– документознание;
– археография;
– история на институциите;
– естествени и технически науки (с оглед на приложението им в процесите на реставрация, консервация и съхранение на архивни документи);
– информационни технологии (с оглед на приложението им при работа с електронните документи, електронното архивиране и изграждането на електронни бази данни);
– специални исторически дисциплини, прилагани в работата с документите (изворознание, палеография, генеалогия и пр.).
VІІ.1.4. Резултатите от научноизследователската работа в ДА „Архиви“ и нейните структурни звена обслужват изпълнението на функциите на сектора „архивно дело“ и намират отражение в изработването на нормативни документи, методически пособия, архивни справочници, при публикуването на документи и др.
 
VІІ.2. Методическа работа

Методическата работа в ДА „Архиви“ и нейните структурни звена обхваща изработването на методически пособия от общ и конкретен характер.
Методическите пособия от общ характер са указания, инструкции, правилници и др. по основни процеси от архивната дейност.
Методическите пособия с конкретен характер са работни инструкции, методически писма, класификационни схеми и др., в които общите методически изисквания се адаптират съобразно спецификата на определени архивни процеси, фондове и документи.
ДА „Архиви“ насърчава научноизследователската и методическата работа в Агенцията и нейните структурни звена като:
– подкрепя научноизследователски и методически разработки с доказана значимост и актуалност за работата на архивите;
– участва в изпълнението на национални и международни научни програми и проекти;
– осъществява тясно сътрудничество и партньорство с университети, научни и други сродни организации;
– участва, организира и провежда форуми, свързани с научния обмен;
– поддържа специализирана периодика, документални по­ре­дици, научно-справочен апарат, електронни бази данни и библиотеки;
– подпомага научното развитие на архивните кадри и създава условия за използване на научния им потенциал.
 
 
 
VІІІ. БИБЛИОГРАФИЯ

 
 
1. Методически кодекс. С., 1982. 725 с.
2. Държавните архиви. Юбилеен сборник. С., 2001. 167 с.
3. Централният държавен архив. С., 2006. 216 с.
4. Закон за културното наследство, в сила от 10 април 2009 г. (обн. ДВ, бр. 19 от 2009 г., изм. ДВ, бр. 80 от 2009 г., изм. ДВ, бр. 92 от 2009 г., изм. ДВ, бр. 93 от 2009 г.)
5. Петкова, Ст. Съпротивата срещу Указ 515 – причини и пос­ледствия (Щрихи към историята на българските архиви 2). – Архивен преглед, 2011, № 2, с. 34–143. 
6. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организа­циях Российской академии наук. М., 2009.
7. Report on archives in the enlarged European Union. Luxem­bourg, 2005. 254 p.
8. La pratique archivistique française. Paris, 1993, 2008. 712 р.
9. Les archives privées. Manuel pratique et juridique. Paris, 2008. 206 p.
10. Archives électroniques. L‘archivage numérique à long terme. Les débuts de la maturité? Paris, 2009. 284 p.
11. Archival science – International journal on Recorded information, printed version, 2009.
12. The New Renaissance. Report of the „Comite des Sages“. Brussels, 2011. 45 p. 
 
Към свитък 2